TIMEOS Blog

Dienstplan erstellen leicht gemacht

Kategorie: Urlaubsplanung

Und welche Rolle spielst du? Rollenverteilung/Berechtigungen

Und welche Rolle spielst du?

Titel gibt es viele. Doch nicht jeder Mitarbeiter trägt einen. In vielen Unternehmen gibt es dennoch Positionen die mit einem Titel, einer Rolle besetzt sind. Sei es der Chef, Geschäftsführer, Personalleiter, Assistent, Disponent, Prokurist, Betriebsleiter, Meister, Gruppensprecher, Vorarbeiter, etc….

Mit TIMEOS können Sie allen Ihren Mitarbeitern Namen geben – egal wie Sie heißen. Das entscheiden SIE!
Die Struktur, die Sie sich bei TIMEOS aufbauen können, passt sich immer Ihrem Unternehmen an und wird von Ihnen nach Ihrem Gusto kreiert.
Sei es eine Abteilung, die Sie unterstrukturieren können, ein Standort oder Ordner. Alles findet in unserer Software seinen Platz.
Das Beste daran ist – jeder Mitarbeiter kann individuell mit seinen Berechtigungen eingestellt werden. Dies entscheidet der Administrator – je Rolle, je Position, je Aufgabengebiet. Einfacher geht es nicht!

Wichtig zu wissen ist ob man sein Unternehmen aufteilen muss, etwa durch Abteilungen, Werkshallen, Standorte oder einfachen Ordnern.
Abhängig von der Größe des Unternehmens können diese eingerichteten Abteilungen dann nochmals untergliedert werden.
Jeder Abteilung kann dann Zugriffsberechtigte, Verantwortliche, Arbeitsbereiche und somit auch Mitarbeiter zugeordnet werden.
Eine Abteilung lässt sich in TIMEOS bequem und leicht anlegen. Im Menü ist der Pfad über den Reiter „Personal“ zu finden.
Dort kann man dann mittels des grünen Buttons „Abteilung erstellen“ eine solche anlegen und definieren als was diese Abteilung geführt werden soll.

Schritt 1 ist also die Namensgebung (Bezeichnung).

Rolle

Schritt 2 ist dann die Typisierung der Abteilung. Wird sie als Ordner, Standort oder Abteilung geführt.

Rolle

Schritt 3 sollte dann die Zuordnung der Abteilung sein. Von welchem Medium soll die erstellte Abteilung ein Unterordner sein.

Rolle

Schritt 4 ist das Eintragen einer Kostenstelle und das Vergeben einer eigenen Hintergrundfarbe für die Abteilung um sie von anderen Abteilungen zu unterscheiden.

Rolle

Somit steht die Abteilung in Ihren Grundfesten und kann nun fein justiert werden. Dies geschieht mit den Punkten

  • Zugriff
  • Verantwortliche
  • Arbeitsbereiche
  • Notizen
  • Erweitert

RolleSpeichern Sie Ihre Eingaben mit dem blau hinterlegten Button „Speichern„.

Jetzt wird es spannend für die Positionen in Ihrem Unternehmen. Sie können nun, nachdem die Abteilung soweit eingerichtet ist, die Rollen bearbeiten die in Ihrem Unternehmen gängig sind.
Hierzu müssen wir den Menüpunkt „Personal“ verlassen und uns dem Menüpunkt „Einstellungen“ widmen. Hier befinden sich die „Rollen“ bei TIMEOS.
Sie können nun jede Rolle, die bei Ihnen eine Funktion hat hinterlegen in dem Sie den grünen Button „Rolle erstellen“ benutzen.

1. Schritt ist hier dann die Bezeichnung der Rolle. im Feld Notizen kann eine Bemerkung eingetragen werden, die dann im Rollen Menü als Info für die Rolle zu sehen ist.

Rolle

2. Schritt ist das Vergeben von speziellen Berechtigungen für die angegebene Rolle.

RolleVergeben Sie die Rechte für die spezifischen Punkte, die Ihre neue Rolle beinhalten muss durch Setzen eines Hakens in betreffendem Kästchen. Abschließend Speichern Sie Ihre Eingaben mittels des blauen Buttons „Speichern„.

