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Dienstplan erstellen leicht gemacht

Kategorie: Verfügbarkeit

Personalmanagement – Der Anfang jeden Gipfels

Personalmanagement

Qualifizierte Mitarbeiter waren und sind in Deutschland immer noch recht knapp, welches auch durch den demografischen und strukturellen Wandel bedingt ist, da viele Arbeitnehmer, die dieses Kriterium erfüllen, in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Dabei sind qualifizierte Mitarbeiter der Meilenstein eines erfolgreichen Unternehmens. Hier fängt es schon bei einem strukturierten und funktionierenden, strategischen Personalmanagement an.

TIMEOS ist der erste Schritt in die richtige Richtung!

Was ist die Definition von Personalmanagement?

Personalmanagement ist, der komplette Tätigkeitsbereich der mit Personalverwaltung, Personalführung, Personalplanung und Personalentwicklung eines Unternehmens in Zusammenhang steht. Dies kann nicht von einem einzelnen Mitarbeiter gestemmt werden, hier bedarf es einer Bündelung aller Kräfte.
Aus diesem Grund sollten alle Führungsebenen, Geschäftsleitung, leitungsbefugte Mitarbeiter und Vorgesetzte mit einbezogen werden und entsprechende Abläufe innerhalb des Unternehmens gezielt implementiert werden.

Strukturierter Aufbau eines Firmensystems: Abteilungen, Standorte, Arbeitsbereiche, Mitarbeiterdetails, Qualifikationen, Regelwerke, Rollen, Berechtigungen, Talentsuche – wichtige Bausteine eines modernen Unternehmens. Alles zu finden und abzubilden in einer Software – TIMEOS!

Welche Aufgaben und Ziele hat das Personalmanagement?

Übergeordnetes Ziel eines funktionierenden Personalmanagement sollte die Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen, zu fördern oder beizubehalten sein. Diverse Studien haben es schon oft bewiesen – zufriedene Mitarbeiter sind loyaler ihrem Arbeitgeber gegenüber, seltener krank, arbeiten produktiver und kreativer. Dazu bedarf es nicht allein einer natürlichen Menschenfreundlichkeit, nein, ein funktionierendes Personalmanagement ist hier Grundvoraussetzung. Resultat sind hier nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, auch niedrigere Personalkosten die sich oft und gerne in einem ROI (Return on Investment) niederschlagen.
Wie eingangs beschrieben unterteilt sich das Personalmanagement in verschiedene Teilbereiche welche das Ziel haben, den richtigen Arbeitnehmer für verschiedene Fachbereiche des Unternehmens zu finden. So lässt sich eine strategische Entwicklung im Sinne des Unternehmens fördern und eine gelebte Unternehmenskultur unterstützt dies natürlich nachhaltig.

Teilbereiche gliedern sich in:

  • Personalplanung (gezielt sicherstellen das zu jeder Zeit geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Anforderungen werden nach kurz- mittel- oder Langfristigem Bedarf unterteilt)
  • Personalbeschaffung (möglichst vorausschauende Besetzung von vakanten Stellen die zumeist erst intern, sollte da keine geeignete Kraft zur Verfügung stehen, extern beschafft wird. Cleveres Personalmarketing wirkt hier unterstützend.Wesentliche Schritte sind hier: Stellenanzeigen nach festgelegtem Anforderungsprofil, Bewerbermanagement, gezielte Personalauswahl in Abstimmung mit Fachbabteilungen)
  • Personalverwaltung und Einsatz (Arbeitsbedingungen definieren die Inhalte der Tätigkeiten, die von Mitarbeitern zu erledigen sind und von Personalverwaltung vorgegeben und geprüft sind. Zu beachten sind auch die gesetzlichen Vorgaben: betriebliche Mitbestimmung, geeignete Arbeitsmittel, flexible Arbeitszeiten, Arbeitsplatzsicherheit)
  • Personalentwicklung (Koordination und Steuerung aller Maßnahmen die dem Anstieg der Mitarbeiterkompetenz dienen. Aus- und Weiterbildungsangebote, interne Umschulungen, Mentoren, fachspezifisches Training und Coaching)
  • Personalcontrolling (Hinter allen Daten, Fakten und Zahlen verbirgt sich immer noch ein Mitarbeiter. Personalwirtschaftliche Prozesse werden geplant, kontrolliert und gesteuert anhand vorher festgelegter KPIs – Key Performance Indicator oder Kennzahlen.
  • Entgeltmanagement (Natürlich ist es immer leichter neue Mitarbeiter mit hohem Gehalt oder Lohn ans Unternehmen zu binden. Eine geschickte Verknüpfung an die gewünschte, vom Arbeitnehmer zu erbringende Leistungen sind geeignete Instrumente und bis heute lebendige Elemente die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters zu fördern)

    Was bildet TIMEOS ab?

