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Dienstplan erstellen leicht gemacht

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Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.1 beinhaltet eine neue Zeitleiste, die in die Dienstpläne implementiert wurde. Ebenso wurden bereits erste Einstellungen für die externe API hinzugefügt.

Die Zeitleiste…

…ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die wöchentlich geplanten Dienste. So sehen Sie auf einen Blick welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit in welchem Arbeitsbereich eingesetzt ist und haben somit den Überblick über alle Arbeitsbereiche der gewählten Abteilung.

Sie können in der Dienstplanübersicht nun zwischen den Kategorien Arbeitsbereiche, Mitarbeiter und Zeitleiste wählen.

Zeitleiste

Der Menüpunkt Arbeitsbereiche zeigt Ihnen wie gewohnt die Mitarbeiter und die geplanten Dienste incl. Besetzung der ausgewählten Woche an.

In der Übersicht Mitarbeiter zeigt sich wie gewohnt der Einsatzort und die Dienste der jeweiligen Mitarbeiter

Die neue Zeitleiste ermöglicht einen sofortigen Blick auf die zeitlichen Einsatzgebiete der jeweiligen Mitarbeiter. Sie sehen also sofort, wer zu welcher Zeit an welchem Ort arbeitet.

Zunächst müssen Sie die Zeitleiste einrichten. Die Konfiguration ist unter dem Reiter Planung und dem Unterpunkt Dienstplan zu finden.

Zeitleiste

Sie können nun für jede Abteilung eine Zeitleiste konfigurieren. Hierzu müssen Sie in der wöchentlichen Übersicht des Dienstplans auf den Button Zeitleiste konfigurieren klicken.

Zeitleiste

Anschließend öffnet sich ein Fenster indem Sie ihre Zeiten angeben können, zu denen Sie sehen wollen, welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung arbeitet. Hierzu müssen Sie nur auf das kleine, grün hinterlegte Plus klicken.

Zeitleiste

Haben Sie alle Zeiten definiert und die Aktion gespeichert, erscheint die Auswahl in der Zeitleistenübersicht. Diese Ansicht können Sie aber auch noch variieren. Durch einen Klick auf das kleine Zahnrad in der Planmenüleiste öffnen Sie die Einstellungen. 

Hier klicken Sie unter dem Menüpunkt Layout auf den Unterpunkt Zeitleiste.

Zeitleiste

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Plus-Symbol für neuen Eintrag ausblenden (Durch setzen dieses Hakens entfernen Sie die Möglichkeit innerhalb der Zeitleiste einen neuen Dienst hinzuzufügen)
  • Arbeitsbereich-Vorlagen anzeigen (Mit diesem Punkt wird Ihnen die Vorlage des Arbeitsbereiches eingeblendet)
  • 3 Spalten pro Tag (Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen der Ansicht zu wählen. Das Aktivieren dieses Menüpunkts ermöglicht es Ihnen eine komprimierte Übersicht zu erlangen, in der 3 Spalten nebeneinander zu sehen sind. Die Sicht wird etwas kleiner aber dadurch übersichtlicher)
  • Alternativ-Ansicht von Diensten (Arbeitsbereich-Farbe) (Durch Aktivierung wird die vergebene Farbe des Arbeitsbereichs angezeigt)
  • Arbeitsbereiche zusammenhalten (Wenn ein Mitarbeiter an zwei verschiedenen Bereichen in einer Schicht arbeitet werden beide Arbeitsbereiche in einem Dienst zusammengefasst)

 

Sind die beiden Optionen Alternative Ansicht von Diensten und Arbeitsbereiche zusammenhalten aktiviert, wird die Anzeige gesplittet. Das Feld des entsprechenden Mitarbeiters teilt sich in beide Arbeitsbereiche auf. Die Bezeichnung der Arbeitsbereiche, der Name des Mitarbeiters und die Arbeitszeiten sind auf dem Symbolfeld zu erkennen. Durch die Anzeige der jeweiligen Farbe des Arbeitsbereiches ist mit einem Blick zu sehen wo der Mitarbeiter eingesetzt wird.

Zeitleiste

zusammen mit der Option 3 Spalten pro Tag sieht das Symbolfeld folgendermaßen aus

Zeitleiste

Selbstverständlich können auch die Zeitleisten als PDF exportiert werden und ausgedruckt werden.  In Gänze sehen die Pläne folgendermaßen aus (Auszüge)

Zeitleiste

Zeitleiste

Abhängig ist die Auflösung der Zeitleiste auch von ihrem Webbrowser. Es gibt durchaus Unterschiede bei der Ansicht.

