TIMEOS Blog

Dienstplan erstellen leicht gemacht

Kategorie: Information (Seite 1 von 2)

Brown Sugar Roast Coffee Drinking Caffeine Cafe Concept

NEU bei TIMEOS – Kostenstellen sowie Bereitschaftsdienste/Ruhezeiten

Februar 26, 2020 /

Was ist neu in der Software durch das letzte Update hinzugekommen? TIMEOS gibt einen kurzen Einblick. Die wichtigste Option für viele sind dabei die Kostenstellen sowie die Bereitschaftsdienste/Ruhezeiten.

Die Neuerungen im Detail:

  • Bereitschaftsdienste / Ruhezeiten               
    Staffeln Sie die Bewertung der Bereitschaft/Ruhezeiten zur Arbeitszeit in Diensten.     
  • Kostenstellen   
    neue Funktion in den Grundeinstellungen der Software. Fügen Sie erstellte Kostenstellen der Abteilung hinzu und knüpfen Sie Dienste an diese.
  • Rundungsregel – Zeiterfassung (Kommen/Gehen)
    Runden Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch auf ein voreingestelltes Maß. Auf- und Abrunden ab einem Wert von 5 Minuten möglich.
  •  Erweitertes Regelwerk in Zuschlägen
    Knüpfen Sie Ihre Zuschläge an Sonderbedingungen. Zuschlag greift erst nachdem/wenn diese erfüllt wurden/sind.
  •  Komplette Überarbeitung der Auswertungen 
    Anpassung an Grundstruktur TIMEOS.
  • PDF-Druck der Live Ansicht (Arbeitsbereiche) mit Datumsauswahl
    Tagesansicht per Druck möglich.
  • Überarbeitetes Menü im Bereich Einstellungen (Vorgaben) 
     Anpassung an Grundstruktur TIMEOS.
             
  • Wiederherstellung der Scroll-Position (Dienstplan/Arbeitsbereiche) 
    nach eingetragenen Dienst ist man nun nicht wieder oben in der Menüansicht, sondern wird wieder an die vorige Position rück geführt um dort weiterarbeiten zu können.
  • Benachrichtigung über neue Termine/Änderungen  
  • Detail-Druck von Abwesenheiten
  • Neue Auswertung Überstunden (Stichtag)
  • Neue Auswertung Zeiterfassung (Buchungsliste)
  • Kiosk-Modus für den Dienstplan mit https://www.timeos-portal.de/mydata/ResourceCalendar?kiosk=1

Native TIMEOS Stempeluhr-App

Februar 12, 2019 /
TIMEOS Stempeluhr-App

Wir freuen uns Ihnen die neue native TIMEOS Stempeluhr-App für Android Geräte, in erster Linie Tablets, vorstellen zu können.
Lassen Sie diese App auf ihren Tablets dauerhaft laufen um alle Stempelbuchungen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Sie benötigen zur voll umfassenden Nutzung der nativen TIMEOS Stempeluhr-App lediglich ein Android Tablet oder unter Umständen ein Android Smartphone. Dieses (Tablet) hängen Sie über einen Netzstecker an eine Steckdose. Platzieren Sie das Tablet an einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort, wie beispielsweise der Umkleide- oder Aufenthaltsraum. Auch im Eingangsbereich zum Unternehmen hat sich der Einsatzort solcher Tablets bereits bewährt.

TIMEOS Stempeluhr-App

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.taponia.timeosclock

In Ihrer dann öffentlichen Stempeluhr ist ein Terminal zu sehen, das alle Mitarbeiter einfach bedienen können. Bequem kann man sich mit seinem persönlichen Stempeluhr-Code am Terminal einwählen und somit für eine Buchung registrieren. Die TIMEOS Stempeluhr-App speichert alle Informationen und sendet diese an den administrativen Zugang Ihres Unternehmens. Sie erkennt immer welcher Mitarbeiter sich gerade mit seinem Stempelvorgang beschäftigt und hinterlegt alle Zeiten Minuten genau im System.

Wie gewohnt sind alle diese Funktionen auch für ein Android Smartphone verfügbar.
Selbstverständlich haben wir auch für die Smartphone App erneut ein Update durchgeführt und würden uns sehr freuen wenn Sie dies, bei Gefallen, mit einer positiven Bewertung versehen würden.
Vielen Dank!


TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App
TIMEOS Stempeluhr-App

Weitere Informationen rund um die neue native TIMEOS Stempeluhr-App erlangen Sie wie gewohnt, entweder telefonisch oder per E-Mail von unserem Support unter: 06026/977 94 22 oder support@timeos.de

TIMEOS – Dienstplanung mit automatischen Warnsignal!

Oktober 30, 2018 /

TIMEOS – Dienstplanung mit automatischen Warnsignal!

Die Krise in der größten deutschen Parteien spitzt sich zu. Nicht erst seit dem Warnsignal bei bei der Bundestagswahl ist klar dass sich in den Parteien etwas ändern muss. Die jüngsten Landtagswahlen in Bayern und Hessen haben es gezeigt. Der Wähler watscht die Politik die Ihm nicht gefällt ab.
Das dadurch Parteien mehr Gehör erreichen als manchen lieb ist, lässt sich auch darauf zurückführen, dass die vorgelebte Politik nicht dem Bild des Wählers entspricht.

Kanzlerin Merkel hat die Zeichen der Zeit erkannt und zieht sich sukzessive aus den Parteigeschäften zurück, die Partei wird alsbald auf sie als Vorsitzende verzichten müssen. Auch als Bundeskanzlerkandidatin wird die aktuelle Kanzlerin zur neuen Wahl nicht mehr zur Verfügung stehen.

TIMEOS hingegen wird sich nicht zurückziehen – im Gegenteil. TIMEOS entwickelt sich peu a peu weiter. Ausschlaggebender Grund ist hierfür das Gehör für das Volk, die Nutzer von TIMEOS. In gewohnter Manier greift TIMEOS immer wieder auf Kundenwünsche zurück und implementiert diese bestmöglich in der Anwendung.

Auch im letzten Update wurden wieder einige dieser Kundenwünsche implementiert.

Hierzu gehören unter anderem:

  • Mitarbeiterfarben für Dienste anzeigen
    Wenn aktiviert, werden im Dienstplan für Arbeitsbereiche und der Zeitleiste die im Mitarbeiter hinterlegten Farben dargestellt, anstatt der Dienst-Farbe.

  • Dienste mit mehr als 24 Std. erlauben
    Wenn aktiviert, kann im Dienst entschieden werden, dass der Dienst mehr als 24 Std. hat. Somit wird aus einem Dienst von 00:00 bis 00:15 mit aktivierter Option ein Dienst der bis 00:15 des Folgetages andauert.

  • Arbeitszeit-Zuschläge im Dienstplan berücksichtigen
    Wenn aktiviert, werden in der Dienstplanung kalkulatorischen Zuschläge für Arbeitszeiten berücksichtigt.

  • Überstunden-Einträge beeinflussen Ist-Zeiten
    Wenn Überstunden genehmigt werden, wird in der Zeiterfassung der Ist-Wert automatisch um die beantragten Überstunden modifiziert. Bei aktivierter Stempeluhr in den Stammdaten des Mitarbeiters werden Überstundeneinträge ignoriert.
    Weitere Modi:
    – Nur Überstunden (ohne Zuschläge)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben modifiziert (ohne Berücksichtigung von Zuschlägen)
    – Überstunden und abgefeierte Überstunden (ohne Zuschläge)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben und unten modifiziert (ohne Berücksichtigung von Zuschlägen)
    – Real-Zeit des Eintrags (mit Zuschlägen)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben oder auch unten modifiziert. Dabei werden Kollisionen mit bestehenden Ist-Zeiten aus Diensten berücksichtigt, und ggf. angepasst.

  • Dokumentenanhang an internen Nachrichtenverkehr
    Fügen Sie Ihren Nachrichten Dokumente alle Formate als Anhang bei.

Stillstand ist und bleibt ein Rückschritt. TIMEOS entwickelt sich dynamisch weiter. Seien auch Sie ein Teil des Ganzen!

„Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.“
Johann Wolfgang von Goethe, 1749 – 1832, dt. Dichter

Mitarbeiterdruckfunktion – TIMEOS Update 1.6.0

Juli 18, 2018 /

Mitarbeiterdruckfunktion – TIMEOS Update 1.6.0

Im neuesten Update von TIMEOS wurden wieder einige Kundenwünsche umgesetzt und neue Features implementiert. Wichtigster Punkt hierbei ist die Mitarbeiterdruckfunktion, verbessert wurde aber auch der Dienstplan, der nun leichter und übersichtlicher zu bedienen ist. Ebenfalls wurde der wichtige Part Datenschutz erweitert.

