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Dienstplan erstellen leicht gemacht

Schlagwort: Verfügbarkeiten

Update 1.5.3 maßgenaue Vorgaben

Update 1.5.3 (Verfügbarkeiten, Zusatzkonten)

Das Dezember Release mit der Version 1.5.3 stellt wieder viele neue Funktionen für TIMEOS bereit. Wie oft bei gewissen Vorgaben wurden bei diesem Update wieder sehr viele Kundenwünsche realisiert.

Eintragungsoption (Vorgaben):

Oft ist es nötig, dass eine Tauschanfrage oder eine Freigabe eines Dienstes erst durch eine höhere Instanz, wie z.B. einen Abteilungsleiter freigegeben werden muss. So ist sichergestellt, dass keine Person einen Dienst übernimmt für den er nicht qualifiziert ist, bzw. der Tausch wird autorisiert. Um dies zu realisieren wurde eine Genehmigungsebene für Dienst Tauschen und Dienst Freigaben implementiert. Diese Option kann unter „Einstellungen/Vorgaben/Dienstplan“ aktiviert oder deaktiviert werden.

Vorgaben

Abteilungsleiter können nun unter „Anträge und Einträge“ die Tauschanfragen / Freigaben ihrer Mitarbeiter verwalten und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung/Ablehnung werden die entsprechenden Mitarbeiter über den Status informiert.

Verfügbarkeitsanzeige:

Um eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter pro Tag im Dienstplan zu haben, wurde eine „Verfügbarkeitsanzeige/Personalstärke“ im Dienstplan implementiert. Diese Verfügbarkeitsanzeige berücksichtigt bei der Anzeige der Mitarbeiter auch ob diese aufgrund von Abwesenheiten (Krank, Urlaub, Dienstreise etc.) abwesend sind, oder ob diese überhaupt für die vorhandenen Dienst qualifiziert sind. So ist auf einem Blick direkt erkennbar wie viele Ressourcen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.

Sonderkonten:

Zusätzlich zu den Urlaubskonten haben wir im neuen Release die sogenannten „Sonderkonten für Dienste“ implementiert. Durch diese Funktion kann ein Mitarbeiter z.B. wenn er an einem lt. seinem Arbeitsplan freien Tag, arbeitet einen extra Tag gut geschrieben werden. Diese „Gutschriften“ stehen dann zur freien Verfügung und können ähnlich wie Urlaub wieder genommen werden. Diese Funktionalität wird unter „Einstellungen / Vorgaben“ Sonderkonten eingerichtet.

Innerhalb der Abwesenheiten können nun spezielle Arten der Abwesenheiten definiert werden, wie z.B. Ausgleichstag etc. Wird so eine Abwesenheit beantragt, wird dadurch automatisch das „Sonderkonto“ angepasst. Hierzu muss lediglich bei der Abwesenheit das Sonderkonto definiert werden.

Terminleisten:

Im Dienstplan können nun globale Terminleisten eingeblendet werden. Die Option finden Sie unter „Einstellungen/Terminleisten„. Hier kann eine oder auch mehrere Terminleiste(n) erstellt werden. Dieser Leiste können dann weitere Einträge hinzugefügt werden, welche dann auch im Dashboard, Dienstplan, Urlaubskalender, Arbeitsbereich und Zeitleistenkalender sichtbar sind.

Anonymisieren der Abwesenheiten:

Die Option des Anonymisierens der Abwesenheiten ist beim Ausdruck nun verfügbar. Das Anonymisieren verhindert die Anzeige von Daten, die verschlüsselt sein sollten. Für Abwesenheiten wie Urlaub, Krank etc. wird dann im Ausdruck nur „Abwesend“ angezeigt. Hierzu muss ein Haken im Bereich „Dienstplan/Dienstplan herunterladen und drucken“ bei den Optionen gesetzt werden.