Ihr Rollen Menü könnte dann folgendermaßen aussehen: (Beispiel)
Rolle

 

Nächster Schritt ist nun die Rückkehr zum Menüpunkt „Personal“ und dort in die „Abteilungen„.
Bearbeiten Sie die von Ihnen zuvor erstellte Abteilung mittels des blauen Bearbeitungsbuttons am Ende Ihrer Abteilung.
Rolle
In den Fokus rücken nun die bereits angesprochenen Punkte Zugriff, Verantwortliche, Arbeitsbereiche, Notizen und Erweitert.
Wichtigster Punkt hierbei ist der Zugriff. Hier wird festgelegt welche Mitarbeiter Zugriff auf diese Abteilung haben sollen. Klicken Sie hierzu auf den blauen Button „Neuer Eintrag„.
Im geöffneten Bearbeitungsfenster können Sie die Abteilung und den Mitarbeiter bestimmen. Sobald Ihre Auswahl getroffen ist, klicken Sie auf den Button „Übernehmen„. Es öffnet sich ein anderes Fenster in welchem Sie nun die Rolle des ausgewählten Mitarbeiters bestimmen können.
RolleEbenso können Sie die Berechtigungen noch einmal erweitern. Bereits getroffene Berechtigungseinstellungen unter dem Menüpunkt „Rollen“ sind voreingestellt und können an dieser Stelle nicht mehr verändert werden. (Änderungen im Menüpunkt Rollen jederzeit möglich)
RolleIn jedem Bearbeitungsfeld dieses Fensters können auch Vererbungen für eine etwaige Unterabteilung gewährt werden. Soll dies geschehen muss das zugehörige Kästchen angehakt sein. Abschließend klicken Sie bitte auf den blauen Button „Übernehmen“ und der Zugriffsberechtigte wurde der Abteilung als dieser eingetragen.
RolleAls weiterer Punkt können Verantwortliche für die Abteilung angelegt werden. Auch hier wird wieder der blaue Button „Neuer Eintrag“ gedrückt um einen Verantwortlichen Mitarbeiter zu bestimmen. Im geöffneten Fenster können Sie dann wieder die Abteilung wählen und den Mitarbeiter bestimmen, der dieser Abteilung in verantwortlicher Position zugeordnet werden soll. Dies kann im Nachgang auch mehrfach geschehen, falls es mehrere Verantwortliche geben soll.
Die Verantwortlichen können dann in einer Reihenfolge, die die Position vorgibt, angeordnet werden.
Rolle
Im nächsten Schritt können die Arbeitsbereiche angeordnet werden, die dieser Abteilung zugehörig sind. Auch hier muss wieder ein blauer Button gedrückt werden, diesmal heißt der allerdings „Arbeitsbereich hinzufügen„. Fügen Sie die entsprechenden Arbeitsbereiche hinzu und positionieren Sie diese anhand Ihrer Vorgaben.
Rolle
Die weiteren Punkte Notizen und Erweitert sind eigentlich selbsterklärend. Unter dem Reiter Notizen kann man solche hinterlegen. Der Reiter Erweitert umfasst die Option der Kalender Freigabe.
Es kann hier der Kalender für den iCal-Download freigegeben werden. Das heißt, alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen sind, können dadurch in ihrem persönlichen Smartphonekalender die Dienste aller Mitarbeiter sehen die dieser Abteilung angehören.
Rolle

Und welche Rolle übernimmst du?

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International


Ein kleiner Schritt für die Allgemeinheit, ein Großer für TIMEOS
.

Wie bereits im letzten Update kurz angeschnitten, Dienstplan International – bei TIMEOS nutzbar durch die neu implementierte englischsprachige Oberfläche!
Dies erweitert das Spektrum von TIMEOS ungemein. Egal ob in Großbritannien, den Vereinigten Staaten, Australien, Indien, Südafrika, Neuseeland, Nigeria, Malta, Singapur, Kanada oder Jamaika. Hier kann man nicht nur schön Urlaub machen, hier wird man jetzt mit TIMEOS arbeiten. Ganz einfach und unkompliziert.

Ein einziger Klick reicht und man stellt die komplette Oberfläche von Deutsch auf Englisch.
Dienstplan International

Einfaches Arbeiten mit internationalem Flair:

Dienstplan International

 

Dienstplan International

Dienstplan International
Dienstplan International

Dienstplan International

TIMEOS – next Generation……… NOW!

Urlaubsplanung – nicht nur zu Ostern

Urlaubsplanung Ostern

Zu Ostern 2018 können Sie in diesem Jahr durch geschickten Einsatz der TIMEOS Urlaubsplanung satten Urlaub genießen und müssen dafür nur wenig investieren.
Bei einem Einsatz von 8 Urlaubstagen erhalten Sie 16 freie Tage!! Idealerweise vom 24.03.-08.04.2018.
Zu dieser Jahreszeit sind sicherlich  Ägypten, die Kapverden, Kuba, die Vereinigten Arabischen Emirate oder Japan beliebte Reiseziele. Wer kann dazu schon Nein sagen? Doch wie werden diese Reiseziele Realität? Es kann tatsächlich so einfach sein, wie ein kleiner Einblick in die Software TIMEOS zeigt.

Mit dem Urlaubsplaner von TIMEOS setzen Sie Ihren Urlaub immer richtig ein. Schnell, problemlos, übersichtlich und geordnet.
Urlaubsplanung beginnt nicht erst mit einem bestimmten Datum. Weit im Vorfeld eines Urlaubs muss bei Unternehmen strukturell geplant und gedacht werden. TIMEOS übernimmt die Planung – Sie genießen Ihren verdienten Urlaub!

