TIMEOS Blog

Dienstplan erstellen leicht gemacht

Kategorie: Zeiterfassung (Seite 1 von 2)

Native TIMEOS Stempeluhr-App

TIMEOS Stempeluhr-App

Wir freuen uns Ihnen die neue native TIMEOS Stempeluhr-App für Android Geräte, in erster Linie Tablets, vorstellen zu können.
Lassen Sie diese App auf ihren Tablets dauerhaft laufen um alle Stempelbuchungen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Sie benötigen zur voll umfassenden Nutzung der nativen TIMEOS Stempeluhr-App lediglich ein Android Tablet oder unter Umständen ein Android Smartphone. Dieses (Tablet) hängen Sie über einen Netzstecker an eine Steckdose. Platzieren Sie das Tablet an einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort, wie beispielsweise der Umkleide- oder Aufenthaltsraum. Auch im Eingangsbereich zum Unternehmen hat sich der Einsatzort solcher Tablets bereits bewährt.

TIMEOS Stempeluhr-App

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.taponia.timeosclock

In Ihrer dann öffentlichen Stempeluhr ist ein Terminal zu sehen, das alle Mitarbeiter einfach bedienen können. Bequem kann man sich mit seinem persönlichen Stempeluhr-Code am Terminal einwählen und somit für eine Buchung registrieren. Die TIMEOS Stempeluhr-App speichert alle Informationen und sendet diese an den administrativen Zugang Ihres Unternehmens. Sie erkennt immer welcher Mitarbeiter sich gerade mit seinem Stempelvorgang beschäftigt und hinterlegt alle Zeiten Minuten genau im System.

Wie gewohnt sind alle diese Funktionen auch für ein Android Smartphone verfügbar.
Selbstverständlich haben wir auch für die Smartphone App erneut ein Update durchgeführt und würden uns sehr freuen wenn Sie dies, bei Gefallen, mit einer positiven Bewertung versehen würden.
Vielen Dank!


TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App

Weitere Informationen rund um die neue native TIMEOS Stempeluhr-App erlangen Sie wie gewohnt, entweder telefonisch oder per E-Mail von unserem Support unter: 06026/977 94 22 oder support@timeos.de

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.

Monatsabschluss

Button Monatsabschluss

Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)

Abgeschlossener Monat
Monatsabschluss
offener Monat
einzelner Monatsabschluss incl. Verlaufsanzeige
Monatsabschluss abteilungsbezogen

Statusanzeige

Statusanzeige

Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung.
Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.

Statusanzeige Kalendarisch
Statusanzeige Textlich
Statusanzeige Textlich
Direkte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste

Zuschläge erweitert und überarbeitet

Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.

Neue Ansicht Zuschlagerstellung
Zuschläge im Stammdatenmenü

Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten

Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).

Sortierung im Stammdatenmenü
Ansicht Dienstplan
Ansicht Mitarbeiter

Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.

Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen

Darstellung der Überstunden für den Benutzer

Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.

Einstellungsoptionen
Ansicht Dashboard

Zeiterfassung invalidieren

Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….

Abwesenheiten gesondert bewerten

Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.

Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters

Erweiterung Geschlecht Divers

Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….

Auswahlmöglichkeit

Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)

Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.

Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar

Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.

Stempeluhr Dashboard Benutzer

Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.

Sie wollen einen kostenlosen und unverbindlichen, 14 tägigen Testzugang erstellen: TIMEOS

Zuschläge – oft unterschiedlich, doch durch TIMEOS geregelt

Zuschläge – oft unterschiedlich, doch durch TIMEOS geregelt

Zuschlagsarten gibt es viele. Fast jedes Unternehmen hat eigene, andere Zuschläge. Daher ist es schwierig alle unter einen Hut zu bekommen und jede Art von Zuschlag vorzudefinieren.
Zu den Zuschlägen kommen dann oft auch noch die Zulagen, welche aber nicht mit den Zuschlägen vergleichbar sind.
Zulagen sind immer Beitrags- und Steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nur die Zuschläge für Feiertags-, Sonntags- und Nachtarbeit sind in definierten Grenzen Steuer- und Beitragsfrei.

Unter Zulagen versteht man Zahlungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn oder Grundgehalt gezahlt werden. Ansprüche entstehen zumeist aus einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder eben dem persönlichen Arbeitsvertrag.

Zulagen können sein:

  • Erschwerniszulagen (Belastung durch Schmutz, Lärm, Gefahren, Hitze, Erschütterung, etc.) Diese werden ebenfalls wieder unterteilt in:
    – Arbeiten mit hohen körperlichen Belastungen
    – Arbeiten mit besonders starken Umwelteinflüssen
    – Arbeiten die gesundheitsschädlich oder gefährlich sind
  • Leistungszulagen
  • Funktionszulagen (z. B. Meister, Vorarbeiter, Ausbilder,…)
  • Sozialzulagen (Kinder-, Familien-, Haushalts- oder Ortszulagen)
  • persönliche Zulagen
  • Wechselschichtzulagen

Für Zulagen bestehen keine Regelungen die eine Ausnahme zur Stuer- und Beitragsfreiheit darstellen.

Desweiteren gibt es Regelungen zu den verschiedenen Einsatzzeiten der Arbeitnehmer, besonders in der Feiertags- und Sonntagsarbeit aber auch der Nachtarbeit.

Im  §9 des ArbZG wird eigentlich klar festgelegt, dass ein Arbeitnehmer an gesetzlichen Feiertagen und Sonntagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden darf. §10 ArbZG lässt allerdings viele Ausnahmen zu.
Einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit, gibt es laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.01.2006 nicht.

§11 Abs. 3 ArbZG regelt folgendes:

  • Arbeitnehmer die an einem Sonntag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren ist.
  • Arbeitnehmer die an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von acht Wochen zu gewähren ist.

Hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit, bestehen dafür Regelungen zur Steuerfreiheit. Dieser Anspruch ergibt sich entweder aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem persönlichen Arbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung.

