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Dienstplan erstellen leicht gemacht

Schlagwort: Zuschläge

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.

Monatsabschluss

Button Monatsabschluss

Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)

Abgeschlossener Monat
Monatsabschluss
offener Monat
einzelner Monatsabschluss incl. Verlaufsanzeige
Monatsabschluss abteilungsbezogen

Statusanzeige

Statusanzeige

Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung.
Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.

Statusanzeige Kalendarisch
Statusanzeige Textlich
Statusanzeige Textlich
Direkte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste

Zuschläge erweitert und überarbeitet

Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.

Neue Ansicht Zuschlagerstellung
Zuschläge im Stammdatenmenü

Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten

Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).

Sortierung im Stammdatenmenü
Ansicht Dienstplan
Ansicht Mitarbeiter

Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.

Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen

Darstellung der Überstunden für den Benutzer

Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.

Einstellungsoptionen
Ansicht Dashboard

Zeiterfassung invalidieren

Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….

Abwesenheiten gesondert bewerten

Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.

Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters

Erweiterung Geschlecht Divers

Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….

Auswahlmöglichkeit

Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)

Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.

Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar

Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.

Stempeluhr Dashboard Benutzer

Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.

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TIMEOS – Dienstplanung mit automatischen Warnsignal!

TIMEOS – Dienstplanung mit automatischen Warnsignal!

Die Krise in der größten deutschen Parteien spitzt sich zu. Nicht erst seit dem Warnsignal bei bei der Bundestagswahl ist klar dass sich in den Parteien etwas ändern muss. Die jüngsten Landtagswahlen in Bayern und Hessen haben es gezeigt. Der Wähler watscht die Politik die Ihm nicht gefällt ab.
Das dadurch Parteien mehr Gehör erreichen als manchen lieb ist, lässt sich auch darauf zurückführen, dass die vorgelebte Politik nicht dem Bild des Wählers entspricht.

Kanzlerin Merkel hat die Zeichen der Zeit erkannt und zieht sich sukzessive aus den Parteigeschäften zurück, die Partei wird alsbald auf sie als Vorsitzende verzichten müssen. Auch als Bundeskanzlerkandidatin wird die aktuelle Kanzlerin zur neuen Wahl nicht mehr zur Verfügung stehen.

TIMEOS hingegen wird sich nicht zurückziehen – im Gegenteil. TIMEOS entwickelt sich peu a peu weiter. Ausschlaggebender Grund ist hierfür das Gehör für das Volk, die Nutzer von TIMEOS. In gewohnter Manier greift TIMEOS immer wieder auf Kundenwünsche zurück und implementiert diese bestmöglich in der Anwendung.

Auch im letzten Update wurden wieder einige dieser Kundenwünsche implementiert.

Hierzu gehören unter anderem:

  • Mitarbeiterfarben für Dienste anzeigen
    Wenn aktiviert, werden im Dienstplan für Arbeitsbereiche und der Zeitleiste die im Mitarbeiter hinterlegten Farben dargestellt, anstatt der Dienst-Farbe.

  • Dienste mit mehr als 24 Std. erlauben
    Wenn aktiviert, kann im Dienst entschieden werden, dass der Dienst mehr als 24 Std. hat. Somit wird aus einem Dienst von 00:00 bis 00:15 mit aktivierter Option ein Dienst der bis 00:15 des Folgetages andauert.

  • Arbeitszeit-Zuschläge im Dienstplan berücksichtigen
    Wenn aktiviert, werden in der Dienstplanung kalkulatorischen Zuschläge für Arbeitszeiten berücksichtigt.

  • Überstunden-Einträge beeinflussen Ist-Zeiten
    Wenn Überstunden genehmigt werden, wird in der Zeiterfassung der Ist-Wert automatisch um die beantragten Überstunden modifiziert. Bei aktivierter Stempeluhr in den Stammdaten des Mitarbeiters werden Überstundeneinträge ignoriert.
    Weitere Modi:
    – Nur Überstunden (ohne Zuschläge)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben modifiziert (ohne Berücksichtigung von Zuschlägen)
    – Überstunden und abgefeierte Überstunden (ohne Zuschläge)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben und unten modifiziert (ohne Berücksichtigung von Zuschlägen)
    – Real-Zeit des Eintrags (mit Zuschlägen)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben oder auch unten modifiziert. Dabei werden Kollisionen mit bestehenden Ist-Zeiten aus Diensten berücksichtigt, und ggf. angepasst.

