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Dienstplan erstellen leicht gemacht

Schlagwort: Abwesenheiten

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.

Monatsabschluss

Button Monatsabschluss

Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)

Abgeschlossener Monat
Monatsabschluss
offener Monat
einzelner Monatsabschluss incl. Verlaufsanzeige
Monatsabschluss abteilungsbezogen

Statusanzeige

Statusanzeige

Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung.
Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.

Statusanzeige Kalendarisch
Statusanzeige Textlich
Statusanzeige Textlich
Direkte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste

Zuschläge erweitert und überarbeitet

Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.

Neue Ansicht Zuschlagerstellung
Zuschläge im Stammdatenmenü

Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten

Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).

Sortierung im Stammdatenmenü
Ansicht Dienstplan
Ansicht Mitarbeiter

Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.

Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen

Darstellung der Überstunden für den Benutzer

Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.

Einstellungsoptionen
Ansicht Dashboard

Zeiterfassung invalidieren

Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….

Abwesenheiten gesondert bewerten

Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.

Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters

Erweiterung Geschlecht Divers

Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….

Auswahlmöglichkeit

Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)

Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.

Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar

Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.

Stempeluhr Dashboard Benutzer

Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.

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5 Dinge die einen guten Arbeitsplatz ausmachen

5 Dinge die einen guten Arbeitsplatz ausmachen

Vielen fällt das frühe Aufstehen schwer, gerade an einem Montag. Da ist es eine Qual das Bett zu verlassen, nachdem das Wochenende oft ausgiebig genossen wurde. Wieder rein ins Büro, in die Werkshallen, auf die Baustellen, in die Autos wo Meetings, Papierberge, Computer, Handwerkzeuge, Hitze, gestresste Menschen und Staus warten.
Häufiger Grund – Unzufriedenheit im Job! Zu wenig Verdienst für zu viel Stress. Zu viel Arbeit bei zu wenig Pausen. Die Liste der Gründe kann man noch viel weiter führen, doch was braucht es wirklich um an einem Montag gerne zu Arbeit zu gehen, einen guten Arbeitsplatz zu haben?

Hier nennen wir nachfolgend 5 Gründe, die auch Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Kollegen:

Leider sind diese manchen oft ein Dorn im Auge – es gibt sie aber auch in nett: die Kollegen!
Mit wem wir unsere Arbeit verrichten, mit wem wir gemeinsam im Büro sitzen, mit wem wir uns also die tägliche Zeit außerhalb der eigenen vier Wände teilen ist laut vielen verschiedenen Studien eminent wichtig und der Schlüssel zum Glück.
Ein lässiges Arbeitsklima,  Sympatie aber natürlich auch gegenseitiger Respekt und Anerkennung spielen eine große Rolle und sind wichtige Faktoren eines funktionierenden Miteinander. Natürlich kann man sich dies als Arbeitnehmer nicht aussuchen aber man kann zumindest mit seinem eigenen Wirken beginnen den richtigen Anfang zu machen. Daran sollten sich natürlich auch Vorgesetzte halten denn, Teamwork und Kollegen auf die man sich verlassen kann sind heutzutage Gold wert.

Spannung: 

Öfter mal was neues. Überforderung ist nervig, Unterforderung aber genauso ermüdend. Für spannende, neue Tätigkeiten, Aufgaben die den Arbeitnehmer herausfordern, an denen er wachsen kann, dafür stehen alle Arbeitnehmer gerne auf. Auch an einem Montag. Daher sollten Brainstormings, Weiterbildungen, neue Projekte, Einbindung in für den Arbeitnehmer wichtige Projekte stattfinden und auf der To-Do Liste landen. So entwickelt jeder Mitarbeiter eine neue Motivation und startet viel fröhlicher und gewillt in die neue Arbeitswoche. Wer immer das gleiche auf den Teller bekommt, verliert auch irgendwann die Lust am Essen.

