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Dienstplan erstellen leicht gemacht

Kategorie: Dienstplanung (Seite 1 von 3)

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.

Monatsabschluss

Button Monatsabschluss

Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)

Abgeschlossener Monat
Monatsabschluss
offener Monat
einzelner Monatsabschluss incl. Verlaufsanzeige
Monatsabschluss abteilungsbezogen

Statusanzeige

Statusanzeige

Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung.
Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.

Statusanzeige Kalendarisch
Statusanzeige Textlich
Statusanzeige Textlich
Direkte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste

Zuschläge erweitert und überarbeitet

Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.

Neue Ansicht Zuschlagerstellung
Zuschläge im Stammdatenmenü

Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten

Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).

Sortierung im Stammdatenmenü
Ansicht Dienstplan
Ansicht Mitarbeiter

Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.

Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen

Darstellung der Überstunden für den Benutzer

Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.

Einstellungsoptionen
Ansicht Dashboard

Zeiterfassung invalidieren

Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….

Abwesenheiten gesondert bewerten

Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.

Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters

Erweiterung Geschlecht Divers

Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….

Auswahlmöglichkeit

Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)

Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.

Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar

Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.

Stempeluhr Dashboard Benutzer

Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.

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Auswertungen – ein wichtiger Fokus

Auswertungen – ein wichtiger Fokus

Nicht nur bei der Fußball Weltmeisterschaft in Russland sind Auswertungen ein wichtiges Thema. Auch TIMEOS legt großen Wert auf eine detaillierte Übersicht bei den Auswertungen, egal um welchen Bereich es sich hierbei handelt.

Wenn sich am kommenden Donnerstag um 17 Uhr MESZ, der Gastgeber Russland und der letze deutsche Testspielgegner vor Beginn der Weltmeisterschaft, Saudi-Arabien gegenüberstehen, werden viele Kameras auf das Spielfeld gerichtet sein und die Welt wird gebannt vor den Fernsehgeräten sitzen. Die 21. Ausrichtung der wohl wichtigsten sportlichen Veranstaltung wird von diesen beiden Teams eröffnet. Bis zum 15.07.2018 stehen sich 32 teilnehmende Mannschaften in 64 Spielen gegenüber. Das ist dass was die Welt sieht….

Auswertungen
….doch auch im Hintergrund passiert während eines solchen Spieles eine Menge. Pässe werden erfasst, Zuschauer werden anhand Ihrer gültigen Eintrittskarten gezählt, Laufleistung in Kilometer werden pro Spieler bestimmt, die Torschützen werden bejubelt und vermerkt, kurz – das Spiel wird komplett bis in kleinste Detail ausgewertet. Auswertungen sind essenziell in der heutigen Zeit, beim Fußball aber auch in der Dienstplanung.
Unternehmen gestalten ihre Dienstpläne unterschiedlich, reglementieren verschiedene Themen oft anders als gewohnt, haben unterschiedliche Zeiterfassungskriterien und noch vieles mehr – eines aber bleibt immer gleich. Auswertungen benötigt jedes Unternehmen. TIMEOS bietet Ihnen hier ein breit gestaffeltes Feld, dass detailliert jederzeit eingesehen und abgerufen werden kann.

Auswertungen TIMEOS:

zu den Auswertungen die es Bereichsspezifisch innerhalb der Software gibt, gesellen sich noch weitere Features, die Ihnen die alltägliche Arbeit erleichtern. Da auch die Weltmeisterschaft in unseren Köpfen eine gewichtige Rolle spielt, stellen wir Ihnen unsere Auswahl vor. Folgende Elf schickt TIMEOS auf den Platz: 

  • Urlaub
  • Sonderkonten (falls angelegt)
  • Überstunden
  • Soll-/Ist Übersicht
  • Arbeitsbereiche
  • Eintrag-Statistik
  • Dienst-Statistik
  • Jubiläumsliste
  • Geburtstagsliste
  • Demographie
  • Talentsuche

Auswertungen: Urlaub

Lassen Sie sich alle Urlaube anzeigen, entweder als Tabelle, Linien- oder Kuchendiagramm. Wählen Sie das Jahr und die entsprechende Abteilung aus. Bestimmen Sie die Summen sowie die Entwicklung im Quartal oder pro Jahr. Lassen Sie sich optional Farben anzeigen, Mitarbeiterdaten aufschlüsseln oder blenden Sie Bereiche ohne Daten aus. Definieren Sie ob ein spezieller Mitarbeiter angezeigt werden soll oder doch alle. Exportieren Sie die Auswertung nach Excel oder als PDF.
Urlaubsplanung incl. Auswertung

Auswertungen

Auswertungen: Sonderkonten

Legen Sie den Zeitraum, das Jahr und die Abteilung fest, für die Sie diese Auswertung benötigen. Stellen Sie optional einen bestimmten Mitarbeiter ein oder lassen Sie sich alle anzeigen. Wählen Sie zwischen Statistik, Übersicht und Listen. Exportieren Sie alles nach Excel.

Auswertungen

Auswertungen: Überstunden

Lassen Sie sich alle Überstunden anzeigen, entweder als Tabelle, Linien- oder Kuchendiagramm. Wählen Sie das Jahr und die entsprechende Abteilung aus. Bestimmen Sie die Summen sowie die Entwicklung im Quartal oder pro Jahr. Lassen Sie sich optional Farben anzeigen, Mitarbeiterdaten aufschlüsseln oder blenden Sie Bereiche ohne Daten aus. Definieren Sie ob ein spezieller Mitarbeiter angezeigt werden soll oder doch alle. Exportieren Sie die Auswertung nach Excel oder als PDF.

Auswertungen

Auswertungen: Soll-/Ist Übersicht

Bestimmen Sie den Anzeigemonat, die Abteilung und ob Sie sich einen einzelnen oder alle Mitarbeiter anzeigen lassen wollen. Blenden Sie optional Mitarbeiter ohne Ist-Stunden aus, definieren Sie ob Soll, Plan, Pausen, Saldo, Zuschläge oder Löhne angezeigt werden sollen und exportieren Sie alles als PFD. Jeweils die aktuelle Ansicht kann auch nach Excel exportiert werden.

Auswertungen

Auswertungen: Arbeitsbereiche

Legen Sie eine Abteilung, einen Arbeitsbereich, einen speziellen oder alle Mitarbeiter fest. Bestimmen Sie den Anzeigemonat, lassen Sie sich optional die Pausen abziehen, exportieren Sie alles als PDF oder die aktuelle Ansicht nach Excel.

Auswertungen

Auswertungen: Eintrags-Statistik

Wählen Sie eine Abteilung aus, bestimmen Sie ob der aktuelle Monat, das aktuelle Quartal oder Jahr angezeigt, der letzte Monat oder das letzte Quartal, bzw. Jahr angezeigt oder der nächste, übernächste Monat oder das nächste Quartal angezeigt werden sollen. Exportieren Sie Ihre Ansicht als PDF oder nach Excel.

Auswertungen

Auswertungen: Dienst-Statistik

Wählen Sie eine Abteilung aus, bestimmen Sie ob der aktuelle Monat, das aktuelle Quartal oder Jahr angezeigt, der letzte Monat oder das letzte Quartal, bzw. Jahr angezeigt oder der nächste, übernächste Monat oder das nächste Quartal angezeigt werden sollen. Lassen Sie sich Farben anzeigen, definieren Sie ob der Dienstzähler an Feiertagen/Wochenenden laufen soll und entscheiden Sie ob die Summe in einer Spalte oder Reihe angezeigt wird. Exportieren Sie Ihre Ansicht als PDF oder nach Excel.

Auswertungen

Auswertungen: Jubiläumsliste

Sehen Sie alle Mitarbeiter übersichtlich sortiert nach Firmeneintritt, Personalnummer, Name oder Abteilung und sehen Sie die fehlenden Tage bis zum nächsten Jubiläum.

Auswertungen: Geburtstagsliste

Sehen sie alle Mitarbeiter übersichtlich sortiert nach Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Alter oder Abteilung und sehen Sie die fehlenden Tage bis zum Geburtstag.

Auswertungen: Demographie

Sehen Sie die Altersstruktur Ihres Unternehmens gestaffelt nach dem Geschlecht. Exportieren Sie diese Ansicht als PDF.

Auswertungen: Talentsuche

Geben Sie einen bestimmten Suchbegriff ein, filtern Sie Ihre Auswahl nach Abteilung, Geschlecht, Qualifikationen und einiges mehr. Exportieren sie ihre Ansicht nach Excel oder als PDF.

 

Wen auch immer Sie von unserer TOP Elf spielen lassen möchten, er wird Sie begeistern. Wenn in Russland irgendwann im Juli die Scheinwerfer der WM wieder ausgehen bleibt TIMEOS aktiv. Wir hoffen auf eine tolle Fußball Weltmeisterschaft, einen positiven Ausgang für unser deutsches Team und bleiben immer weiter für Sie am Ball!

Automatisches Warnsystem Dienstplan

Automatisches Warnsystem Dienstplan

Die Behandlung von Krebs könnte revolutioniert werden.
Ein Automatisches Warnsystem Dienstplan von TIMEOS ist hierfür allerdings nicht verantwortlich. Wissenschaftler der Stanford University und des Cleveland Clinic’s Taussig Cancer Institute stellten sicher, dass ein Bluttest effektiv 10 Arten von Krebs vor der Erkrankung erkennen kann. Auch eine Bezeichnung für den Test wurde schon gefunden, der flüssige Biopsie-Test ist geboren.
Ob und wie weit er in Zukunft die schlimme Diagnose Krebs für Menschen besänftigen kann, wird sich zeigen. Eins ist aber gewiss, es wird noch eine Weile dauern bis man hier aussagekräftige Gewissheiten präsentieren kann.

Anders verhält sich das bei TIMEOS. Hier haben Sie ein Warnsystem was sofort erkennt, wenn etwas in Ihrer Dienstplanung, Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung nicht stimmt und somit „krankt“.

TIMEOS Automatisches Warnsystem Dienstplan
Oft sind es Einstellungs- oder Regelungsfehler, die von den Nutzern angelegt werden. Ein Problem ist das allerdings nicht denn das automatische Warnsystem erkennt alles was innerhalb der Software falsch läuft. Abhängig ist diese natürlich aber von der vorherigen Konfiguration des Nutzers.