Speziell wird es an Feiertagen wie dem Ostersonntag oder Pfingstsonntag. Der Ostersonntag ist ausschließlich nur in Brandenburg ein offizieller Feiertag, was heißt, dass in den restlichen Bundesländern an diesem Tag kein Anspruch auf Feiertagszuschläge besteht, sofern gearbeitet wird. Gleiches gilt auch für den Pfingstsonntag.(BAG, Urteil vom 17.03.2010, Az. 5 AZR 317/09) Der Anspruch bezieht sich hierbei auf einen Anspruch resultierend aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Anders ist die Rechtslage nur, wenn ein Tarifvertrag dies ausdrücklich regelt, dass Zuschläge auch an diesen beiden Tagen zu zahlen sind.
Für die lohnsteuerliche Behandlung der Feiertagszuschläge ist das vorstehend erwähnte Urteil des Bundesarbeitsgerichts unbeachtlich. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien gehören zu den gesetzlichen Feiertagen (für die steuerfreie Zuschläge gezahlt werden können) auch der Ostersonntag und der Pfingstsonntag. Dies gilt unabhängig von den einzelnen Feiertagsgesetzen der Länder. Wenn der Arbeitgeber den Zuschlag für Arbeit an diesen Tagen zahlt, ist er steuerfrei.
Nach § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz hat der Arbeitgeber dem Nachtarbeitnehmer für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihm hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt zu gewähren. Das gilt nur soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen. Damit besteht nur für Nachtarbeit ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge. Für diese Zuschläge gibt es im Einkommensteuergesetz Regelungen zur Steuerfreiheit.

Zuschläge können sein:

  • Überstundenzuschläge
  • Mehrarbeitszuschläge
  • Nachtarbeitszuschläge
  • Sonntagszuschläge
  • Feiertagszuschläge
  • Schichtzuschläge

Unter Mehrarbeit (umgangssprachlich mit dem Begriff Überstünden gleichgesetzt) versteht man die Überschreitung der gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeit. Überstunden leisten Arbeitnehmer dann, wenn sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreiten. In der Regel sind Überstunden zu vergüten. Es kann aber auch ein Freizeitausgleich vereinbart werden.
Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, sind in folgender Höhe steuerfrei (§ 3b EStG):

  • Einkommensteuergesetz
  • Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr – 25% des Grundlohns
  • Für Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr erhöht sich der Zuschlagssatz, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wird – 40 % des Grundlohns
  • Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr am Montag, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde – 50 % des Grundlohns
  • Feiertagsarbeit (gesetzliche Feiertage) von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des auf den Feiertag folgenden Tages, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde – 125 % des Grundlohns
  • Für die Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember, am 31. Dezember sowie am 1. Mai – 150 % des Grundlohns

Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nicht kumulativ anzuwenden. Der Nachtarbeitszuschlag ist jedoch kumulativ anzuwenden. Ist der Sonntag also ein Feiertag, kann nur der jeweilige Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden. Der Nachtarbeitszuschlag in Höhe von 25 % oder 40 % kann zusätzlich zum Sonntags- oder Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden.

 

Mit TIMEOS haben Sie diese Zuschläge alle im Blick. Sie haben zudem die Möglichkeit, sich eigene Zuschläge, die evtl. nur in Ihrem Unternehmen auftreten, anzulegen. Ein eigens dafür eingerichteter Punkt innerhalb der Einstellungen lässt Sie hier alles verwalten.
Zuschläge
Mit der Option Neuer Eintrag lässt sich ganz leicht ein neuer Zuschlag anlegen.
Zuschläge

Genauer definieren kann man auch die Zuschlagsart:
Zuschläge

Seien Sie sich bewusst dass alle Zuschläge korrekt bezahlt und berechnet werden. Mit TIMEOS sind Sie generell auf der sicheren Seite.

Automatische Pausenregelung

Gesetzliche Pausenregelung

In Deutschland sind viele Sachen geregelt, natürlich auch die Arbeitszeiten und die Pausenregelung.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt unter §4 die Ruhepausen (siehe auch).

§4 im Wortlaut:
„Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepausen beschäftigt werden. 

Doch damit nicht genug. Aktuell befasst sich die Bundesregierung auf Vorschlag von Gesundheitsexperten (Suchtexperten, Krankenkassen und die Drogenbeauftragte der Bundesregierung) dem Beispiel von Schottland zu folgen und auf Alkohol einen Mindestpreis einzuführen und damit diese Preise deutlich zu erhöhen. Schottland erhofft sich dadurch weniger Suchttote in diesem Bereich.
Ein Mindestpreis für Alkohol sei somit der wichtigste, erste Schritt um dies auch in Deutschland zu senken.
In Schottland wurde dieser Mindestpreis auf 50 Pence (57 Cent) erhöht, womit man sich im Schnitt pro Jahr, 58 Todesfälle weniger durch Alkoholkonsum errechnet.

Mit TIMEOS haben Sie die Möglichkeit der Automatischen Pausen. Hier können Sie für die Stempeluhrfunktion eine Regel einrichten, die Ihnen zu jedem Dienst eine automatische Pause einfügt. Diese muss dann nicht mehr händisch gestempelt werden.
TIMEOS Zeiterfassung mit automatische Pausenregelung

Diese Pausen können nun für jede Abteilung spezifisch oder für alle Abteilungen gleich vergeben werden.
Sie können entweder eine oder zwei Pausen fest definieren, die dann auch  bei jeder Buchung so erfasst werden.
TIMEOS Regelwerk für automatische Pausen

Desweiteren kann  auch innerhalb der Dienste eine Pause fest definiert werden. Ebenfalls kann dies bis auf 2 Pausen pro Dienst eingerichtet werden. Hier zeigt sich innerhalb der Dienst-Vorlage der Button Pause verantwortlich.
Definition der Ruhepausen
Diese Pausenzeiten werden anschließend automatisch in der Zeiterfassung eingetragen.
So haben Sie stets einen Nachweis der eingehaltenen gesetzlichen Pausenregelung.

Genießen Sie Ihre Mittagspause, gerne auch mit einer Flasche Bier (sofern erlaubt) und kümmern sich nicht um Ihre Pausenzeiten. Diese Arbeit übernimmt unsere Software automatisch für Sie.

Ein Prost auf TIMEOS!

 

Abwesenheit – Zeit die erfasst werden will

Abwesenheit, Anwesenheit, Überstunden, etc. – Zeit die erfasst werden will, oder nicht?