Mitarbeiterdruckfunktion

Diese wichtige Option findet sich im TIMEOS natürlich im Stammdaten Menü Ihrer Mitarbeiter. Bisher konnten sie ihre Stammdaten nur elektronisch verwalten aber nicht für benötigte Unterlagen öffentlich machen. Diesem Punkt konnte TIMEOS nun Abhilfe schaffen. Es wurde eine Option geschaffen, die es Ihnen nun mit einem Klick ermöglicht Ihr gewünschtes Ergebnis zu erzielen. So können sie zum Beispiel entscheiden ob Sie sensible Daten drucken wollen oder nicht. Optional haben Sie die Möglichkeit genau dass zu drucken, was Sie benötigen.

  • Kontaktdaten (geschäftlich)
  • Kontaktdaten
  • Beruf
  • Personaldaten
  • Qualifikationen
  • sensible Daten
  • noch nicht ausgefüllte, leere Felder

Alles übersichtlich auf einen Blick – sortiert.

Auszug

Mitarbeiterdruckfunktion

 

Aufwertung des Dienstplans

Auch im Dienstplan hat sich für den Mitarbeiter einiges getan. Hier wurde die Funktionsvielfalt erweitert. Der Benutzer kann nun seine Dienste an Hand eines vereinfachten Drop Down Menüs gestalten und so leichter seine Auswahl treffen. Eine Favoritenliste wird von der Software anhand der getätigten Diensteingaben generiert, ebenso wie eine Suchfunktion und eine Auswahlsmöglichkeit aller Dienst-Vorlagen, die diesem Arbeitsbereich zugeordnet sind. Ebenso wurde die Drag & Drop Funktion erweitert. Hier kann nun entschieden werden, welche Aktion ausgeführt werden soll. 


vorhandener Dienst

 

neuer Dienst

 

Favoritenliste

Dienst-Vorlagen

 

Suchfunktion

 

 

 

 

 

 

 

 

Drag & Drop Funktion

Optional haben Benutzer jetzt aber noch die Möglichkeit auch den „alten“ Modus zu nutzen. Hierzu kann im Optionsmenü eine Option, „Immer Standard Aktion durchführen“ aktiviert werden.

Eine wichtige weitere Option wurde in den Einstellungen getroffen. Hier steht allen Benutzern nun die Funktion Datenschutz zur Verfügung, in der alle wichtigen Funktionen, den Datenschutz betreffend, aufgeführt sind.
Beispielsweise kann hier eine Option aktiviert werden, die es normalen Mitarbeitern verwährt, vergangene Einträge der Kollegen einzusehen. Hier kann auch eine Anzahl an Tagen vorgegeben werden, an denen es noch eingesehen werden kann.

  • Fix: diverse Bugfixes im Anzeigemenü

5 Dinge die einen guten Arbeitsplatz ausmachen

Juni 19, 2018 /

5 Dinge die einen guten Arbeitsplatz ausmachen

Vielen fällt das frühe Aufstehen schwer, gerade an einem Montag. Da ist es eine Qual das Bett zu verlassen, nachdem das Wochenende oft ausgiebig genossen wurde. Wieder rein ins Büro, in die Werkshallen, auf die Baustellen, in die Autos wo Meetings, Papierberge, Computer, Handwerkzeuge, Hitze, gestresste Menschen und Staus warten.
Häufiger Grund – Unzufriedenheit im Job! Zu wenig Verdienst für zu viel Stress. Zu viel Arbeit bei zu wenig Pausen. Die Liste der Gründe kann man noch viel weiter führen, doch was braucht es wirklich um an einem Montag gerne zu Arbeit zu gehen, einen guten Arbeitsplatz zu haben?

Hier nennen wir nachfolgend 5 Gründe, die auch Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Kollegen:

Leider sind diese manchen oft ein Dorn im Auge – es gibt sie aber auch in nett: die Kollegen!
Mit wem wir unsere Arbeit verrichten, mit wem wir gemeinsam im Büro sitzen, mit wem wir uns also die tägliche Zeit außerhalb der eigenen vier Wände teilen ist laut vielen verschiedenen Studien eminent wichtig und der Schlüssel zum Glück.
Ein lässiges Arbeitsklima,  Sympatie aber natürlich auch gegenseitiger Respekt und Anerkennung spielen eine große Rolle und sind wichtige Faktoren eines funktionierenden Miteinander. Natürlich kann man sich dies als Arbeitnehmer nicht aussuchen aber man kann zumindest mit seinem eigenen Wirken beginnen den richtigen Anfang zu machen. Daran sollten sich natürlich auch Vorgesetzte halten denn, Teamwork und Kollegen auf die man sich verlassen kann sind heutzutage Gold wert.