Abteilungen/Standorte:

Mit TIMEOS können Sie Ihre Unternehmensstruktur bis ins kleinste Detail abbilden. Unter der obersten Ebene, dem Unternehmen an sich, können Sie entweder Abteilungen, Standorte oder Ordner anlegen und diese einer übergeordneten Ebene als Unterordner anhängen. Diesen Typen können Sie im Anschluss Zugriffsberechtigte mit speziellen Rollen und ebenfalls darin enthaltenen speziellen Berechtigungen, Verantwortliche, spezifische Arbeitsbereiche und Notizen hinzufügen. Optional kann auch der iCal-Download je Abteilung/Standort eingerichtet werden. Die Bezeichnung der Abteilung oder des Standortes obliegt ganz bei Ihnen. Ebenso können sie jedem Typen eine separate Hintergrundfarbe zuordnen und können den Zugriffsberechtigten auch einen Zugriff auf weitere Unterabteilungen gewähren. So wird ein Unternehmen sehr schnell und bequem vernetzt. Eine Kostenstelle kann selbstverständlich auch jedem Typen, egal ob Abteilung, Standort oder Ordner zugefügt werden.

Mitarbeiterdetails:

Hier können Sie die Stammdaten Ihres Mitarbeiters, seine Arbeitszeiten, den Urlaub, seine Qualifikationen, Regeln, Berechtigungen, Benutzerfelder und Dokumente spezifisch einstellen., bzw. hochladen.

Stammdaten:

Hier können Sie dem Mitarbeiter eine eigene Anmeldung zu TIMEOS geben, ein Profilbild hochladen und seine Personaldaten verwalten. Zu diesen zählen: Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, ein eventueller Titel, seine primäre Abteilung, sein Eintrittsdatum, ein eventuelles Austrittsdatum, sein Geburtstag, eventuelle Stellvertreter, das Geschlecht, ein Kürzel, seine Position, der Familienstand, etwaige Kinder,ein eventueller Behinderungsgrad sowie wichtige Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer und E-Mailadresse. Desweiteren kann jedem Mitarbeiter eine eigene Hintergrundfarbe zugeordnet werden.
ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Arbeitszeiten:

Hier können die Arbeitszeiten des Mitarbeiters eingestellt werden. Wichtig ist hier zu wissen an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeitet, wie viele Wochen- oder Monatsstunden zur Verfügung stehen, wann die Gültigkeit für dieses Arbeitsmodell besteht und ob eventuell mehrere Arbeitszeitmodelle in Frage kommen.
Desweiteren kann hier definiert werden ob die Zeit per Dienstplan oder via Stempeluhr erfasst wird, welche Saldo-Berechnung gewählt werden soll, ob der Saldo mit in den nächsten Monat gezogen werden soll und auch die Bewertung der Krankheitseinträge kann man hier speziell auf den Mitarbeiter zuschneiden. Ebenso kann die Region des Mitarbeiters (gerade bei mehreren Standorten wichtig aufgrund der Feiertage), das Modell ob nach Wochen- oder Monatsstunden, bzw. die Verfügbarkeit an arbeitsfreien Tagen oder Feiertagen definiert werden. Ebenso kann hier, wieder optional, der Lohn oder das Gehalt eingestellt werden sowie ob die Pausen bezahlt werden sollen oder nicht.

Urlaub:

Hier haben Sie Einblick auf das persönliche Urlaubskontingent des Mitarbeiters, seine etwaigen Sonderkonten, können seine Urlaubseinträge verwalten und die Vorgaben definieren. Alle Werte können entweder nach Excel oder als PDF exportiert werden.

Einstellungen:

Mutterschutzgesetz und die Kalenderfreigabe für den iCal-Download sind hier wesentliche Bausteine. Eine Kalenderfreigabe hier, betrifft nur den Mitarbeiter an sich. Optional gibt es diese Funktion auch in den Abteilungen, welche dann Abteilungsbezogen ist und alle Mitarbeiter, die darin erfasst werden anzeigt. Ebenso kann hier eingestellt werden zu welchen Tages und Nachtzeiten der Mitarbeiter arbeiten kann/darf.

Qualifikationen:

Hier werden vorhandene Qualifikationen dem Mitarbeiter zugeordnet. Die Qualifikation kann bezeichnet, ein Startdatum eingetragen und eine Gültigkeit erfasst werden. Desweiteren kann eine Soll- bzw. eine Istbewertung für die Qualifikation optional eingestellt werden.
Eine weitere Qualifikation kann allgemein im Hauptmenü unter dem gleichnamigen Punkt angelegt werden. Dort wird die Qualifikation aber keinem Mitarbeiter zugewiesen, sondern kann einem Arbeitsbereich zugeordnet werden, welcher dann nur Mitarbeiter zulässt, die diese Qualifikation aufweisen. Eine Qualifikation kann in einem Bewertungssystem entweder als Qualifiziert, Schulnotensystem oder Sprachkenntnis eingestuft werden.

Regeln:

Arbeitsbereiche können hier von Ihnen als Administrator dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dieser wird dann auch nur in diesen Arbeitsbereichen als verfügbar angezeigt. Dies gilt aber auch nur bei aktivierter Regel. Ist diese Regel deaktiviert, kann der Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen des Unternehmens eingesetzt werden.

Berechtigungen:

Weisen Sie den Mitarbeiter einer speziellen Benutzergruppe zu oder stellen Sie ihm spezifisch einstellbare Berechtigungen zur Verfügung. Diese speziellen Berechtigungen sind unterteilt in Kategorien und können darunter natürlich auch noch einzeln vergeben werden. TIMEOS bietet Ihnen hier eine außergewöhnlich tiefe Flexibilität, die seines gleichen sucht.