Überstunden, Gleitzeit, Zeitausgleich, Fortbildung, Seminar, Interne Schulung, Externe Schulung, Berufsschule, Elternzeit, Umzug, Todesfall, Geburt, Hochzeit, Gerichtstermin, unbezahlter Urlaub, Krank, Urlaub – es gibt viele Bezeichnungen für eine Abwesenheit oder Anwesenheit.
Mit TIMEOS spielt für Sie aber nicht nur die Namensgebung eine bedeutende Rolle. Wichtig ist auch die Einstufung ob die erstellte Abwesenheit, die als solche auch eine Anwesenheit sein kann, in der Zeiterfassung berücksichtigt werden soll oder nicht.
Entscheidend ist hier immer die Vorgabe im eigenen Unternehmen, TIMEOS kann nicht vorgeben wie die Strukturen auszusehen haben. Zudem führt die Software genau das aus, was der Benutzer ihr vor dem Rechner/Tablet/Smartphone vorgibt. Es ist also wichtig im Vorfeld zu entscheiden

  • Soll meine Abwesenheit zeitlich erfasst werden?
  • zu welcher Kategorie zählt meine angelegte Abwesenheit?
  • bedarf meine Abwesenheit einen Genehmigungsprozess?
  • muss ich an diese Abwesenheit ein weiteres Konto knüpfen?
  • sollen alle Mitarbeiter diese Abwesenheit im Kalender sehen dürfen?

Hat man sich darüber Gedanken gemacht, kann man an die Erstellung einer Abwesenheit gehen. Wichtig ist in erster Linie die Bezeichnung der Abwesenheit. Der Name erklärt im Prinzip schon viele Fragen, die man sich im Vorfeld gestellt hat.
Der nächste Schritt ist die Kategorisierung der Abwesenheit, hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Abwesenheit
  • Anwesenheit
  • Urlaubsantrag
  • Überstunden
  • Krankheitseintrag
  • Sonderurlaub

Die Zuordnung muss natürlich anhand des Betitelung erfolgen. Eine Abwesenheit Krank mit einer Kategorie Überstunden macht natürlich wenig Sinn. Daher kann man sich eine etwaige Zuordnung schon vorgeben.

Krank -> Krankheitseintrag
Urlaub -> Urlaubseintrag
Überstunden -> Überstunden
usw.
Hier sind die Daten automatisch in der Zeiterfassung aufgeführt, da notwendig.

Etwas spezieller wird es dann schon bei der Kategorie „Sonderurlaub„. Was zählt zu dieser Kategorie?
Worin besteht der Unterschied ob ein Sonderurlaub bezahlt oder unbezahlt ist? Ein paar Einblicke haben wir für Sie gesammelt.

„Mit Sonderurlaub verbinden viele Arbeitnehmer die Befreiung von ihrer Arbeitspflicht unter Fortzahlung ihres Gehalts. Die Formulierung „Sonderurlaub“ bringt zugleich zum Ausdruck, dass es sich nicht um einen regulären Anspruch auf Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz handelt. Es geht bei dieser Art von Sonderurlaub also gerade nicht um den Erholungsurlaub nach §§ 1, 11 BUrlG. Statt Sonderurlaub wird gelegentlich auch von Freistellung gesprochen. Sonderurlaub gegen Lohnfortzahlung steht einem Arbeitnehmer nach § 616 BGB zu, wenn er aus einem anderen Grund als Erkrankung vorübergehend verhindert ist, seiner Arbeitspflicht nachzukommen.

§ 616 BGB regelt dabei nicht, wie viel Arbeitstage Anspruch auf Sonderurlaub besteht. Diese Genauigkeit kann der Paragraph nicht leisten, da je nach Art des Sonderurlaubs dessen Dauer unterschiedlich ausfällt. Deshalb arbeitet das Gesetz bewusst mit einem sog. unbestimmten Rechtsbegriff „vorübergehend verhindert“, um dem jeweiligen Einzelfall Rechnung zu tragen.
§ 616 BGB ist eine sog. Auffangnorm und findet nur dann Anwendung, wenn der Arbeitnehmer nicht bereits Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub/bezahlte Freistellung aus einem der nachstehenden Gründe hat:

  • spezielles Gesetz
  • Regelung im Arbeitsvertrag
  • Regelung in einer für ihn geltenden Betriebsvereinbarung
  • tarifvertragliche Regelung

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinem Arbeitgeber mitzuteilen, dass er Sonderurlaub braucht. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass der Arbeitnehmer ihm einen Nachweis erbringt über den Grund des Sonderurlaubs. Wird z.B. Sonderurlaub benötigt, weil der Arbeitnehmer heiratet, so ist ein entsprechendes Schreiben des Standesamts vorzulegen. Aus diesem Schreiben müssen der Termin der Trauung sowie die Personalien des Brautpaares ersichtlich sein“.

Beispiele für bezahlten Sonderurlaub:

 

  • Arztbesuch (Der Besuch beim Arzt ist dann ein Sonderurlaub im Sinn des § 616 BGB, wenn der Arbeitnehmer den Termin nicht beeinflussen kann. Das heißt wenn seine Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Praxis sich z.B. überschneiden und der zu konsultierende Arzt gerade keine Abendsprechstunde für Berufstätige anbietet bzw. der Arbeitnehmer im konkreten Einzelfall unzumutbar lange auf einen Termin in der Abendsprechstunde warten müsste. Bei einem Arztbesuch außerhalb der Kernarbeitszeit, jedoch innerhalb der Gleitzeit, entfällt ein Anspruch auf Sonderurlaub. Eine Operation, die nicht zur Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich ist, gibt keinen Anspruch nach § 616 BGB auf bezahlten Sonderurlaub. Hier kann lediglich mit dem Arbeitgeber einzelvertraglich unbezahlter Sonderurlaub vereinbart werden. Ein solcher Fall liegt grundsätzlich bei Schönheitsoperationen vor. Jedoch auch bei einer Operation, welche die Kurzsichtigkeit behebt, wenn diese die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigt.)
  • Beerdigung/Todesfall (Sofern ein naher Angehöriger verstirbt, besteht ein Anspruch auf Sonderurlaub. Nahe Angehörige sind der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner, das eigene Kind/Adoptivkind/Stiefkind/Pflegekinder, die Eltern sowie Schwiegereltern und Geschwister. Ob gemäß § 616 BGB nur ein Tag Sonderurlaub möglich ist, um an der Beerdigung teilzunehmen oder bis zu drei Tagen, hängt zum einen davon ab, in welcher Beziehung der Verstorbene zum Arbeitnehmer stand. Zum anderen wird unterschieden, ob dieser in dessen Haushalt gelebt hat oder nicht. Der Anspruch auf Sonderurlaub umfasst 3 Arbeitstage, wenn der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner verstorben ist. Bei allen anderen nahen Angehörigen, sofern diese in seinem Haushalt gelebt haben, besteht Anspruch auf 2 Arbeitstage Sonderurlaub. Das heißt bei allen anderen nahen Angehörigen hat der Arbeitnehmer lediglich Anspruch auf Sonderurlaub von einem Tag. § 29 TVöD trifft dagegen keine solche Unterscheidungen und gewährt für einen enger definierten Kreis an nahen Angehörigen einen bezahlten Sonderurlaub von zwei Arbeitstagen.)
  • Bewerbung (Es besteht Anspruch auf Sonderurlaub nach § 629 BGB für den Fall, dass das aktuelle Arbeitsverhältnis bereits gekündigt wurde.)
  • Erfüllung staatsbürgerlichen Pflichten (Wer als ehrenamtlicher Richter oder Schöffe regelmäßig seiner normalen Tätigkeit als Arbeitnehmer nicht nachgehen kann, hat für diese Verhinderungszeiten Anspruch auf Sonderurlaub unter Fortzahlung seines Gehalts. Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer, die ehrenamtlich im Katastrophenschutz oder bei der freiwilligen Feuerwehr tätig sind. Hier greifen spezielle gesetzliche Regelungen, so dass die Auffangnorm des § 616 BGB als Anspruchsgrundlage ausscheidet.Als Anspruchsgrundlagen kommen vielmehr in Betracht:
    • § 9 Absatz 2 Katastrophenschutzgesetz bzw. § 21 Zivilschutzgesetz sowie bei THW-Einsätzen § 3 THW-HelfRG
    • Landesrechtliche Regelungen beim Einsatz in den freiwilligen Feuerwehren. Je nach Bundesland erhält der Arbeitgeber die fortgezahlte Vergütung vom Träger der Feuerwehr auf Antrag ausgeglichen.

