Dienstplan erstellen leicht gemacht

Kategorie: Smartphone App

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Die Zeiten in denen Brieftauben die Nachrichten überbracht haben, mussten irgendwann der ersten Postkutsche und anschließend den mobilen Postzustellern weichen. Mittlerweile finden viele sogar diese Art der Nachrichtenzustellung altmodisch, da sich vieles deutlich weiterentwickelt hat. So kann man heutzutage E-Mails versenden, Kurznachrichten oder Texte innerhalb eines Messengers schreiben und versenden, ja sogar Nachrichten sprechen, aufzeichnen und versenden geht heute problemlos mit dem Smartphone. Benachrichtigungen sind mittlerweile aus der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken.

Das Thema Benachrichtigungen bildet auch in TIMEOS ein großes Spektrum.  So können Sie jedem Mitarbeiter auf sein Smartphone Push-Benachrichtigungen senden, die eingetragenen Dienste im Smartphone-Kalender anzeigen lassen, per Knopfdruck Dienstpläne verschicken, E-Mail Benachrichtigungen versenden, Nachrichten speziell Diensten zuweisen, und entscheiden ob das Benachrichtigungssystem aktiv sein soll oder nicht.

Einen großen Mehrwert stellt beispielsweise das Benachrichtigungssystem an sich dar. Mitarbeiter müssen nicht mehr an einen Aushang gehen um dort die Dienste der kommenden Wochen oder Monate einzusehen, nein, sie bekommen alles bequem auf Ihr Handy und können so jederzeit Einblick in ihren täglichen Ablauf nehmen.
Das Benachrichtigungssystem lässt sich in TIMEOS ganz leicht einstellen. Das Feld erreichen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen und den dazu gehörenden Vorgaben. Dort wird ein eigener Reiter Benachrichtigungen angezeigt unter dem das besagte Benachrichtigungssystem entweder zu aktivieren oder deaktivierbar ist.
Benachrichtigungen
Sobald dieses Benachrichtigungssystem aktiviert ist, kann der Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, wenn der Administrator diese per Knopfdruck verschickt. Beispielsweise kann dies im Menübereich der Planung geschehen, genauer im Dienstplan selbst. Hier kann der Administrator nun seine geplanten Dienste, zugewiesenen Dienste oder geänderten Dienste separat an jeden einzelnen Mitarbeiter senden. Hierzu kann man ein Symbol einblenden lassen, welches man ebenfalls aber wieder unter den Vorgaben optional einblenden oder ausblenden kann.
Benachrichtigungen
Diese aktivierte Option zeigt sich dann im Dienstplan als Nachrichtensymbol in der Toolbar.
Benachrichtigungen
Blinkt das Briefsymbol im Wechsel zwischen schwarzem und weißen Brief, heißt das für den Administrator dass er noch Benachrichtigungen zu versenden hat. Wird das Briefsymbol einzig in weiß angezeigt, hat der Administrator alle nötigen Benachrichtigungen durchgeführt. Bei blinkendem Brief wird dem Administrator durch Klick auf selbigen sofort angezeigt, welche Benachrichtigungen er noch durchzuführen hat.
BenachrichtigungenJetzt kann der Administrator mit einem Klick auf Jetzt benachrichtigen alle Mitarbeiter in einem Rutsch benachrichtigen. Der Mitarbeiter bekommt eine Push-Nachricht auf sein Smartphone innerhalb der TIMEOS App, deren Installierung im Vorfeld natürlich zwingend ist. Natürlich muss auch die Option unter den Vorgaben, Mobile App/API aktiviert sein.
Benachrichtigungen
Sollte Sich jetzt an einem Dienst eines Mitarbeiters noch nach Versenden der Benachrichtigung etwas ändern, wird das Briefsymbol dem Administrator wieder blinkend angezeigt. Er bekommt dann allerdings nur noch einmal aufgezeigt, dass er betreffenden Mitarbeiter noch einmal neu benachrichtigen muss. Der Rest, der davon unbetroffen war, bleibt von der Änderungsbenachrichtigung unbelastet.