Benutzerfelder:

Ein weiterer flexibler Pluspunkt von TIMEOS. Erstellen Sie Ihre eigene Struktur, fügen Sie Felder die Sie benötigen hinzu und bilden somit Ihre eigenen Anforderungen mit der Software maßgeschneidert ab. Diese optionalen Felder können beispielsweise Felder sein wie, Berufsdaten (wie z. B. Probezeit, erlernter Beruf), Kontaktdaten, Personaldaten, Gehaltsdaten, Krankenkassenzugehörigkeit, etc…
Die Benutzerfelder, die Sie einmalig anlegen, aber bei Bedarf jederzeit wieder ändern können, sind für jeden Ihrer Mitarbeiter gleich!
Auch hier gilt: ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Zum Thema Datenschutz verweisen wir an dieser Stelle noch einmal auf unseren Blogeintrag hierzu: Datenschutz

Dokumente:

Schaffen Sie Ihre eigene Struktur. Ein Ordnermanagement auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Strukturieren Sie Ihre Dokumentationen, laden Sie wichtige Informationen hoch und verwalten diese nach Ihrem Gusto. Ordner, Unterordner von – mit TIMEOS kein Problem.

Regelwerke:

Stellen Sie hier Ihre eigenen Regeln ein. Bilden Sie Ihre Unternehmensvorgaben eins zu eins mit TIMEOS ab. Ein Regelwerk betrifft die Abwesenheiten, in dem Sie eigenen Regeln erstellen können aber auch bereits vorhandene nutzen können. Regel können hier beispielsweise sein: Urlaubsperre, Mindestbesetzung, Qualifikationsregel, Benachrichtigungsregel, Genehmigungsregel, maximale Abwesenheiten, gegenseitiger Urlaubsausschluss, und vieles mehr.
Ein anderes Regelwerk betrifft die Zeiterfassung. Hier können automatische Buchungen, sowie automatische Pausen erfasst und konfiguriert werden. Einzelne Regelwerke sind darunter ebenfalls optional aktivierbar. So kann ein Regelwerk bei der Buchung Kommen, der Buchung Gehen und ein automatisches Ausbuchen nach einer zeitlichen Vorgabe erfolgen. Informationen darüber können ebenfalls an einzelne oder mehrere Mitarbeiter verschickt werden. Bei den automatischen Pausen kann natürlich die gesetzliche Vorgabe, die eine Pause nach 6 Stunden von mind. 30 Minuten oder nach 9 Stunden von mind. 45 Minuten vorsieht.

Rollen:

Rollen nehmen innerhalb TIMEOS einen Schwerpunkt ein. Definieren Sie jede Rolle Ihres Unternehmens in TIMEOS neu und vergeben Sie dazu die nötigen Berechtigungen. Jede von Ihnen generierte Rolle kann einer Abteilung, einem Standort zugeordet werden. Dort übernimmt der Mitarbeiter, der diese Rolle einnimmt, alle Funktionen und Berechtigungen die Sie ihm im Vorfeld ermächtigen. Auch im Nachgang können problemlos weitere Berechtigungen hinzugefügt werden.

Talentsuche:

Finden Sie für jede Aufgabe den richtigen Mitarbeiter. TIMEOS bietet Ihnen bei der Talentsuche alle Optionen. Stellen Sie ein für welche Abteilung/welchen Standort Sie einen passenden Mitarbeiter suchen. Geben Sie weitere Rahmenbedingungen an, wie beispielsweise Qualifikationen und lassen Sie sich den passenden Mitarbeiter finden. Leichter geht es nicht!

Arbeitsbereiche:

Staffeln Sie Ihr Unternehmen, lassen Sie sich einzelne oder alle Arbeitsbereiche anzeigen. Strukturieren Sie Arbeitsbereiche nach Abteilungen oder Standorten, hinterlegen Sie zu jedem Arbeitsbereich eine spezifische oder aber auch gleiche Dienstvorlage und sparen sich somit die Arbeit es immer wieder neu einpflegen zu müssen. Lassen Sie sich in den Arbeitsbereichen alle zugehörigen Mitarbeiter anzeigen und senden Sie diesen bei Bedarf direkt aus dem Arbeitsbereich, der Abteilung, dem Standort, Nachrichten über das TIMEOS Benachrichtigungssystem. Schauen Sie sich optional die Einsatzplanung in den Arbeitsbereichen wöchentlich oder monatlich an und finden sie immer den gewünschten Dienst.

Personalmanagement

„Der Gipfel des Ruhms ist, wenn man seinen Namen überall findet, nur nicht im Telefonbuch.“
(Henry Fonda (1905-82), amerik. Filmschauspieler, der am 16.05.1905, vor 113 Jahren, geboren wurde.)

Der Anfang Ihres Gipfels ist TIMEOS!

Und welche Rolle spielst du? Rollenverteilung/Berechtigungen

Und welche Rolle spielst du?