Insoweit kommen auch Ansprüche auf bezahlten Sonderurlaub für die Teilnahme an erforderlichen Fortbildungen in Betracht. Je nach Bundesland kann daher ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub von bis zu 12 Arbeitstagen bestehen.)

  • Erkrankung von Angehörigen (Im Fall der Erkrankung eines Kindes gibt § 616 BGB dem Arbeitnehmer unter folgenden Voraussetzungen einen Rechtsanspruch auf bezahlte Freistellung:
    • Erkrankung des Kindes, die eine Pflege erforderlich macht
    • die Pflege und Betreuung kann nicht durch andere z.B. Verwandte sichergestellt werden
    • in der Regel darf das kranke Kind nicht älter als 8 Jahre sein (bei älteren Kindern steigen die Anforderungen an die Erkrankung und damit an die Pflegebedürftigkeit)
    • Das Kind lebt im Haushalt des Arbeitnehmers
    • Ärztliche Bescheinigung als Nachweis, dass das Kind der Pflege bedarf

    Liegen diese Voraussetzungen vor, hat der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von bis zu 5 Arbeitstagen gemäß § 616 BGB einen Anspruch auf bezahlte Freistellung, um sein krankes Kind zu pflegen.Berufstätige Eltern können grundsätzlich selbst entscheiden, wer von ihnen beiden die Pflege des kranken Kindes übernimmt. Bei ihrer Entscheidung haben sie jedoch die Belange des jeweiligen Arbeitgebers mit zu berücksichtigen. Erkrankt das Kind während des gemeinsamen Urlaubs und der Arbeitnehmer pflegt es in dieser Zeit ganz oder teilweise, so hat er weder einen Anspruch auf Sonderurlaub noch auf Verlängerung seines Urlaubs.

  • Gang zur Behörde (Sonderurlaub ist gegeben, wenn eine Behörde den Arbeitnehmer zu einem Termin geladen hat, z.B. für eine Anhörung. Will der Arbeitnehmer dagegen beispielsweise lediglich seinen Ausweis verlängern und kann dies innerhalb der Öffnungszeiten der Behörde, so scheidet ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub aus.)
  • Geburt (Sofern keine spezielle Regelung vorhanden ist – z.B. ein Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung – wird weiterhin unterschieden, ob es sich um die Geburt eines ehelichen oder unehelichen Kindes handelt. Nur für den Fall, dass der Vater bei der Geburt eines ehelichen Kindes dabei sein will, hat er Anspruch auf einen Arbeitstag SonderurlaubAnsonsten ist grundsätzlich mit dem Arbeitgeber rechtzeitig im Vorfeld zu klären, dass der Vater für die Geburt seines unehelichen Kindes unbezahlten Sonderurlaub bekommt denn bei der Geburt eines unehelichen Kindes ist ein Anspruch auf Sonderurlaub nach § 616 BGB ausgeschlossen.)
  • Gerichtstermin (Wird ein Arbeitnehmer zu einem Gerichtstermin als Partei oder Zeuge geladen, hat er insoweit Anspruch auf Sonderurlaub. Der zeitliche Umfang hängt davon ab, ob sich das Gericht in der Nähe befindet oder ob der Arbeitnehmer dafür in ein anderes Bundesland reisen muss. Der Arbeitnehmer ggf. sogar einen Tag vorher anreisen muss, um den frühen Termin bei Gericht wahrzunehmen.)
  • Handwerkertermin (Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub gibt es nur, wenn ein Notfall vorliegt und sofortiger Handlungsbedarf besteht. Dies ist z.B. bei einem Wasserrohrbruch der Fall.)
  • Hochzeit (Wer heiraten will, hat Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub von einem Arbeitstag. Alle anderen Teilnehmer einer Hochzeit haben dagegen keinen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.)
  • Naturereignis/Widrige Wetterbedingungen (Grundsätzlich besteht in beiden Fällen kein Anspruch auf Sonderurlaub. Ausnahmen kommen in Betracht, wenn das Haus des Arbeitnehmers z.B. von einer Überschwemmung betroffen ist und er sich zunächst um seine eigenen Angelegenheiten kümmern muss. Oder sich das Naturereignis oder die widrigen Wetterverhältnisse auf seinen körperlichen oder seelischen Zustand auswirken.)
  • Umzug (Ob ein Anspruch auf einen Tag bezahlten Sonderurlaub nach § 616 BGB besteht, hängt vom Einzelfall ab. Ein solcher Anspruch wird wohl zu bejahen sein, wenn der Umzug aus dienstlichen oder betriebsbedingten Gründen erforderlich ist.)