Features dieses Systems sind z.B.:

  • Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
  • Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)So haben Sie die Möglichkeit die Regelungen so einzustellen, wie es in Ihrem Unternehmen Vorschrift ist. Beachten sollte man allerdings unbedingt die gesetzlichen Vorgaben.

Regelungen automatisches Warnsystem Dienstplan

TIMEOS Automatisches Warnsystem Dienstplan

Haben Sie alle nötigen Einstellungen im Vorfeld getroffen, wird Sie das automatische Warnsystem bei jeder fehlerhaften Planung auf selbige hinweisen. Ihnen wird als Administrator im Dashboard aufgezeigt wo und welcher Fehler sich innerhalb Ihrer Planung befindet.

Ein Klick auf den obig gezeigten Button „Bearbeiten“ zeigt den Ort und die Fehlerquelle auf. Klicken Sie auf jene Quelle werden Sie sofort an diesen Ort weitergeleitet. Kein langes Suchen, kein Klicken durch verschiedene Menüs – TIMEOS führt Sie schnell zum Ort und Sie können den bestehenden Fehler ausbessern. Unser automatisches Warnsystem Dienstplan wird auch Sie begeistern. So einfach war Dienstplanung noch nie!

Ein weiteres Warnsystem bietet TIMEOS obendrein. Optional können Sie bei Nutzung der Stempeluhr ein automatisches Ausbuchen einstellen, welches Sie dann ebenfalls warnt, sollte ein Mitarbeiter vergessen haben die Stempeluhr zu betätigen.  Regelwerk Zeiterfassung

„Wer das Ziel kennt, kann entscheiden.
Wer entscheidet, der ist sicher.
Wer sicher ist, kann überlegen.
Wer überlegt, kann verbessern.“

Konfuzius (vermutlich von 551 v. Chr. bis 479 v. Chr.) war ein chinesischer Philosoph zur Zeit der Östlichen Zhou-Dynastie.

Dienstplanung im 21. Jahrhundert – Einfach besser durch TIMEOS!

Personalmanagement – Der Anfang jeden Gipfels

Personalmanagement

Qualifizierte Mitarbeiter waren und sind in Deutschland immer noch recht knapp, welches auch durch den demografischen und strukturellen Wandel bedingt ist, da viele Arbeitnehmer, die dieses Kriterium erfüllen, in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Dabei sind qualifizierte Mitarbeiter der Meilenstein eines erfolgreichen Unternehmens. Hier fängt es schon bei einem strukturierten und funktionierenden, strategischen Personalmanagement an.

TIMEOS ist der erste Schritt in die richtige Richtung!

Was ist die Definition von Personalmanagement?

Personalmanagement ist, der komplette Tätigkeitsbereich der mit Personalverwaltung, Personalführung, Personalplanung und Personalentwicklung eines Unternehmens in Zusammenhang steht. Dies kann nicht von einem einzelnen Mitarbeiter gestemmt werden, hier bedarf es einer Bündelung aller Kräfte.
Aus diesem Grund sollten alle Führungsebenen, Geschäftsleitung, leitungsbefugte Mitarbeiter und Vorgesetzte mit einbezogen werden und entsprechende Abläufe innerhalb des Unternehmens gezielt implementiert werden.

Strukturierter Aufbau eines Firmensystems: Abteilungen, Standorte, Arbeitsbereiche, Mitarbeiterdetails, Qualifikationen, Regelwerke, Rollen, Berechtigungen, Talentsuche – wichtige Bausteine eines modernen Unternehmens. Alles zu finden und abzubilden in einer Software – TIMEOS!

Welche Aufgaben und Ziele hat das Personalmanagement?

Übergeordnetes Ziel eines funktionierenden Personalmanagement sollte die Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen, zu fördern oder beizubehalten sein. Diverse Studien haben es schon oft bewiesen – zufriedene Mitarbeiter sind loyaler ihrem Arbeitgeber gegenüber, seltener krank, arbeiten produktiver und kreativer. Dazu bedarf es nicht allein einer natürlichen Menschenfreundlichkeit, nein, ein funktionierendes Personalmanagement ist hier Grundvoraussetzung. Resultat sind hier nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, auch niedrigere Personalkosten die sich oft und gerne in einem ROI (Return on Investment) niederschlagen.
Wie eingangs beschrieben unterteilt sich das Personalmanagement in verschiedene Teilbereiche welche das Ziel haben, den richtigen Arbeitnehmer für verschiedene Fachbereiche des Unternehmens zu finden. So lässt sich eine strategische Entwicklung im Sinne des Unternehmens fördern und eine gelebte Unternehmenskultur unterstützt dies natürlich nachhaltig.

Teilbereiche gliedern sich in:

  • Personalplanung (gezielt sicherstellen das zu jeder Zeit geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Anforderungen werden nach kurz- mittel- oder Langfristigem Bedarf unterteilt)
  • Personalbeschaffung (möglichst vorausschauende Besetzung von vakanten Stellen die zumeist erst intern, sollte da keine geeignete Kraft zur Verfügung stehen, extern beschafft wird. Cleveres Personalmarketing wirkt hier unterstützend.Wesentliche Schritte sind hier: Stellenanzeigen nach festgelegtem Anforderungsprofil, Bewerbermanagement, gezielte Personalauswahl in Abstimmung mit Fachbabteilungen)
  • Personalverwaltung und Einsatz (Arbeitsbedingungen definieren die Inhalte der Tätigkeiten, die von Mitarbeitern zu erledigen sind und von Personalverwaltung vorgegeben und geprüft sind. Zu beachten sind auch die gesetzlichen Vorgaben: betriebliche Mitbestimmung, geeignete Arbeitsmittel, flexible Arbeitszeiten, Arbeitsplatzsicherheit)
  • Personalentwicklung (Koordination und Steuerung aller Maßnahmen die dem Anstieg der Mitarbeiterkompetenz dienen. Aus- und Weiterbildungsangebote, interne Umschulungen, Mentoren, fachspezifisches Training und Coaching)
  • Personalcontrolling (Hinter allen Daten, Fakten und Zahlen verbirgt sich immer noch ein Mitarbeiter. Personalwirtschaftliche Prozesse werden geplant, kontrolliert und gesteuert anhand vorher festgelegter KPIs – Key Performance Indicator oder Kennzahlen.
  • Entgeltmanagement (Natürlich ist es immer leichter neue Mitarbeiter mit hohem Gehalt oder Lohn ans Unternehmen zu binden. Eine geschickte Verknüpfung an die gewünschte, vom Arbeitnehmer zu erbringende Leistungen sind geeignete Instrumente und bis heute lebendige Elemente die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters zu fördern)

    Was bildet TIMEOS ab?

Abteilungen/Standorte:

Mit TIMEOS können Sie Ihre Unternehmensstruktur bis ins kleinste Detail abbilden. Unter der obersten Ebene, dem Unternehmen an sich, können Sie entweder Abteilungen, Standorte oder Ordner anlegen und diese einer übergeordneten Ebene als Unterordner anhängen. Diesen Typen können Sie im Anschluss Zugriffsberechtigte mit speziellen Rollen und ebenfalls darin enthaltenen speziellen Berechtigungen, Verantwortliche, spezifische Arbeitsbereiche und Notizen hinzufügen. Optional kann auch der iCal-Download je Abteilung/Standort eingerichtet werden. Die Bezeichnung der Abteilung oder des Standortes obliegt ganz bei Ihnen. Ebenso können sie jedem Typen eine separate Hintergrundfarbe zuordnen und können den Zugriffsberechtigten auch einen Zugriff auf weitere Unterabteilungen gewähren. So wird ein Unternehmen sehr schnell und bequem vernetzt. Eine Kostenstelle kann selbstverständlich auch jedem Typen, egal ob Abteilung, Standort oder Ordner zugefügt werden.

Mitarbeiterdetails:

Hier können Sie die Stammdaten Ihres Mitarbeiters, seine Arbeitszeiten, den Urlaub, seine Qualifikationen, Regeln, Berechtigungen, Benutzerfelder und Dokumente spezifisch einstellen., bzw. hochladen.

Stammdaten:

Hier können Sie dem Mitarbeiter eine eigene Anmeldung zu TIMEOS geben, ein Profilbild hochladen und seine Personaldaten verwalten. Zu diesen zählen: Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, ein eventueller Titel, seine primäre Abteilung, sein Eintrittsdatum, ein eventuelles Austrittsdatum, sein Geburtstag, eventuelle Stellvertreter, das Geschlecht, ein Kürzel, seine Position, der Familienstand, etwaige Kinder,ein eventueller Behinderungsgrad sowie wichtige Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer und E-Mailadresse. Desweiteren kann jedem Mitarbeiter eine eigene Hintergrundfarbe zugeordnet werden.
ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Arbeitszeiten:

Hier können die Arbeitszeiten des Mitarbeiters eingestellt werden. Wichtig ist hier zu wissen an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeitet, wie viele Wochen- oder Monatsstunden zur Verfügung stehen, wann die Gültigkeit für dieses Arbeitsmodell besteht und ob eventuell mehrere Arbeitszeitmodelle in Frage kommen.
Desweiteren kann hier definiert werden ob die Zeit per Dienstplan oder via Stempeluhr erfasst wird, welche Saldo-Berechnung gewählt werden soll, ob der Saldo mit in den nächsten Monat gezogen werden soll und auch die Bewertung der Krankheitseinträge kann man hier speziell auf den Mitarbeiter zuschneiden. Ebenso kann die Region des Mitarbeiters (gerade bei mehreren Standorten wichtig aufgrund der Feiertage), das Modell ob nach Wochen- oder Monatsstunden, bzw. die Verfügbarkeit an arbeitsfreien Tagen oder Feiertagen definiert werden. Ebenso kann hier, wieder optional, der Lohn oder das Gehalt eingestellt werden sowie ob die Pausen bezahlt werden sollen oder nicht.

Urlaub:

Hier haben Sie Einblick auf das persönliche Urlaubskontingent des Mitarbeiters, seine etwaigen Sonderkonten, können seine Urlaubseinträge verwalten und die Vorgaben definieren. Alle Werte können entweder nach Excel oder als PDF exportiert werden.