Urlaubskalender:

Optional einstellbar von Woche, 2 Wochen über einen Monat bis hin zur Jahresansicht. Alle Abwesenheiten können eingesehen werden. (Urlaub, Schulungen, Seminare, Gleitzeit, Elternzeit, Termine, etc.) Jederzeit als PDF exportierbar.

Urlaubsplanung
Urlaubskonten:

Übersichtlich erhalten Sie auf einen Blick alle Stände Ihrer Mitarbeiter, von A-Z, von 1-?. Optional kann zwischen den Kalenderjahren, den Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitern gewechselt werden. Selbstverständlich kann alles nach Excel oder als PDF exportiert werden.

Urlaubsplanung

Auswertungen Urlaub:

Auch hier stehen Ihnen mehrere Auswertungen zur Verfügung. Optional können Sie wählen ob Sie ein Kuchendiagramm, ein Liniendiagramm oder eine Tabellenansicht wünschen. Alternativ können Sie die Summen und die Entwicklung pro Quartal oder pro Jahr definieren. Das Jahr und die Abteilung lassen sich ebenso variabel anzeigen, wie die Mitarbeiter als Statistik oder als Liste. Selbstverständlich ist es auch hier möglich einen Export nach Excel oder als PDF zu vollziehen.

UrlaubsplanungUrlaubsplanungUrlaubsplanung

Haben Sie sich auf Ihr Reiseziel festgelegt und im besten Falle schon fest gebucht? Dann steht einer grandiosen Reise nichts mehr im Wege. Genießen Sie Ihren Urlaub – den Rest erledigt TIMEOS!

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Im Update 1.5.4/5 wurden wieder viele Funktionen implementiert, die die Bearbeitung im Dienstplan und der Zeiterfassung deutlich vereinfachen sowie das Terminmanagement aufwerten. 

Terminmanagement:

Ein sehr wichtiges neues Feature ist die Implementierung eines Terminmanagement. Sie können nun eigene Termine eintragen und dort unterscheiden zwischen einem privaten Termin und einem betrieblichen Termin. Private Termine werden nur der betreffenden Person angezeigt, betriebliche Termine kann jeder Mitarbeiter innerhalb seiner Abteilung sehen. Sichtbar im Dienstplan werden diese Termine nur in der Kalenderansicht „Mitarbeiter„.

Terminmanagement

Um geplante Dienste, die nicht mehr benötigt werden entfernen zu können, wurde das Menü erweitert. Es können jetzt die Dienste eines Mitarbeiters im Dienstplan ab dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Mitarbeiters mit dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Arbeitsbereichs und die Dienste des Arbeitsbereichs mit dem entsprechenden Dienst gelöscht werden.
Terminmanagement

Bei der neu implementierten Option der Mehrfachlöschung von Diensten bei Mitarbeitern (obig als Punkt 1 beschrieben) erscheint nun immer ein Fenster, dass den Bediener fragt ob der Dienst nur bereichsspezifisch und ob alle Einträge gelöscht werden sollen.
Terminmanagement
Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann man nun eine Kollision mit anderen Diensten vermeiden/deaktivieren indem man unter der Option Regeln entsprechenden Punkt aktiviert.
Terminmanagement
In den Arbeitsbereichen kann nun bei Erstellung oder Bearbeitung vorhandener, unter der Option Sonstiges, geregelt werden ob Abwesenheiten angezeigt werden sollen.
Terminmanagement

Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann nun neben der Kollision auch noch eine Regel definiert werden ob ein Eintrag in die Zeiterfassung einfließen soll oder nicht.
Terminmanagement
Der Menüpunkt Zeiterfassung kann nun auch komplett aktiviert oder deaktiviert werden. Soll die Zeiterfassung in der Software aktiv sein, kann man einfach unter Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung einen Haken setzen und den Menüpunkt somit anzeigen lassen. Voraussetzung ist die zugehörige Berechtigung.
Terminmanagement

Umbenannt und erweitert wurde der Menüpunkt Zusatztabellen, der unter den Einstellungen -> Vorgaben zu finden ist/war. Dieser Punkt heißt nun Urlaub, hat aber die Zusatztabellen beinhaltet.
Desweiteren kann ein Genehmiger optional auch bei Mehrfachgenehmigungen eine Genehmigung erzwingen, es kann eingestellt werden ob ein Mitarbeiter sein Urlaubskonto sieht und es können die Überstunden aktiviert werden.
Terminmanagement
Neu gefasst wurde auch der Menüpunkt Arbeitsbereich in den Auswertungen. Hier können nun die Soll/Ist-Listen alternativ angewählt und beispielsweise gedruckt werden. Gezeigt werden die Planstunden, optional können die Pausen abgezogen werden. Jeder Benutzer benötigt dafür eine spezielle Berechtigung, sollte dieser Menüpunkt freigeschaltet sein,
Terminmanagement
In den Einstellungen -> Vorgaben -> Dienstplan kann nun eingestellt werden in welchem zeitlichen Rahmen jene Tauschaktionen erlaubt sind.

