TIMEOS Blog

Dienstplan erstellen leicht gemacht

Schlagwort: Stempeluhr

Native TIMEOS Stempeluhr-App

TIMEOS Stempeluhr-App

Wir freuen uns Ihnen die neue native TIMEOS Stempeluhr-App für Android Geräte, in erster Linie Tablets, vorstellen zu können.
Lassen Sie diese App auf ihren Tablets dauerhaft laufen um alle Stempelbuchungen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Sie benötigen zur voll umfassenden Nutzung der nativen TIMEOS Stempeluhr-App lediglich ein Android Tablet oder unter Umständen ein Android Smartphone. Dieses (Tablet) hängen Sie über einen Netzstecker an eine Steckdose. Platzieren Sie das Tablet an einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort, wie beispielsweise der Umkleide- oder Aufenthaltsraum. Auch im Eingangsbereich zum Unternehmen hat sich der Einsatzort solcher Tablets bereits bewährt.

TIMEOS Stempeluhr-App

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.taponia.timeosclock

In Ihrer dann öffentlichen Stempeluhr ist ein Terminal zu sehen, das alle Mitarbeiter einfach bedienen können. Bequem kann man sich mit seinem persönlichen Stempeluhr-Code am Terminal einwählen und somit für eine Buchung registrieren. Die TIMEOS Stempeluhr-App speichert alle Informationen und sendet diese an den administrativen Zugang Ihres Unternehmens. Sie erkennt immer welcher Mitarbeiter sich gerade mit seinem Stempelvorgang beschäftigt und hinterlegt alle Zeiten Minuten genau im System.

Wie gewohnt sind alle diese Funktionen auch für ein Android Smartphone verfügbar.
Selbstverständlich haben wir auch für die Smartphone App erneut ein Update durchgeführt und würden uns sehr freuen wenn Sie dies, bei Gefallen, mit einer positiven Bewertung versehen würden.
Vielen Dank!


TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App

Weitere Informationen rund um die neue native TIMEOS Stempeluhr-App erlangen Sie wie gewohnt, entweder telefonisch oder per E-Mail von unserem Support unter: 06026/977 94 22 oder support@timeos.de

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Monatsabschluss – TIMEOS Update 1.7.3-1102

Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.

Monatsabschluss

Button Monatsabschluss

Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)

Abgeschlossener Monat
Monatsabschluss
offener Monat
einzelner Monatsabschluss incl. Verlaufsanzeige
Monatsabschluss abteilungsbezogen

Statusanzeige

Statusanzeige

Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung.
Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.

Statusanzeige Kalendarisch
Statusanzeige Textlich
Statusanzeige Textlich
Direkte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste

Zuschläge erweitert und überarbeitet

Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.

Neue Ansicht Zuschlagerstellung
Zuschläge im Stammdatenmenü

Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten

Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).

Sortierung im Stammdatenmenü
Ansicht Dienstplan
Ansicht Mitarbeiter

Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.

Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen

Darstellung der Überstunden für den Benutzer

Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.

Einstellungsoptionen
Ansicht Dashboard

Zeiterfassung invalidieren

Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….

Abwesenheiten gesondert bewerten

Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.

Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters

Erweiterung Geschlecht Divers

Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….

Auswahlmöglichkeit

Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)

Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.

Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar

Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.

Stempeluhr Dashboard Benutzer

Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.

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Automatisches Warnsystem Dienstplan

Automatisches Warnsystem Dienstplan

Die Behandlung von Krebs könnte revolutioniert werden.
Ein Automatisches Warnsystem Dienstplan von TIMEOS ist hierfür allerdings nicht verantwortlich. Wissenschaftler der Stanford University und des Cleveland Clinic’s Taussig Cancer Institute stellten sicher, dass ein Bluttest effektiv 10 Arten von Krebs vor der Erkrankung erkennen kann. Auch eine Bezeichnung für den Test wurde schon gefunden, der flüssige Biopsie-Test ist geboren.
Ob und wie weit er in Zukunft die schlimme Diagnose Krebs für Menschen besänftigen kann, wird sich zeigen. Eins ist aber gewiss, es wird noch eine Weile dauern bis man hier aussagekräftige Gewissheiten präsentieren kann.

Anders verhält sich das bei TIMEOS. Hier haben Sie ein Warnsystem was sofort erkennt, wenn etwas in Ihrer Dienstplanung, Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung nicht stimmt und somit „krankt“.