Desweiteren kann der Administrator auch entscheiden welche Benachrichtigungen er im Bereich der Dienste noch versenden möchte. Auch hierzu kann er wieder in den Einstellungen unter den Vorgaben optionale Einstellungen treffen.
Benachrichtigungen
Eine weitere Option die der Administrator einstellen kann, ist die des E-Mail Versands. Diesen kann man unter dem Reiter E-Mail, der ebenfalls unter den Benachrichtigungen zu finden ist, einstellen.
Benachrichtigungen
Sobald der Haken gesetzt ist, kann der Administrator die E-Mail Benachrichtigung voreinstellen. Hierzu gehört der Modus, entweder über einen eigenen Mailserver oder Intern.
Benachrichtigungen
Eine Benachrichtigungsvorlage via E-Mail ist durch den Administrator auch voreinstellbar.
Benachrichtigungen
Zu guter Letzt kann der Administrator auch noch eine Wartung einstellen. Hier wird eine eigen definierbare Zeit eingestellt, nach der die Nachrichten automatisch vom System gelöscht werden.
Benachrichtigungen
Einen durchaus großen, wie wichtigen Platz, nimmt auch das Thema Benachrichtigung bei Anträgen ein. Auch hier stehen dem Administrator einige Optionen zur Auswahl.

Optional kann auch entschieden werden wer bei Antragsstellung informiert werden soll. Hier greift die Software dann auf den Genehmigungsprozess der Anträge zurück, sofern die Option Stufenweise Benachrichtigung eingestellt ist.
Benachrichtigungen
Als weitere Option kann der Administrator nun noch einstellen wie die Benachrichtigung innerhalb einer Abteilung vollzogen werden soll.
Benachrichtigungen

Dienste können aber auch noch anderweitig via Benachrichtigung verfügbar gemacht werden. Hier bedarf es einer Einstellung, die entweder je Mitarbeiter oder je Abteilung optional eingestellt werden kann.
Der iCal-Download.
Sobald Sie diese Funktion aktivieren, bekommt der Mitarbeiter seine Dienste in seinem eigenen Smartphone Kalender angezeigt und wird dadurch über seine Dienstzeiten informiert. Wenn Sie diese Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters, das Sie unter Personal finden, in den Einstellungen aktivieren, bekommt er nur seine eigenen Dienste angezeigt.

Benachrichtigungen

Manchmal ist es aber auch wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Ihre eigenen Dienste, sondern auch die Dienste der Kollegen aus der gleichen Abteilung einsehen können. Für diesen Zweck hat der Administrator auch die Möglichkeit den iCal-Download für die komplette Abteilung freizugeben. So haben alle sich darin befindenden Mitarbeiter Einsicht in alle Dienste Ihrer Abteilung im persönlichen Smartphone Kalender. (Eigene Dienste + Dienste der Kollegen)
Um Dies einzustellen müssen Sie unter Personal auf die Abteilung klicken und dort den Reiter Erweitert auswählen. Sie können dabei sogar noch definieren ob etwaige Einträge aus Unterordnern ebenfalls synchronisiert werden sollen.