Spannung: 

Öfter mal was neues. Überforderung ist nervig, Unterforderung aber genauso ermüdend. Für spannende, neue Tätigkeiten, Aufgaben die den Arbeitnehmer herausfordern, an denen er wachsen kann, dafür stehen alle Arbeitnehmer gerne auf. Auch an einem Montag. Daher sollten Brainstormings, Weiterbildungen, neue Projekte, Einbindung in für den Arbeitnehmer wichtige Projekte stattfinden und auf der To-Do Liste landen. So entwickelt jeder Mitarbeiter eine neue Motivation und startet viel fröhlicher und gewillt in die neue Arbeitswoche. Wer immer das gleiche auf den Teller bekommt, verliert auch irgendwann die Lust am Essen.

Balance:

Morgens eine Runde Yoga im Büro, Mittags eine Pizza in der Küche des Office zubereiten und zum Feierabend ein paar Lieblingssongs auf dem Kopfhörer haben ist zwar ein guter Beginn aber längst noch nicht alles. Eine richtige, ausgewogene Work-Life Balance sollte jedem Arbeitgeber ein Anliegen sein. Die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern ist gar nicht so schwer. Angebote zur Stressbewältigung, kostenlose Mitgliedschaften in einem Fitnesscenter oder Betreuung für die Kids gewährleisten machen den Arbeitsplatz auch gleich wieder attraktiver. Sobald der Arbeitnehmer auch etwas Abstand zur Arbeit gewinnen kann, geht er auch wieder viel lieber hin. Eine typische Win Win Situation für beide.

Freiheit:

Die klassischen Jobs in denen ein striktes Arbeitsmuster abgefertigt werden muss, sind nicht mehr Zeitgemäß. Kein Mitarbeiter kann sich in dieser Zeit immer fokussiert und konzentriert zeigen. Schneller als einem lieb ist driftet man in Gedanken ab was heute zu Hause noch auf dem Plan steht, was man zu essen kocht oder wie das Fußballspiel heute Abend ausgeht. Viele steuern bei der Recherche ab, und zu den sozialen Medien oder starren bei zuviel Input einfach nur aus dem Fenster. Toilettengänge werden zelebriert und Zigarettenpausen enorm in die Länge gezogen.
Nicht jeder Arbeitnehmer arbeitet zu den definierten Arbeitszeiten gleich. Die Leistung variiert oft nach den Gepflogenheiten der Mitarbeiter, daher sollten Arbeitgeber auf die alltägliche Routine der Mitarbeiter achten und diese in das Berufsleben einfließen lassen. Eigene Gestaltungsmöglichkeiten, ab und an eine Runde Tischkicker, Plaudern, Karten spielen oder zeitlich nicht fixierte Kaffeepausen sollten da schon mal drin sein. Gerade im Bereich der Eltern unter den Mitarbeitern sollte auch Home Office machbar sein. Das macht einen guten Arbeitsplatz aus. Ein gemeinsames Miteinander von Chef und Angestelltem ermöglicht allen eine angenehmere Atmosphäre.

TIMEOS:

Der wichtigste Faktor in unserer Auflistung ist TIMEOS. Die Software spiegelt alles obig beschriebene wieder. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter planen, definieren Sie funktionierende Abteilungen, entwerfen Sie Arbeitspläne nach Ihrem Gusto, setzen Sie Termine für Fortbildungen fest und personalisieren Sie diese, vergeben Sie Ihren Mitarbeitern Qualifikationen, erstellen Sie Dienste oder Abwesenheiten für Meetings, etc.
Planen Sie Ihre Mitarbeiter anhand Ihrer Wünsche in verschiedenen Standorten oder Zeiten, vergeben Sie spezielle Berechtigungen, geben Sie Ihrem Arbeitnehmer seine Rolle im Betrieb, lassen Sie verschiedene Arbeitsstandorte Wirklichkeit werden und genießen Sie die frei gewordene Zeit für Kollegen – Spannung – Balance – Freiheit! Das Lob für einen guten Arbeitsplatz wird unweigerlich folgen.
Ein kostenfreier, unverbindlicher Testzugang ist schnell, mit wenigen Klicks angelegt und auf der Website TIMEOS für 14 Tage verfügbar.

guten Arbeitsplatz

Strukturieren auch Sie Ihre Ressourcen besser und nutzen die frei gewordene Zeit. Infos
TIMEOS – ein Gewinn für jedes Unternehmen!

