Dienstplan erstellen leicht gemacht

Autor: Sebastian Uhlemann (Seite 3 von 3)

And the Award goes to….Stempelfunktion Smartphone

Stempelfunktion Smartphone von TIMEOS!

In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature. 

Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.

In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.

Stempelfunktion Smartphone:

Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.

Stempelfunktion SmartphoneSobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Stempelfunktion Smartphone
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.

Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.

Button Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Anmeldung Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Login Mitarbeiter

Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Mitarbeiter persönliches Menü
Stempelfunktion Smartphone

Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Stempelfunktion Smartphone
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.

Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier:
Smartphone-App

Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Stempelfunktion Smartphone
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!

Update Smartphone App (Stempeluhr)

Zusätzlich zum Update mit der Version 1.5.3 nun noch detaillierter, ein Einblick in die Zeiterfassung per Smartphone App via TIMEOS Stempeluhr.

Damit sich die die einzelnen Personen mit der TIMEOS Stempeluhr per App zurecht finden und handeln können, erklären wir nun Schritt für Schritt die richtige Handhabung.

Wie Sie die Stempeluhr per App konfigurieren können haben wir bereits im obig genannten Update beschrieben. Einblick hierzu erhalten Sie hier: Stempeluhr per App

Nachdem Sie den oder mehrere Standorte eingerichtet haben, können sich die Mitarbeiter immer an den verfügbaren Standorten via TIMEOS Smartphone App einloggen. Voraussetzung ist natürlich eine Freischaltung im System für die entsprechenden Mitarbeiter zur Nutzung der Smartphone App.

Der Mitarbeiter findet ein übersichtliches Menü vor, in dem er die Stempeluhr leicht bedienen kann. (In unserem Beispiel über ein Android Handy und mit administrativen Zugriffsrechten. VORSICHT!! Nicht jeder Mitarbeiter hat diese Ansicht!! In vielen Ansichten sind Funktionen von administrativer Seite der Firmenleitung beschränkt.)

Stempeluhr

Durch einen Klick auf den Menüpunkt Stempeluhr, öffnet sich das Menü jedes einzelnen Mitarbeiters (immer nur das eigene). Der Mitarbeiter erhält einen Überblick über seine Zeiten. Ihm wird der Resturlaub, die Überstunden, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit, sein aktueller Status und seine Arbeitszeit angezeigt. Zudem ist auch immer der aktuelle Tag und die aktuelle mitlaufende Uhrzeit zu sehen. Der Mitarbeiter kann nun  eine Buchung durchführen. In der Regel ist dies die Kommen Buchung. Durch einen Klick auf den Button Andere Buchung können weitere Buchungsoptionen eingesehen werden.

Stempeluhr

 

Vor jeder Buchung wird der Mitarbeiter gefragt ob er die Buchung auch wirklich durchführen möchte.

Stempeluhr

Der aktuelle Status ändert sich für den Mitarbeiter ersichtlich nach jeder Buchung. So sieht er vor jeder neuen Buchung, was die letzte Buchung war. Diese Option wird ihm auch immer sichtbar vorgeschlagen.

Stempeluhr
Alle getätigten Buchungen werden dem Mitarbeiter übersichtlich unter dem Menüpunkt Buchungen innerhalb der Stempeluhr angezeigt. Dazu muss der Mitarbeiter nur zwischen den Menüpunkten Uhr und Buchungen switchen.

Stempeluhr
Befindet sich der Mitarbeiter außerhalb des von administrativer Seite eingegebenen Radius, ist keine Buchung möglich. Die Software warnt sichtlich innerhalb der App und berechnet den Abstand hin zur gültigen Buchungsdistanz.

Stempeluhr
Mit der TIMEOS Stempeluhr können Sie hervorragend Außendienst- oder Montagemitarbeiter stempeln lassen und erfassen Ihre Zeiten wie im eigenen Unternehmen. Jede Buchung erscheint sofort nach Durchführung auch im administrativen Bereich. Es ist also sofort ersichtlich welcher Mitarbeiter, welche Buchung wo durchgeführt hat.