Terminmanagement
Die Option der Dienst-Tausch Anträge wurde vereinfacht. Es wurde ein Datumsfeld implementiert, durch dass nun eine schnellere Terminanwahl möglich ist. Zudem werden auch nur die für den Tauschzeitraum vorher festgelegten Tage (obig beschrieben) angezeigt. Nicht mit einem Dienst besetzte Tage werden in der Kalenderansicht ausgegraut.
Terminmanagement

Genehmigte Abwesenheiten können von einem Benutzer nun selbst wieder storniert werden wenn sie in der Zukunft liegen und der Genehmigungsstatus für die Abwesenheit deaktiviert ist. (Bspw. Urlaub wird doch nicht benötigt, etc.)
Terminmanagement

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Fix: Bei den Dienstfolgen wurden keine Frei-Dienste mehr eingetragen
    Fix: Kalkulation von Zuschlägen von zusammenhängenden Diensten über Nacht funktionierte nicht richtig
    Fix: Feiertage mit halben Urlaubsabzug haben haben keinen Abzug generiert
    Fix: Sonderkonten wurden bei Frei-Tagen nicht automatisch kalkuliert
    Fix: Aufruf der Sondernkonten im Dashboard funktioniert bei Firefox nicht
    Fix: Pausen werden beim Eintrag von Diensten nicht übernommen.
    Fix: Erstellen von Diensten mit Serie, Einträge werden nicht erstellt. Datum wird nicht korrekt gesetzt.
    Fix: Korrektur Emailversand (externe Mitarbeiter) / Abteilungsleiter

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.0 beinhaltet wieder viele neue Funktionen, sowie Erweiterung bestehender Funktionen.Als besonders nützlich hat sich die Funktionalität der Vorlagen herausgestellt, falls Sie öfter wiederkehrende Dienste haben (wie. Z.B. jeden Montag Frühdienst von … bis …) können Sie die sogenannten Vorlagen nutzen. Einmal definiert erscheinen diese automatisch im Dienstplan und es müssen nur noch die Mitarbeiter für den Dienst bestimmt werden.

Die Erfassung der Vorlagen wird nun direkt im Arbeitsbereich durchgeführt, ebenso können hier nun die Mindestbelegung und die Qualifikationen erfasst werden. Die Vorlagen werden im Dienstplan wie folgt angezeigt:

VorlagenDienste können jederzeit aus der Vorlage entfernt werden, so kann es vorkommen, dass z.B. an einem bestimmten Tag ein Dienst nicht besetzt werden soll und die Planung angepasst werden muss.
Dazu muss lediglich der entsprechende Tag ausgewählt werden und der Dienst kann direkt angepasst oder auch entfernt werden.

Bei der Erstellung von Vorlagen kann nun definiert werden ob diese immer gültig sind, nur an geraden Wochen oder nur an ungeraden Wochen, so lassen sich auch komplexe Dienstreihenfolgen wie sie z.B. in der Industrie existieren abbilden. Ebenso kann definiert werden dass diese für jedes Jahr gültig sind, der Zeitraum muss somit nicht mehr angepasst werden in den folge Jahren.

Ein weiteres nützliches Features ist die Bestimmung innerhalb der Vorlagen ob ein Dienst immer gültig ist, oder nur an geraden/ungeraden Wochen. Dieses kann in der Vorlage eingestellt werden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern im Dienstplan ist nun noch einfacher. Ziehen Sie aus der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter in einen entsprechenden Dienst, fertig. Zur Unterstützung zeigt Ihnen TIMEOS ob ein Mitarbeiter einen bestimmten Dienst ausführen kann. Das System prüft dabei automatisch die Verfügbarkeiten des Mitarbeiters (z.B. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank etc.), die Qualifikationen und die Arbeitsstunden werden ebenfalls berücksichtigt. Durch diese Funktion ist es für den Planer noch einfacher eine Übersicht zu erhalten für welche Dienste ein Mitarbeiter eingeplant werden kann.
Die grünen Einträge zeigen an, dass der Mitarbeiter diesen Dienst ausführen kann, rot markierte Dienste  können vom Mitarbeiter nicht durchgeführt werden.

Vorlagen

Damit die Planung der Arbeitsstunden im Dienstplan noch effektiver ist, werden im neuen Release die Überstunden oder Unterstunden aus dem Vormonat in der Planung direkt angezeigt. Diese Option kann in den Einstellungen/Vorgaben aktiviert/deaktiviert werden.

Im Planungsmodus des Dienstplanes kann in der Ansicht „Arbeitsbereiche“ nun ein Mitarbeiter angeklickt werden. Durch auswählen eines Schichteintrags wird dieser mit 1-Klick direkt der Schicht zugewiesen.