TIMEOS Automatisches Warnsystem Dienstplan
Oft sind es Einstellungs- oder Regelungsfehler, die von den Nutzern angelegt werden. Ein Problem ist das allerdings nicht denn das automatische Warnsystem erkennt alles was innerhalb der Software falsch läuft. Abhängig ist diese natürlich aber von der vorherigen Konfiguration des Nutzers.

Features dieses Systems sind z.B.:

  • Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
  • Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)So haben Sie die Möglichkeit die Regelungen so einzustellen, wie es in Ihrem Unternehmen Vorschrift ist. Beachten sollte man allerdings unbedingt die gesetzlichen Vorgaben.

Regelungen automatisches Warnsystem Dienstplan

TIMEOS Automatisches Warnsystem Dienstplan

Haben Sie alle nötigen Einstellungen im Vorfeld getroffen, wird Sie das automatische Warnsystem bei jeder fehlerhaften Planung auf selbige hinweisen. Ihnen wird als Administrator im Dashboard aufgezeigt wo und welcher Fehler sich innerhalb Ihrer Planung befindet.

Ein Klick auf den obig gezeigten Button „Bearbeiten“ zeigt den Ort und die Fehlerquelle auf. Klicken Sie auf jene Quelle werden Sie sofort an diesen Ort weitergeleitet. Kein langes Suchen, kein Klicken durch verschiedene Menüs – TIMEOS führt Sie schnell zum Ort und Sie können den bestehenden Fehler ausbessern. Unser automatisches Warnsystem Dienstplan wird auch Sie begeistern. So einfach war Dienstplanung noch nie!

Ein weiteres Warnsystem bietet TIMEOS obendrein. Optional können Sie bei Nutzung der Stempeluhr ein automatisches Ausbuchen einstellen, welches Sie dann ebenfalls warnt, sollte ein Mitarbeiter vergessen haben die Stempeluhr zu betätigen.  Regelwerk Zeiterfassung

„Wer das Ziel kennt, kann entscheiden.
Wer entscheidet, der ist sicher.
Wer sicher ist, kann überlegen.
Wer überlegt, kann verbessern.“

Konfuzius (vermutlich von 551 v. Chr. bis 479 v. Chr.) war ein chinesischer Philosoph zur Zeit der Östlichen Zhou-Dynastie.

Dienstplanung im 21. Jahrhundert – Einfach besser durch TIMEOS!

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Die Zeiten in denen Brieftauben die Nachrichten überbracht haben, mussten irgendwann der ersten Postkutsche und anschließend den mobilen Postzustellern weichen. Mittlerweile finden viele sogar diese Art der Nachrichtenzustellung altmodisch, da sich vieles deutlich weiterentwickelt hat. So kann man heutzutage E-Mails versenden, Kurznachrichten oder Texte innerhalb eines Messengers schreiben und versenden, ja sogar Nachrichten sprechen, aufzeichnen und versenden geht heute problemlos mit dem Smartphone. Benachrichtigungen sind mittlerweile aus der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken.

Das Thema Benachrichtigungen bildet auch in TIMEOS ein großes Spektrum.  So können Sie jedem Mitarbeiter auf sein Smartphone Push-Benachrichtigungen senden, die eingetragenen Dienste im Smartphone-Kalender anzeigen lassen, per Knopfdruck Dienstpläne verschicken, E-Mail Benachrichtigungen versenden, Nachrichten speziell Diensten zuweisen, und entscheiden ob das Benachrichtigungssystem aktiv sein soll oder nicht.