Balance:

Morgens eine Runde Yoga im Büro, Mittags eine Pizza in der Küche des Office zubereiten und zum Feierabend ein paar Lieblingssongs auf dem Kopfhörer haben ist zwar ein guter Beginn aber längst noch nicht alles. Eine richtige, ausgewogene Work-Life Balance sollte jedem Arbeitgeber ein Anliegen sein. Die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern ist gar nicht so schwer. Angebote zur Stressbewältigung, kostenlose Mitgliedschaften in einem Fitnesscenter oder Betreuung für die Kids gewährleisten machen den Arbeitsplatz auch gleich wieder attraktiver. Sobald der Arbeitnehmer auch etwas Abstand zur Arbeit gewinnen kann, geht er auch wieder viel lieber hin. Eine typische Win Win Situation für beide.

Freiheit:

Die klassischen Jobs in denen ein striktes Arbeitsmuster abgefertigt werden muss, sind nicht mehr Zeitgemäß. Kein Mitarbeiter kann sich in dieser Zeit immer fokussiert und konzentriert zeigen. Schneller als einem lieb ist driftet man in Gedanken ab was heute zu Hause noch auf dem Plan steht, was man zu essen kocht oder wie das Fußballspiel heute Abend ausgeht. Viele steuern bei der Recherche ab, und zu den sozialen Medien oder starren bei zuviel Input einfach nur aus dem Fenster. Toilettengänge werden zelebriert und Zigarettenpausen enorm in die Länge gezogen.
Nicht jeder Arbeitnehmer arbeitet zu den definierten Arbeitszeiten gleich. Die Leistung variiert oft nach den Gepflogenheiten der Mitarbeiter, daher sollten Arbeitgeber auf die alltägliche Routine der Mitarbeiter achten und diese in das Berufsleben einfließen lassen. Eigene Gestaltungsmöglichkeiten, ab und an eine Runde Tischkicker, Plaudern, Karten spielen oder zeitlich nicht fixierte Kaffeepausen sollten da schon mal drin sein. Gerade im Bereich der Eltern unter den Mitarbeitern sollte auch Home Office machbar sein. Das macht einen guten Arbeitsplatz aus. Ein gemeinsames Miteinander von Chef und Angestelltem ermöglicht allen eine angenehmere Atmosphäre.

TIMEOS:

Der wichtigste Faktor in unserer Auflistung ist TIMEOS. Die Software spiegelt alles obig beschriebene wieder. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter planen, definieren Sie funktionierende Abteilungen, entwerfen Sie Arbeitspläne nach Ihrem Gusto, setzen Sie Termine für Fortbildungen fest und personalisieren Sie diese, vergeben Sie Ihren Mitarbeitern Qualifikationen, erstellen Sie Dienste oder Abwesenheiten für Meetings, etc.
Planen Sie Ihre Mitarbeiter anhand Ihrer Wünsche in verschiedenen Standorten oder Zeiten, vergeben Sie spezielle Berechtigungen, geben Sie Ihrem Arbeitnehmer seine Rolle im Betrieb, lassen Sie verschiedene Arbeitsstandorte Wirklichkeit werden und genießen Sie die frei gewordene Zeit für KollegenSpannungBalanceFreiheit! Das Lob für einen guten Arbeitsplatz wird unweigerlich folgen.
Ein kostenfreier, unverbindlicher Testzugang ist schnell, mit wenigen Klicks angelegt und auf der Website TIMEOS für 14 Tage verfügbar.

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Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.0 beinhaltet wieder viele neue Funktionen, sowie Erweiterung bestehender Funktionen.Als besonders nützlich hat sich die Funktionalität der Vorlagen herausgestellt, falls Sie öfter wiederkehrende Dienste haben (wie. Z.B. jeden Montag Frühdienst von … bis …) können Sie die sogenannten Vorlagen nutzen. Einmal definiert erscheinen diese automatisch im Dienstplan und es müssen nur noch die Mitarbeiter für den Dienst bestimmt werden.

Die Erfassung der Vorlagen wird nun direkt im Arbeitsbereich durchgeführt, ebenso können hier nun die Mindestbelegung und die Qualifikationen erfasst werden. Die Vorlagen werden im Dienstplan wie folgt angezeigt:

VorlagenDienste können jederzeit aus der Vorlage entfernt werden, so kann es vorkommen, dass z.B. an einem bestimmten Tag ein Dienst nicht besetzt werden soll und die Planung angepasst werden muss.
Dazu muss lediglich der entsprechende Tag ausgewählt werden und der Dienst kann direkt angepasst oder auch entfernt werden.