Beispiele für unbezahlten Sonderurlaub:

  • Erkrankung des Kindes über einen längeren Zeitraum (Sind mehr als 5 Tage Pflege erforderlich, so hat der Arbeitnehmer nach § 45 Sozialgesetzbuch V (SGB V) nach dem 5. Arbeitstag einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung, wenn
    • ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass das Fernbleiben des Arbeitnehmers von der Arbeit erforderlich ist
    • das erkrankte Kind unter 12 Jahre alt ist
    • pro Kind die Freistellung in einem Kalenderjahr bei einem verheirateten oder zusammenlebenden Paar 10 Arbeitstage nicht überschreitet bzw. 20 Arbeitstage bei Alleinerziehenden
    • der Arbeitnehmer pro Kalenderjahr seine Höchstanzahl von unbezahlten, freigestellten Arbeitstagen noch nicht ausgeschöpft hat. Das heißt 25 Arbeitstage/Arbeitnehmer bei einem Paar und 50 Arbeitstage bei Alleinerziehenden, unabhängig davon wie viele Kinder in der Familie leben.

    Bei einem todkranken Kind ist altersunabhängig von einem Anspruch auf unbezahlte Freistellung auszugehen. Während der unbezahlten Freistellung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung kann auch von einem Großelternteil geltend gemacht werden für das Enkelkind. Als Kind gelten, wie bereits oben erwähnt, die eigenen Kinder, Stiefkinder, Pflegekinder sowie Adoptivkinder, die in der Familie leben.)

  • Teilnahme an Abschlussfeier des Kindes (Sind mehr als 5 Tage Pflege erforderlich, so hat der Arbeitnehmer nach § 45 Sozialgesetzbuch V (SGB V) nach dem 5. Arbeitstag einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung, wenn
    • ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass das Fernbleiben des Arbeitnehmers von der Arbeit erforderlich ist
    • das erkrankte Kind unter 12 Jahre alt ist
    • pro Kind die Freistellung in einem Kalenderjahr bei einem verheirateten oder zusammenlebenden Paar 10 Arbeitstage nicht überschreitet bzw. 20 Arbeitstage bei Alleinerziehenden
    • der Arbeitnehmer pro Kalenderjahr seine Höchstanzahl von unbezahlten, freigestellten Arbeitstagen noch nicht ausgeschöpft hat. Das heißt 25 Arbeitstage/Arbeitnehmer bei einem Paar und 50 Arbeitstage bei Alleinerziehenden, unabhängig davon wie viele Kinder in der Familie leben.

    Bei einem todkranken Kind ist altersunabhängig von einem Anspruch auf unbezahlte Freistellung auszugehen. Während der unbezahlten Freistellung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung kann auch von einem Großelternteil geltend gemacht werden für das Enkelkind. Als Kind gelten, wie bereits oben erwähnt, die eigenen Kinder, Stiefkinder, Pflegekinder sowie Adoptivkinder, die in der Familie leben.)

  • Teilnahme an einer Familienfeier (Wenn es sich weder um Hochzeit noch Beerdigung eines nahen Angehörigen handelt, so besteht auch hier kein Anspruch auf Sonderurlaub. Das heißt der Arbeitnehmer muss sich mit seinem Arbeitgeber auf einen unbezahlten Sonderurlaub einigen.)
  • Widrige Verkehrsverhältnisse (Auch hier besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub und damit kein Anspruch auf Vergütung bei Freistellung.)Quelle: Kanzlei Hasselbach Rechtsanwälte zum Thema Sonderurlaub (Textauszüge)

Somit ist diese Kategorie für viele Abwesenheitsarten einsetzbar, zu beachten ist dann aber immer ob dies in der Zeiterfassung erfasst werden soll oder nicht. Gleich verhält es sich auch bei den Kategorien Abwesenheit und Anwesenheit. Auch hier spielt es eine große Rolle, was man bei der Einstellung vorgibt.
Stellt man beispielsweise unter dem Reiter „Erweitert“ ein, dass die Zeiten in die Zeiterfassung übernommen werden, so werden die täglichen Soll-Zeiten als Abwesenheitszeit eingetragen. Der Mitarbeiter verliert somit keine Stunden von seinem Saldo. Dies ist eigentlich bei bezahlten Abwesenheiten Usus, kann aber auch bei Anwesenheiten, die nicht mit der betrieblichen Arbeitszeit zu tun haben gewählt werden. (z.B. Interne Schulung/Weiterbildung,etc.)
Für unbezahlte Abwesenheiten und zum Beispiel Gleitzeit, darf der Haken in entsprechendem Kästchen natürlich nicht gesetzt sein. Dann fließt auch keine Zeit in die Zeiterfassung. Das Saldo verringert sich dann immer um den eingetragenen, vorgegebenen Stunden-Sollwert.

Zusätzlich kann man zu einer Abwesenheit wie Gleitzeit, die eben keine bezahlte Abwesenheit ist, noch ein Sonderkonto koppeln. In diesem Fall würde sich ein Sonderkonto wie unter Umständen ein Langzeitkonto anbieten. Ein Sonderkonto, auf das im Vorfeld Stunden erarbeitet werden, welche dann im Nachgang genommen werden können um sich zum Beispiel einen längeren Urlaub, eine Weltreise oder einen Hausbau ermöglichen zu können.

Jede Abwesenheit kann auch mit einem Genehmigungsprozess versehen werden. Wird die Option „Kein Genehmigungsverfahren“ gewählt, wird die beantragte Abwesenheit gleich in den Dienstplan eingetragen.
Stellt man den Genehmigungsprozess auf „Einfaches Genehmigungsverfahren„, ist eine Bestätigung des Abwesenheitsantrags von administrativer Stelle notwendig. Erst wenn die Leitung dem Antrag zugestimmt hat, wird dieser in den Dienstplan eingetragen. Bis dies geschehen ist, ist dort nur ein Antrag zu sehen.
Eine weitere Möglichkeit im Genehmigungsprozess ist die Option „Mehrere Genehmigungsstufen„. Hier durchläuft der Abwesenheitsantrag einen längeren Prüfungsprozess. Es muss zuerst ein Stellvertreter oder die Leitung zustimmen, anschließend hat man die Möglichkeit diese Zustimmung noch von anderer administrativer Stelle oder einer bestimmten Person bestätigen zu lassen und im dritten Schritt kann dann, wenn nötig, noch eine bestimmte Person beauftragt werden, dem Abwesenheitsantrag zuzustimmen. Erst wenn alle Stufen durchlaufen wurden, wird die Abwesenheit im Dienstplan eingetragen. Während des Genehmigungsprozesses ist dort auch nur ein Antrag zu sehen. Der Mehrstufige Genehmigungsprozess kann im Bedarfsfall aber auch zu einem vorzeitigen Ende gebracht werden. Sollte beispielsweise die letze Person die einem Abwesenheitsantrag zustimmen müsste selbst abwesend sein, kann die Genehmigung im vorherigen Schritt durch eine administrative Leitung erzwungen werden.