Zeiterfassung: Interaktiv in Web und App

Zeiterfassung mit TIMEOS

Ein ganz wichtiger Punkt der TIMEOS Software ist der, der Zeiterfassung. Ein wenig komplex klingend aber doch recht einfach. Wenn man sich etwas näher mit dem Punkt Zeiterfassung beschäftigt, wird man sehen, dass TIMEOS nicht nur auf Dienst- und Urlaubsverwaltung ausgelegt ist.

Die Zeit kann in TIMEOS auf zwei verschiedene Arten erfasst werden.
Variante 1 ist die Zeiterfassung per Dienstplan, Variante 2 die Zeiterfassung via Stempeluhr.

Die Erfassung per Dienstplanung ist bei TIMEOS voreingestellt. Die Stempeluhr muss erst in den Einstellungen aktiviert werden. Hierzu lohnt auch ein Blick in unser Hilfecenter, welches diesen Schritt einfach und klar erklärt. TIMEOS Hilfecenter

Eine kurze Einführung in die Zeiterfassung per Stempeluhr:

Die Stempeluhr ist eine Variante der Zeiterfassung, in der die Zeit von den Mitarbeitern via persönlicher An- und Abmeldung erfasst wird. Dies geschieht in der Regel über ein externes Medium wie beispielsweise ein Tablet, Laptop, Terminal, etc.
Der Mitarbeiter meldet am Morgen sein Kommen im Programm an, indem er sein persönliches Kennwort eingibt und auf Kommen stellt. Angezeigt wird dem Mitarbeiter seinen Resturlaub, seine Überstunden, die Ist- sowie die Soll-Zeit, die letzte Buchung und die Arbeitszeit. Es kann bei jeder neuen Anmeldung zwischen verschiedenen Buchungsarten wählen. Beispielsweise kann nach der Kommen Buchung bei erneutem Einloggen eine Pause oder eine Geht Buchung ausgeführt werden. Zudem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Entsprechendes Kommentarfeld wird ebenfalls angezeigt.

Anmeldung/Codeeingabe
Zeiterfassung

Anmeldung/Buchung

Zeiterfassung

Buchung/Optionen

Zeiterfassung

 

Alle getätigten Buchungen werden selbstverständlich in der Zeiterfassung von TIMEOS gespeichert. Administratoren haben dort Zugriff und können Buchungen bestätigen, abändern, löschen, etc.

Ob sie die Zeiten der Mitarbeiter über die Stempeluhr oder per Dienstplan erfassen, können Sie individuell für jeden Mitarbeiter einstellen. So können Sie beispielsweise Abteilungen, Standorte oder einzelne Arbeitsbereiche differenziert erfassen.
Die Auswahl hierzu finden sie im Mitarbeitermenü unter Arbeitszeiten -> Zeiterfassung. Hier lassen sich auch weitere Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel Saldo in den nächsten Monat übertragen, etc.

In dem Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie die Optionen Zeiterfassung, Abwesenheiten, Soll/Ist und Buchungen

Sie können Sich alle Arbeitsbereiche oder auch nur einzelne Arbeitsbereiche anzeigen lassen. Den entsprechenden Mitarbeiter können Sie auch variieren. Zwischen den Monaten kann ebenfalls gewechselt werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit die Ansicht ihrem Gusto nach zu gestalten. Sie können verschiedene Optionen entweder anzeigen lassen oder verbergen. Wählbar sind: Plan anzeigen, Pausen anzeigen, Zuschläge anzeigen, Status anzeigen, Start Saldo anzeigen und Löhne anzeigen. Natürlich lässt sich jede Zeiterfassungsdokumentation drucken oder als Excel-Datei exportieren.

Alternativ können Sie auch entscheiden wie ihr Saldo berechnet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Ist-Soll=Saldo („geleistete Zeit“ – „zu leistende Zeit“ = „Ertragszeit“)
Ist-Soll=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig zu leistenden Zeiten noch nicht mitberechnet)
Ist-Plan=Saldo („geleistete Zeit“ – „geplante Zeit“ = „Ertragszeit“)
Ist-Plan=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig geplanten Zeiten noch nicht mitberechnet)
Nur Verrechnet (Ausgleich) (Diese Option wird im nächsten Update entfernt!)