Titel gibt es viele. Doch nicht jeder Mitarbeiter trägt einen. In vielen Unternehmen gibt es dennoch Positionen die mit einem Titel, einer Rolle besetzt sind. Sei es der Chef, Geschäftsführer, Personalleiter, Assistent, Disponent, Prokurist, Betriebsleiter, Meister, Gruppensprecher, Vorarbeiter, etc….

Mit TIMEOS können Sie allen Ihren Mitarbeitern Namen geben – egal wie Sie heißen. Das entscheiden SIE!
Die Struktur, die Sie sich bei TIMEOS aufbauen können, passt sich immer Ihrem Unternehmen an und wird von Ihnen nach Ihrem Gusto kreiert.
Sei es eine Abteilung, die Sie unterstrukturieren können, ein Standort oder Ordner. Alles findet in unserer Software seinen Platz.
Das Beste daran ist – jeder Mitarbeiter kann individuell mit seinen Berechtigungen eingestellt werden. Dies entscheidet der Administrator – je Rolle, je Position, je Aufgabengebiet. Einfacher geht es nicht!

Wichtig zu wissen ist ob man sein Unternehmen aufteilen muss, etwa durch Abteilungen, Werkshallen, Standorte oder einfachen Ordnern.
Abhängig von der Größe des Unternehmens können diese eingerichteten Abteilungen dann nochmals untergliedert werden.
Jeder Abteilung kann dann Zugriffsberechtigte, Verantwortliche, Arbeitsbereiche und somit auch Mitarbeiter zugeordnet werden.
Eine Abteilung lässt sich in TIMEOS bequem und leicht anlegen. Im Menü ist der Pfad über den Reiter „Personal“ zu finden.
Dort kann man dann mittels des grünen Buttons „Abteilung erstellen“ eine solche anlegen und definieren als was diese Abteilung geführt werden soll.

Schritt 1 ist also die Namensgebung (Bezeichnung).

Rolle

Schritt 2 ist dann die Typisierung der Abteilung. Wird sie als Ordner, Standort oder Abteilung geführt.

Rolle

Schritt 3 sollte dann die Zuordnung der Abteilung sein. Von welchem Medium soll die erstellte Abteilung ein Unterordner sein.

Rolle

Schritt 4 ist das Eintragen einer Kostenstelle und das Vergeben einer eigenen Hintergrundfarbe für die Abteilung um sie von anderen Abteilungen zu unterscheiden.

Rolle

Somit steht die Abteilung in Ihren Grundfesten und kann nun fein justiert werden. Dies geschieht mit den Punkten

  • Zugriff
  • Verantwortliche
  • Arbeitsbereiche
  • Notizen
  • Erweitert

RolleSpeichern Sie Ihre Eingaben mit dem blau hinterlegten Button „Speichern„.

Jetzt wird es spannend für die Positionen in Ihrem Unternehmen. Sie können nun, nachdem die Abteilung soweit eingerichtet ist, die Rollen bearbeiten die in Ihrem Unternehmen gängig sind.
Hierzu müssen wir den Menüpunkt „Personal“ verlassen und uns dem Menüpunkt „Einstellungen“ widmen. Hier befinden sich die „Rollen“ bei TIMEOS.
Sie können nun jede Rolle, die bei Ihnen eine Funktion hat hinterlegen in dem Sie den grünen Button „Rolle erstellen“ benutzen.

1. Schritt ist hier dann die Bezeichnung der Rolle. im Feld Notizen kann eine Bemerkung eingetragen werden, die dann im Rollen Menü als Info für die Rolle zu sehen ist.

Rolle

2. Schritt ist das Vergeben von speziellen Berechtigungen für die angegebene Rolle.

RolleVergeben Sie die Rechte für die spezifischen Punkte, die Ihre neue Rolle beinhalten muss durch Setzen eines Hakens in betreffendem Kästchen. Abschließend Speichern Sie Ihre Eingaben mittels des blauen Buttons „Speichern„.

Ihr Rollen Menü könnte dann folgendermaßen aussehen: (Beispiel)
Rolle

 