Einstellungen:

Mutterschutzgesetz und die Kalenderfreigabe für den iCal-Download sind hier wesentliche Bausteine. Eine Kalenderfreigabe hier, betrifft nur den Mitarbeiter an sich. Optional gibt es diese Funktion auch in den Abteilungen, welche dann Abteilungsbezogen ist und alle Mitarbeiter, die darin erfasst werden anzeigt. Ebenso kann hier eingestellt werden zu welchen Tages und Nachtzeiten der Mitarbeiter arbeiten kann/darf.

Qualifikationen:

Hier werden vorhandene Qualifikationen dem Mitarbeiter zugeordnet. Die Qualifikation kann bezeichnet, ein Startdatum eingetragen und eine Gültigkeit erfasst werden. Desweiteren kann eine Soll- bzw. eine Istbewertung für die Qualifikation optional eingestellt werden.
Eine weitere Qualifikation kann allgemein im Hauptmenü unter dem gleichnamigen Punkt angelegt werden. Dort wird die Qualifikation aber keinem Mitarbeiter zugewiesen, sondern kann einem Arbeitsbereich zugeordnet werden, welcher dann nur Mitarbeiter zulässt, die diese Qualifikation aufweisen. Eine Qualifikation kann in einem Bewertungssystem entweder als Qualifiziert, Schulnotensystem oder Sprachkenntnis eingestuft werden.

Regeln:

Arbeitsbereiche können hier von Ihnen als Administrator dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dieser wird dann auch nur in diesen Arbeitsbereichen als verfügbar angezeigt. Dies gilt aber auch nur bei aktivierter Regel. Ist diese Regel deaktiviert, kann der Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen des Unternehmens eingesetzt werden.

Berechtigungen:

Weisen Sie den Mitarbeiter einer speziellen Benutzergruppe zu oder stellen Sie ihm spezifisch einstellbare Berechtigungen zur Verfügung. Diese speziellen Berechtigungen sind unterteilt in Kategorien und können darunter natürlich auch noch einzeln vergeben werden. TIMEOS bietet Ihnen hier eine außergewöhnlich tiefe Flexibilität, die seines gleichen sucht.

Benutzerfelder:

Ein weiterer flexibler Pluspunkt von TIMEOS. Erstellen Sie Ihre eigene Struktur, fügen Sie Felder die Sie benötigen hinzu und bilden somit Ihre eigenen Anforderungen mit der Software maßgeschneidert ab. Diese optionalen Felder können beispielsweise Felder sein wie, Berufsdaten (wie z. B. Probezeit, erlernter Beruf), Kontaktdaten, Personaldaten, Gehaltsdaten, Krankenkassenzugehörigkeit, etc…
Die Benutzerfelder, die Sie einmalig anlegen, aber bei Bedarf jederzeit wieder ändern können, sind für jeden Ihrer Mitarbeiter gleich!
Auch hier gilt: ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Zum Thema Datenschutz verweisen wir an dieser Stelle noch einmal auf unseren Blogeintrag hierzu: Datenschutz

Dokumente:

Schaffen Sie Ihre eigene Struktur. Ein Ordnermanagement auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Strukturieren Sie Ihre Dokumentationen, laden Sie wichtige Informationen hoch und verwalten diese nach Ihrem Gusto. Ordner, Unterordner von – mit TIMEOS kein Problem.

Regelwerke:

Stellen Sie hier Ihre eigenen Regeln ein. Bilden Sie Ihre Unternehmensvorgaben eins zu eins mit TIMEOS ab. Ein Regelwerk betrifft die Abwesenheiten, in dem Sie eigenen Regeln erstellen können aber auch bereits vorhandene nutzen können. Regel können hier beispielsweise sein: Urlaubsperre, Mindestbesetzung, Qualifikationsregel, Benachrichtigungsregel, Genehmigungsregel, maximale Abwesenheiten, gegenseitiger Urlaubsausschluss, und vieles mehr.
Ein anderes Regelwerk betrifft die Zeiterfassung. Hier können automatische Buchungen, sowie automatische Pausen erfasst und konfiguriert werden. Einzelne Regelwerke sind darunter ebenfalls optional aktivierbar. So kann ein Regelwerk bei der Buchung Kommen, der Buchung Gehen und ein automatisches Ausbuchen nach einer zeitlichen Vorgabe erfolgen. Informationen darüber können ebenfalls an einzelne oder mehrere Mitarbeiter verschickt werden. Bei den automatischen Pausen kann natürlich die gesetzliche Vorgabe, die eine Pause nach 6 Stunden von mind. 30 Minuten oder nach 9 Stunden von mind. 45 Minuten vorsieht.

Rollen:

Rollen nehmen innerhalb TIMEOS einen Schwerpunkt ein. Definieren Sie jede Rolle Ihres Unternehmens in TIMEOS neu und vergeben Sie dazu die nötigen Berechtigungen. Jede von Ihnen generierte Rolle kann einer Abteilung, einem Standort zugeordet werden. Dort übernimmt der Mitarbeiter, der diese Rolle einnimmt, alle Funktionen und Berechtigungen die Sie ihm im Vorfeld ermächtigen. Auch im Nachgang können problemlos weitere Berechtigungen hinzugefügt werden.

Talentsuche:

Finden Sie für jede Aufgabe den richtigen Mitarbeiter. TIMEOS bietet Ihnen bei der Talentsuche alle Optionen. Stellen Sie ein für welche Abteilung/welchen Standort Sie einen passenden Mitarbeiter suchen. Geben Sie weitere Rahmenbedingungen an, wie beispielsweise Qualifikationen und lassen Sie sich den passenden Mitarbeiter finden. Leichter geht es nicht!

Arbeitsbereiche:

Staffeln Sie Ihr Unternehmen, lassen Sie sich einzelne oder alle Arbeitsbereiche anzeigen. Strukturieren Sie Arbeitsbereiche nach Abteilungen oder Standorten, hinterlegen Sie zu jedem Arbeitsbereich eine spezifische oder aber auch gleiche Dienstvorlage und sparen sich somit die Arbeit es immer wieder neu einpflegen zu müssen. Lassen Sie sich in den Arbeitsbereichen alle zugehörigen Mitarbeiter anzeigen und senden Sie diesen bei Bedarf direkt aus dem Arbeitsbereich, der Abteilung, dem Standort, Nachrichten über das TIMEOS Benachrichtigungssystem. Schauen Sie sich optional die Einsatzplanung in den Arbeitsbereichen wöchentlich oder monatlich an und finden sie immer den gewünschten Dienst.

Personalmanagement

„Der Gipfel des Ruhms ist, wenn man seinen Namen überall findet, nur nicht im Telefonbuch.“
(Henry Fonda (1905-82), amerik. Filmschauspieler, der am 16.05.1905, vor 113 Jahren, geboren wurde.)

Der Anfang Ihres Gipfels ist TIMEOS!

Zuschläge – oft unterschiedlich, doch durch TIMEOS geregelt

Zuschläge – oft unterschiedlich, doch durch TIMEOS geregelt

Zuschlagsarten gibt es viele. Fast jedes Unternehmen hat eigene, andere Zuschläge. Daher ist es schwierig alle unter einen Hut zu bekommen und jede Art von Zuschlag vorzudefinieren.
Zu den Zuschlägen kommen dann oft auch noch die Zulagen, welche aber nicht mit den Zuschlägen vergleichbar sind.
Zulagen sind immer Beitrags- und Steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nur die Zuschläge für Feiertags-, Sonntags- und Nachtarbeit sind in definierten Grenzen Steuer- und Beitragsfrei.

Unter Zulagen versteht man Zahlungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn oder Grundgehalt gezahlt werden. Ansprüche entstehen zumeist aus einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder eben dem persönlichen Arbeitsvertrag.

Zulagen können sein:

  • Erschwerniszulagen (Belastung durch Schmutz, Lärm, Gefahren, Hitze, Erschütterung, etc.) Diese werden ebenfalls wieder unterteilt in:
    – Arbeiten mit hohen körperlichen Belastungen
    – Arbeiten mit besonders starken Umwelteinflüssen
    – Arbeiten die gesundheitsschädlich oder gefährlich sind
  • Leistungszulagen
  • Funktionszulagen (z. B. Meister, Vorarbeiter, Ausbilder,…)
  • Sozialzulagen (Kinder-, Familien-, Haushalts- oder Ortszulagen)
  • persönliche Zulagen
  • Wechselschichtzulagen

Für Zulagen bestehen keine Regelungen die eine Ausnahme zur Stuer- und Beitragsfreiheit darstellen.

Desweiteren gibt es Regelungen zu den verschiedenen Einsatzzeiten der Arbeitnehmer, besonders in der Feiertags- und Sonntagsarbeit aber auch der Nachtarbeit.

Im  §9 des ArbZG wird eigentlich klar festgelegt, dass ein Arbeitnehmer an gesetzlichen Feiertagen und Sonntagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden darf. §10 ArbZG lässt allerdings viele Ausnahmen zu.
Einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit, gibt es laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.01.2006 nicht.

§11 Abs. 3 ArbZG regelt folgendes:

  • Arbeitnehmer die an einem Sonntag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren ist.
  • Arbeitnehmer die an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von acht Wochen zu gewähren ist.

Hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit, bestehen dafür Regelungen zur Steuerfreiheit. Dieser Anspruch ergibt sich entweder aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem persönlichen Arbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung.