Personalmanagement – Der Anfang jeden Gipfels

Juni 1, 2018 /

Personalmanagement

Qualifizierte Mitarbeiter waren und sind in Deutschland immer noch recht knapp, welches auch durch den demografischen und strukturellen Wandel bedingt ist, da viele Arbeitnehmer, die dieses Kriterium erfüllen, in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Dabei sind qualifizierte Mitarbeiter der Meilenstein eines erfolgreichen Unternehmens. Hier fängt es schon bei einem strukturierten und funktionierenden, strategischen Personalmanagement an.

TIMEOS ist der erste Schritt in die richtige Richtung!

Was ist die Definition von Personalmanagement?

Personalmanagement ist, der komplette Tätigkeitsbereich der mit Personalverwaltung, Personalführung, Personalplanung und Personalentwicklung eines Unternehmens in Zusammenhang steht. Dies kann nicht von einem einzelnen Mitarbeiter gestemmt werden, hier bedarf es einer Bündelung aller Kräfte.
Aus diesem Grund sollten alle Führungsebenen, Geschäftsleitung, leitungsbefugte Mitarbeiter und Vorgesetzte mit einbezogen werden und entsprechende Abläufe innerhalb des Unternehmens gezielt implementiert werden.

Strukturierter Aufbau eines Firmensystems: Abteilungen, Standorte, Arbeitsbereiche, Mitarbeiterdetails, Qualifikationen, Regelwerke, Rollen, Berechtigungen, Talentsuche – wichtige Bausteine eines modernen Unternehmens. Alles zu finden und abzubilden in einer Software – TIMEOS!

Welche Aufgaben und Ziele hat das Personalmanagement?

Übergeordnetes Ziel eines funktionierenden Personalmanagement sollte die Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen, zu fördern oder beizubehalten sein. Diverse Studien haben es schon oft bewiesen – zufriedene Mitarbeiter sind loyaler ihrem Arbeitgeber gegenüber, seltener krank, arbeiten produktiver und kreativer. Dazu bedarf es nicht allein einer natürlichen Menschenfreundlichkeit, nein, ein funktionierendes Personalmanagement ist hier Grundvoraussetzung. Resultat sind hier nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, auch niedrigere Personalkosten die sich oft und gerne in einem ROI (Return on Investment) niederschlagen.
Wie eingangs beschrieben unterteilt sich das Personalmanagement in verschiedene Teilbereiche welche das Ziel haben, den richtigen Arbeitnehmer für verschiedene Fachbereiche des Unternehmens zu finden. So lässt sich eine strategische Entwicklung im Sinne des Unternehmens fördern und eine gelebte Unternehmenskultur unterstützt dies natürlich nachhaltig.

Teilbereiche gliedern sich in:

  • Personalplanung (gezielt sicherstellen das zu jeder Zeit geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Anforderungen werden nach kurz- mittel- oder Langfristigem Bedarf unterteilt)
  • Personalbeschaffung (möglichst vorausschauende Besetzung von vakanten Stellen die zumeist erst intern, sollte da keine geeignete Kraft zur Verfügung stehen, extern beschafft wird. Cleveres Personalmarketing wirkt hier unterstützend.Wesentliche Schritte sind hier: Stellenanzeigen nach festgelegtem Anforderungsprofil, Bewerbermanagement, gezielte Personalauswahl in Abstimmung mit Fachbabteilungen)
  • Personalverwaltung und Einsatz (Arbeitsbedingungen definieren die Inhalte der Tätigkeiten, die von Mitarbeitern zu erledigen sind und von Personalverwaltung vorgegeben und geprüft sind. Zu beachten sind auch die gesetzlichen Vorgaben: betriebliche Mitbestimmung, geeignete Arbeitsmittel, flexible Arbeitszeiten, Arbeitsplatzsicherheit)
  • Personalentwicklung (Koordination und Steuerung aller Maßnahmen die dem Anstieg der Mitarbeiterkompetenz dienen. Aus- und Weiterbildungsangebote, interne Umschulungen, Mentoren, fachspezifisches Training und Coaching)
  • Personalcontrolling (Hinter allen Daten, Fakten und Zahlen verbirgt sich immer noch ein Mitarbeiter. Personalwirtschaftliche Prozesse werden geplant, kontrolliert und gesteuert anhand vorher festgelegter KPIs – Key Performance Indicator oder Kennzahlen.
  • Entgeltmanagement (Natürlich ist es immer leichter neue Mitarbeiter mit hohem Gehalt oder Lohn ans Unternehmen zu binden. Eine geschickte Verknüpfung an die gewünschte, vom Arbeitnehmer zu erbringende Leistungen sind geeignete Instrumente und bis heute lebendige Elemente die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters zu fördern)

    Was bildet TIMEOS ab?