  • Dokumentenanhang an internen Nachrichtenverkehr
    Fügen Sie Ihren Nachrichten Dokumente alle Formate als Anhang bei.

Stillstand ist und bleibt ein Rückschritt. TIMEOS entwickelt sich dynamisch weiter. Seien auch Sie ein Teil des Ganzen!

„Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.“
Johann Wolfgang von Goethe, 1749 – 1832, dt. Dichter

TIMEOS Update 1.5.8 – Fokus: Regelwerk (Zeiterfassung)

TIMEOS Update 1.5.8 – Fokus: Regelwerk (Zeiterfassung)

Wichtigstes Feature im Update 1.5.8.-1075 ist ohne Frage das Regelwerk für die Zeiterfassung.

Desweiteren wurde eine englischsprachige Oberfläche, ein Ordnermanagement im Bereich Personal/Mitarbeiter, eine Kalkulation Resturlaub bei Eintritts- oder Austrittsdatum sowie eine neue Zuschlagsart für die Zuschläge (Samstag) implementiert.

Regelwerk Zeiterfassung:

Neue Regel für die Zeiterfassung. Automatisches Ausbuchen (Stempeluhr) und alternativ können nun Gleitzeiten für den Dienstbeginn und das Dienstende eingegeben werden, einschließlich Benachrichtigung.

Wählbar sind die Abteilung, eine generelle Aktivierung (Erweitert) und spezielle Mitarbeiter. Die Zeiten in Minuten können beliebig eingestellt werden. Der Wert 0 ergibt keine Gleitzeit vor oder nach Dienstbeginn/Dienstende.
Regelwerk
Ordnermanagement Menü Personal/Mitarbeiter:

Im Menü Personal/Mitarbeiter für Dokumente kann nun eine Verzeichnisstruktur angelegt werden. Diese Struktur können nur Administratoren anlegen, da die Struktur für alle Mitarbeiter gleich ist. Die Ordner können beliebig benannt werden.
Regelwerk

Oberflächensprachoption:

Um die Internationalisierung von TIMEOS weiter voranzutreiben, ist es nun auch möglich seine Oberflächenversion auf Englisch zu stellen. Alles wird dann in der englischen Sprache dargestellt.

Regelwerk

Kalkulation Resturlaub:

Der Resturlaub wird nun je nach Eintritts- oder Austrittsdatum kalkuliert. In unserem Beispiel wird ein Eintrittsdatum zum 21.03.2018 simuliert.
Regelwerk

Zuschlag an Samstagen:

Auch für die Samstagsarbeit wurde eine Zuschlagsart implementiert. Diese kann nun problemlos aktiviert  und nach eigenem Gusto gestaltet werden. Hierzu muss nur ein neuer Eintrag bei den Zuschlägen vorgenommen werden. (Einstellungen -> Vorgaben -> Zuschläge)

Regelwerk
Suchfunktion Personal/Dienstplan:

Im Menü Personal/Mitarbeiter und Dienstplan/Mitarbeiter können nun in der Suche  mehrere Begriffe eingegeben werden, z.B. „Bayer, Grimm, Uhlemann“, diese müssen mit „,“ getrennt sein.

Regelwerk
RegelwerkAuswertung Sonderkonten:

In der Auswertung für Sonderkonten wird jetzt der Zeitraum gespeichert, die Auswahl wurde auch vereinfacht.

Regelwerk

  • Fix: Kalkulation Krankheitseinträge / Stunden bei Modus Plan-Ist = Saldo
  • Fix: Auswertungen / Eintrag-Statistik: Die Einträge werden jetzt korrekt im gewählten Zeitraum kalkuliert
  • Fix: Bei der Genehmigung von Überstunden/Anwesenheiten wird jetzt keine Warnung für Dienst-Kollisionen angezeigt
  • Fix: Beim Entfernen eines Arbeitsbereiches aus dem Mitarbeiter werden bei ALLEN Mitarbeitern dieser Arbeitsbereich entfernt
  • Fix: Beim stornieren oder löschen eines Dienstes erscheint nun nicht meher die Meldung für Sonderkonten (Freie Tage)
  • Fix: Soll-/Ist Liste Drucken der Stundenliste stürzt ab
  • Fix: Meldung bei entfernen eines Dienstes fehlerhaft (Sonderkonto)
  • Fix: Bei vorhandensein einer Regel (Notifiyer) wird in der Zeiterfassung der Krankheitseintrag FALSCH berechnet

Update 1.5.3 maßgenaue Vorgaben

Update 1.5.3 (Verfügbarkeiten, Zusatzkonten)

Das Dezember Release mit der Version 1.5.3 stellt wieder viele neue Funktionen für TIMEOS bereit. Wie oft bei gewissen Vorgaben wurden bei diesem Update wieder sehr viele Kundenwünsche realisiert.