Speziell wird es an Feiertagen wie dem Ostersonntag oder Pfingstsonntag. Der Ostersonntag ist ausschließlich nur in Brandenburg ein offizieller Feiertag, was heißt, dass in den restlichen Bundesländern an diesem Tag kein Anspruch auf Feiertagszuschläge besteht, sofern gearbeitet wird. Gleiches gilt auch für den Pfingstsonntag.(BAG, Urteil vom 17.03.2010, Az. 5 AZR 317/09) Der Anspruch bezieht sich hierbei auf einen Anspruch resultierend aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Anders ist die Rechtslage nur, wenn ein Tarifvertrag dies ausdrücklich regelt, dass Zuschläge auch an diesen beiden Tagen zu zahlen sind.
Für die lohnsteuerliche Behandlung der Feiertagszuschläge ist das vorstehend erwähnte Urteil des Bundesarbeitsgerichts unbeachtlich. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien gehören zu den gesetzlichen Feiertagen (für die steuerfreie Zuschläge gezahlt werden können) auch der Ostersonntag und der Pfingstsonntag. Dies gilt unabhängig von den einzelnen Feiertagsgesetzen der Länder. Wenn der Arbeitgeber den Zuschlag für Arbeit an diesen Tagen zahlt, ist er steuerfrei.
Nach § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz hat der Arbeitgeber dem Nachtarbeitnehmer für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihm hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt zu gewähren. Das gilt nur soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen. Damit besteht nur für Nachtarbeit ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge. Für diese Zuschläge gibt es im Einkommensteuergesetz Regelungen zur Steuerfreiheit.

Zuschläge können sein:

  • Überstundenzuschläge
  • Mehrarbeitszuschläge
  • Nachtarbeitszuschläge
  • Sonntagszuschläge
  • Feiertagszuschläge
  • Schichtzuschläge

Unter Mehrarbeit (umgangssprachlich mit dem Begriff Überstünden gleichgesetzt) versteht man die Überschreitung der gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeit. Überstunden leisten Arbeitnehmer dann, wenn sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreiten. In der Regel sind Überstunden zu vergüten. Es kann aber auch ein Freizeitausgleich vereinbart werden.
Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, sind in folgender Höhe steuerfrei (§ 3b EStG):

  • Einkommensteuergesetz
  • Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr – 25% des Grundlohns
  • Für Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr erhöht sich der Zuschlagssatz, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wird – 40 % des Grundlohns
  • Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr am Montag, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde – 50 % des Grundlohns
  • Feiertagsarbeit (gesetzliche Feiertage) von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des auf den Feiertag folgenden Tages, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde – 125 % des Grundlohns
  • Für die Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember, am 31. Dezember sowie am 1. Mai – 150 % des Grundlohns

Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nicht kumulativ anzuwenden. Der Nachtarbeitszuschlag ist jedoch kumulativ anzuwenden. Ist der Sonntag also ein Feiertag, kann nur der jeweilige Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden. Der Nachtarbeitszuschlag in Höhe von 25 % oder 40 % kann zusätzlich zum Sonntags- oder Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden.

 

Mit TIMEOS haben Sie diese Zuschläge alle im Blick. Sie haben zudem die Möglichkeit, sich eigene Zuschläge, die evtl. nur in Ihrem Unternehmen auftreten, anzulegen. Ein eigens dafür eingerichteter Punkt innerhalb der Einstellungen lässt Sie hier alles verwalten.
Zuschläge
Mit der Option Neuer Eintrag lässt sich ganz leicht ein neuer Zuschlag anlegen.
Zuschläge

Genauer definieren kann man auch die Zuschlagsart:
Zuschläge

Seien Sie sich bewusst dass alle Zuschläge korrekt bezahlt und berechnet werden. Mit TIMEOS sind Sie generell auf der sicheren Seite.

Und welche Rolle spielst du? Rollenverteilung/Berechtigungen

Und welche Rolle spielst du?

Titel gibt es viele. Doch nicht jeder Mitarbeiter trägt einen. In vielen Unternehmen gibt es dennoch Positionen die mit einem Titel, einer Rolle besetzt sind. Sei es der Chef, Geschäftsführer, Personalleiter, Assistent, Disponent, Prokurist, Betriebsleiter, Meister, Gruppensprecher, Vorarbeiter, etc….

Mit TIMEOS können Sie allen Ihren Mitarbeitern Namen geben – egal wie Sie heißen. Das entscheiden SIE!
Die Struktur, die Sie sich bei TIMEOS aufbauen können, passt sich immer Ihrem Unternehmen an und wird von Ihnen nach Ihrem Gusto kreiert.
Sei es eine Abteilung, die Sie unterstrukturieren können, ein Standort oder Ordner. Alles findet in unserer Software seinen Platz.
Das Beste daran ist – jeder Mitarbeiter kann individuell mit seinen Berechtigungen eingestellt werden. Dies entscheidet der Administrator – je Rolle, je Position, je Aufgabengebiet. Einfacher geht es nicht!

Wichtig zu wissen ist ob man sein Unternehmen aufteilen muss, etwa durch Abteilungen, Werkshallen, Standorte oder einfachen Ordnern.
Abhängig von der Größe des Unternehmens können diese eingerichteten Abteilungen dann nochmals untergliedert werden.
Jeder Abteilung kann dann Zugriffsberechtigte, Verantwortliche, Arbeitsbereiche und somit auch Mitarbeiter zugeordnet werden.
Eine Abteilung lässt sich in TIMEOS bequem und leicht anlegen. Im Menü ist der Pfad über den Reiter „Personal“ zu finden.
Dort kann man dann mittels des grünen Buttons „Abteilung erstellen“ eine solche anlegen und definieren als was diese Abteilung geführt werden soll.

Schritt 1 ist also die Namensgebung (Bezeichnung).

Rolle

Schritt 2 ist dann die Typisierung der Abteilung. Wird sie als Ordner, Standort oder Abteilung geführt.

Rolle

Schritt 3 sollte dann die Zuordnung der Abteilung sein. Von welchem Medium soll die erstellte Abteilung ein Unterordner sein.

Rolle

Schritt 4 ist das Eintragen einer Kostenstelle und das Vergeben einer eigenen Hintergrundfarbe für die Abteilung um sie von anderen Abteilungen zu unterscheiden.

Rolle

Somit steht die Abteilung in Ihren Grundfesten und kann nun fein justiert werden. Dies geschieht mit den Punkten

  • Zugriff
  • Verantwortliche
  • Arbeitsbereiche
  • Notizen
  • Erweitert

RolleSpeichern Sie Ihre Eingaben mit dem blau hinterlegten Button „Speichern„.

Jetzt wird es spannend für die Positionen in Ihrem Unternehmen. Sie können nun, nachdem die Abteilung soweit eingerichtet ist, die Rollen bearbeiten die in Ihrem Unternehmen gängig sind.
Hierzu müssen wir den Menüpunkt „Personal“ verlassen und uns dem Menüpunkt „Einstellungen“ widmen. Hier befinden sich die „Rollen“ bei TIMEOS.
Sie können nun jede Rolle, die bei Ihnen eine Funktion hat hinterlegen in dem Sie den grünen Button „Rolle erstellen“ benutzen.

1. Schritt ist hier dann die Bezeichnung der Rolle. im Feld Notizen kann eine Bemerkung eingetragen werden, die dann im Rollen Menü als Info für die Rolle zu sehen ist.

Rolle

2. Schritt ist das Vergeben von speziellen Berechtigungen für die angegebene Rolle.

RolleVergeben Sie die Rechte für die spezifischen Punkte, die Ihre neue Rolle beinhalten muss durch Setzen eines Hakens in betreffendem Kästchen. Abschließend Speichern Sie Ihre Eingaben mittels des blauen Buttons „Speichern„.

Ihr Rollen Menü könnte dann folgendermaßen aussehen: (Beispiel)
Rolle

 

Nächster Schritt ist nun die Rückkehr zum Menüpunkt „Personal“ und dort in die „Abteilungen„.
Bearbeiten Sie die von Ihnen zuvor erstellte Abteilung mittels des blauen Bearbeitungsbuttons am Ende Ihrer Abteilung.
Rolle
In den Fokus rücken nun die bereits angesprochenen Punkte Zugriff, Verantwortliche, Arbeitsbereiche, Notizen und Erweitert.
Wichtigster Punkt hierbei ist der Zugriff. Hier wird festgelegt welche Mitarbeiter Zugriff auf diese Abteilung haben sollen. Klicken Sie hierzu auf den blauen Button „Neuer Eintrag„.
Im geöffneten Bearbeitungsfenster können Sie die Abteilung und den Mitarbeiter bestimmen. Sobald Ihre Auswahl getroffen ist, klicken Sie auf den Button „Übernehmen„. Es öffnet sich ein anderes Fenster in welchem Sie nun die Rolle des ausgewählten Mitarbeiters bestimmen können.
RolleEbenso können Sie die Berechtigungen noch einmal erweitern. Bereits getroffene Berechtigungseinstellungen unter dem Menüpunkt „Rollen“ sind voreingestellt und können an dieser Stelle nicht mehr verändert werden. (Änderungen im Menüpunkt Rollen jederzeit möglich)
RolleIn jedem Bearbeitungsfeld dieses Fensters können auch Vererbungen für eine etwaige Unterabteilung gewährt werden. Soll dies geschehen muss das zugehörige Kästchen angehakt sein. Abschließend klicken Sie bitte auf den blauen Button „Übernehmen“ und der Zugriffsberechtigte wurde der Abteilung als dieser eingetragen.
RolleAls weiterer Punkt können Verantwortliche für die Abteilung angelegt werden. Auch hier wird wieder der blaue Button „Neuer Eintrag“ gedrückt um einen Verantwortlichen Mitarbeiter zu bestimmen. Im geöffneten Fenster können Sie dann wieder die Abteilung wählen und den Mitarbeiter bestimmen, der dieser Abteilung in verantwortlicher Position zugeordnet werden soll. Dies kann im Nachgang auch mehrfach geschehen, falls es mehrere Verantwortliche geben soll.
Die Verantwortlichen können dann in einer Reihenfolge, die die Position vorgibt, angeordnet werden.
Rolle
Im nächsten Schritt können die Arbeitsbereiche angeordnet werden, die dieser Abteilung zugehörig sind. Auch hier muss wieder ein blauer Button gedrückt werden, diesmal heißt der allerdings „Arbeitsbereich hinzufügen„. Fügen Sie die entsprechenden Arbeitsbereiche hinzu und positionieren Sie diese anhand Ihrer Vorgaben.
Rolle
Die weiteren Punkte Notizen und Erweitert sind eigentlich selbsterklärend. Unter dem Reiter Notizen kann man solche hinterlegen. Der Reiter Erweitert umfasst die Option der Kalender Freigabe.
Es kann hier der Kalender für den iCal-Download freigegeben werden. Das heißt, alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen sind, können dadurch in ihrem persönlichen Smartphonekalender die Dienste aller Mitarbeiter sehen die dieser Abteilung angehören.
Rolle

Und welche Rolle übernimmst du?