Benachrichtigungen

Eine weitere Möglichkeit mit TIMEOS Mitarbeiter zu benachrichtigen haben Sie mittels Diensten an sich. Zu jedem in Ihrem Unternehmen vorhandenen Dienst können Sie sich eine Nachricht für den Mitarbeiter anzeigen lassen. Hierzu müssen Sie sich ein Datenfeld anlegen. Diese Option finden Sie unter den Einstellungen und dann entsprechendem Menüpunkt Datenfelder.
Klicken Sie hierzu auf Datenfeld erstellen und geben Sie Ihrem neuen Feld die Bezeichnung die Sie ausgewählt haben. (Nachricht, Message, etc.) Wichtig ist auch noch der Feldtyp. Der Sollte natürlich für ein Benachrichtigungsfeld auf Textfeld stehen.
Dieses Datenfeld weisen Sie dann entsprechenden Diensten oder auch nur einem speziellen Dienst zu. Hierzu müssen Sie den gewünschten Dienst anklicken und unter dem Reiter Datenfelder Ihr neu erstelltes Datenfeld zuweisen.
Klicken Sie auf Neuer Eintrag und fügen Ihr gewünschtes Datenfeld dem Dienst zu. Beachten müssen Sie hier zwei Dinge, die nach dem hinzufügen auf den Plan treten. Das erste Merkmal ist ein Auge welches unter Optionen innerhalb der Datenfelder angezeigt wird. Dieses Symbol besagt, dass dieses Datenfeld in Ihrem Dienst sichtbar ist. Dazu muss es grün hinterlegt sein, welches mittels Klick auf das Symbol variiert werden kann. Gleich verhält es sich bei zweitem Merkmal dieser Option, der Glocke. Direkt neben dem Augensymbol ist auch ein Glockensymbol zu sehen. Die Glocke steht für Pflichtfeld bei Dienstvergabe. Das heißt, ist Ihre Glocke grün hinterlegt, MUSS bei einem Diensteintrag dieses Dienstes etwas in das Feld, dass Sie unter Datenfelder angelegt haben, eingetragen werden. Ist das Symbol weiß hinterlegt, ist eine solche Eintragung optional aber nicht zwingend nötig. Durch den Speichervorgang wurde Ihr Datenfeld dem Dienst zugewiesen und Sie können nun bei Ihrer Dienstplanung jedem Dienst, den Sie unter dieser Dienstvorlage eintragen, eine Nachricht hinzufügen.
Benachrichtigungen

Sobald der Dienst gespeichert ist, erscheint die Nachricht im Diensteintrag des Mitarbeiters und er wird sofort informiert, was er innerhalb seiner Dienstzeit zu tun hat.

Ansicht Dienstplan:

Benachrichtigungen

Ansicht Diensteintrag Mitarbeiter:

Benachrichtigungen

Eine weitere Art der Kommunikationsmöglichkeiten in TIMEOS ist die Kommentarfunktion innerhalb der Stempeluhr. Hier kann jeder Mitarbeiter einen Kommentar hinterlassen, egal welche Buchung er tätigt. Zu jeder Buchung ist ein Kommentar möglich, beispielsweise also 4 Kommentare pro Tag. (Kommen Buchung, Pausen Anfang Buchung, Pause Ende Buchung, Gehen Buchung)
Dieser Kommentar wird dem Administrator bei der Buchung angezeigt.

Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind ein großer Vorteil von TIMEOS. Egal ob per Web oder per App. Sie sind in jedem Fall perfekt vernetzt und bekommen Ihre Nachrichten bequem und einfach entweder direkt auf das Smartphone oder auf den PC, bzw. in Ihr E-Mail Postfach.

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International


Ein kleiner Schritt für die Allgemeinheit, ein Großer für TIMEOS
.

Wie bereits im letzten Update kurz angeschnitten, Dienstplan International – bei TIMEOS nutzbar durch die neu implementierte englischsprachige Oberfläche!
Dies erweitert das Spektrum von TIMEOS ungemein. Egal ob in Großbritannien, den Vereinigten Staaten, Australien, Indien, Südafrika, Neuseeland, Nigeria, Malta, Singapur, Kanada oder Jamaika. Hier kann man nicht nur schön Urlaub machen, hier wird man jetzt mit TIMEOS arbeiten. Ganz einfach und unkompliziert.

Ein einziger Klick reicht und man stellt die komplette Oberfläche von Deutsch auf Englisch.
Dienstplan International

Einfaches Arbeiten mit internationalem Flair:

Dienstplan International

 

Dienstplan International

Dienstplan International
Dienstplan International

Dienstplan International

TIMEOS – next Generation……… NOW!

And the Award goes to….Stempelfunktion Smartphone

Stempelfunktion Smartphone von TIMEOS!

In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature. 

Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.

In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.

Stempelfunktion Smartphone:

Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.

Stempelfunktion SmartphoneSobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Stempelfunktion Smartphone
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.

Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.

Button Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Anmeldung Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Login Mitarbeiter

Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Mitarbeiter persönliches Menü
Stempelfunktion Smartphone

Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Stempelfunktion Smartphone
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.

Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier:
Smartphone-App

Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Stempelfunktion Smartphone
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!

Update Smartphone App (Stempeluhr)

Zusätzlich zum Update mit der Version 1.5.3 nun noch detaillierter, ein Einblick in die Zeiterfassung per Smartphone App via TIMEOS Stempeluhr.

Damit sich die die einzelnen Personen mit der TIMEOS Stempeluhr per App zurecht finden und handeln können, erklären wir nun Schritt für Schritt die richtige Handhabung.

Wie Sie die Stempeluhr per App konfigurieren können haben wir bereits im obig genannten Update beschrieben. Einblick hierzu erhalten Sie hier: Stempeluhr per App

Nachdem Sie den oder mehrere Standorte eingerichtet haben, können sich die Mitarbeiter immer an den verfügbaren Standorten via TIMEOS Smartphone App einloggen. Voraussetzung ist natürlich eine Freischaltung im System für die entsprechenden Mitarbeiter zur Nutzung der Smartphone App.

Der Mitarbeiter findet ein übersichtliches Menü vor, in dem er die Stempeluhr leicht bedienen kann. (In unserem Beispiel über ein Android Handy und mit administrativen Zugriffsrechten. VORSICHT!! Nicht jeder Mitarbeiter hat diese Ansicht!! In vielen Ansichten sind Funktionen von administrativer Seite der Firmenleitung beschränkt.)

Stempeluhr

Durch einen Klick auf den Menüpunkt Stempeluhr, öffnet sich das Menü jedes einzelnen Mitarbeiters (immer nur das eigene). Der Mitarbeiter erhält einen Überblick über seine Zeiten. Ihm wird der Resturlaub, die Überstunden, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit, sein aktueller Status und seine Arbeitszeit angezeigt. Zudem ist auch immer der aktuelle Tag und die aktuelle mitlaufende Uhrzeit zu sehen. Der Mitarbeiter kann nun  eine Buchung durchführen. In der Regel ist dies die Kommen Buchung. Durch einen Klick auf den Button Andere Buchung können weitere Buchungsoptionen eingesehen werden.

Stempeluhr

 

Vor jeder Buchung wird der Mitarbeiter gefragt ob er die Buchung auch wirklich durchführen möchte.

Stempeluhr

Der aktuelle Status ändert sich für den Mitarbeiter ersichtlich nach jeder Buchung. So sieht er vor jeder neuen Buchung, was die letzte Buchung war. Diese Option wird ihm auch immer sichtbar vorgeschlagen.

Stempeluhr
Alle getätigten Buchungen werden dem Mitarbeiter übersichtlich unter dem Menüpunkt Buchungen innerhalb der Stempeluhr angezeigt. Dazu muss der Mitarbeiter nur zwischen den Menüpunkten Uhr und Buchungen switchen.

Stempeluhr
Befindet sich der Mitarbeiter außerhalb des von administrativer Seite eingegebenen Radius, ist keine Buchung möglich. Die Software warnt sichtlich innerhalb der App und berechnet den Abstand hin zur gültigen Buchungsdistanz.

Stempeluhr
Mit der TIMEOS Stempeluhr können Sie hervorragend Außendienst- oder Montagemitarbeiter stempeln lassen und erfassen Ihre Zeiten wie im eigenen Unternehmen. Jede Buchung erscheint sofort nach Durchführung auch im administrativen Bereich. Es ist also sofort ersichtlich welcher Mitarbeiter, welche Buchung wo durchgeführt hat.

Update Mobile App (Android)

Die mobile App für Android wurde aktualisiert. Folgende neue Funktionen / Verbesserungen wurden vorgenommen.

  • Änderung des Passwortes ist nun möglich, wenn angefordert
  • Der Mitarbeitername bei Anträgen wird nun angezeigt
  • Abteilungsnamen bei Arbeitsbereichen werden jetzt dargestellt
  • Termine werden dargestellt
  • Einstellungsfenster mit Informationen
  • Bewertungsmöglichkeit der App
  • Es können jetzt kurze Nachrichten an Kollegen gesendet werden
  • Fix: Push-Benachrichtigungen funktionieren wieder

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