Jeder Abwesenheit kann auch ein oder mehrere Datenfelder hinzugefügt werden. Je nachdem was innerhalb der Abwesenheitsmeldung ersichtlich erscheinen soll, kann man wählen aus:

  • Datum
  • Kunde
  • Ort
  • Reisemittel
  • Übernachtung

Diese können aber noch beliebig erweitert werden durch etwa Nachricht, Kostenstelle, etc.
So kann jeder Abwesenheit die nötige Information hinzugefügt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Option ob die jeweilige Abwesenheit für alle Mitarbeiter im Dienstplan ersichtlich sein soll oder nicht. Auch hier gibt es immer wieder Datenschutzrichtlinien, die beachtet werden müssen. Beispielsweise muss eine Abwesenheit wie Krank oder Urlaub anonymisiert werden. Das heißt, der Mitarbeiter sieht den anderen Mitarbeiter als Abwesend, weiß aber nicht genau weswegen er abwesend ist. Mit TIMEOS sind sie da auf der sicheren Seite. Ein Haken setzen oder eben wieder herausnehmen und Sie haben die gewünschte Einstellung, die Ihnen datenschutzrechtlich auch keine Probleme bereiten wird. Prinzipiell haben Sie mit TIMEOS die Möglichkeit alle Abwesenheiten anonymisieren zu lassen. Natürlich sieht jeder Mitarbeiter seine eigene Abwesenheit in der Originalform, der andere jedoch nicht. Auch eine administrative Leitungsstelle sieht den Eintrag in der Originalform, er muss ja auch um planen zu können wissen, welcher Mitarbeiter aus welchem Grund nicht einsatzbereit ist.
Die Option finden Sie auch in jeder Abwesebheit unter dem Reiter „Erweitert„. Setzen Sie einfach bei „Diese Eintragsart ist für alle Benutzer im Kalender sichtbar“ den Haken oder entfernen Sie Ihn, falls sich etwas an der Ansicht ändern soll. Einfacher geht es nicht!

Zeit ist kostbar! Mit TIMEOS wird Sie in jedem Fall richtig verwaltet.

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International


Ein kleiner Schritt für die Allgemeinheit, ein Großer für TIMEOS
.

Wie bereits im letzten Update kurz angeschnitten, Dienstplan International – bei TIMEOS nutzbar durch die neu implementierte englischsprachige Oberfläche!
Dies erweitert das Spektrum von TIMEOS ungemein. Egal ob in Großbritannien, den Vereinigten Staaten, Australien, Indien, Südafrika, Neuseeland, Nigeria, Malta, Singapur, Kanada oder Jamaika. Hier kann man nicht nur schön Urlaub machen, hier wird man jetzt mit TIMEOS arbeiten. Ganz einfach und unkompliziert.

Ein einziger Klick reicht und man stellt die komplette Oberfläche von Deutsch auf Englisch.
Dienstplan International

Einfaches Arbeiten mit internationalem Flair:

Dienstplan International

 

Dienstplan International

Dienstplan International
Dienstplan International

Dienstplan International

TIMEOS – next Generation……… NOW!

And the Award goes to….Stempelfunktion Smartphone

Stempelfunktion Smartphone von TIMEOS!

In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature. 

Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.

In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.

Stempelfunktion Smartphone:

Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.

Stempelfunktion SmartphoneSobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Stempelfunktion Smartphone
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.

Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.

Button Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Anmeldung Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Login Mitarbeiter

Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Mitarbeiter persönliches Menü
Stempelfunktion Smartphone

Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Stempelfunktion Smartphone
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.

Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier:
Smartphone-App

Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Stempelfunktion Smartphone
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!

TIMEOS Update 1.5.6 Fokus: Benutzerfelder

TIMEOS Update 1.5.6

Im Update, Version 1.5.6, haben wir ein oft gefragtes Feature implementiert, die „Benutzerfelder„. Zusätzlich wurden die Kollisionskontrolle, die Auswertungen und die Zeiterfassung angepasst.

  • Benutzerfelder

    Oft werden in den Stammdaten der Mitarbeiter weitere Datenfelder benötigt. Ab Version 1.5.6 steht hier nun eine neue Funktionalität zur Verfügung, die sogenannten „Benutzerfelder“. Mitarbeiterdatenfelder sind nun komplett flexibel erstellbar (in den Mitarbeiterstammdaten). Nur Mitarbeiter mit administrativen Rechten können die Struktur/Felder anpassen/bearbeiten. Es können Gruppierungen hinzugefügt werden und die Sortierung bestimmt werden.

    Folgende Menüpunkte sind bereits vorgegeben:

  • Kontaktdaten
  • Beruf
  • Personaldaten
  • Gehalt
  • Bankverbindung
  • KrankenkasseAlternativ können Sie durch einen Klick auf „Struktur bearbeiten„eigene „Benutzerfelder“ hinzufügen. Entweder bei einer vorgegeben Kategorie oder eine komplett neue durch den Button „Neue Kategorie erstellen„.
    Benutzerfelder Benutzerfelder
  • Krankheits- Urlaubseinträge im Dienst

    Krankheits- und Urlaubseinträge sind nun auch im Dienst möglich. Sie können auf den entsprechenden Dienst klicken und dort eine entsprechende Abwesenheitsmeldung eintragen.
    Benutzerfelder

  • Dienstkollisionsbenachrichtigung bei Abwesenheitsantrag (mehrere Genehmigungsstufen)

    Bei einem Genehmigungsverfahren innerhalb einer Abwesenheit (Urlaub/Krank) wird nun ein Feld ersichtlich, welches eine Aktion des Bearbeiters erfordert. Der Dienst muss jetzt freigegeben, gelöscht oder ignoriert werden.
    Benutzerfelder