Vorlagen

Serieneinträge können in der Erfassung im Dienstplan nun direkt erstellt werden. Wählen Sie einfach dazu das „+“ aus und erfassen die entsprechende Dienstreihenfolge, so wird mit wenigen Klicks ein Plan für einen Mitarbeiter für einen Zeitraum definiert.

Neue Dienstarten können nun sofort innerhalb der Dienstplanung erstellt werden. Über die Schaltfläche „neu“ wird eine neue Dienstart definiert.

Bei der Diensterstellung ist es nun möglich einen Eintrag mehrere Arbeitsbereiche zu zuweisen.
Der Dienst wird im Plan dann für jeden Arbeitsbereiche separat angezeigt. Die Arbeitszeiten werden dabei berücksichtigt und nicht für jeden Bereich kalkuliert. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. ein Restaurant und eine Person arbeitet sowohl an der Bar wie auch im Service.

Vorlagen

Die Übersicht der Anträge wurde im Dashboard erweitert. Hier können nun Einstellungen bzgl. der Anträge (wie Stufenweise Einträge anzeigen, eigene Anträge nicht anzeigen) etc. vorgenommen.

Weiterer Anpassungen in diesem Release:
Der Menüpunkt „Kalender“ wurde unbenannt in „Planung“.
Der Menüpunkt „Abteilungskalender“ wurde unbenannt in „Urlaubskalender‘.
Der Menüpunkt „Dienste“ wurde unbenannt in ‚Dienst-Vorlagen“
Der Menüpunkt „Vorlagen“ wurde unter Planung und im Dienstplan entfernt. Die Vorlagen werden nun im Arbeitsbereich definiert.

Die Zuschläge in der Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ werden nun wieder korrekt angezeigt.
Die Anzeige der Überstunden wurde korrigiert.
Tooltips im Dienstplan werden nur angezeigt wenn ein Benutzer den Dienstplan bearbeiten darf.

 

 

Update 1.4.4 – Verfügbarkeiten

Im TIMEOS Update 1.4.4 wurden wieder ein sehr wichtiges neues Feature implementiert.
Die sogenannten „Verfügbarkeiten“ der Mitarbeiter.

Um die Dienstplanung noch einfacher zu machen und die Wünsche der Mitarbeiter bzgl. der Dienstplanung
noch besser zu berücksichtigen, haben wir im neuen Update die sogenannten Verfügbarkeiten implementiert. Ihre Mitarbeiter können nun im Dashboard mit einem Klick bestimmen an welchen Tagen sie Abwesend oder Anwesend sind. Hier kann definiert werden ob es sich um einen ganzen Tag handelt oder ob es zeitliche Ausnahmen gibt.

Diese Verfügbarkeiten werden in der Dienstplanung direkt angezeigt. Wählen Sie dazu einfach eine entsprechende Schicht aus. In der Liste der Mitarbeiter werden die Mitarbeiter die sich als „Verfügbar“ gemeldet haben grafisch entsprechend dargestellt. Mitarbeiter die sich als „Nicht verfügbar“ gemeldet haben ebenso.

Durch diese Möglichkeit hat der Planer eine bessere Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar/nicht verfügbar sind und kann entsprechend seine Mitarbeiter einplanen.

Die automatische Planung berücksichtigt bei der Vergabe der Dienste ebenfalls die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Die Verfügbarkeiten können Sie in den Einstellungen unter „Vorgaben/Allgemein“ aktivieren.

Weitere Änderungen im Release 1.4.4.

Neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“.
Um eine bessere Übersicht über die Soll-/Ist Zeiten der Mitarbeiter zu haben, haben wir eine neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ implementiert. Hier werden die monatlichen Zeiten der Mitarbeiter entsprechend aufgelistet einschließlich Zuschläge und Lohndaten (optional).

Ausblenden der Mitarbeiterliste im Dienstplan.
In den Einstellungen des Dienstplanes haben wir nun eine Option zum Ausblenden der Mitarbeiterliste hinzugefügt. Dies ist insbesondere dann sehr nützlich, falls sehr viele Mitarbeiter in einer Abteilung vorhanden sind und Sie die Drag and Drop Funktionalität nicht nutzen möchten.

Mitarbeiter ändern von Diensten
In den Eintragsdetails eines Dienstes steht nun eine neue Funktion „Mitarbeiter ändern“ zur Verfügung.
Mit Hilfe dieser Option können Sie schnell den Dienst einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Dabei werden automatisch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters geprüft, dies macht die Dienstplanung noch einfacher.
Zusätzlich steht Ihnen eine neue Hilfsfunktion in der Dienstbearbeitung zur Verfügung. Klicken Sie hier einfach auf „Mitarbeiter“ und wählen die entsprechende Person aus. Auch hier werden automatisch nur die verfügbaren Personen angezeigt.