Nächster Schritt ist nun die Rückkehr zum Menüpunkt „Personal“ und dort in die „Abteilungen„.
Bearbeiten Sie die von Ihnen zuvor erstellte Abteilung mittels des blauen Bearbeitungsbuttons am Ende Ihrer Abteilung.
Rolle
In den Fokus rücken nun die bereits angesprochenen Punkte Zugriff, Verantwortliche, Arbeitsbereiche, Notizen und Erweitert.
Wichtigster Punkt hierbei ist der Zugriff. Hier wird festgelegt welche Mitarbeiter Zugriff auf diese Abteilung haben sollen. Klicken Sie hierzu auf den blauen Button „Neuer Eintrag„.
Im geöffneten Bearbeitungsfenster können Sie die Abteilung und den Mitarbeiter bestimmen. Sobald Ihre Auswahl getroffen ist, klicken Sie auf den Button „Übernehmen„. Es öffnet sich ein anderes Fenster in welchem Sie nun die Rolle des ausgewählten Mitarbeiters bestimmen können.
RolleEbenso können Sie die Berechtigungen noch einmal erweitern. Bereits getroffene Berechtigungseinstellungen unter dem Menüpunkt „Rollen“ sind voreingestellt und können an dieser Stelle nicht mehr verändert werden. (Änderungen im Menüpunkt Rollen jederzeit möglich)
RolleIn jedem Bearbeitungsfeld dieses Fensters können auch Vererbungen für eine etwaige Unterabteilung gewährt werden. Soll dies geschehen muss das zugehörige Kästchen angehakt sein. Abschließend klicken Sie bitte auf den blauen Button „Übernehmen“ und der Zugriffsberechtigte wurde der Abteilung als dieser eingetragen.
RolleAls weiterer Punkt können Verantwortliche für die Abteilung angelegt werden. Auch hier wird wieder der blaue Button „Neuer Eintrag“ gedrückt um einen Verantwortlichen Mitarbeiter zu bestimmen. Im geöffneten Fenster können Sie dann wieder die Abteilung wählen und den Mitarbeiter bestimmen, der dieser Abteilung in verantwortlicher Position zugeordnet werden soll. Dies kann im Nachgang auch mehrfach geschehen, falls es mehrere Verantwortliche geben soll.
Die Verantwortlichen können dann in einer Reihenfolge, die die Position vorgibt, angeordnet werden.
Rolle
Im nächsten Schritt können die Arbeitsbereiche angeordnet werden, die dieser Abteilung zugehörig sind. Auch hier muss wieder ein blauer Button gedrückt werden, diesmal heißt der allerdings „Arbeitsbereich hinzufügen„. Fügen Sie die entsprechenden Arbeitsbereiche hinzu und positionieren Sie diese anhand Ihrer Vorgaben.
Rolle
Die weiteren Punkte Notizen und Erweitert sind eigentlich selbsterklärend. Unter dem Reiter Notizen kann man solche hinterlegen. Der Reiter Erweitert umfasst die Option der Kalender Freigabe.
Es kann hier der Kalender für den iCal-Download freigegeben werden. Das heißt, alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen sind, können dadurch in ihrem persönlichen Smartphonekalender die Dienste aller Mitarbeiter sehen die dieser Abteilung angehören.
Rolle

Und welche Rolle übernimmst du?

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International

Mehrsprachenfunktion – Dienstplan International


Ein kleiner Schritt für die Allgemeinheit, ein Großer für TIMEOS
.

Wie bereits im letzten Update kurz angeschnitten, Dienstplan International – bei TIMEOS nutzbar durch die neu implementierte englischsprachige Oberfläche!
Dies erweitert das Spektrum von TIMEOS ungemein. Egal ob in Großbritannien, den Vereinigten Staaten, Australien, Indien, Südafrika, Neuseeland, Nigeria, Malta, Singapur, Kanada oder Jamaika. Hier kann man nicht nur schön Urlaub machen, hier wird man jetzt mit TIMEOS arbeiten. Ganz einfach und unkompliziert.

Ein einziger Klick reicht und man stellt die komplette Oberfläche von Deutsch auf Englisch.
Dienstplan International

Einfaches Arbeiten mit internationalem Flair:

Dienstplan International

 

Dienstplan International

Dienstplan International
Dienstplan International

Dienstplan International

TIMEOS – next Generation……… NOW!

And the Award goes to….Stempelfunktion Smartphone

Stempelfunktion Smartphone von TIMEOS!

In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature. 

Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.

In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.

Stempelfunktion Smartphone:

Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.

Stempelfunktion SmartphoneSobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Stempelfunktion Smartphone
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.

Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.

Button Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Anmeldung Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Login Mitarbeiter

Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Mitarbeiter persönliches Menü
Stempelfunktion Smartphone

Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Stempelfunktion Smartphone
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.

Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier:
Smartphone-App

Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Stempelfunktion Smartphone
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!

Update 1.5.3 maßgenaue Vorgaben

Update 1.5.3 (Verfügbarkeiten, Zusatzkonten)

Das Dezember Release mit der Version 1.5.3 stellt wieder viele neue Funktionen für TIMEOS bereit. Wie oft bei gewissen Vorgaben wurden bei diesem Update wieder sehr viele Kundenwünsche realisiert.

Eintragungsoption (Vorgaben):

Oft ist es nötig, dass eine Tauschanfrage oder eine Freigabe eines Dienstes erst durch eine höhere Instanz, wie z.B. einen Abteilungsleiter freigegeben werden muss. So ist sichergestellt, dass keine Person einen Dienst übernimmt für den er nicht qualifiziert ist, bzw. der Tausch wird autorisiert. Um dies zu realisieren wurde eine Genehmigungsebene für Dienst Tauschen und Dienst Freigaben implementiert. Diese Option kann unter „Einstellungen/Vorgaben/Dienstplan“ aktiviert oder deaktiviert werden.

Vorgaben

Abteilungsleiter können nun unter „Anträge und Einträge“ die Tauschanfragen / Freigaben ihrer Mitarbeiter verwalten und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung/Ablehnung werden die entsprechenden Mitarbeiter über den Status informiert.