Einen großen Mehrwert stellt beispielsweise das Benachrichtigungssystem an sich dar. Mitarbeiter müssen nicht mehr an einen Aushang gehen um dort die Dienste der kommenden Wochen oder Monate einzusehen, nein, sie bekommen alles bequem auf Ihr Handy und können so jederzeit Einblick in ihren täglichen Ablauf nehmen.
Das Benachrichtigungssystem lässt sich in TIMEOS ganz leicht einstellen. Das Feld erreichen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen und den dazu gehörenden Vorgaben. Dort wird ein eigener Reiter Benachrichtigungen angezeigt unter dem das besagte Benachrichtigungssystem entweder zu aktivieren oder deaktivierbar ist.
Benachrichtigungen
Sobald dieses Benachrichtigungssystem aktiviert ist, kann der Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, wenn der Administrator diese per Knopfdruck verschickt. Beispielsweise kann dies im Menübereich der Planung geschehen, genauer im Dienstplan selbst. Hier kann der Administrator nun seine geplanten Dienste, zugewiesenen Dienste oder geänderten Dienste separat an jeden einzelnen Mitarbeiter senden. Hierzu kann man ein Symbol einblenden lassen, welches man ebenfalls aber wieder unter den Vorgaben optional einblenden oder ausblenden kann.
Benachrichtigungen
Diese aktivierte Option zeigt sich dann im Dienstplan als Nachrichtensymbol in der Toolbar.
Benachrichtigungen
Blinkt das Briefsymbol im Wechsel zwischen schwarzem und weißen Brief, heißt das für den Administrator dass er noch Benachrichtigungen zu versenden hat. Wird das Briefsymbol einzig in weiß angezeigt, hat der Administrator alle nötigen Benachrichtigungen durchgeführt. Bei blinkendem Brief wird dem Administrator durch Klick auf selbigen sofort angezeigt, welche Benachrichtigungen er noch durchzuführen hat.
BenachrichtigungenJetzt kann der Administrator mit einem Klick auf Jetzt benachrichtigen alle Mitarbeiter in einem Rutsch benachrichtigen. Der Mitarbeiter bekommt eine Push-Nachricht auf sein Smartphone innerhalb der TIMEOS App, deren Installierung im Vorfeld natürlich zwingend ist. Natürlich muss auch die Option unter den Vorgaben, Mobile App/API aktiviert sein.
Benachrichtigungen
Sollte Sich jetzt an einem Dienst eines Mitarbeiters noch nach Versenden der Benachrichtigung etwas ändern, wird das Briefsymbol dem Administrator wieder blinkend angezeigt. Er bekommt dann allerdings nur noch einmal aufgezeigt, dass er betreffenden Mitarbeiter noch einmal neu benachrichtigen muss. Der Rest, der davon unbetroffen war, bleibt von der Änderungsbenachrichtigung unbelastet.

Desweiteren kann der Administrator auch entscheiden welche Benachrichtigungen er im Bereich der Dienste noch versenden möchte. Auch hierzu kann er wieder in den Einstellungen unter den Vorgaben optionale Einstellungen treffen.
Benachrichtigungen
Eine weitere Option die der Administrator einstellen kann, ist die des E-Mail Versands. Diesen kann man unter dem Reiter E-Mail, der ebenfalls unter den Benachrichtigungen zu finden ist, einstellen.
Benachrichtigungen
Sobald der Haken gesetzt ist, kann der Administrator die E-Mail Benachrichtigung voreinstellen. Hierzu gehört der Modus, entweder über einen eigenen Mailserver oder Intern.
Benachrichtigungen
Eine Benachrichtigungsvorlage via E-Mail ist durch den Administrator auch voreinstellbar.
Benachrichtigungen
Zu guter Letzt kann der Administrator auch noch eine Wartung einstellen. Hier wird eine eigen definierbare Zeit eingestellt, nach der die Nachrichten automatisch vom System gelöscht werden.
Benachrichtigungen
Einen durchaus großen, wie wichtigen Platz, nimmt auch das Thema Benachrichtigung bei Anträgen ein. Auch hier stehen dem Administrator einige Optionen zur Auswahl.

Optional kann auch entschieden werden wer bei Antragsstellung informiert werden soll. Hier greift die Software dann auf den Genehmigungsprozess der Anträge zurück, sofern die Option Stufenweise Benachrichtigung eingestellt ist.
Benachrichtigungen
Als weitere Option kann der Administrator nun noch einstellen wie die Benachrichtigung innerhalb einer Abteilung vollzogen werden soll.
Benachrichtigungen

Dienste können aber auch noch anderweitig via Benachrichtigung verfügbar gemacht werden. Hier bedarf es einer Einstellung, die entweder je Mitarbeiter oder je Abteilung optional eingestellt werden kann.
Der iCal-Download.
Sobald Sie diese Funktion aktivieren, bekommt der Mitarbeiter seine Dienste in seinem eigenen Smartphone Kalender angezeigt und wird dadurch über seine Dienstzeiten informiert. Wenn Sie diese Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters, das Sie unter Personal finden, in den Einstellungen aktivieren, bekommt er nur seine eigenen Dienste angezeigt.