Darstellung von Arbeitszeiten:

Die Zeiten im Dienstplan können eine neue Darstellung erlangen. Diese Möglichkeit ist Ihnen unter „Einstellungen/Vorgaben/Grundeinstellungen/Dienstplan“ gegeben. Der „Umrechnungsfaktor“ ist ebenfalls variabel einstellbar.

Erweiterung der Dienstfolgen:

Erweitert wurde der Menüpunkt der Dienstfolgen. Hier besteht nun die Möglichkeit Dienste einzufügen, zu tauschen oder zu löschen. Die Option ist unter „Planung/Dienstfolgen/Dienstfolge bearbeiten“ zu finden. Um einen Dienst einzufügen, muss der Haken im zugehörigen Kästchen gesetzt sein.

Zudem wurde die Kopierfunktion hinzugefügt. (grüner Button)

Stempeluhr per App:

Neu in der Software eingebunden ist die Option der „Stempeluhr per App„. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Zeiten per App erfassen zu lassen. Die Konfiguration erreichen Sie unter „Einstellungen/Vorgaben/Mobile App/Api/Stempeluhr per App„. Dort können Sie nach Bedarf Optionen schalten. bei der Konfiguration sollten Sie die Koordinaten Ihres Unternehmensstandortes eingeben. Zudem können Sie vergeben, in welchem Radius Mitarbeiter dann via App stempeln können. Dies können Sie natürlich auch Standort bezogen erlauben.

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Umrechnungsfaktor für Arbeitszeiten in Tage (z.B. 8 Stunden = 1 Arbeitstag)
    Neu: Mitarbeiter werden im Kalender ausgeblendet, wenn das Austrittsdatum vor dem Anzeigebereich liegt
    Neu: Neue Zuschlagsart (Zuschlag ab n-Std. Arbeitszeit)
    Neu: Autoassigner berücksichtigt jetzt Prioritätspunkte und zeigt diese in der Mitarbeitervorschlagsliste an (Pfeil hoch/runter)
    Neu: Pausen können in der Lohnkalkulation jetzt nicht bewertet werden
    Neu: Überstunden können jetzt direkt IST-Zeiten modifizieren. Neue Option in den Grundeinstellungen / Zeiterfassung (Überstunden beeinflussen Ist-Zeiten)
    Neu: Serien-Funktion für Termine optimiert (Ausnahmen möglich, Löschung und Bearbeitung einzelner Einträge ist nun möglich)
    Neu: Neue Warnung bei Überschreitung von Tagesarbeitszeiten für Mitarbeiter (Vorgaben) (z.B. ab 10 Stunden geplanter Arbeitszeit warnen)
    Neu: In den Mitarbeiterstammdaten können nun die Urlaubseinträge eingesehen werden, oder Urlaubsanträge gestellt werden
  • Anpassung: Einstellungen für Interaktivität des Dienstplanes für Mitarbeiter sind jetzt in den Vorgaben zu finden (ebenfalls Regelungen)
    Anpassung: Die Wochenenden werden im Dienstplan jetzt auch in der Monatsansicht ausgeblendet
    Anpassung: Grafische Hervorhebung von Wochenenden in der Arbeitsbereich-Ansicht
    Anpassung: Cookie für die Stempeluhr erhöht / Automatisches Refresh der Seite bei Verbindungsproblemen
    Anpassung: Beim Veröffentlichen eines Plans werden automatisch die aktuellen Vorlagen in Dienste umgewandelt
    Anpassung: Im Kalenderdruck / Dienstplan kann jetzt der Samstag und/oder der Sonntag ausgeblendet werden
    Anpassung: Eine Dienstmeldung im Dashboard ist jetzt auch für Dienste möglich, wenn andere Dienste an diesem Tag eingetragen sind (nur bei NICHT-Überschneidung)
    Anpassung: Vorlagen werden jetzt in Dienste „umgewandelt“ sobald sie zeitlich mindestens 1 Minute „berührt“ werden
    Anpassung: Zuschläge und Lohn werden jetzt als Prognose „vorkalkuliert“ / Ausnahme: Kalkulationsmodus ohne „Ist-Prognose“
    Anpassung: Dienst-Serien-Löschung gestrichen / Dafür kann im Einzeleintrag des Dienstes jetzt der Lösch-Vorgang für alle Dienste ab dem gewählten Eintrag gelöscht werden (Löschen ab hier)
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) ist es jetzt möglich den tagesaktuellen Urlaub mit auszugeben
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) können jetzt für Mitarbeiter mit Monatsarbeitskonto die Stunden ausgeblendet werden
  • Fix: Auto-Assigner für einzelne Einträge funktionierte nicht (ResourceId)
    Fix: Durch Buchungen erstellte Zeiterfassungseinträge wurden nicht automatisch bestätigt
    Fix: Dienstplan: Admin-Einstellungen werden auch von Standarduser überschrieben