Eintragungsoption (Vorgaben):

Oft ist es nötig, dass eine Tauschanfrage oder eine Freigabe eines Dienstes erst durch eine höhere Instanz, wie z.B. einen Abteilungsleiter freigegeben werden muss. So ist sichergestellt, dass keine Person einen Dienst übernimmt für den er nicht qualifiziert ist, bzw. der Tausch wird autorisiert. Um dies zu realisieren wurde eine Genehmigungsebene für Dienst Tauschen und Dienst Freigaben implementiert. Diese Option kann unter „Einstellungen/Vorgaben/Dienstplan“ aktiviert oder deaktiviert werden.

Vorgaben

Abteilungsleiter können nun unter „Anträge und Einträge“ die Tauschanfragen / Freigaben ihrer Mitarbeiter verwalten und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung/Ablehnung werden die entsprechenden Mitarbeiter über den Status informiert.

Verfügbarkeitsanzeige:

Um eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter pro Tag im Dienstplan zu haben, wurde eine „Verfügbarkeitsanzeige/Personalstärke“ im Dienstplan implementiert. Diese Verfügbarkeitsanzeige berücksichtigt bei der Anzeige der Mitarbeiter auch ob diese aufgrund von Abwesenheiten (Krank, Urlaub, Dienstreise etc.) abwesend sind, oder ob diese überhaupt für die vorhandenen Dienst qualifiziert sind. So ist auf einem Blick direkt erkennbar wie viele Ressourcen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.

Sonderkonten:

Zusätzlich zu den Urlaubskonten haben wir im neuen Release die sogenannten „Sonderkonten für Dienste“ implementiert. Durch diese Funktion kann ein Mitarbeiter z.B. wenn er an einem lt. seinem Arbeitsplan freien Tag, arbeitet einen extra Tag gut geschrieben werden. Diese „Gutschriften“ stehen dann zur freien Verfügung und können ähnlich wie Urlaub wieder genommen werden. Diese Funktionalität wird unter „Einstellungen / Vorgaben“ Sonderkonten eingerichtet.

Innerhalb der Abwesenheiten können nun spezielle Arten der Abwesenheiten definiert werden, wie z.B. Ausgleichstag etc. Wird so eine Abwesenheit beantragt, wird dadurch automatisch das „Sonderkonto“ angepasst. Hierzu muss lediglich bei der Abwesenheit das Sonderkonto definiert werden.

Terminleisten:

Im Dienstplan können nun globale Terminleisten eingeblendet werden. Die Option finden Sie unter „Einstellungen/Terminleisten„. Hier kann eine oder auch mehrere Terminleiste(n) erstellt werden. Dieser Leiste können dann weitere Einträge hinzugefügt werden, welche dann auch im Dashboard, Dienstplan, Urlaubskalender, Arbeitsbereich und Zeitleistenkalender sichtbar sind.

Anonymisieren der Abwesenheiten:

Die Option des Anonymisierens der Abwesenheiten ist beim Ausdruck nun verfügbar. Das Anonymisieren verhindert die Anzeige von Daten, die verschlüsselt sein sollten. Für Abwesenheiten wie Urlaub, Krank etc. wird dann im Ausdruck nur „Abwesend“ angezeigt. Hierzu muss ein Haken im Bereich „Dienstplan/Dienstplan herunterladen und drucken“ bei den Optionen gesetzt werden.

Darstellung von Arbeitszeiten:

Die Zeiten im Dienstplan können eine neue Darstellung erlangen. Diese Möglichkeit ist Ihnen unter „Einstellungen/Vorgaben/Grundeinstellungen/Dienstplan“ gegeben. Der „Umrechnungsfaktor“ ist ebenfalls variabel einstellbar.