Erweiterung des Kollisions- / Warnsystems
Bei der Warnung an arbeitsfreien Tages des Mitarbeiters kann diese nun generell im Kalender
deaktiviert werden.


Hinweis:
Bei Klick auf einen einzelnen Dienst wird Ihnen diese Warnung weiterhin angezeigt, hier können sie die Option auch wieder entsprechend zurücksetzen.

Update 1.4.2

Im TIMEOS Update 1.4.2 wurden weitere neue Funktionen hinzugefügt.
Eines der wichtigsten Features in diesem Update ist die Zuweisung von weiteren Abteilungen in den Mitarbeiterstammdaten.

  • Arbeitszeitmodell für flexible Arbeitszeiten (Sollstunden=Planstunden)

    Dieses Arbeitszeitmodell wird genutzt bei Mitarbeitern die keine festen Arbeitstage haben (z.B. 6 Tagewoche mit 1 Tag frei). Ist diese Option aktiviert, werden die Sollzeiten aus den Zeiten im Dienstplan übernommen. Zur besseren Übersicht / Planung werden die Wochensollzeiten (z.B. 40 Std. Woche) angezeigt.
  • Wochenenden können nun im Dienstplan ausgeblendet werden
    Diese Option kann in den Dienstplan-Einstellungen entsprechend aktiviert werden
  • Anzeige Erstellungdatum bei Abwesenheiten
    Das Antragsdatum kann nun bei den Abwesenheiten eingesehen werden.
  • Anzeige Zeiten In der Diensteverwaltung
    Zur besseren Übersicht werden nun die Zeiten (Start-/Ende des Dienstes) in der Liste der Dienste ausgegeben.
  • Dienstfolgen Begrenzung
    Die Begrenzung von max. 9 Wochen für die Planung von Dienstfolgen wurde aufgehoben
  • Auswertung / Überstunden
    Die Überstunden aus der Dienstplanung werden nun korrekt in der Auswertung angezeigt. Einschließlich manuelle Überstundenbuchungen.
  • Kalenderdruck
    Im Dienstplan wurde eine neue Auswertung im Excel-Format hinzugefügt. Diese Option ist nur im Ansichtsmodus „Mitarbeiter“ vorhanden.
  • Mitarbeiterstammdaten / Abteilungen
    Es ist nun möglich Mitarbeitern neben der Hauptabteilung noch weitere Abteilungen hinzuzufügen.
    Diese Option finden Sie unter Arbeitszeiten / Abteilungen.
  • Dashboard / Anzahl Erinnerungen
    Innerhalb des Dashboards werden nun die Anzahl an Erinnerungen im Statusbereich angezeigt.
    Diese Info wird auch im „zugeklappten“ Modus angezeigt.

Update 1.4 #2

Update 1.4 #2
Neue Auswertung, Sortierung der Arbeitsbereiche

Folgende neuen Funktionen wurden im Update 1.4 #2 hinzugefügt.

Neue Auswertung „Dienstplan Typ 2 (wöchentlich)“
Die neue Auswertung im Dienstplan fasst die Dienste Tagesweise zusammen und kann als PDF und Excel-Ausgegeben werden.

Sortierung der Arbeitsbereiche
Die Arbeitsbereiche innerhalb der Abteilungen können nun beliebig sortiert werden.

Update 1.4 (jetzt mit Zeiterfassung)

Update 1.4
Zeiterfassung mit Stempeluhr, Dienstpläne sperren/freigeben, Dokumente, uvm.

Im Update 1.4 wurden viele neue Funktionen implementiert und bestehende Funktionen verbessert.
Insbesondere wurden folgende Anpassungen vorgenommen.

  • Zeiterfassung
  • Stempeluhr
  • Buchungsliste für die Zeiterfassung
  • Abwesenheiten
  • Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
  • Freigeben und Sperren von Dienstplänen
  • Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
  • Neue Auswertung Urlaub mit Listen
  • Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
  • Mitarbeiterstammdaten
  • Weitere Anpassungen

Zeiterfassung
Jedes Unternehmen egal ob Gastrobetrieb, Arzt, Kindertagesstätte oder Industriebetrieb benötigt heutzutage eine genauen Stundennachweis der Arbeitnehmer. Gerade in Bezug auf MiLoG ist dieses vom Gesetzgeber vorgeschrieben. In TIMEOS haben wir nun eine Zeiterfassung implementiert, die Ihnen hilft immer die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer im blick zu haben. Eine Liste der Zeiteinträge der Benutzer mit Datum und Dauer hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Die Einträge werden nach der Bestätigung in die „Soll-/Ist Liste“ übertragen. Diese Einträge werden entweder automatisch erstellt (Benutzereinstellung auf „Zeiterfassung per Dienstplan“ oder durch die Stempeluhr „Zeiterfassung per Stempeluhr„. Beide Optionen werden in den Stammdaten des Benutzers unter „Zeiterfassung“ eingestellt.