Benachrichtigungen

Manchmal ist es aber auch wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Ihre eigenen Dienste, sondern auch die Dienste der Kollegen aus der gleichen Abteilung einsehen können. Für diesen Zweck hat der Administrator auch die Möglichkeit den iCal-Download für die komplette Abteilung freizugeben. So haben alle sich darin befindenden Mitarbeiter Einsicht in alle Dienste Ihrer Abteilung im persönlichen Smartphone Kalender. (Eigene Dienste + Dienste der Kollegen)
Um Dies einzustellen müssen Sie unter Personal auf die Abteilung klicken und dort den Reiter Erweitert auswählen. Sie können dabei sogar noch definieren ob etwaige Einträge aus Unterordnern ebenfalls synchronisiert werden sollen.

Benachrichtigungen

Eine weitere Möglichkeit mit TIMEOS Mitarbeiter zu benachrichtigen haben Sie mittels Diensten an sich. Zu jedem in Ihrem Unternehmen vorhandenen Dienst können Sie sich eine Nachricht für den Mitarbeiter anzeigen lassen. Hierzu müssen Sie sich ein Datenfeld anlegen. Diese Option finden Sie unter den Einstellungen und dann entsprechendem Menüpunkt Datenfelder.
Klicken Sie hierzu auf Datenfeld erstellen und geben Sie Ihrem neuen Feld die Bezeichnung die Sie ausgewählt haben. (Nachricht, Message, etc.) Wichtig ist auch noch der Feldtyp. Der Sollte natürlich für ein Benachrichtigungsfeld auf Textfeld stehen.
Dieses Datenfeld weisen Sie dann entsprechenden Diensten oder auch nur einem speziellen Dienst zu. Hierzu müssen Sie den gewünschten Dienst anklicken und unter dem Reiter Datenfelder Ihr neu erstelltes Datenfeld zuweisen.
Klicken Sie auf Neuer Eintrag und fügen Ihr gewünschtes Datenfeld dem Dienst zu. Beachten müssen Sie hier zwei Dinge, die nach dem hinzufügen auf den Plan treten. Das erste Merkmal ist ein Auge welches unter Optionen innerhalb der Datenfelder angezeigt wird. Dieses Symbol besagt, dass dieses Datenfeld in Ihrem Dienst sichtbar ist. Dazu muss es grün hinterlegt sein, welches mittels Klick auf das Symbol variiert werden kann. Gleich verhält es sich bei zweitem Merkmal dieser Option, der Glocke. Direkt neben dem Augensymbol ist auch ein Glockensymbol zu sehen. Die Glocke steht für Pflichtfeld bei Dienstvergabe. Das heißt, ist Ihre Glocke grün hinterlegt, MUSS bei einem Diensteintrag dieses Dienstes etwas in das Feld, dass Sie unter Datenfelder angelegt haben, eingetragen werden. Ist das Symbol weiß hinterlegt, ist eine solche Eintragung optional aber nicht zwingend nötig. Durch den Speichervorgang wurde Ihr Datenfeld dem Dienst zugewiesen und Sie können nun bei Ihrer Dienstplanung jedem Dienst, den Sie unter dieser Dienstvorlage eintragen, eine Nachricht hinzufügen.
Benachrichtigungen

Sobald der Dienst gespeichert ist, erscheint die Nachricht im Diensteintrag des Mitarbeiters und er wird sofort informiert, was er innerhalb seiner Dienstzeit zu tun hat.

Ansicht Dienstplan:

Benachrichtigungen

Ansicht Diensteintrag Mitarbeiter:

Benachrichtigungen

Eine weitere Art der Kommunikationsmöglichkeiten in TIMEOS ist die Kommentarfunktion innerhalb der Stempeluhr. Hier kann jeder Mitarbeiter einen Kommentar hinterlassen, egal welche Buchung er tätigt. Zu jeder Buchung ist ein Kommentar möglich, beispielsweise also 4 Kommentare pro Tag. (Kommen Buchung, Pausen Anfang Buchung, Pause Ende Buchung, Gehen Buchung)
Dieser Kommentar wird dem Administrator bei der Buchung angezeigt.

Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind ein großer Vorteil von TIMEOS. Egal ob per Web oder per App. Sie sind in jedem Fall perfekt vernetzt und bekommen Ihre Nachrichten bequem und einfach entweder direkt auf das Smartphone oder auf den PC, bzw. in Ihr E-Mail Postfach.

TIMEOS Update 1.5.8 – Fokus: Regelwerk (Zeiterfassung)

TIMEOS Update 1.5.8 – Fokus: Regelwerk (Zeiterfassung)

Wichtigstes Feature im Update 1.5.8.-1075 ist ohne Frage das Regelwerk für die Zeiterfassung.

Desweiteren wurde eine englischsprachige Oberfläche, ein Ordnermanagement im Bereich Personal/Mitarbeiter, eine Kalkulation Resturlaub bei Eintritts- oder Austrittsdatum sowie eine neue Zuschlagsart für die Zuschläge (Samstag) implementiert.

Regelwerk Zeiterfassung:

Neue Regel für die Zeiterfassung. Automatisches Ausbuchen (Stempeluhr) und alternativ können nun Gleitzeiten für den Dienstbeginn und das Dienstende eingegeben werden, einschließlich Benachrichtigung.

Wählbar sind die Abteilung, eine generelle Aktivierung (Erweitert) und spezielle Mitarbeiter. Die Zeiten in Minuten können beliebig eingestellt werden. Der Wert 0 ergibt keine Gleitzeit vor oder nach Dienstbeginn/Dienstende.
Regelwerk
Ordnermanagement Menü Personal/Mitarbeiter:

Im Menü Personal/Mitarbeiter für Dokumente kann nun eine Verzeichnisstruktur angelegt werden. Diese Struktur können nur Administratoren anlegen, da die Struktur für alle Mitarbeiter gleich ist. Die Ordner können beliebig benannt werden.
Regelwerk

Oberflächensprachoption:

Um die Internationalisierung von TIMEOS weiter voranzutreiben, ist es nun auch möglich seine Oberflächenversion auf Englisch zu stellen. Alles wird dann in der englischen Sprache dargestellt.

Regelwerk

Kalkulation Resturlaub:

Der Resturlaub wird nun je nach Eintritts- oder Austrittsdatum kalkuliert. In unserem Beispiel wird ein Eintrittsdatum zum 21.03.2018 simuliert.
Regelwerk

Zuschlag an Samstagen:

Auch für die Samstagsarbeit wurde eine Zuschlagsart implementiert. Diese kann nun problemlos aktiviert  und nach eigenem Gusto gestaltet werden. Hierzu muss nur ein neuer Eintrag bei den Zuschlägen vorgenommen werden. (Einstellungen -> Vorgaben -> Zuschläge)

Regelwerk
Suchfunktion Personal/Dienstplan:

Im Menü Personal/Mitarbeiter und Dienstplan/Mitarbeiter können nun in der Suche  mehrere Begriffe eingegeben werden, z.B. „Bayer, Grimm, Uhlemann“, diese müssen mit „,“ getrennt sein.

Regelwerk
RegelwerkAuswertung Sonderkonten:

In der Auswertung für Sonderkonten wird jetzt der Zeitraum gespeichert, die Auswahl wurde auch vereinfacht.

Regelwerk

  • Fix: Kalkulation Krankheitseinträge / Stunden bei Modus Plan-Ist = Saldo
  • Fix: Auswertungen / Eintrag-Statistik: Die Einträge werden jetzt korrekt im gewählten Zeitraum kalkuliert
  • Fix: Bei der Genehmigung von Überstunden/Anwesenheiten wird jetzt keine Warnung für Dienst-Kollisionen angezeigt
  • Fix: Beim Entfernen eines Arbeitsbereiches aus dem Mitarbeiter werden bei ALLEN Mitarbeitern dieser Arbeitsbereich entfernt
  • Fix: Beim stornieren oder löschen eines Dienstes erscheint nun nicht meher die Meldung für Sonderkonten (Freie Tage)
  • Fix: Soll-/Ist Liste Drucken der Stundenliste stürzt ab
  • Fix: Meldung bei entfernen eines Dienstes fehlerhaft (Sonderkonto)
  • Fix: Bei vorhandensein einer Regel (Notifiyer) wird in der Zeiterfassung der Krankheitseintrag FALSCH berechnet

And the Award goes to….Stempelfunktion Smartphone

Stempelfunktion Smartphone von TIMEOS!