Bei der Erstellung von Vorlagen kann nun definiert werden ob diese immer gültig sind, nur an geraden Wochen oder nur an ungeraden Wochen, so lassen sich auch komplexe Dienstreihenfolgen wie sie z.B. in der Industrie existieren abbilden. Ebenso kann definiert werden dass diese für jedes Jahr gültig sind, der Zeitraum muss somit nicht mehr angepasst werden in den folge Jahren.

Ein weiteres nützliches Features ist die Bestimmung innerhalb der Vorlagen ob ein Dienst immer gültig ist, oder nur an geraden/ungeraden Wochen. Dieses kann in der Vorlage eingestellt werden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern im Dienstplan ist nun noch einfacher. Ziehen Sie aus der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter in einen entsprechenden Dienst, fertig. Zur Unterstützung zeigt Ihnen TIMEOS ob ein Mitarbeiter einen bestimmten Dienst ausführen kann. Das System prüft dabei automatisch die Verfügbarkeiten des Mitarbeiters (z.B. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank etc.), die Qualifikationen und die Arbeitsstunden werden ebenfalls berücksichtigt. Durch diese Funktion ist es für den Planer noch einfacher eine Übersicht zu erhalten für welche Dienste ein Mitarbeiter eingeplant werden kann.
Die grünen Einträge zeigen an, dass der Mitarbeiter diesen Dienst ausführen kann, rot markierte Dienste  können vom Mitarbeiter nicht durchgeführt werden.

Vorlagen

Damit die Planung der Arbeitsstunden im Dienstplan noch effektiver ist, werden im neuen Release die Überstunden oder Unterstunden aus dem Vormonat in der Planung direkt angezeigt. Diese Option kann in den Einstellungen/Vorgaben aktiviert/deaktiviert werden.

Im Planungsmodus des Dienstplanes kann in der Ansicht „Arbeitsbereiche“ nun ein Mitarbeiter angeklickt werden. Durch auswählen eines Schichteintrags wird dieser mit 1-Klick direkt der Schicht zugewiesen.

Vorlagen

Serieneinträge können in der Erfassung im Dienstplan nun direkt erstellt werden. Wählen Sie einfach dazu das „+“ aus und erfassen die entsprechende Dienstreihenfolge, so wird mit wenigen Klicks ein Plan für einen Mitarbeiter für einen Zeitraum definiert.

Neue Dienstarten können nun sofort innerhalb der Dienstplanung erstellt werden. Über die Schaltfläche „neu“ wird eine neue Dienstart definiert.

Bei der Diensterstellung ist es nun möglich einen Eintrag mehrere Arbeitsbereiche zu zuweisen.
Der Dienst wird im Plan dann für jeden Arbeitsbereiche separat angezeigt. Die Arbeitszeiten werden dabei berücksichtigt und nicht für jeden Bereich kalkuliert. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. ein Restaurant und eine Person arbeitet sowohl an der Bar wie auch im Service.

Vorlagen

Die Übersicht der Anträge wurde im Dashboard erweitert. Hier können nun Einstellungen bzgl. der Anträge (wie Stufenweise Einträge anzeigen, eigene Anträge nicht anzeigen) etc. vorgenommen.

Weiterer Anpassungen in diesem Release:
Der Menüpunkt „Kalender“ wurde unbenannt in „Planung“.
Der Menüpunkt „Abteilungskalender“ wurde unbenannt in „Urlaubskalender‘.
Der Menüpunkt „Dienste“ wurde unbenannt in ‚Dienst-Vorlagen“
Der Menüpunkt „Vorlagen“ wurde unter Planung und im Dienstplan entfernt. Die Vorlagen werden nun im Arbeitsbereich definiert.

Die Zuschläge in der Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ werden nun wieder korrekt angezeigt.
Die Anzeige der Überstunden wurde korrigiert.
Tooltips im Dienstplan werden nur angezeigt wenn ein Benutzer den Dienstplan bearbeiten darf.

 

 

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