 

Erweiterung API

Durch setzen dieser Option wir die externe Schnittstelle aktiv.

Hierzu klicken sie im Menü auf den Reiter Einstellungen und anschließend auf Vorlagen.

Zeitleiste

Nun klicken Sie in das Feld Mobile App / API.

Zeitleiste

Hier können Sie durch klicken des Buttons Neuen API-Key erzeugen einen solchen Key automatisch erzeugen.  Geben Sie noch eine Bezeichnung ein (Beispiel in der Abbildung sichtbar) und bestimmen Sie den Zugriffsmodus. Hier können die Optionen Inaktiv, Lesen sowie Lesen, Schreiben ausgewählt werden.

Zeitleiste

Hinweis: Technische Dokumentationen erhalten sie bei Ihrem TIMEOS Support.

 

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Druck der Kalenderwoche im Dienstplan Typ 1 (Wöchentlich)
    Neu: Jahresauswahl in Monats-Selektor (Kalender) implementiert
    Neu: Kalender-Einstellungen Layout-Änderung (Kapselung der Tabs)
  • Anpassung: Zeiterfassungseinträge werden jetzt schneller gespeichert (Optimierung der Speicher-Routine)
    Anpassung: Dienstplan/Arbeitsbereiche – neue Option Aktivieren/Deaktivieren zur graphischen Darstellung möglicher Zuweisungen
    Anpassung: kein Urlaubsabzug an Tagen die im Wochenarbeitsplan „Soll-Stunden“ auf 0 stehen (Auch wenn als Arbeitsplan deklariert)
    Anpassung: Im Urlaubskalender werden nur noch Abwesenheiten dargestellt
    Anpassung: Sortierungskriterium im Kalender geändert nach Uhrzeit, Gesetzter Mitarbeiter, dann Mitarbeitername (Sekundär)
    Anpassung: Im Dienstplan kann jetzt mit gehaltener Strg-Taste (Drag and Drop) ein Mitarbeiter auf einen anderen Eintrag kopiert werden
    Anpassung: Report: Dienst-Statistik zeigt nun nur noch der Abteilung zugewiesene Dienste an (Bei keiner Zuordnung alle
  • Fix: Bei Umstellung der Zeiterfassung werden künftig Dienst- Zeiterfassungseinträge automatisch gelöscht -> keine Doppelbuchungen mehr
    Fix: Zeiterfassung: Soll/Ist Stundenliste wurde die Spaltenbreite zur besseren Übersicht erweitert
    Fix: Übernahme eines freigegebenen Dienstes funktionierte nicht
    Fix: Bug in Free-Version: Bearbeiten von Diensten war nicht möglich (Validator)
    Fix: Timeout in Stechuhr
    Fix: Beim Erstellen von Arbeitszeitmodellen in den Benutzerstammdaten wird nur 1 Arbeitszeitmodell gespeichert
    Fix: Mitarbeiter Dienstplan-Druck Typ II (Arbeitsbereiche über mehrere Seiten wurden nicht gedruckt)
    Fix: Internet Explorer 10 Dienstplan wurde nicht angezeigt
    Fix: Der Übertrag von Zeiterfassungseinträgen wurde nicht korrekt berechnet, wenn im Vormonat Zeiterfassungsdaten geändert wurden
    Fix: Auswahl der Dienste im Dienstplan/Mitarbeiteransicht

Update 1.4 (jetzt mit Zeiterfassung)

Update 1.4
Zeiterfassung mit Stempeluhr, Dienstpläne sperren/freigeben, Dokumente, uvm.

Im Update 1.4 wurden viele neue Funktionen implementiert und bestehende Funktionen verbessert.
Insbesondere wurden folgende Anpassungen vorgenommen.