In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature. 

Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.

In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.

Stempelfunktion Smartphone:

Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.

Stempelfunktion SmartphoneSobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Stempelfunktion Smartphone
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.

Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.

Button Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Anmeldung Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Login Mitarbeiter

Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Mitarbeiter persönliches Menü
Stempelfunktion Smartphone

Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Stempelfunktion Smartphone
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.

Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier:
Smartphone-App

Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Stempelfunktion Smartphone
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!

Update Smartphone App (Stempeluhr)

Zusätzlich zum Update mit der Version 1.5.3 nun noch detaillierter, ein Einblick in die Zeiterfassung per Smartphone App via TIMEOS Stempeluhr.

Damit sich die die einzelnen Personen mit der TIMEOS Stempeluhr per App zurecht finden und handeln können, erklären wir nun Schritt für Schritt die richtige Handhabung.

Wie Sie die Stempeluhr per App konfigurieren können haben wir bereits im obig genannten Update beschrieben. Einblick hierzu erhalten Sie hier: Stempeluhr per App

Nachdem Sie den oder mehrere Standorte eingerichtet haben, können sich die Mitarbeiter immer an den verfügbaren Standorten via TIMEOS Smartphone App einloggen. Voraussetzung ist natürlich eine Freischaltung im System für die entsprechenden Mitarbeiter zur Nutzung der Smartphone App.

Der Mitarbeiter findet ein übersichtliches Menü vor, in dem er die Stempeluhr leicht bedienen kann. (In unserem Beispiel über ein Android Handy und mit administrativen Zugriffsrechten. VORSICHT!! Nicht jeder Mitarbeiter hat diese Ansicht!! In vielen Ansichten sind Funktionen von administrativer Seite der Firmenleitung beschränkt.)

Stempeluhr

Durch einen Klick auf den Menüpunkt Stempeluhr, öffnet sich das Menü jedes einzelnen Mitarbeiters (immer nur das eigene). Der Mitarbeiter erhält einen Überblick über seine Zeiten. Ihm wird der Resturlaub, die Überstunden, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit, sein aktueller Status und seine Arbeitszeit angezeigt. Zudem ist auch immer der aktuelle Tag und die aktuelle mitlaufende Uhrzeit zu sehen. Der Mitarbeiter kann nun  eine Buchung durchführen. In der Regel ist dies die Kommen Buchung. Durch einen Klick auf den Button Andere Buchung können weitere Buchungsoptionen eingesehen werden.

Stempeluhr

 

Vor jeder Buchung wird der Mitarbeiter gefragt ob er die Buchung auch wirklich durchführen möchte.

Stempeluhr

Der aktuelle Status ändert sich für den Mitarbeiter ersichtlich nach jeder Buchung. So sieht er vor jeder neuen Buchung, was die letzte Buchung war. Diese Option wird ihm auch immer sichtbar vorgeschlagen.

Stempeluhr
Alle getätigten Buchungen werden dem Mitarbeiter übersichtlich unter dem Menüpunkt Buchungen innerhalb der Stempeluhr angezeigt. Dazu muss der Mitarbeiter nur zwischen den Menüpunkten Uhr und Buchungen switchen.

Stempeluhr
Befindet sich der Mitarbeiter außerhalb des von administrativer Seite eingegebenen Radius, ist keine Buchung möglich. Die Software warnt sichtlich innerhalb der App und berechnet den Abstand hin zur gültigen Buchungsdistanz.

Stempeluhr
Mit der TIMEOS Stempeluhr können Sie hervorragend Außendienst- oder Montagemitarbeiter stempeln lassen und erfassen Ihre Zeiten wie im eigenen Unternehmen. Jede Buchung erscheint sofort nach Durchführung auch im administrativen Bereich. Es ist also sofort ersichtlich welcher Mitarbeiter, welche Buchung wo durchgeführt hat.

Zeiterfassung: Interaktiv in Web und App

Zeiterfassung mit TIMEOS

Ein ganz wichtiger Punkt der TIMEOS Software ist der, der Zeiterfassung. Ein wenig komplex klingend aber doch recht einfach. Wenn man sich etwas näher mit dem Punkt Zeiterfassung beschäftigt, wird man sehen, dass TIMEOS nicht nur auf Dienst- und Urlaubsverwaltung ausgelegt ist.