Es lässt sich pro Mitarbeiter ein Stundenlohn eintragen und die Krankheitseinträge können entweder als Soll-Stunden oder Plan-Stunden bewertet werden. Optional können Sie auch vergangene Soll-Stunden neu berechnen lassen.

Zeiterfassung mit TIMEOS – so einfach war Komplex noch nie.

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.1 beinhaltet eine neue Zeitleiste, die in die Dienstpläne implementiert wurde. Ebenso wurden bereits erste Einstellungen für die externe API hinzugefügt.

Die Zeitleiste…

…ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die wöchentlich geplanten Dienste. So sehen Sie auf einen Blick welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit in welchem Arbeitsbereich eingesetzt ist und haben somit den Überblick über alle Arbeitsbereiche der gewählten Abteilung.

Sie können in der Dienstplanübersicht nun zwischen den Kategorien Arbeitsbereiche, Mitarbeiter und Zeitleiste wählen.

Zeitleiste

Der Menüpunkt Arbeitsbereiche zeigt Ihnen wie gewohnt die Mitarbeiter und die geplanten Dienste incl. Besetzung der ausgewählten Woche an.

In der Übersicht Mitarbeiter zeigt sich wie gewohnt der Einsatzort und die Dienste der jeweiligen Mitarbeiter

Die neue Zeitleiste ermöglicht einen sofortigen Blick auf die zeitlichen Einsatzgebiete der jeweiligen Mitarbeiter. Sie sehen also sofort, wer zu welcher Zeit an welchem Ort arbeitet.

Zunächst müssen Sie die Zeitleiste einrichten. Die Konfiguration ist unter dem Reiter Planung und dem Unterpunkt Dienstplan zu finden.

Zeitleiste

Sie können nun für jede Abteilung eine Zeitleiste konfigurieren. Hierzu müssen Sie in der wöchentlichen Übersicht des Dienstplans auf den Button Zeitleiste konfigurieren klicken.

Zeitleiste

Anschließend öffnet sich ein Fenster indem Sie ihre Zeiten angeben können, zu denen Sie sehen wollen, welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung arbeitet. Hierzu müssen Sie nur auf das kleine, grün hinterlegte Plus klicken.

Zeitleiste

Haben Sie alle Zeiten definiert und die Aktion gespeichert, erscheint die Auswahl in der Zeitleistenübersicht. Diese Ansicht können Sie aber auch noch variieren. Durch einen Klick auf das kleine Zahnrad in der Planmenüleiste öffnen Sie die Einstellungen. 

Hier klicken Sie unter dem Menüpunkt Layout auf den Unterpunkt Zeitleiste.

Zeitleiste

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Plus-Symbol für neuen Eintrag ausblenden (Durch setzen dieses Hakens entfernen Sie die Möglichkeit innerhalb der Zeitleiste einen neuen Dienst hinzuzufügen)
  • Arbeitsbereich-Vorlagen anzeigen (Mit diesem Punkt wird Ihnen die Vorlage des Arbeitsbereiches eingeblendet)
  • 3 Spalten pro Tag (Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen der Ansicht zu wählen. Das Aktivieren dieses Menüpunkts ermöglicht es Ihnen eine komprimierte Übersicht zu erlangen, in der 3 Spalten nebeneinander zu sehen sind. Die Sicht wird etwas kleiner aber dadurch übersichtlicher)
  • Alternativ-Ansicht von Diensten (Arbeitsbereich-Farbe) (Durch Aktivierung wird die vergebene Farbe des Arbeitsbereichs angezeigt)
  • Arbeitsbereiche zusammenhalten (Wenn ein Mitarbeiter an zwei verschiedenen Bereichen in einer Schicht arbeitet werden beide Arbeitsbereiche in einem Dienst zusammengefasst)

 

Sind die beiden Optionen Alternative Ansicht von Diensten und Arbeitsbereiche zusammenhalten aktiviert, wird die Anzeige gesplittet. Das Feld des entsprechenden Mitarbeiters teilt sich in beide Arbeitsbereiche auf. Die Bezeichnung der Arbeitsbereiche, der Name des Mitarbeiters und die Arbeitszeiten sind auf dem Symbolfeld zu erkennen. Durch die Anzeige der jeweiligen Farbe des Arbeitsbereiches ist mit einem Blick zu sehen wo der Mitarbeiter eingesetzt wird.