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Die Zeiten in denen Brieftauben die Nachrichten überbracht haben, mussten irgendwann der ersten Postkutsche und anschließend den mobilen Postzustellern weichen. Mittlerweile finden viele sogar diese Art der Nachrichtenzustellung altmodisch, da sich vieles deutlich weiterentwickelt hat. So kann man heutzutage E-Mails versenden, Kurznachrichten oder Texte innerhalb eines Messengers schreiben und versenden, ja sogar Nachrichten sprechen, aufzeichnen und versenden geht heute problemlos mit dem Smartphone. Benachrichtigungen sind mittlerweile aus der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken.

Das Thema Benachrichtigungen bildet auch in TIMEOS ein großes Spektrum.  So können Sie jedem Mitarbeiter auf sein Smartphone Push-Benachrichtigungen senden, die eingetragenen Dienste im Smartphone-Kalender anzeigen lassen, per Knopfdruck Dienstpläne verschicken, E-Mail Benachrichtigungen versenden, Nachrichten speziell Diensten zuweisen, und entscheiden ob das Benachrichtigungssystem aktiv sein soll oder nicht.

Einen großen Mehrwert stellt beispielsweise das Benachrichtigungssystem an sich dar. Mitarbeiter müssen nicht mehr an einen Aushang gehen um dort die Dienste der kommenden Wochen oder Monate einzusehen, nein, sie bekommen alles bequem auf Ihr Handy und können so jederzeit Einblick in ihren täglichen Ablauf nehmen.
Das Benachrichtigungssystem lässt sich in TIMEOS ganz leicht einstellen. Das Feld erreichen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen und den dazu gehörenden Vorgaben. Dort wird ein eigener Reiter Benachrichtigungen angezeigt unter dem das besagte Benachrichtigungssystem entweder zu aktivieren oder deaktivierbar ist.
Benachrichtigungen
Sobald dieses Benachrichtigungssystem aktiviert ist, kann der Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, wenn der Administrator diese per Knopfdruck verschickt. Beispielsweise kann dies im Menübereich der Planung geschehen, genauer im Dienstplan selbst. Hier kann der Administrator nun seine geplanten Dienste, zugewiesenen Dienste oder geänderten Dienste separat an jeden einzelnen Mitarbeiter senden. Hierzu kann man ein Symbol einblenden lassen, welches man ebenfalls aber wieder unter den Vorgaben optional einblenden oder ausblenden kann.
Benachrichtigungen
Diese aktivierte Option zeigt sich dann im Dienstplan als Nachrichtensymbol in der Toolbar.
Benachrichtigungen
Blinkt das Briefsymbol im Wechsel zwischen schwarzem und weißen Brief, heißt das für den Administrator dass er noch Benachrichtigungen zu versenden hat. Wird das Briefsymbol einzig in weiß angezeigt, hat der Administrator alle nötigen Benachrichtigungen durchgeführt. Bei blinkendem Brief wird dem Administrator durch Klick auf selbigen sofort angezeigt, welche Benachrichtigungen er noch durchzuführen hat.
BenachrichtigungenJetzt kann der Administrator mit einem Klick auf Jetzt benachrichtigen alle Mitarbeiter in einem Rutsch benachrichtigen. Der Mitarbeiter bekommt eine Push-Nachricht auf sein Smartphone innerhalb der TIMEOS App, deren Installierung im Vorfeld natürlich zwingend ist. Natürlich muss auch die Option unter den Vorgaben, Mobile App/API aktiviert sein.
Benachrichtigungen
Sollte Sich jetzt an einem Dienst eines Mitarbeiters noch nach Versenden der Benachrichtigung etwas ändern, wird das Briefsymbol dem Administrator wieder blinkend angezeigt. Er bekommt dann allerdings nur noch einmal aufgezeigt, dass er betreffenden Mitarbeiter noch einmal neu benachrichtigen muss. Der Rest, der davon unbetroffen war, bleibt von der Änderungsbenachrichtigung unbelastet.

Desweiteren kann der Administrator auch entscheiden welche Benachrichtigungen er im Bereich der Dienste noch versenden möchte. Auch hierzu kann er wieder in den Einstellungen unter den Vorgaben optionale Einstellungen treffen.
Benachrichtigungen
Eine weitere Option die der Administrator einstellen kann, ist die des E-Mail Versands. Diesen kann man unter dem Reiter E-Mail, der ebenfalls unter den Benachrichtigungen zu finden ist, einstellen.
Benachrichtigungen
Sobald der Haken gesetzt ist, kann der Administrator die E-Mail Benachrichtigung voreinstellen. Hierzu gehört der Modus, entweder über einen eigenen Mailserver oder Intern.
Benachrichtigungen
Eine Benachrichtigungsvorlage via E-Mail ist durch den Administrator auch voreinstellbar.
Benachrichtigungen
Zu guter Letzt kann der Administrator auch noch eine Wartung einstellen. Hier wird eine eigen definierbare Zeit eingestellt, nach der die Nachrichten automatisch vom System gelöscht werden.
Benachrichtigungen
Einen durchaus großen, wie wichtigen Platz, nimmt auch das Thema Benachrichtigung bei Anträgen ein. Auch hier stehen dem Administrator einige Optionen zur Auswahl.

Optional kann auch entschieden werden wer bei Antragsstellung informiert werden soll. Hier greift die Software dann auf den Genehmigungsprozess der Anträge zurück, sofern die Option Stufenweise Benachrichtigung eingestellt ist.
Benachrichtigungen
Als weitere Option kann der Administrator nun noch einstellen wie die Benachrichtigung innerhalb einer Abteilung vollzogen werden soll.
Benachrichtigungen

Dienste können aber auch noch anderweitig via Benachrichtigung verfügbar gemacht werden. Hier bedarf es einer Einstellung, die entweder je Mitarbeiter oder je Abteilung optional eingestellt werden kann.
Der iCal-Download.
Sobald Sie diese Funktion aktivieren, bekommt der Mitarbeiter seine Dienste in seinem eigenen Smartphone Kalender angezeigt und wird dadurch über seine Dienstzeiten informiert. Wenn Sie diese Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters, das Sie unter Personal finden, in den Einstellungen aktivieren, bekommt er nur seine eigenen Dienste angezeigt.

Benachrichtigungen

Manchmal ist es aber auch wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Ihre eigenen Dienste, sondern auch die Dienste der Kollegen aus der gleichen Abteilung einsehen können. Für diesen Zweck hat der Administrator auch die Möglichkeit den iCal-Download für die komplette Abteilung freizugeben. So haben alle sich darin befindenden Mitarbeiter Einsicht in alle Dienste Ihrer Abteilung im persönlichen Smartphone Kalender. (Eigene Dienste + Dienste der Kollegen)
Um Dies einzustellen müssen Sie unter Personal auf die Abteilung klicken und dort den Reiter Erweitert auswählen. Sie können dabei sogar noch definieren ob etwaige Einträge aus Unterordnern ebenfalls synchronisiert werden sollen.

Benachrichtigungen

Eine weitere Möglichkeit mit TIMEOS Mitarbeiter zu benachrichtigen haben Sie mittels Diensten an sich. Zu jedem in Ihrem Unternehmen vorhandenen Dienst können Sie sich eine Nachricht für den Mitarbeiter anzeigen lassen. Hierzu müssen Sie sich ein Datenfeld anlegen. Diese Option finden Sie unter den Einstellungen und dann entsprechendem Menüpunkt Datenfelder.
Klicken Sie hierzu auf Datenfeld erstellen und geben Sie Ihrem neuen Feld die Bezeichnung die Sie ausgewählt haben. (Nachricht, Message, etc.) Wichtig ist auch noch der Feldtyp. Der Sollte natürlich für ein Benachrichtigungsfeld auf Textfeld stehen.
Dieses Datenfeld weisen Sie dann entsprechenden Diensten oder auch nur einem speziellen Dienst zu. Hierzu müssen Sie den gewünschten Dienst anklicken und unter dem Reiter Datenfelder Ihr neu erstelltes Datenfeld zuweisen.
Klicken Sie auf Neuer Eintrag und fügen Ihr gewünschtes Datenfeld dem Dienst zu. Beachten müssen Sie hier zwei Dinge, die nach dem hinzufügen auf den Plan treten. Das erste Merkmal ist ein Auge welches unter Optionen innerhalb der Datenfelder angezeigt wird. Dieses Symbol besagt, dass dieses Datenfeld in Ihrem Dienst sichtbar ist. Dazu muss es grün hinterlegt sein, welches mittels Klick auf das Symbol variiert werden kann. Gleich verhält es sich bei zweitem Merkmal dieser Option, der Glocke. Direkt neben dem Augensymbol ist auch ein Glockensymbol zu sehen. Die Glocke steht für Pflichtfeld bei Dienstvergabe. Das heißt, ist Ihre Glocke grün hinterlegt, MUSS bei einem Diensteintrag dieses Dienstes etwas in das Feld, dass Sie unter Datenfelder angelegt haben, eingetragen werden. Ist das Symbol weiß hinterlegt, ist eine solche Eintragung optional aber nicht zwingend nötig. Durch den Speichervorgang wurde Ihr Datenfeld dem Dienst zugewiesen und Sie können nun bei Ihrer Dienstplanung jedem Dienst, den Sie unter dieser Dienstvorlage eintragen, eine Nachricht hinzufügen.
Benachrichtigungen

Sobald der Dienst gespeichert ist, erscheint die Nachricht im Diensteintrag des Mitarbeiters und er wird sofort informiert, was er innerhalb seiner Dienstzeit zu tun hat.