Die Zeit kann in TIMEOS auf zwei verschiedene Arten erfasst werden.
Variante 1 ist die Zeiterfassung per Dienstplan, Variante 2 die Zeiterfassung via Stempeluhr.

Die Erfassung per Dienstplanung ist bei TIMEOS voreingestellt. Die Stempeluhr muss erst in den Einstellungen aktiviert werden. Hierzu lohnt auch ein Blick in unser Hilfecenter, welches diesen Schritt einfach und klar erklärt. TIMEOS Hilfecenter

Eine kurze Einführung in die Zeiterfassung per Stempeluhr:

Die Stempeluhr ist eine Variante der Zeiterfassung, in der die Zeit von den Mitarbeitern via persönlicher An- und Abmeldung erfasst wird. Dies geschieht in der Regel über ein externes Medium wie beispielsweise ein Tablet, Laptop, Terminal, etc.
Der Mitarbeiter meldet am Morgen sein Kommen im Programm an, indem er sein persönliches Kennwort eingibt und auf Kommen stellt. Angezeigt wird dem Mitarbeiter seinen Resturlaub, seine Überstunden, die Ist- sowie die Soll-Zeit, die letzte Buchung und die Arbeitszeit. Es kann bei jeder neuen Anmeldung zwischen verschiedenen Buchungsarten wählen. Beispielsweise kann nach der Kommen Buchung bei erneutem Einloggen eine Pause oder eine Geht Buchung ausgeführt werden. Zudem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Entsprechendes Kommentarfeld wird ebenfalls angezeigt.

Anmeldung/Codeeingabe
Zeiterfassung

Anmeldung/Buchung

Zeiterfassung

Buchung/Optionen

Zeiterfassung

 

Alle getätigten Buchungen werden selbstverständlich in der Zeiterfassung von TIMEOS gespeichert. Administratoren haben dort Zugriff und können Buchungen bestätigen, abändern, löschen, etc.

Ob sie die Zeiten der Mitarbeiter über die Stempeluhr oder per Dienstplan erfassen, können Sie individuell für jeden Mitarbeiter einstellen. So können Sie beispielsweise Abteilungen, Standorte oder einzelne Arbeitsbereiche differenziert erfassen.
Die Auswahl hierzu finden sie im Mitarbeitermenü unter Arbeitszeiten -> Zeiterfassung. Hier lassen sich auch weitere Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel Saldo in den nächsten Monat übertragen, etc.

In dem Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie die Optionen Zeiterfassung, Abwesenheiten, Soll/Ist und Buchungen

Sie können Sich alle Arbeitsbereiche oder auch nur einzelne Arbeitsbereiche anzeigen lassen. Den entsprechenden Mitarbeiter können Sie auch variieren. Zwischen den Monaten kann ebenfalls gewechselt werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit die Ansicht ihrem Gusto nach zu gestalten. Sie können verschiedene Optionen entweder anzeigen lassen oder verbergen. Wählbar sind: Plan anzeigen, Pausen anzeigen, Zuschläge anzeigen, Status anzeigen, Start Saldo anzeigen und Löhne anzeigen. Natürlich lässt sich jede Zeiterfassungsdokumentation drucken oder als Excel-Datei exportieren.

Alternativ können Sie auch entscheiden wie ihr Saldo berechnet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Ist-Soll=Saldo („geleistete Zeit“ – „zu leistende Zeit“ = „Ertragszeit“)
Ist-Soll=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig zu leistenden Zeiten noch nicht mitberechnet)
Ist-Plan=Saldo („geleistete Zeit“ – „geplante Zeit“ = „Ertragszeit“)
Ist-Plan=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig geplanten Zeiten noch nicht mitberechnet)
Nur Verrechnet (Ausgleich) (Diese Option wird im nächsten Update entfernt!)

Es lässt sich pro Mitarbeiter ein Stundenlohn eintragen und die Krankheitseinträge können entweder als Soll-Stunden oder Plan-Stunden bewertet werden. Optional können Sie auch vergangene Soll-Stunden neu berechnen lassen.

Zeiterfassung mit TIMEOS – so einfach war Komplex noch nie.

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