Zeitleiste

zusammen mit der Option 3 Spalten pro Tag sieht das Symbolfeld folgendermaßen aus

Zeitleiste

Selbstverständlich können auch die Zeitleisten als PDF exportiert werden und ausgedruckt werden.  In Gänze sehen die Pläne folgendermaßen aus (Auszüge)

Zeitleiste

Zeitleiste

Abhängig ist die Auflösung der Zeitleiste auch von ihrem Webbrowser. Es gibt durchaus Unterschiede bei der Ansicht.

 

Erweiterung API

Durch setzen dieser Option wir die externe Schnittstelle aktiv.

Hierzu klicken sie im Menü auf den Reiter Einstellungen und anschließend auf Vorlagen.

Zeitleiste

Nun klicken Sie in das Feld Mobile App / API.

Zeitleiste

Hier können Sie durch klicken des Buttons Neuen API-Key erzeugen einen solchen Key automatisch erzeugen.  Geben Sie noch eine Bezeichnung ein (Beispiel in der Abbildung sichtbar) und bestimmen Sie den Zugriffsmodus. Hier können die Optionen Inaktiv, Lesen sowie Lesen, Schreiben ausgewählt werden.

Zeitleiste

Hinweis: Technische Dokumentationen erhalten sie bei Ihrem TIMEOS Support.

 

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Druck der Kalenderwoche im Dienstplan Typ 1 (Wöchentlich)
    Neu: Jahresauswahl in Monats-Selektor (Kalender) implementiert
    Neu: Kalender-Einstellungen Layout-Änderung (Kapselung der Tabs)
  • Anpassung: Zeiterfassungseinträge werden jetzt schneller gespeichert (Optimierung der Speicher-Routine)
    Anpassung: Dienstplan/Arbeitsbereiche – neue Option Aktivieren/Deaktivieren zur graphischen Darstellung möglicher Zuweisungen
    Anpassung: kein Urlaubsabzug an Tagen die im Wochenarbeitsplan „Soll-Stunden“ auf 0 stehen (Auch wenn als Arbeitsplan deklariert)
    Anpassung: Im Urlaubskalender werden nur noch Abwesenheiten dargestellt
    Anpassung: Sortierungskriterium im Kalender geändert nach Uhrzeit, Gesetzter Mitarbeiter, dann Mitarbeitername (Sekundär)
    Anpassung: Im Dienstplan kann jetzt mit gehaltener Strg-Taste (Drag and Drop) ein Mitarbeiter auf einen anderen Eintrag kopiert werden
    Anpassung: Report: Dienst-Statistik zeigt nun nur noch der Abteilung zugewiesene Dienste an (Bei keiner Zuordnung alle
  • Fix: Bei Umstellung der Zeiterfassung werden künftig Dienst- Zeiterfassungseinträge automatisch gelöscht -> keine Doppelbuchungen mehr
    Fix: Zeiterfassung: Soll/Ist Stundenliste wurde die Spaltenbreite zur besseren Übersicht erweitert
    Fix: Übernahme eines freigegebenen Dienstes funktionierte nicht
    Fix: Bug in Free-Version: Bearbeiten von Diensten war nicht möglich (Validator)
    Fix: Timeout in Stechuhr
    Fix: Beim Erstellen von Arbeitszeitmodellen in den Benutzerstammdaten wird nur 1 Arbeitszeitmodell gespeichert
    Fix: Mitarbeiter Dienstplan-Druck Typ II (Arbeitsbereiche über mehrere Seiten wurden nicht gedruckt)
    Fix: Internet Explorer 10 Dienstplan wurde nicht angezeigt
    Fix: Der Übertrag von Zeiterfassungseinträgen wurde nicht korrekt berechnet, wenn im Vormonat Zeiterfassungsdaten geändert wurden
    Fix: Auswahl der Dienste im Dienstplan/Mitarbeiteransicht
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