Ansicht Dienstplan:

Benachrichtigungen

Ansicht Diensteintrag Mitarbeiter:

Benachrichtigungen

Eine weitere Art der Kommunikationsmöglichkeiten in TIMEOS ist die Kommentarfunktion innerhalb der Stempeluhr. Hier kann jeder Mitarbeiter einen Kommentar hinterlassen, egal welche Buchung er tätigt. Zu jeder Buchung ist ein Kommentar möglich, beispielsweise also 4 Kommentare pro Tag. (Kommen Buchung, Pausen Anfang Buchung, Pause Ende Buchung, Gehen Buchung)
Dieser Kommentar wird dem Administrator bei der Buchung angezeigt.

Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind ein großer Vorteil von TIMEOS. Egal ob per Web oder per App. Sie sind in jedem Fall perfekt vernetzt und bekommen Ihre Nachrichten bequem und einfach entweder direkt auf das Smartphone oder auf den PC, bzw. in Ihr E-Mail Postfach.

Abwesenheit – Zeit die erfasst werden will

Abwesenheit, Anwesenheit, Überstunden, etc. – Zeit die erfasst werden will, oder nicht?

Überstunden, Gleitzeit, Zeitausgleich, Fortbildung, Seminar, Interne Schulung, Externe Schulung, Berufsschule, Elternzeit, Umzug, Todesfall, Geburt, Hochzeit, Gerichtstermin, unbezahlter Urlaub, Krank, Urlaub – es gibt viele Bezeichnungen für eine Abwesenheit oder Anwesenheit.
Mit TIMEOS spielt für Sie aber nicht nur die Namensgebung eine bedeutende Rolle. Wichtig ist auch die Einstufung ob die erstellte Abwesenheit, die als solche auch eine Anwesenheit sein kann, in der Zeiterfassung berücksichtigt werden soll oder nicht.
Entscheidend ist hier immer die Vorgabe im eigenen Unternehmen, TIMEOS kann nicht vorgeben wie die Strukturen auszusehen haben. Zudem führt die Software genau das aus, was der Benutzer ihr vor dem Rechner/Tablet/Smartphone vorgibt. Es ist also wichtig im Vorfeld zu entscheiden

  • Soll meine Abwesenheit zeitlich erfasst werden?
  • zu welcher Kategorie zählt meine angelegte Abwesenheit?
  • bedarf meine Abwesenheit einen Genehmigungsprozess?
  • muss ich an diese Abwesenheit ein weiteres Konto knüpfen?
  • sollen alle Mitarbeiter diese Abwesenheit im Kalender sehen dürfen?

Hat man sich darüber Gedanken gemacht, kann man an die Erstellung einer Abwesenheit gehen. Wichtig ist in erster Linie die Bezeichnung der Abwesenheit. Der Name erklärt im Prinzip schon viele Fragen, die man sich im Vorfeld gestellt hat.
Der nächste Schritt ist die Kategorisierung der Abwesenheit, hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Abwesenheit
  • Anwesenheit
  • Urlaubsantrag
  • Überstunden
  • Krankheitseintrag
  • Sonderurlaub

Die Zuordnung muss natürlich anhand des Betitelung erfolgen. Eine Abwesenheit Krank mit einer Kategorie Überstunden macht natürlich wenig Sinn. Daher kann man sich eine etwaige Zuordnung schon vorgeben.

Krank -> Krankheitseintrag
Urlaub -> Urlaubseintrag
Überstunden -> Überstunden
usw.
Hier sind die Daten automatisch in der Zeiterfassung aufgeführt, da notwendig.

Etwas spezieller wird es dann schon bei der Kategorie „Sonderurlaub„. Was zählt zu dieser Kategorie?
Worin besteht der Unterschied ob ein Sonderurlaub bezahlt oder unbezahlt ist? Ein paar Einblicke haben wir für Sie gesammelt.

„Mit Sonderurlaub verbinden viele Arbeitnehmer die Befreiung von ihrer Arbeitspflicht unter Fortzahlung ihres Gehalts. Die Formulierung „Sonderurlaub“ bringt zugleich zum Ausdruck, dass es sich nicht um einen regulären Anspruch auf Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz handelt. Es geht bei dieser Art von Sonderurlaub also gerade nicht um den Erholungsurlaub nach §§ 1, 11 BUrlG. Statt Sonderurlaub wird gelegentlich auch von Freistellung gesprochen. Sonderurlaub gegen Lohnfortzahlung steht einem Arbeitnehmer nach § 616 BGB zu, wenn er aus einem anderen Grund als Erkrankung vorübergehend verhindert ist, seiner Arbeitspflicht nachzukommen.

§ 616 BGB regelt dabei nicht, wie viel Arbeitstage Anspruch auf Sonderurlaub besteht. Diese Genauigkeit kann der Paragraph nicht leisten, da je nach Art des Sonderurlaubs dessen Dauer unterschiedlich ausfällt. Deshalb arbeitet das Gesetz bewusst mit einem sog. unbestimmten Rechtsbegriff „vorübergehend verhindert“, um dem jeweiligen Einzelfall Rechnung zu tragen.
§ 616 BGB ist eine sog. Auffangnorm und findet nur dann Anwendung, wenn der Arbeitnehmer nicht bereits Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub/bezahlte Freistellung aus einem der nachstehenden Gründe hat:

  • spezielles Gesetz
  • Regelung im Arbeitsvertrag
  • Regelung in einer für ihn geltenden Betriebsvereinbarung
  • tarifvertragliche Regelung

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinem Arbeitgeber mitzuteilen, dass er Sonderurlaub braucht. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass der Arbeitnehmer ihm einen Nachweis erbringt über den Grund des Sonderurlaubs. Wird z.B. Sonderurlaub benötigt, weil der Arbeitnehmer heiratet, so ist ein entsprechendes Schreiben des Standesamts vorzulegen. Aus diesem Schreiben müssen der Termin der Trauung sowie die Personalien des Brautpaares ersichtlich sein“.

Beispiele für bezahlten Sonderurlaub:

 

  • Arztbesuch (Der Besuch beim Arzt ist dann ein Sonderurlaub im Sinn des § 616 BGB, wenn der Arbeitnehmer den Termin nicht beeinflussen kann. Das heißt wenn seine Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Praxis sich z.B. überschneiden und der zu konsultierende Arzt gerade keine Abendsprechstunde für Berufstätige anbietet bzw. der Arbeitnehmer im konkreten Einzelfall unzumutbar lange auf einen Termin in der Abendsprechstunde warten müsste. Bei einem Arztbesuch außerhalb der Kernarbeitszeit, jedoch innerhalb der Gleitzeit, entfällt ein Anspruch auf Sonderurlaub. Eine Operation, die nicht zur Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich ist, gibt keinen Anspruch nach § 616 BGB auf bezahlten Sonderurlaub. Hier kann lediglich mit dem Arbeitgeber einzelvertraglich unbezahlter Sonderurlaub vereinbart werden. Ein solcher Fall liegt grundsätzlich bei Schönheitsoperationen vor. Jedoch auch bei einer Operation, welche die Kurzsichtigkeit behebt, wenn diese die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigt.)
  • Beerdigung/Todesfall (Sofern ein naher Angehöriger verstirbt, besteht ein Anspruch auf Sonderurlaub. Nahe Angehörige sind der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner, das eigene Kind/Adoptivkind/Stiefkind/Pflegekinder, die Eltern sowie Schwiegereltern und Geschwister. Ob gemäß § 616 BGB nur ein Tag Sonderurlaub möglich ist, um an der Beerdigung teilzunehmen oder bis zu drei Tagen, hängt zum einen davon ab, in welcher Beziehung der Verstorbene zum Arbeitnehmer stand. Zum anderen wird unterschieden, ob dieser in dessen Haushalt gelebt hat oder nicht. Der Anspruch auf Sonderurlaub umfasst 3 Arbeitstage, wenn der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner verstorben ist. Bei allen anderen nahen Angehörigen, sofern diese in seinem Haushalt gelebt haben, besteht Anspruch auf 2 Arbeitstage Sonderurlaub. Das heißt bei allen anderen nahen Angehörigen hat der Arbeitnehmer lediglich Anspruch auf Sonderurlaub von einem Tag. § 29 TVöD trifft dagegen keine solche Unterscheidungen und gewährt für einen enger definierten Kreis an nahen Angehörigen einen bezahlten Sonderurlaub von zwei Arbeitstagen.)
  • Bewerbung (Es besteht Anspruch auf Sonderurlaub nach § 629 BGB für den Fall, dass das aktuelle Arbeitsverhältnis bereits gekündigt wurde.)
  • Erfüllung staatsbürgerlichen Pflichten (Wer als ehrenamtlicher Richter oder Schöffe regelmäßig seiner normalen Tätigkeit als Arbeitnehmer nicht nachgehen kann, hat für diese Verhinderungszeiten Anspruch auf Sonderurlaub unter Fortzahlung seines Gehalts. Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer, die ehrenamtlich im Katastrophenschutz oder bei der freiwilligen Feuerwehr tätig sind. Hier greifen spezielle gesetzliche Regelungen, so dass die Auffangnorm des § 616 BGB als Anspruchsgrundlage ausscheidet.Als Anspruchsgrundlagen kommen vielmehr in Betracht:
    • § 9 Absatz 2 Katastrophenschutzgesetz bzw. § 21 Zivilschutzgesetz sowie bei THW-Einsätzen § 3 THW-HelfRG
    • Landesrechtliche Regelungen beim Einsatz in den freiwilligen Feuerwehren. Je nach Bundesland erhält der Arbeitgeber die fortgezahlte Vergütung vom Träger der Feuerwehr auf Antrag ausgeglichen.

Insoweit kommen auch Ansprüche auf bezahlten Sonderurlaub für die Teilnahme an erforderlichen Fortbildungen in Betracht. Je nach Bundesland kann daher ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub von bis zu 12 Arbeitstagen bestehen.)