  • Zeiterfassung
  • Stempeluhr
  • Buchungsliste für die Zeiterfassung
  • Abwesenheiten
  • Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
  • Freigeben und Sperren von Dienstplänen
  • Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
  • Neue Auswertung Urlaub mit Listen
  • Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
  • Mitarbeiterstammdaten
  • Weitere Anpassungen

Zeiterfassung
Jedes Unternehmen egal ob Gastrobetrieb, Arzt, Kindertagesstätte oder Industriebetrieb benötigt heutzutage eine genauen Stundennachweis der Arbeitnehmer. Gerade in Bezug auf MiLoG ist dieses vom Gesetzgeber vorgeschrieben. In TIMEOS haben wir nun eine Zeiterfassung implementiert, die Ihnen hilft immer die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer im blick zu haben. Eine Liste der Zeiteinträge der Benutzer mit Datum und Dauer hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Die Einträge werden nach der Bestätigung in die „Soll-/Ist Liste“ übertragen. Diese Einträge werden entweder automatisch erstellt (Benutzereinstellung auf „Zeiterfassung per Dienstplan“ oder durch die Stempeluhr „Zeiterfassung per Stempeluhr„. Beide Optionen werden in den Stammdaten des Benutzers unter „Zeiterfassung“ eingestellt.

Stempeluhr


Im Update 1.4.0.0 wurde für die Zeiterfassung eine Stempeluhr implementiert.
Die Benutzer können sich über den Browser an der Stempeluhr mit Ihren PinCode anmelden,
oder Sie können z.B. im Empfangsbereich ein PC/iPad nutzen auf dem die Stempeluhr aktiviert ist.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Benutzer die entsprechende Aktion (wie z.B. kommen, gehen, Pause, etc.) durchführen.


Hinweis: Die Stempeluhr kann in den Einstellungen/Vorgaben im Karteireiter „Allgemein“ aktiviert werden.

Buchungsliste für Zeiterfassung
Die Buchungsliste enthält für jeden Benutzer zum entsprechendem Datum eine Auflistung der Buchungen.
Diese Buchungen werden unterteilt in „Kommen“, „Gehen“, „Pause Beginn“, „Pause Ende“.

Das System erkennt automatisch ob eine Buchung für ein Datum korrekt abgeschlossen wurde.
Hat ein Benutzer als Beispiel vergessen seine „Gehen“ Buchung am Abend durchzuführen, so wird dies
im System automatisch erkannt und kann manuell korrigiert werden.

Abwesenheiten
Über diesen Menüpunkt können nun mit einem Klick
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank eingetragen werden. Eine Eintragung über den Kalender/Dienstplan ist wie bisher ebenfalls möglich. Falls gewünscht lassen sich die Zeiten für die Soll-/Ist Kalkulation hier anpassen.

Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
In TIMEOS haben wir die Auswertung für Soll-/Ist Stunden einschließlich Plan– und Abwesenheiten um weitere Funktionen erweitert.
Die Zahlen der Soll-Ist Auswertung werden hier anhand der Sollzeiten (Soll) des Mitarbeiters, der vorhandenen Dienste (Plan), der Zeiterfassungseinträge (Ist) und der Abwesenheiten entsprechend kalkuliert. Ein Ausgleich für z.B. Auszahlungen etc. ist ebenfalls möglich.

Es ist nun möglich für einen Mitarbeiter einen Start-Saldo festzulegen (z.B. aufgrund von vorhandenen Überstunden). Dieser Startwert wird dann bei der Kalkulation entsprechend berücksichtigt.

Freigeben und Sperren von Dienstplänen


Innerhalb des Dienstplanes können Plänen Monatsweise nun freigegeben oder gesperrt werden.
Mitarbeiter sehen im Dashboard und der mobile App nur Dienste aus freigegebenen Plänen.
Diese Option wird unter den Einstellungen (Einstellungen/Vorgaben/Allgemein) entsprechend aktiviert. So erhalten Ihre Mitarbeiter erst ein Übersicht wenn die Dienstplanung abgeschlossen ist. 

Hinweis: Vergangene Einträge werden im Dienstplan IMMER angezeigt. 

Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
Für die Erstellung der Arbeitszeitpläne des Benutzers sind nun keine „Tagespläne“ mehr nötig.
Die Erstellung wurde komplett überarbeitet und ist nun deutlich einfacher. Definieren Sie einfach pro Tag die entsprechenden Sollzeiten. Diese können entweder per „Wochenstunden“ oder „Monatsstunden“ eingestellt werden. Das System kalkuliert aufgrund dieser Angaben die Sollzeiten für den Mitarbeiter. Bei der Planung haben Sie dann eine Übersicht über die noch zu leistenden Stunden.

Hinweis: Falls Sie den Monatssaldo auch in der Wochenansicht sehen möchten, können Sie dieses in den Dienstplan-Einstellungen aktivieren.