Verfügbarkeitsanzeige:

Um eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter pro Tag im Dienstplan zu haben, wurde eine „Verfügbarkeitsanzeige/Personalstärke“ im Dienstplan implementiert. Diese Verfügbarkeitsanzeige berücksichtigt bei der Anzeige der Mitarbeiter auch ob diese aufgrund von Abwesenheiten (Krank, Urlaub, Dienstreise etc.) abwesend sind, oder ob diese überhaupt für die vorhandenen Dienst qualifiziert sind. So ist auf einem Blick direkt erkennbar wie viele Ressourcen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.

Sonderkonten:

Zusätzlich zu den Urlaubskonten haben wir im neuen Release die sogenannten „Sonderkonten für Dienste“ implementiert. Durch diese Funktion kann ein Mitarbeiter z.B. wenn er an einem lt. seinem Arbeitsplan freien Tag, arbeitet einen extra Tag gut geschrieben werden. Diese „Gutschriften“ stehen dann zur freien Verfügung und können ähnlich wie Urlaub wieder genommen werden. Diese Funktionalität wird unter „Einstellungen / Vorgaben“ Sonderkonten eingerichtet.

Innerhalb der Abwesenheiten können nun spezielle Arten der Abwesenheiten definiert werden, wie z.B. Ausgleichstag etc. Wird so eine Abwesenheit beantragt, wird dadurch automatisch das „Sonderkonto“ angepasst. Hierzu muss lediglich bei der Abwesenheit das Sonderkonto definiert werden.

Terminleisten:

Im Dienstplan können nun globale Terminleisten eingeblendet werden. Die Option finden Sie unter „Einstellungen/Terminleisten„. Hier kann eine oder auch mehrere Terminleiste(n) erstellt werden. Dieser Leiste können dann weitere Einträge hinzugefügt werden, welche dann auch im Dashboard, Dienstplan, Urlaubskalender, Arbeitsbereich und Zeitleistenkalender sichtbar sind.

Anonymisieren der Abwesenheiten:

Die Option des Anonymisierens der Abwesenheiten ist beim Ausdruck nun verfügbar. Das Anonymisieren verhindert die Anzeige von Daten, die verschlüsselt sein sollten. Für Abwesenheiten wie Urlaub, Krank etc. wird dann im Ausdruck nur „Abwesend“ angezeigt. Hierzu muss ein Haken im Bereich „Dienstplan/Dienstplan herunterladen und drucken“ bei den Optionen gesetzt werden.

Darstellung von Arbeitszeiten:

Die Zeiten im Dienstplan können eine neue Darstellung erlangen. Diese Möglichkeit ist Ihnen unter „Einstellungen/Vorgaben/Grundeinstellungen/Dienstplan“ gegeben. Der „Umrechnungsfaktor“ ist ebenfalls variabel einstellbar.

Erweiterung der Dienstfolgen:

Erweitert wurde der Menüpunkt der Dienstfolgen. Hier besteht nun die Möglichkeit Dienste einzufügen, zu tauschen oder zu löschen. Die Option ist unter „Planung/Dienstfolgen/Dienstfolge bearbeiten“ zu finden. Um einen Dienst einzufügen, muss der Haken im zugehörigen Kästchen gesetzt sein.

Zudem wurde die Kopierfunktion hinzugefügt. (grüner Button)

Stempeluhr per App:

Neu in der Software eingebunden ist die Option der „Stempeluhr per App„. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Zeiten per App erfassen zu lassen. Die Konfiguration erreichen Sie unter „Einstellungen/Vorgaben/Mobile App/Api/Stempeluhr per App„. Dort können Sie nach Bedarf Optionen schalten. bei der Konfiguration sollten Sie die Koordinaten Ihres Unternehmensstandortes eingeben. Zudem können Sie vergeben, in welchem Radius Mitarbeiter dann via App stempeln können. Dies können Sie natürlich auch Standort bezogen erlauben.