Stempeluhr


Im Update 1.4.0.0 wurde für die Zeiterfassung eine Stempeluhr implementiert.
Die Benutzer können sich über den Browser an der Stempeluhr mit Ihren PinCode anmelden,
oder Sie können z.B. im Empfangsbereich ein PC/iPad nutzen auf dem die Stempeluhr aktiviert ist.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Benutzer die entsprechende Aktion (wie z.B. kommen, gehen, Pause, etc.) durchführen.


Hinweis: Die Stempeluhr kann in den Einstellungen/Vorgaben im Karteireiter „Allgemein“ aktiviert werden.

Buchungsliste für Zeiterfassung
Die Buchungsliste enthält für jeden Benutzer zum entsprechendem Datum eine Auflistung der Buchungen.
Diese Buchungen werden unterteilt in „Kommen“, „Gehen“, „Pause Beginn“, „Pause Ende“.

Das System erkennt automatisch ob eine Buchung für ein Datum korrekt abgeschlossen wurde.
Hat ein Benutzer als Beispiel vergessen seine „Gehen“ Buchung am Abend durchzuführen, so wird dies
im System automatisch erkannt und kann manuell korrigiert werden.

Abwesenheiten
Über diesen Menüpunkt können nun mit einem Klick
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank eingetragen werden. Eine Eintragung über den Kalender/Dienstplan ist wie bisher ebenfalls möglich. Falls gewünscht lassen sich die Zeiten für die Soll-/Ist Kalkulation hier anpassen.

Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
In TIMEOS haben wir die Auswertung für Soll-/Ist Stunden einschließlich Plan– und Abwesenheiten um weitere Funktionen erweitert.
Die Zahlen der Soll-Ist Auswertung werden hier anhand der Sollzeiten (Soll) des Mitarbeiters, der vorhandenen Dienste (Plan), der Zeiterfassungseinträge (Ist) und der Abwesenheiten entsprechend kalkuliert. Ein Ausgleich für z.B. Auszahlungen etc. ist ebenfalls möglich.

Es ist nun möglich für einen Mitarbeiter einen Start-Saldo festzulegen (z.B. aufgrund von vorhandenen Überstunden). Dieser Startwert wird dann bei der Kalkulation entsprechend berücksichtigt.

Freigeben und Sperren von Dienstplänen


Innerhalb des Dienstplanes können Plänen Monatsweise nun freigegeben oder gesperrt werden.
Mitarbeiter sehen im Dashboard und der mobile App nur Dienste aus freigegebenen Plänen.
Diese Option wird unter den Einstellungen (Einstellungen/Vorgaben/Allgemein) entsprechend aktiviert. So erhalten Ihre Mitarbeiter erst ein Übersicht wenn die Dienstplanung abgeschlossen ist. 

Hinweis: Vergangene Einträge werden im Dienstplan IMMER angezeigt. 

Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
Für die Erstellung der Arbeitszeitpläne des Benutzers sind nun keine „Tagespläne“ mehr nötig.
Die Erstellung wurde komplett überarbeitet und ist nun deutlich einfacher. Definieren Sie einfach pro Tag die entsprechenden Sollzeiten. Diese können entweder per „Wochenstunden“ oder „Monatsstunden“ eingestellt werden. Das System kalkuliert aufgrund dieser Angaben die Sollzeiten für den Mitarbeiter. Bei der Planung haben Sie dann eine Übersicht über die noch zu leistenden Stunden.

Hinweis: Falls Sie den Monatssaldo auch in der Wochenansicht sehen möchten, können Sie dieses in den Dienstplan-Einstellungen aktivieren.

Neue Auswertung Urlaub mit Listen
Was wäre eine Dienst-/Urlaubsplanung ohne eine entsprechende Auswertung?
Damit Sie stets den Überblick haben, wann welche Mitarbeiter im Urlaub sind, bzw. welche Personen einen Urlaubsantrag gestellt haben. Haben wir in TIMEOS neue Urlaubsauswertungen implementiert.
Die Urlaubsauswertung kann als Kuchengrafik, Liniengrafik oder als Liste mit Einträgen dargestellt werden.

Ebenso ist es möglich einen Verlauf des Resturlaubes pro Mitarbeiter anzuzeigen. Die Auswertung für Urlaub wird nun in „Statistik“ und „Listen“ unterteilt.

Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
Im diesem Release ist es nun möglich in TIMEOS Dokumente hinzuzufügen.Die Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten wurden erweitert.Für viele Unternehmen ist es wichtig bestimmte Dokumente in den Stammdaten der Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies können z.B. Qualifikationsdokumente wie Führerschein oder Schulungen sein. Weiterhin können Dokumente nun auch bei Abwesenheiten hinterlegt werden. Als Beispiel könnte zu jedem Urlaubsantrag das entsprechende PDF hinterlegt werden, oder bei einer Dienstreise die entsprechenden Kopien der Abrechnungen etc.