 

Update 1.4.4 – Verfügbarkeiten

Im TIMEOS Update 1.4.4 wurden wieder ein sehr wichtiges neues Feature implementiert.
Die sogenannten „Verfügbarkeiten“ der Mitarbeiter.

Um die Dienstplanung noch einfacher zu machen und die Wünsche der Mitarbeiter bzgl. der Dienstplanung
noch besser zu berücksichtigen, haben wir im neuen Update die sogenannten Verfügbarkeiten implementiert. Ihre Mitarbeiter können nun im Dashboard mit einem Klick bestimmen an welchen Tagen sie Abwesend oder Anwesend sind. Hier kann definiert werden ob es sich um einen ganzen Tag handelt oder ob es zeitliche Ausnahmen gibt.

Diese Verfügbarkeiten werden in der Dienstplanung direkt angezeigt. Wählen Sie dazu einfach eine entsprechende Schicht aus. In der Liste der Mitarbeiter werden die Mitarbeiter die sich als „Verfügbar“ gemeldet haben grafisch entsprechend dargestellt. Mitarbeiter die sich als „Nicht verfügbar“ gemeldet haben ebenso.

Durch diese Möglichkeit hat der Planer eine bessere Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar/nicht verfügbar sind und kann entsprechend seine Mitarbeiter einplanen.

Die automatische Planung berücksichtigt bei der Vergabe der Dienste ebenfalls die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Die Verfügbarkeiten können Sie in den Einstellungen unter „Vorgaben/Allgemein“ aktivieren.

Weitere Änderungen im Release 1.4.4.

Neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“.
Um eine bessere Übersicht über die Soll-/Ist Zeiten der Mitarbeiter zu haben, haben wir eine neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ implementiert. Hier werden die monatlichen Zeiten der Mitarbeiter entsprechend aufgelistet einschließlich Zuschläge und Lohndaten (optional).

Ausblenden der Mitarbeiterliste im Dienstplan.
In den Einstellungen des Dienstplanes haben wir nun eine Option zum Ausblenden der Mitarbeiterliste hinzugefügt. Dies ist insbesondere dann sehr nützlich, falls sehr viele Mitarbeiter in einer Abteilung vorhanden sind und Sie die Drag and Drop Funktionalität nicht nutzen möchten.

Mitarbeiter ändern von Diensten
In den Eintragsdetails eines Dienstes steht nun eine neue Funktion „Mitarbeiter ändern“ zur Verfügung.
Mit Hilfe dieser Option können Sie schnell den Dienst einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Dabei werden automatisch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters geprüft, dies macht die Dienstplanung noch einfacher.
Zusätzlich steht Ihnen eine neue Hilfsfunktion in der Dienstbearbeitung zur Verfügung. Klicken Sie hier einfach auf „Mitarbeiter“ und wählen die entsprechende Person aus. Auch hier werden automatisch nur die verfügbaren Personen angezeigt.

Erweiterung des Kollisions- / Warnsystems
Bei der Warnung an arbeitsfreien Tages des Mitarbeiters kann diese nun generell im Kalender
deaktiviert werden.


Hinweis:
Bei Klick auf einen einzelnen Dienst wird Ihnen diese Warnung weiterhin angezeigt, hier können sie die Option auch wieder entsprechend zurücksetzen.

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