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Umrechnungsfaktor für Arbeitszeiten in Tage (z.B. 8 Stunden = 1 Arbeitstag)
    Neu: Mitarbeiter werden im Kalender ausgeblendet, wenn das Austrittsdatum vor dem Anzeigebereich liegt
    Neu: Neue Zuschlagsart (Zuschlag ab n-Std. Arbeitszeit)
    Neu: Autoassigner berücksichtigt jetzt Prioritätspunkte und zeigt diese in der Mitarbeitervorschlagsliste an (Pfeil hoch/runter)
    Neu: Pausen können in der Lohnkalkulation jetzt nicht bewertet werden
    Neu: Überstunden können jetzt direkt IST-Zeiten modifizieren. Neue Option in den Grundeinstellungen / Zeiterfassung (Überstunden beeinflussen Ist-Zeiten)
    Neu: Serien-Funktion für Termine optimiert (Ausnahmen möglich, Löschung und Bearbeitung einzelner Einträge ist nun möglich)
    Neu: Neue Warnung bei Überschreitung von Tagesarbeitszeiten für Mitarbeiter (Vorgaben) (z.B. ab 10 Stunden geplanter Arbeitszeit warnen)
    Neu: In den Mitarbeiterstammdaten können nun die Urlaubseinträge eingesehen werden, oder Urlaubsanträge gestellt werden
  • Anpassung: Einstellungen für Interaktivität des Dienstplanes für Mitarbeiter sind jetzt in den Vorgaben zu finden (ebenfalls Regelungen)
    Anpassung: Die Wochenenden werden im Dienstplan jetzt auch in der Monatsansicht ausgeblendet
    Anpassung: Grafische Hervorhebung von Wochenenden in der Arbeitsbereich-Ansicht
    Anpassung: Cookie für die Stempeluhr erhöht / Automatisches Refresh der Seite bei Verbindungsproblemen
    Anpassung: Beim Veröffentlichen eines Plans werden automatisch die aktuellen Vorlagen in Dienste umgewandelt
    Anpassung: Im Kalenderdruck / Dienstplan kann jetzt der Samstag und/oder der Sonntag ausgeblendet werden
    Anpassung: Eine Dienstmeldung im Dashboard ist jetzt auch für Dienste möglich, wenn andere Dienste an diesem Tag eingetragen sind (nur bei NICHT-Überschneidung)
    Anpassung: Vorlagen werden jetzt in Dienste „umgewandelt“ sobald sie zeitlich mindestens 1 Minute „berührt“ werden
    Anpassung: Zuschläge und Lohn werden jetzt als Prognose „vorkalkuliert“ / Ausnahme: Kalkulationsmodus ohne „Ist-Prognose“
    Anpassung: Dienst-Serien-Löschung gestrichen / Dafür kann im Einzeleintrag des Dienstes jetzt der Lösch-Vorgang für alle Dienste ab dem gewählten Eintrag gelöscht werden (Löschen ab hier)
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) ist es jetzt möglich den tagesaktuellen Urlaub mit auszugeben
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) können jetzt für Mitarbeiter mit Monatsarbeitskonto die Stunden ausgeblendet werden
  • Fix: Auto-Assigner für einzelne Einträge funktionierte nicht (ResourceId)
    Fix: Durch Buchungen erstellte Zeiterfassungseinträge wurden nicht automatisch bestätigt
    Fix: Dienstplan: Admin-Einstellungen werden auch von Standarduser überschrieben

 

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.0 beinhaltet wieder viele neue Funktionen, sowie Erweiterung bestehender Funktionen.Als besonders nützlich hat sich die Funktionalität der Vorlagen herausgestellt, falls Sie öfter wiederkehrende Dienste haben (wie. Z.B. jeden Montag Frühdienst von … bis …) können Sie die sogenannten Vorlagen nutzen. Einmal definiert erscheinen diese automatisch im Dienstplan und es müssen nur noch die Mitarbeiter für den Dienst bestimmt werden.

Die Erfassung der Vorlagen wird nun direkt im Arbeitsbereich durchgeführt, ebenso können hier nun die Mindestbelegung und die Qualifikationen erfasst werden. Die Vorlagen werden im Dienstplan wie folgt angezeigt:

VorlagenDienste können jederzeit aus der Vorlage entfernt werden, so kann es vorkommen, dass z.B. an einem bestimmten Tag ein Dienst nicht besetzt werden soll und die Planung angepasst werden muss.
Dazu muss lediglich der entsprechende Tag ausgewählt werden und der Dienst kann direkt angepasst oder auch entfernt werden.

Bei der Erstellung von Vorlagen kann nun definiert werden ob diese immer gültig sind, nur an geraden Wochen oder nur an ungeraden Wochen, so lassen sich auch komplexe Dienstreihenfolgen wie sie z.B. in der Industrie existieren abbilden. Ebenso kann definiert werden dass diese für jedes Jahr gültig sind, der Zeitraum muss somit nicht mehr angepasst werden in den folge Jahren.

Ein weiteres nützliches Features ist die Bestimmung innerhalb der Vorlagen ob ein Dienst immer gültig ist, oder nur an geraden/ungeraden Wochen. Dieses kann in der Vorlage eingestellt werden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern im Dienstplan ist nun noch einfacher. Ziehen Sie aus der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter in einen entsprechenden Dienst, fertig. Zur Unterstützung zeigt Ihnen TIMEOS ob ein Mitarbeiter einen bestimmten Dienst ausführen kann. Das System prüft dabei automatisch die Verfügbarkeiten des Mitarbeiters (z.B. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank etc.), die Qualifikationen und die Arbeitsstunden werden ebenfalls berücksichtigt. Durch diese Funktion ist es für den Planer noch einfacher eine Übersicht zu erhalten für welche Dienste ein Mitarbeiter eingeplant werden kann.
Die grünen Einträge zeigen an, dass der Mitarbeiter diesen Dienst ausführen kann, rot markierte Dienste  können vom Mitarbeiter nicht durchgeführt werden.

Vorlagen

Damit die Planung der Arbeitsstunden im Dienstplan noch effektiver ist, werden im neuen Release die Überstunden oder Unterstunden aus dem Vormonat in der Planung direkt angezeigt. Diese Option kann in den Einstellungen/Vorgaben aktiviert/deaktiviert werden.

Im Planungsmodus des Dienstplanes kann in der Ansicht „Arbeitsbereiche“ nun ein Mitarbeiter angeklickt werden. Durch auswählen eines Schichteintrags wird dieser mit 1-Klick direkt der Schicht zugewiesen.