  • Erkrankung von Angehörigen (Im Fall der Erkrankung eines Kindes gibt § 616 BGB dem Arbeitnehmer unter folgenden Voraussetzungen einen Rechtsanspruch auf bezahlte Freistellung:
    • Erkrankung des Kindes, die eine Pflege erforderlich macht
    • die Pflege und Betreuung kann nicht durch andere z.B. Verwandte sichergestellt werden
    • in der Regel darf das kranke Kind nicht älter als 8 Jahre sein (bei älteren Kindern steigen die Anforderungen an die Erkrankung und damit an die Pflegebedürftigkeit)
    • Das Kind lebt im Haushalt des Arbeitnehmers
    • Ärztliche Bescheinigung als Nachweis, dass das Kind der Pflege bedarf

    Liegen diese Voraussetzungen vor, hat der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von bis zu 5 Arbeitstagen gemäß § 616 BGB einen Anspruch auf bezahlte Freistellung, um sein krankes Kind zu pflegen.Berufstätige Eltern können grundsätzlich selbst entscheiden, wer von ihnen beiden die Pflege des kranken Kindes übernimmt. Bei ihrer Entscheidung haben sie jedoch die Belange des jeweiligen Arbeitgebers mit zu berücksichtigen. Erkrankt das Kind während des gemeinsamen Urlaubs und der Arbeitnehmer pflegt es in dieser Zeit ganz oder teilweise, so hat er weder einen Anspruch auf Sonderurlaub noch auf Verlängerung seines Urlaubs.

  • Gang zur Behörde (Sonderurlaub ist gegeben, wenn eine Behörde den Arbeitnehmer zu einem Termin geladen hat, z.B. für eine Anhörung. Will der Arbeitnehmer dagegen beispielsweise lediglich seinen Ausweis verlängern und kann dies innerhalb der Öffnungszeiten der Behörde, so scheidet ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub aus.)
  • Geburt (Sofern keine spezielle Regelung vorhanden ist – z.B. ein Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung – wird weiterhin unterschieden, ob es sich um die Geburt eines ehelichen oder unehelichen Kindes handelt. Nur für den Fall, dass der Vater bei der Geburt eines ehelichen Kindes dabei sein will, hat er Anspruch auf einen Arbeitstag SonderurlaubAnsonsten ist grundsätzlich mit dem Arbeitgeber rechtzeitig im Vorfeld zu klären, dass der Vater für die Geburt seines unehelichen Kindes unbezahlten Sonderurlaub bekommt denn bei der Geburt eines unehelichen Kindes ist ein Anspruch auf Sonderurlaub nach § 616 BGB ausgeschlossen.)
  • Gerichtstermin (Wird ein Arbeitnehmer zu einem Gerichtstermin als Partei oder Zeuge geladen, hat er insoweit Anspruch auf Sonderurlaub. Der zeitliche Umfang hängt davon ab, ob sich das Gericht in der Nähe befindet oder ob der Arbeitnehmer dafür in ein anderes Bundesland reisen muss. Der Arbeitnehmer ggf. sogar einen Tag vorher anreisen muss, um den frühen Termin bei Gericht wahrzunehmen.)
  • Handwerkertermin (Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub gibt es nur, wenn ein Notfall vorliegt und sofortiger Handlungsbedarf besteht. Dies ist z.B. bei einem Wasserrohrbruch der Fall.)
  • Hochzeit (Wer heiraten will, hat Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub von einem Arbeitstag. Alle anderen Teilnehmer einer Hochzeit haben dagegen keinen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.)
  • Naturereignis/Widrige Wetterbedingungen (Grundsätzlich besteht in beiden Fällen kein Anspruch auf Sonderurlaub. Ausnahmen kommen in Betracht, wenn das Haus des Arbeitnehmers z.B. von einer Überschwemmung betroffen ist und er sich zunächst um seine eigenen Angelegenheiten kümmern muss. Oder sich das Naturereignis oder die widrigen Wetterverhältnisse auf seinen körperlichen oder seelischen Zustand auswirken.)
  • Umzug (Ob ein Anspruch auf einen Tag bezahlten Sonderurlaub nach § 616 BGB besteht, hängt vom Einzelfall ab. Ein solcher Anspruch wird wohl zu bejahen sein, wenn der Umzug aus dienstlichen oder betriebsbedingten Gründen erforderlich ist.)

Beispiele für unbezahlten Sonderurlaub:

  • Erkrankung des Kindes über einen längeren Zeitraum (Sind mehr als 5 Tage Pflege erforderlich, so hat der Arbeitnehmer nach § 45 Sozialgesetzbuch V (SGB V) nach dem 5. Arbeitstag einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung, wenn
    • ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass das Fernbleiben des Arbeitnehmers von der Arbeit erforderlich ist
    • das erkrankte Kind unter 12 Jahre alt ist
    • pro Kind die Freistellung in einem Kalenderjahr bei einem verheirateten oder zusammenlebenden Paar 10 Arbeitstage nicht überschreitet bzw. 20 Arbeitstage bei Alleinerziehenden
    • der Arbeitnehmer pro Kalenderjahr seine Höchstanzahl von unbezahlten, freigestellten Arbeitstagen noch nicht ausgeschöpft hat. Das heißt 25 Arbeitstage/Arbeitnehmer bei einem Paar und 50 Arbeitstage bei Alleinerziehenden, unabhängig davon wie viele Kinder in der Familie leben.

    Bei einem todkranken Kind ist altersunabhängig von einem Anspruch auf unbezahlte Freistellung auszugehen. Während der unbezahlten Freistellung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung kann auch von einem Großelternteil geltend gemacht werden für das Enkelkind. Als Kind gelten, wie bereits oben erwähnt, die eigenen Kinder, Stiefkinder, Pflegekinder sowie Adoptivkinder, die in der Familie leben.)

  • Teilnahme an Abschlussfeier des Kindes (Sind mehr als 5 Tage Pflege erforderlich, so hat der Arbeitnehmer nach § 45 Sozialgesetzbuch V (SGB V) nach dem 5. Arbeitstag einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung, wenn
    • ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass das Fernbleiben des Arbeitnehmers von der Arbeit erforderlich ist
    • das erkrankte Kind unter 12 Jahre alt ist
    • pro Kind die Freistellung in einem Kalenderjahr bei einem verheirateten oder zusammenlebenden Paar 10 Arbeitstage nicht überschreitet bzw. 20 Arbeitstage bei Alleinerziehenden
    • der Arbeitnehmer pro Kalenderjahr seine Höchstanzahl von unbezahlten, freigestellten Arbeitstagen noch nicht ausgeschöpft hat. Das heißt 25 Arbeitstage/Arbeitnehmer bei einem Paar und 50 Arbeitstage bei Alleinerziehenden, unabhängig davon wie viele Kinder in der Familie leben.

    Bei einem todkranken Kind ist altersunabhängig von einem Anspruch auf unbezahlte Freistellung auszugehen. Während der unbezahlten Freistellung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung kann auch von einem Großelternteil geltend gemacht werden für das Enkelkind. Als Kind gelten, wie bereits oben erwähnt, die eigenen Kinder, Stiefkinder, Pflegekinder sowie Adoptivkinder, die in der Familie leben.)

  • Teilnahme an einer Familienfeier (Wenn es sich weder um Hochzeit noch Beerdigung eines nahen Angehörigen handelt, so besteht auch hier kein Anspruch auf Sonderurlaub. Das heißt der Arbeitnehmer muss sich mit seinem Arbeitgeber auf einen unbezahlten Sonderurlaub einigen.)
  • Widrige Verkehrsverhältnisse (Auch hier besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub und damit kein Anspruch auf Vergütung bei Freistellung.)Quelle: Kanzlei Hasselbach Rechtsanwälte zum Thema Sonderurlaub (Textauszüge)

Somit ist diese Kategorie für viele Abwesenheitsarten einsetzbar, zu beachten ist dann aber immer ob dies in der Zeiterfassung erfasst werden soll oder nicht. Gleich verhält es sich auch bei den Kategorien Abwesenheit und Anwesenheit. Auch hier spielt es eine große Rolle, was man bei der Einstellung vorgibt.
Stellt man beispielsweise unter dem Reiter „Erweitert“ ein, dass die Zeiten in die Zeiterfassung übernommen werden, so werden die täglichen Soll-Zeiten als Abwesenheitszeit eingetragen. Der Mitarbeiter verliert somit keine Stunden von seinem Saldo. Dies ist eigentlich bei bezahlten Abwesenheiten Usus, kann aber auch bei Anwesenheiten, die nicht mit der betrieblichen Arbeitszeit zu tun haben gewählt werden. (z.B. Interne Schulung/Weiterbildung,etc.)
Für unbezahlte Abwesenheiten und zum Beispiel Gleitzeit, darf der Haken in entsprechendem Kästchen natürlich nicht gesetzt sein. Dann fließt auch keine Zeit in die Zeiterfassung. Das Saldo verringert sich dann immer um den eingetragenen, vorgegebenen Stunden-Sollwert.

Zusätzlich kann man zu einer Abwesenheit wie Gleitzeit, die eben keine bezahlte Abwesenheit ist, noch ein Sonderkonto koppeln. In diesem Fall würde sich ein Sonderkonto wie unter Umständen ein Langzeitkonto anbieten. Ein Sonderkonto, auf das im Vorfeld Stunden erarbeitet werden, welche dann im Nachgang genommen werden können um sich zum Beispiel einen längeren Urlaub, eine Weltreise oder einen Hausbau ermöglichen zu können.

Jede Abwesenheit kann auch mit einem Genehmigungsprozess versehen werden. Wird die Option „Kein Genehmigungsverfahren“ gewählt, wird die beantragte Abwesenheit gleich in den Dienstplan eingetragen.
Stellt man den Genehmigungsprozess auf „Einfaches Genehmigungsverfahren„, ist eine Bestätigung des Abwesenheitsantrags von administrativer Stelle notwendig. Erst wenn die Leitung dem Antrag zugestimmt hat, wird dieser in den Dienstplan eingetragen. Bis dies geschehen ist, ist dort nur ein Antrag zu sehen.
Eine weitere Möglichkeit im Genehmigungsprozess ist die Option „Mehrere Genehmigungsstufen„. Hier durchläuft der Abwesenheitsantrag einen längeren Prüfungsprozess. Es muss zuerst ein Stellvertreter oder die Leitung zustimmen, anschließend hat man die Möglichkeit diese Zustimmung noch von anderer administrativer Stelle oder einer bestimmten Person bestätigen zu lassen und im dritten Schritt kann dann, wenn nötig, noch eine bestimmte Person beauftragt werden, dem Abwesenheitsantrag zuzustimmen. Erst wenn alle Stufen durchlaufen wurden, wird die Abwesenheit im Dienstplan eingetragen. Während des Genehmigungsprozesses ist dort auch nur ein Antrag zu sehen. Der Mehrstufige Genehmigungsprozess kann im Bedarfsfall aber auch zu einem vorzeitigen Ende gebracht werden. Sollte beispielsweise die letze Person die einem Abwesenheitsantrag zustimmen müsste selbst abwesend sein, kann die Genehmigung im vorherigen Schritt durch eine administrative Leitung erzwungen werden.