  • Kollisionslösungsoption im Eintragsmenü bei Krankmeldung

    Werden Krankheitseinträge vorgenommen können Sie nun beim Erfassen dieser Abwesenheit schon eine Dienstplankollision lösen, in dem Sie beim Abwesenheitseintrag die Aktion durch Klick auf das Mitarbeitersymbol anklicken. Es werden Ihnen nun andere verfügbare Mitarbeiter angezeigt, die diesen Dienst übernehmen können.
    Benutzerfelder

  • Stellvertretung bei Abwesenheitsantrag

    Bei Beantragung einer Abwesenheit wird bei angelegter Stellvertretung eine Meldung ausgegeben.
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassungseinträge selbst ändern/bearbeiten

    Administratoren können einem Benutzer nun das Recht erteilen, seine eigenen Zeiterfassungseinträge selbst händisch abzuändern. Hierzu kann im Mitarbeiterbearbeitungsmenü unter Berechtigungen eine spezielle Berechtigung vergeben werden.
    BenutzerfelderDer Mitarbeiter kann nun in der „Zeiterfassung“ seine eigenen Ist-Zeiten unter der „Soll/Ist-Liste“ händisch bearbeiten/ändern. Hierzu muss er nur das entsprechende Feld der Ist-Zeit durch einen Klick auf selbiges öffnen.
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung – Pausen

    Pausen können in der „Zeiterfassung“ als bezahlt/unbezahlt eingetragen werden. Hierzu wählen Sie in der „Soll/Ist-Liste“ das Bearbeitungsfeld aus. Anschließend können Sie im geöffneten Fenster die Option aktivieren oder gegebenenfalls deaktivieren.
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung – unbestätigte Einträge

    Unbestätigte Zeiterfassungseinträge können nun für alle Mitarbeiter angezeigt werden (einschl. Seitenblättern). Treffen Sie hierzu die Mitarbeiterauswahl „Keine Auswahl„.
    Benutzerfelder
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung – Berechnung Abwesenheit Krank

    Hier können sie nun wählen wie die Abwesenheit Krank berechnet werden soll. Entweder können Sie die Option „Soll (wenn > Plan)„, sprich es wird die Sollzeit genommen wenn Sie größer als die Planzeit ist, die Option „Plan„, sprich hier werden die Planzeiten verrechnet oder die Option „Soll„, sprich hier werden die Soll Zeiten verrechnet, auswählen.

    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung: Ist die Option „Pause als gewählte Arbeitszeit werten“ aktiviert, wird die Zeit auch im Ist-Wert eingetragen. Bei deaktivierter Option, wird nur die Nettozeit im Plan und Ist eingetragen.
  • Auswertung – Sonderkonten

    Eine neue Auswertung wurde in die Software aufgenommen, die Auswertung der Option „Sonderkonten„. Sie haben nun die Möglichkeit hier die Sonderkonten gestaffelt zu sehen, können die Listen als Excel-Export herausziehen und könne den Zeitraum individuell begrenzen. Die Auswertung erscheint im Menü sobald Sie ein Sonderkonto angelegt haben.
    Benutzerfelder

  • Auswertung – Überstunden

    In der Menü Übersicht der Auswertung von „Überstunden“ haben Sie nun auch die Möglichkeit sich eine Liste anzeigen zu lassen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn bei folgender Option kein Haken gesetzt ist. Die Option ist unter „Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung“ zu finden.
    BenutzerfelderDer dann neu erscheinende Button „Listen“ ist grün hinterlegt. Optional können Sie sich verschiedene Jahre, Abteilungen und Mitarbeiter anzeigen lassen.
    Benutzerfelder

  • Dienstplan – Zeitleiste

    Hinzugefügt zur Kalenderübersicht „Zeitleiste“ wurde eine Druckfunktion. Hierzu erscheint nun dieses Symbol in der Übersicht.
    Benutzerfelder

  • Neue Funktion – Wartungsmodus

    Im Menüpunkt „Einstellungen“ wurde unter den „Vorgaben“ und „Allgemeine Einstellungen“ ein „Wartungsmodus“ für Administratoren hinzugefügt. Ist dieser Modus aktiviert, können nur Administratoren auf TIMEOS zugreifen. Für normale Benutzer ist der Zugriff deaktiviert, solange der „Wartungsmodus“ aktiviert ist.
    Benutzerfelder

  • Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
  • Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
  • Fix: Versand von Emails. Anpassen des Restwertes und Urlaubstage.
  • Fix: Bei Beantragung von Überstunden wird nicht mehr gewarnt wenn Stellvertreter nicht verfügbar ist.

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Im Update 1.5.4/5 wurden wieder viele Funktionen implementiert, die die Bearbeitung im Dienstplan und der Zeiterfassung deutlich vereinfachen sowie das Terminmanagement aufwerten. 

Terminmanagement:

Ein sehr wichtiges neues Feature ist die Implementierung eines Terminmanagement. Sie können nun eigene Termine eintragen und dort unterscheiden zwischen einem privaten Termin und einem betrieblichen Termin. Private Termine werden nur der betreffenden Person angezeigt, betriebliche Termine kann jeder Mitarbeiter innerhalb seiner Abteilung sehen. Sichtbar im Dienstplan werden diese Termine nur in der Kalenderansicht „Mitarbeiter„.

Terminmanagement

Um geplante Dienste, die nicht mehr benötigt werden entfernen zu können, wurde das Menü erweitert. Es können jetzt die Dienste eines Mitarbeiters im Dienstplan ab dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Mitarbeiters mit dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Arbeitsbereichs und die Dienste des Arbeitsbereichs mit dem entsprechenden Dienst gelöscht werden.
Terminmanagement

Bei der neu implementierten Option der Mehrfachlöschung von Diensten bei Mitarbeitern (obig als Punkt 1 beschrieben) erscheint nun immer ein Fenster, dass den Bediener fragt ob der Dienst nur bereichsspezifisch und ob alle Einträge gelöscht werden sollen.
Terminmanagement
Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann man nun eine Kollision mit anderen Diensten vermeiden/deaktivieren indem man unter der Option Regeln entsprechenden Punkt aktiviert.
Terminmanagement
In den Arbeitsbereichen kann nun bei Erstellung oder Bearbeitung vorhandener, unter der Option Sonstiges, geregelt werden ob Abwesenheiten angezeigt werden sollen.
Terminmanagement

Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann nun neben der Kollision auch noch eine Regel definiert werden ob ein Eintrag in die Zeiterfassung einfließen soll oder nicht.
Terminmanagement
Der Menüpunkt Zeiterfassung kann nun auch komplett aktiviert oder deaktiviert werden. Soll die Zeiterfassung in der Software aktiv sein, kann man einfach unter Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung einen Haken setzen und den Menüpunkt somit anzeigen lassen. Voraussetzung ist die zugehörige Berechtigung.
Terminmanagement

Umbenannt und erweitert wurde der Menüpunkt Zusatztabellen, der unter den Einstellungen -> Vorgaben zu finden ist/war. Dieser Punkt heißt nun Urlaub, hat aber die Zusatztabellen beinhaltet.
Desweiteren kann ein Genehmiger optional auch bei Mehrfachgenehmigungen eine Genehmigung erzwingen, es kann eingestellt werden ob ein Mitarbeiter sein Urlaubskonto sieht und es können die Überstunden aktiviert werden.
Terminmanagement
Neu gefasst wurde auch der Menüpunkt Arbeitsbereich in den Auswertungen. Hier können nun die Soll/Ist-Listen alternativ angewählt und beispielsweise gedruckt werden. Gezeigt werden die Planstunden, optional können die Pausen abgezogen werden. Jeder Benutzer benötigt dafür eine spezielle Berechtigung, sollte dieser Menüpunkt freigeschaltet sein,
Terminmanagement
In den Einstellungen -> Vorgaben -> Dienstplan kann nun eingestellt werden in welchem zeitlichen Rahmen jene Tauschaktionen erlaubt sind.

Terminmanagement
Die Option der Dienst-Tausch Anträge wurde vereinfacht. Es wurde ein Datumsfeld implementiert, durch dass nun eine schnellere Terminanwahl möglich ist. Zudem werden auch nur die für den Tauschzeitraum vorher festgelegten Tage (obig beschrieben) angezeigt. Nicht mit einem Dienst besetzte Tage werden in der Kalenderansicht ausgegraut.
Terminmanagement

Genehmigte Abwesenheiten können von einem Benutzer nun selbst wieder storniert werden wenn sie in der Zukunft liegen und der Genehmigungsstatus für die Abwesenheit deaktiviert ist. (Bspw. Urlaub wird doch nicht benötigt, etc.)
Terminmanagement

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Fix: Bei den Dienstfolgen wurden keine Frei-Dienste mehr eingetragen
    Fix: Kalkulation von Zuschlägen von zusammenhängenden Diensten über Nacht funktionierte nicht richtig
    Fix: Feiertage mit halben Urlaubsabzug haben haben keinen Abzug generiert
    Fix: Sonderkonten wurden bei Frei-Tagen nicht automatisch kalkuliert
    Fix: Aufruf der Sondernkonten im Dashboard funktioniert bei Firefox nicht
    Fix: Pausen werden beim Eintrag von Diensten nicht übernommen.
    Fix: Erstellen von Diensten mit Serie, Einträge werden nicht erstellt. Datum wird nicht korrekt gesetzt.
    Fix: Korrektur Emailversand (externe Mitarbeiter) / Abteilungsleiter

Update Smartphone App (Stempeluhr)

Zusätzlich zum Update mit der Version 1.5.3 nun noch detaillierter, ein Einblick in die Zeiterfassung per Smartphone App via TIMEOS Stempeluhr.

Damit sich die die einzelnen Personen mit der TIMEOS Stempeluhr per App zurecht finden und handeln können, erklären wir nun Schritt für Schritt die richtige Handhabung.

Wie Sie die Stempeluhr per App konfigurieren können haben wir bereits im obig genannten Update beschrieben. Einblick hierzu erhalten Sie hier: Stempeluhr per App

Nachdem Sie den oder mehrere Standorte eingerichtet haben, können sich die Mitarbeiter immer an den verfügbaren Standorten via TIMEOS Smartphone App einloggen. Voraussetzung ist natürlich eine Freischaltung im System für die entsprechenden Mitarbeiter zur Nutzung der Smartphone App.

Der Mitarbeiter findet ein übersichtliches Menü vor, in dem er die Stempeluhr leicht bedienen kann. (In unserem Beispiel über ein Android Handy und mit administrativen Zugriffsrechten. VORSICHT!! Nicht jeder Mitarbeiter hat diese Ansicht!! In vielen Ansichten sind Funktionen von administrativer Seite der Firmenleitung beschränkt.)

Stempeluhr

Durch einen Klick auf den Menüpunkt Stempeluhr, öffnet sich das Menü jedes einzelnen Mitarbeiters (immer nur das eigene). Der Mitarbeiter erhält einen Überblick über seine Zeiten. Ihm wird der Resturlaub, die Überstunden, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit, sein aktueller Status und seine Arbeitszeit angezeigt. Zudem ist auch immer der aktuelle Tag und die aktuelle mitlaufende Uhrzeit zu sehen. Der Mitarbeiter kann nun  eine Buchung durchführen. In der Regel ist dies die Kommen Buchung. Durch einen Klick auf den Button Andere Buchung können weitere Buchungsoptionen eingesehen werden.

Stempeluhr

 

Vor jeder Buchung wird der Mitarbeiter gefragt ob er die Buchung auch wirklich durchführen möchte.

Stempeluhr

Der aktuelle Status ändert sich für den Mitarbeiter ersichtlich nach jeder Buchung. So sieht er vor jeder neuen Buchung, was die letzte Buchung war. Diese Option wird ihm auch immer sichtbar vorgeschlagen.

Stempeluhr
Alle getätigten Buchungen werden dem Mitarbeiter übersichtlich unter dem Menüpunkt Buchungen innerhalb der Stempeluhr angezeigt. Dazu muss der Mitarbeiter nur zwischen den Menüpunkten Uhr und Buchungen switchen.

Stempeluhr
Befindet sich der Mitarbeiter außerhalb des von administrativer Seite eingegebenen Radius, ist keine Buchung möglich. Die Software warnt sichtlich innerhalb der App und berechnet den Abstand hin zur gültigen Buchungsdistanz.

Stempeluhr
Mit der TIMEOS Stempeluhr können Sie hervorragend Außendienst- oder Montagemitarbeiter stempeln lassen und erfassen Ihre Zeiten wie im eigenen Unternehmen. Jede Buchung erscheint sofort nach Durchführung auch im administrativen Bereich. Es ist also sofort ersichtlich welcher Mitarbeiter, welche Buchung wo durchgeführt hat.

Ältere Beiträge

© 2019 TIMEOS Blog

Theme von Anders NorénHoch ↑