Vorlagen

Serieneinträge können in der Erfassung im Dienstplan nun direkt erstellt werden. Wählen Sie einfach dazu das „+“ aus und erfassen die entsprechende Dienstreihenfolge, so wird mit wenigen Klicks ein Plan für einen Mitarbeiter für einen Zeitraum definiert.

Neue Dienstarten können nun sofort innerhalb der Dienstplanung erstellt werden. Über die Schaltfläche „neu“ wird eine neue Dienstart definiert.

Bei der Diensterstellung ist es nun möglich einen Eintrag mehrere Arbeitsbereiche zu zuweisen.
Der Dienst wird im Plan dann für jeden Arbeitsbereiche separat angezeigt. Die Arbeitszeiten werden dabei berücksichtigt und nicht für jeden Bereich kalkuliert. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. ein Restaurant und eine Person arbeitet sowohl an der Bar wie auch im Service.

Vorlagen

Die Übersicht der Anträge wurde im Dashboard erweitert. Hier können nun Einstellungen bzgl. der Anträge (wie Stufenweise Einträge anzeigen, eigene Anträge nicht anzeigen) etc. vorgenommen.

Weiterer Anpassungen in diesem Release:
Der Menüpunkt „Kalender“ wurde unbenannt in „Planung“.
Der Menüpunkt „Abteilungskalender“ wurde unbenannt in „Urlaubskalender‘.
Der Menüpunkt „Dienste“ wurde unbenannt in ‚Dienst-Vorlagen“
Der Menüpunkt „Vorlagen“ wurde unter Planung und im Dienstplan entfernt. Die Vorlagen werden nun im Arbeitsbereich definiert.

Die Zuschläge in der Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ werden nun wieder korrekt angezeigt.
Die Anzeige der Überstunden wurde korrigiert.
Tooltips im Dienstplan werden nur angezeigt wenn ein Benutzer den Dienstplan bearbeiten darf.

 

 

Update 1.4.4 – Verfügbarkeiten

Im TIMEOS Update 1.4.4 wurden wieder ein sehr wichtiges neues Feature implementiert.
Die sogenannten „Verfügbarkeiten“ der Mitarbeiter.

Um die Dienstplanung noch einfacher zu machen und die Wünsche der Mitarbeiter bzgl. der Dienstplanung
noch besser zu berücksichtigen, haben wir im neuen Update die sogenannten Verfügbarkeiten implementiert. Ihre Mitarbeiter können nun im Dashboard mit einem Klick bestimmen an welchen Tagen sie Abwesend oder Anwesend sind. Hier kann definiert werden ob es sich um einen ganzen Tag handelt oder ob es zeitliche Ausnahmen gibt.

Diese Verfügbarkeiten werden in der Dienstplanung direkt angezeigt. Wählen Sie dazu einfach eine entsprechende Schicht aus. In der Liste der Mitarbeiter werden die Mitarbeiter die sich als „Verfügbar“ gemeldet haben grafisch entsprechend dargestellt. Mitarbeiter die sich als „Nicht verfügbar“ gemeldet haben ebenso.

Durch diese Möglichkeit hat der Planer eine bessere Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar/nicht verfügbar sind und kann entsprechend seine Mitarbeiter einplanen.

Die automatische Planung berücksichtigt bei der Vergabe der Dienste ebenfalls die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Die Verfügbarkeiten können Sie in den Einstellungen unter „Vorgaben/Allgemein“ aktivieren.

Weitere Änderungen im Release 1.4.4.

Neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“.
Um eine bessere Übersicht über die Soll-/Ist Zeiten der Mitarbeiter zu haben, haben wir eine neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ implementiert. Hier werden die monatlichen Zeiten der Mitarbeiter entsprechend aufgelistet einschließlich Zuschläge und Lohndaten (optional).

Ausblenden der Mitarbeiterliste im Dienstplan.
In den Einstellungen des Dienstplanes haben wir nun eine Option zum Ausblenden der Mitarbeiterliste hinzugefügt. Dies ist insbesondere dann sehr nützlich, falls sehr viele Mitarbeiter in einer Abteilung vorhanden sind und Sie die Drag and Drop Funktionalität nicht nutzen möchten.

Mitarbeiter ändern von Diensten
In den Eintragsdetails eines Dienstes steht nun eine neue Funktion „Mitarbeiter ändern“ zur Verfügung.
Mit Hilfe dieser Option können Sie schnell den Dienst einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Dabei werden automatisch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters geprüft, dies macht die Dienstplanung noch einfacher.
Zusätzlich steht Ihnen eine neue Hilfsfunktion in der Dienstbearbeitung zur Verfügung. Klicken Sie hier einfach auf „Mitarbeiter“ und wählen die entsprechende Person aus. Auch hier werden automatisch nur die verfügbaren Personen angezeigt.

Erweiterung des Kollisions- / Warnsystems
Bei der Warnung an arbeitsfreien Tages des Mitarbeiters kann diese nun generell im Kalender
deaktiviert werden.


Hinweis:
Bei Klick auf einen einzelnen Dienst wird Ihnen diese Warnung weiterhin angezeigt, hier können sie die Option auch wieder entsprechend zurücksetzen.

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