Jeder Abwesenheit kann auch ein oder mehrere Datenfelder hinzugefügt werden. Je nachdem was innerhalb der Abwesenheitsmeldung ersichtlich erscheinen soll, kann man wählen aus:

  • Datum
  • Kunde
  • Ort
  • Reisemittel
  • Übernachtung

Diese können aber noch beliebig erweitert werden durch etwa Nachricht, Kostenstelle, etc.
So kann jeder Abwesenheit die nötige Information hinzugefügt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Option ob die jeweilige Abwesenheit für alle Mitarbeiter im Dienstplan ersichtlich sein soll oder nicht. Auch hier gibt es immer wieder Datenschutzrichtlinien, die beachtet werden müssen. Beispielsweise muss eine Abwesenheit wie Krank oder Urlaub anonymisiert werden. Das heißt, der Mitarbeiter sieht den anderen Mitarbeiter als Abwesend, weiß aber nicht genau weswegen er abwesend ist. Mit TIMEOS sind sie da auf der sicheren Seite. Ein Haken setzen oder eben wieder herausnehmen und Sie haben die gewünschte Einstellung, die Ihnen datenschutzrechtlich auch keine Probleme bereiten wird. Prinzipiell haben Sie mit TIMEOS die Möglichkeit alle Abwesenheiten anonymisieren zu lassen. Natürlich sieht jeder Mitarbeiter seine eigene Abwesenheit in der Originalform, der andere jedoch nicht. Auch eine administrative Leitungsstelle sieht den Eintrag in der Originalform, er muss ja auch um planen zu können wissen, welcher Mitarbeiter aus welchem Grund nicht einsatzbereit ist.
Die Option finden Sie auch in jeder Abwesebheit unter dem Reiter „Erweitert„. Setzen Sie einfach bei „Diese Eintragsart ist für alle Benutzer im Kalender sichtbar“ den Haken oder entfernen Sie Ihn, falls sich etwas an der Ansicht ändern soll. Einfacher geht es nicht!

Zeit ist kostbar! Mit TIMEOS wird Sie in jedem Fall richtig verwaltet.

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International


Ein kleiner Schritt für die Allgemeinheit, ein Großer für TIMEOS
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Wie bereits im letzten Update kurz angeschnitten, Dienstplan International – bei TIMEOS nutzbar durch die neu implementierte englischsprachige Oberfläche!
Dies erweitert das Spektrum von TIMEOS ungemein. Egal ob in Großbritannien, den Vereinigten Staaten, Australien, Indien, Südafrika, Neuseeland, Nigeria, Malta, Singapur, Kanada oder Jamaika. Hier kann man nicht nur schön Urlaub machen, hier wird man jetzt mit TIMEOS arbeiten. Ganz einfach und unkompliziert.

Ein einziger Klick reicht und man stellt die komplette Oberfläche von Deutsch auf Englisch.
Dienstplan International

Einfaches Arbeiten mit internationalem Flair:

Dienstplan International

 

Dienstplan International

Dienstplan International
Dienstplan International

Dienstplan International

TIMEOS – next Generation……… NOW!

TIMEOS Update 1.5.6 Fokus: Benutzerfelder

TIMEOS Update 1.5.6

Im Update, Version 1.5.6, haben wir ein oft gefragtes Feature implementiert, die „Benutzerfelder„. Zusätzlich wurden die Kollisionskontrolle, die Auswertungen und die Zeiterfassung angepasst.

  • Benutzerfelder

    Oft werden in den Stammdaten der Mitarbeiter weitere Datenfelder benötigt. Ab Version 1.5.6 steht hier nun eine neue Funktionalität zur Verfügung, die sogenannten „Benutzerfelder“. Mitarbeiterdatenfelder sind nun komplett flexibel erstellbar (in den Mitarbeiterstammdaten). Nur Mitarbeiter mit administrativen Rechten können die Struktur/Felder anpassen/bearbeiten. Es können Gruppierungen hinzugefügt werden und die Sortierung bestimmt werden.

    Folgende Menüpunkte sind bereits vorgegeben:

  • Kontaktdaten
  • Beruf
  • Personaldaten
  • Gehalt
  • Bankverbindung
  • KrankenkasseAlternativ können Sie durch einen Klick auf „Struktur bearbeiten„eigene „Benutzerfelder“ hinzufügen. Entweder bei einer vorgegeben Kategorie oder eine komplett neue durch den Button „Neue Kategorie erstellen„.
    Benutzerfelder Benutzerfelder
  • Krankheits- Urlaubseinträge im Dienst

    Krankheits- und Urlaubseinträge sind nun auch im Dienst möglich. Sie können auf den entsprechenden Dienst klicken und dort eine entsprechende Abwesenheitsmeldung eintragen.
    Benutzerfelder

  • Dienstkollisionsbenachrichtigung bei Abwesenheitsantrag (mehrere Genehmigungsstufen)

    Bei einem Genehmigungsverfahren innerhalb einer Abwesenheit (Urlaub/Krank) wird nun ein Feld ersichtlich, welches eine Aktion des Bearbeiters erfordert. Der Dienst muss jetzt freigegeben, gelöscht oder ignoriert werden.
    Benutzerfelder

  • Kollisionslösungsoption im Eintragsmenü bei Krankmeldung

    Werden Krankheitseinträge vorgenommen können Sie nun beim Erfassen dieser Abwesenheit schon eine Dienstplankollision lösen, in dem Sie beim Abwesenheitseintrag die Aktion durch Klick auf das Mitarbeitersymbol anklicken. Es werden Ihnen nun andere verfügbare Mitarbeiter angezeigt, die diesen Dienst übernehmen können.
    Benutzerfelder

  • Stellvertretung bei Abwesenheitsantrag

    Bei Beantragung einer Abwesenheit wird bei angelegter Stellvertretung eine Meldung ausgegeben.
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  • Zeiterfassungseinträge selbst ändern/bearbeiten

    Administratoren können einem Benutzer nun das Recht erteilen, seine eigenen Zeiterfassungseinträge selbst händisch abzuändern. Hierzu kann im Mitarbeiterbearbeitungsmenü unter Berechtigungen eine spezielle Berechtigung vergeben werden.
    BenutzerfelderDer Mitarbeiter kann nun in der „Zeiterfassung“ seine eigenen Ist-Zeiten unter der „Soll/Ist-Liste“ händisch bearbeiten/ändern. Hierzu muss er nur das entsprechende Feld der Ist-Zeit durch einen Klick auf selbiges öffnen.
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  • Zeiterfassung – Pausen

    Pausen können in der „Zeiterfassung“ als bezahlt/unbezahlt eingetragen werden. Hierzu wählen Sie in der „Soll/Ist-Liste“ das Bearbeitungsfeld aus. Anschließend können Sie im geöffneten Fenster die Option aktivieren oder gegebenenfalls deaktivieren.
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  • Zeiterfassung – unbestätigte Einträge

    Unbestätigte Zeiterfassungseinträge können nun für alle Mitarbeiter angezeigt werden (einschl. Seitenblättern). Treffen Sie hierzu die Mitarbeiterauswahl „Keine Auswahl„.
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  • Zeiterfassung – Berechnung Abwesenheit Krank

    Hier können sie nun wählen wie die Abwesenheit Krank berechnet werden soll. Entweder können Sie die Option „Soll (wenn > Plan)„, sprich es wird die Sollzeit genommen wenn Sie größer als die Planzeit ist, die Option „Plan„, sprich hier werden die Planzeiten verrechnet oder die Option „Soll„, sprich hier werden die Soll Zeiten verrechnet, auswählen.

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  • Zeiterfassung: Ist die Option „Pause als gewählte Arbeitszeit werten“ aktiviert, wird die Zeit auch im Ist-Wert eingetragen. Bei deaktivierter Option, wird nur die Nettozeit im Plan und Ist eingetragen.
  • Auswertung – Sonderkonten

    Eine neue Auswertung wurde in die Software aufgenommen, die Auswertung der Option „Sonderkonten„. Sie haben nun die Möglichkeit hier die Sonderkonten gestaffelt zu sehen, können die Listen als Excel-Export herausziehen und könne den Zeitraum individuell begrenzen. Die Auswertung erscheint im Menü sobald Sie ein Sonderkonto angelegt haben.
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  • Auswertung – Überstunden

    In der Menü Übersicht der Auswertung von „Überstunden“ haben Sie nun auch die Möglichkeit sich eine Liste anzeigen zu lassen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn bei folgender Option kein Haken gesetzt ist. Die Option ist unter „Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung“ zu finden.
    BenutzerfelderDer dann neu erscheinende Button „Listen“ ist grün hinterlegt. Optional können Sie sich verschiedene Jahre, Abteilungen und Mitarbeiter anzeigen lassen.
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  • Dienstplan – Zeitleiste

    Hinzugefügt zur Kalenderübersicht „Zeitleiste“ wurde eine Druckfunktion. Hierzu erscheint nun dieses Symbol in der Übersicht.
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  • Neue Funktion – Wartungsmodus

    Im Menüpunkt „Einstellungen“ wurde unter den „Vorgaben“ und „Allgemeine Einstellungen“ ein „Wartungsmodus“ für Administratoren hinzugefügt. Ist dieser Modus aktiviert, können nur Administratoren auf TIMEOS zugreifen. Für normale Benutzer ist der Zugriff deaktiviert, solange der „Wartungsmodus“ aktiviert ist.
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  • Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
  • Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
  • Fix: Versand von Emails. Anpassen des Restwertes und Urlaubstage.
  • Fix: Bei Beantragung von Überstunden wird nicht mehr gewarnt wenn Stellvertreter nicht verfügbar ist.
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