Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

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Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.

Monatsabschluss

Button Monatsabschluss

Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)

Abgeschlossener Monat
Monatsabschluss
offener Monat
einzelner Monatsabschluss incl. Verlaufsanzeige
Monatsabschluss abteilungsbezogen

Statusanzeige

Statusanzeige

Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung.
Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.

Statusanzeige Kalendarisch
Statusanzeige Textlich
Statusanzeige Textlich
Direkte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste

Zuschläge erweitert und überarbeitet

Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.

Neue Ansicht Zuschlagerstellung
Zuschläge im Stammdatenmenü

Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten

Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).

Sortierung im Stammdatenmenü
Ansicht Dienstplan
Ansicht Mitarbeiter

Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.

Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen

Darstellung der Überstunden für den Benutzer

Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.

Einstellungsoptionen
Ansicht Dashboard

Zeiterfassung invalidieren

Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….

Abwesenheiten gesondert bewerten

Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.

Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters

Erweiterung Geschlecht Divers

Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….

Auswahlmöglichkeit

Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)

Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.

Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar

Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.

Stempeluhr Dashboard Benutzer

Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.

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