Neue Auswertung Urlaub mit Listen
Was wäre eine Dienst-/Urlaubsplanung ohne eine entsprechende Auswertung?
Damit Sie stets den Überblick haben, wann welche Mitarbeiter im Urlaub sind, bzw. welche Personen einen Urlaubsantrag gestellt haben. Haben wir in TIMEOS neue Urlaubsauswertungen implementiert.
Die Urlaubsauswertung kann als Kuchengrafik, Liniengrafik oder als Liste mit Einträgen dargestellt werden.

Ebenso ist es möglich einen Verlauf des Resturlaubes pro Mitarbeiter anzuzeigen. Die Auswertung für Urlaub wird nun in „Statistik“ und „Listen“ unterteilt.

Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
Im diesem Release ist es nun möglich in TIMEOS Dokumente hinzuzufügen.Die Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten wurden erweitert.Für viele Unternehmen ist es wichtig bestimmte Dokumente in den Stammdaten der Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies können z.B. Qualifikationsdokumente wie Führerschein oder Schulungen sein. Weiterhin können Dokumente nun auch bei Abwesenheiten hinterlegt werden. Als Beispiel könnte zu jedem Urlaubsantrag das entsprechende PDF hinterlegt werden, oder bei einer Dienstreise die entsprechenden Kopien der Abrechnungen etc.


Mitarbeiterstammdaten

Das Fenster für die Bearbeitung der Mitarbeiterstammdaten wurde deutlich vereinfacht. Die entsprechenden Bereiche für Dienstplan / Zeiterfassung wurde zusammengefasst und die verschiedenen Bereiche wurden um neue „Karteireiter“ wie Arbeitszeiten, Qualifikationen, Einstellungen, Berechtigungen, Dokumente erweitert. Dadurch wird insbesondere die Bearbeitung der Stammdaten über ein Tablet vereinfacht.

Soll-Stunden von Mitarbeitern können nun in den nächsten Monat übertragen werden.
Durch diese Option werden Über- oder Unter-Stunden in den nächsten Monat vorgetragen.

Bestimmen Sie in den Stammdaten wie für den Mitarbeiter die Zeiterfassungseinträge erstellt werden.
Entweder „per Dienstplan„, d.h. bei Erstellung eines Dienstes wird für diesen Zeitraum automatisch ein Zeiterfassungseintrag generiert, oder „per Stempeluhr“, hier werden die Einträge in der Zeiterfassung über die Stempeluhrdaten generiert.

Für die Anmeldung des Mitarbeiters an der Stempeluhr, können Sie für jeden Mitarbeiter einen Pincode hinterlegen. Auch diese Option wird in den Stammdaten unter „Arbeitszeiten“ eingestellt werden.

Weitere Anpassungen

  • Quickbuttons für einen schnelleren Aufruf der „Mitarbeiterliste„, „Dienstplan“ und „Zeiterfassung“ implementiert. Diese befinden sich im oberen Fensterbereich neben dem TIMEOS-Logo.
  • Anpassung Menüstruktur
    Die Menüpunkte für „Wochenzeitpläne“ und „Tagespläne“ wurden entfernt. Die Soll-Zeiten werden nun direkt bei den Stammdaten der Mitarbeiter erfasst.
    Der Menüpunkt „Dienstplan“ wurde entfernt und die Optionen für Dienstplan, Dienste, Vorlagen, Dienstfolgen stehen nun unter „Kalender“ zur VerfügungSystem“ wurde in „Einstellungen“ unbenannt. Menüpunkt „Allgemein“ wurde in „Vorgaben“ unbenannt.
  • In den Tooltipps im Kalender wird nun bei „+“ das Tagesdatum angezeigt.
  • Auswertung Dienst-Statistik, hier kann nun auch der nächste Monat, nächstes Quartal ausgewertet werden.
  • Sortierungsmöglichkeit der Mitarbeiter. In den Stammdaten des Mitarbeiters kann nun eine Sortierung gesetzt werden.
  • Neue Auswertung für Soll-Ist. Zusammengefasste Auswertung (mit Saldo) und Download für alle Mitarbeiter als .ZIP implementiert.
  • Kalenderdruck Text für Korrekturspalte hinzugefügt.
  • Kalenderdruck, druck der Legende optimiert.
  • Dienste / Optionen „Warnung bei Eintragung an freien Tagen“ und „Ist-Stunden kalkulieren wurde nicht korrekt gespeichert.
  • Überstundenbegrenzung von 100 wurde aufgehoben.
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