Erweiterung der Dienstfolgen:

Erweitert wurde der Menüpunkt der Dienstfolgen. Hier besteht nun die Möglichkeit Dienste einzufügen, zu tauschen oder zu löschen. Die Option ist unter „Planung/Dienstfolgen/Dienstfolge bearbeiten“ zu finden. Um einen Dienst einzufügen, muss der Haken im zugehörigen Kästchen gesetzt sein.

Zudem wurde die Kopierfunktion hinzugefügt. (grüner Button)

Stempeluhr per App:

Neu in der Software eingebunden ist die Option der „Stempeluhr per App„. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Zeiten per App erfassen zu lassen. Die Konfiguration erreichen Sie unter „Einstellungen/Vorgaben/Mobile App/Api/Stempeluhr per App„. Dort können Sie nach Bedarf Optionen schalten. bei der Konfiguration sollten Sie die Koordinaten Ihres Unternehmensstandortes eingeben. Zudem können Sie vergeben, in welchem Radius Mitarbeiter dann via App stempeln können. Dies können Sie natürlich auch Standort bezogen erlauben.

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Umrechnungsfaktor für Arbeitszeiten in Tage (z.B. 8 Stunden = 1 Arbeitstag)
    Neu: Mitarbeiter werden im Kalender ausgeblendet, wenn das Austrittsdatum vor dem Anzeigebereich liegt
    Neu: Neue Zuschlagsart (Zuschlag ab n-Std. Arbeitszeit)
    Neu: Autoassigner berücksichtigt jetzt Prioritätspunkte und zeigt diese in der Mitarbeitervorschlagsliste an (Pfeil hoch/runter)
    Neu: Pausen können in der Lohnkalkulation jetzt nicht bewertet werden
    Neu: Überstunden können jetzt direkt IST-Zeiten modifizieren. Neue Option in den Grundeinstellungen / Zeiterfassung (Überstunden beeinflussen Ist-Zeiten)
    Neu: Serien-Funktion für Termine optimiert (Ausnahmen möglich, Löschung und Bearbeitung einzelner Einträge ist nun möglich)
    Neu: Neue Warnung bei Überschreitung von Tagesarbeitszeiten für Mitarbeiter (Vorgaben) (z.B. ab 10 Stunden geplanter Arbeitszeit warnen)
    Neu: In den Mitarbeiterstammdaten können nun die Urlaubseinträge eingesehen werden, oder Urlaubsanträge gestellt werden
  • Anpassung: Einstellungen für Interaktivität des Dienstplanes für Mitarbeiter sind jetzt in den Vorgaben zu finden (ebenfalls Regelungen)
    Anpassung: Die Wochenenden werden im Dienstplan jetzt auch in der Monatsansicht ausgeblendet
    Anpassung: Grafische Hervorhebung von Wochenenden in der Arbeitsbereich-Ansicht
    Anpassung: Cookie für die Stempeluhr erhöht / Automatisches Refresh der Seite bei Verbindungsproblemen
    Anpassung: Beim Veröffentlichen eines Plans werden automatisch die aktuellen Vorlagen in Dienste umgewandelt
    Anpassung: Im Kalenderdruck / Dienstplan kann jetzt der Samstag und/oder der Sonntag ausgeblendet werden
    Anpassung: Eine Dienstmeldung im Dashboard ist jetzt auch für Dienste möglich, wenn andere Dienste an diesem Tag eingetragen sind (nur bei NICHT-Überschneidung)
    Anpassung: Vorlagen werden jetzt in Dienste „umgewandelt“ sobald sie zeitlich mindestens 1 Minute „berührt“ werden
    Anpassung: Zuschläge und Lohn werden jetzt als Prognose „vorkalkuliert“ / Ausnahme: Kalkulationsmodus ohne „Ist-Prognose“
    Anpassung: Dienst-Serien-Löschung gestrichen / Dafür kann im Einzeleintrag des Dienstes jetzt der Lösch-Vorgang für alle Dienste ab dem gewählten Eintrag gelöscht werden (Löschen ab hier)
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) ist es jetzt möglich den tagesaktuellen Urlaub mit auszugeben
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) können jetzt für Mitarbeiter mit Monatsarbeitskonto die Stunden ausgeblendet werden
  • Fix: Auto-Assigner für einzelne Einträge funktionierte nicht (ResourceId)
    Fix: Durch Buchungen erstellte Zeiterfassungseinträge wurden nicht automatisch bestätigt
    Fix: Dienstplan: Admin-Einstellungen werden auch von Standarduser überschrieben

 

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