Mitarbeiterstammdaten

Das Fenster für die Bearbeitung der Mitarbeiterstammdaten wurde deutlich vereinfacht. Die entsprechenden Bereiche für Dienstplan / Zeiterfassung wurde zusammengefasst und die verschiedenen Bereiche wurden um neue „Karteireiter“ wie Arbeitszeiten, Qualifikationen, Einstellungen, Berechtigungen, Dokumente erweitert. Dadurch wird insbesondere die Bearbeitung der Stammdaten über ein Tablet vereinfacht.

Soll-Stunden von Mitarbeitern können nun in den nächsten Monat übertragen werden.
Durch diese Option werden Über- oder Unter-Stunden in den nächsten Monat vorgetragen.

Bestimmen Sie in den Stammdaten wie für den Mitarbeiter die Zeiterfassungseinträge erstellt werden.
Entweder „per Dienstplan„, d.h. bei Erstellung eines Dienstes wird für diesen Zeitraum automatisch ein Zeiterfassungseintrag generiert, oder „per Stempeluhr“, hier werden die Einträge in der Zeiterfassung über die Stempeluhrdaten generiert.

Für die Anmeldung des Mitarbeiters an der Stempeluhr, können Sie für jeden Mitarbeiter einen Pincode hinterlegen. Auch diese Option wird in den Stammdaten unter „Arbeitszeiten“ eingestellt werden.

Weitere Anpassungen

  • Quickbuttons für einen schnelleren Aufruf der „Mitarbeiterliste„, „Dienstplan“ und „Zeiterfassung“ implementiert. Diese befinden sich im oberen Fensterbereich neben dem TIMEOS-Logo.
  • Anpassung Menüstruktur
    Die Menüpunkte für „Wochenzeitpläne“ und „Tagespläne“ wurden entfernt. Die Soll-Zeiten werden nun direkt bei den Stammdaten der Mitarbeiter erfasst.
    Der Menüpunkt „Dienstplan“ wurde entfernt und die Optionen für Dienstplan, Dienste, Vorlagen, Dienstfolgen stehen nun unter „Kalender“ zur VerfügungSystem“ wurde in „Einstellungen“ unbenannt. Menüpunkt „Allgemein“ wurde in „Vorgaben“ unbenannt.
  • In den Tooltipps im Kalender wird nun bei „+“ das Tagesdatum angezeigt.
  • Auswertung Dienst-Statistik, hier kann nun auch der nächste Monat, nächstes Quartal ausgewertet werden.
  • Sortierungsmöglichkeit der Mitarbeiter. In den Stammdaten des Mitarbeiters kann nun eine Sortierung gesetzt werden.
  • Neue Auswertung für Soll-Ist. Zusammengefasste Auswertung (mit Saldo) und Download für alle Mitarbeiter als .ZIP implementiert.
  • Kalenderdruck Text für Korrekturspalte hinzugefügt.
  • Kalenderdruck, druck der Legende optimiert.
  • Dienste / Optionen „Warnung bei Eintragung an freien Tagen“ und „Ist-Stunden kalkulieren wurde nicht korrekt gespeichert.
  • Überstundenbegrenzung von 100 wurde aufgehoben.

Keine Pause? Ist das Rechtens?

Ruhezeiten während der Arbeit:

Laut §4 ArbZG wird Arbeitnehmern die unter sechs Stunden am Tag arbeiten keine Pause gewährt.  Ab sechs Stunden muss der Arbeitnehmer 30 Minuten Pause machen und ab neun Stunden 45 Minuten. 

Die Gesamtzeit der Pause kann in 15-Minuten Abschnitte unterteilt werden. Sie darf allerdings nicht an den Anfang oder an das Ende der Arbeitszeit verschoben werden.

Einen Anspruch auf bezahlte Pausen gibt es nicht, da die Pausenzeit nicht als Arbeitszeit gewährtet wird. Aber der Vorteil ist, dass man während der Pause die Arbeitsstelle verlassen kann. Bereitschaft darf nicht angerodet werden.

Ruhezeiten nach der Arbeit:

Na, ist der schwere Tag endlich zu Ende?

Dann kommt jetzt der verdiente mindestens 11-stündige Feierabend. Dieser ist in §5 ArbZG geregelt.

Während der Ruhezeit darf der Arbeitgeber Rufbereitschaft anordnen, diese ist nicht gleichzusetzen mit Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst. Bis zur Hälfte der Ruhezeit kann der Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden, vorausgesetzt er erhält dafür Ausgleich.

Falls der Anspruch mehr als die Hälfte der Ruhezeit in Beschlag nimmt, ist dem Arbeitnehmer direkt im Anschluss eine komplette (min. 10 Stunden) Ruhepause zu gewähren.

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