Abteilungen/Standorte:

Mit TIMEOS können Sie Ihre Unternehmensstruktur bis ins kleinste Detail abbilden. Unter der obersten Ebene, dem Unternehmen an sich, können Sie entweder Abteilungen, Standorte oder Ordner anlegen und diese einer übergeordneten Ebene als Unterordner anhängen. Diesen Typen können Sie im Anschluss Zugriffsberechtigte mit speziellen Rollen und ebenfalls darin enthaltenen speziellen Berechtigungen, Verantwortliche, spezifische Arbeitsbereiche und Notizen hinzufügen. Optional kann auch der iCal-Download je Abteilung/Standort eingerichtet werden. Die Bezeichnung der Abteilung oder des Standortes obliegt ganz bei Ihnen. Ebenso können sie jedem Typen eine separate Hintergrundfarbe zuordnen und können den Zugriffsberechtigten auch einen Zugriff auf weitere Unterabteilungen gewähren. So wird ein Unternehmen sehr schnell und bequem vernetzt. Eine Kostenstelle kann selbstverständlich auch jedem Typen, egal ob Abteilung, Standort oder Ordner zugefügt werden.

Mitarbeiterdetails:

Hier können Sie die Stammdaten Ihres Mitarbeiters, seine Arbeitszeiten, den Urlaub, seine Qualifikationen, Regeln, Berechtigungen, Benutzerfelder und Dokumente spezifisch einstellen., bzw. hochladen.

Stammdaten:

Hier können Sie dem Mitarbeiter eine eigene Anmeldung zu TIMEOS geben, ein Profilbild hochladen und seine Personaldaten verwalten. Zu diesen zählen: Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, ein eventueller Titel, seine primäre Abteilung, sein Eintrittsdatum, ein eventuelles Austrittsdatum, sein Geburtstag, eventuelle Stellvertreter, das Geschlecht, ein Kürzel, seine Position, der Familienstand, etwaige Kinder,ein eventueller Behinderungsgrad sowie wichtige Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer und E-Mailadresse. Desweiteren kann jedem Mitarbeiter eine eigene Hintergrundfarbe zugeordnet werden.
ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Arbeitszeiten:

Hier können die Arbeitszeiten des Mitarbeiters eingestellt werden. Wichtig ist hier zu wissen an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeitet, wie viele Wochen- oder Monatsstunden zur Verfügung stehen, wann die Gültigkeit für dieses Arbeitsmodell besteht und ob eventuell mehrere Arbeitszeitmodelle in Frage kommen.
Desweiteren kann hier definiert werden ob die Zeit per Dienstplan oder via Stempeluhr erfasst wird, welche Saldo-Berechnung gewählt werden soll, ob der Saldo mit in den nächsten Monat gezogen werden soll und auch die Bewertung der Krankheitseinträge kann man hier speziell auf den Mitarbeiter zuschneiden. Ebenso kann die Region des Mitarbeiters (gerade bei mehreren Standorten wichtig aufgrund der Feiertage), das Modell ob nach Wochen- oder Monatsstunden, bzw. die Verfügbarkeit an arbeitsfreien Tagen oder Feiertagen definiert werden. Ebenso kann hier, wieder optional, der Lohn oder das Gehalt eingestellt werden sowie ob die Pausen bezahlt werden sollen oder nicht.

Urlaub:

Hier haben Sie Einblick auf das persönliche Urlaubskontingent des Mitarbeiters, seine etwaigen Sonderkonten, können seine Urlaubseinträge verwalten und die Vorgaben definieren. Alle Werte können entweder nach Excel oder als PDF exportiert werden.

Einstellungen:

Mutterschutzgesetz und die Kalenderfreigabe für den iCal-Download sind hier wesentliche Bausteine. Eine Kalenderfreigabe hier, betrifft nur den Mitarbeiter an sich. Optional gibt es diese Funktion auch in den Abteilungen, welche dann Abteilungsbezogen ist und alle Mitarbeiter, die darin erfasst werden anzeigt. Ebenso kann hier eingestellt werden zu welchen Tages und Nachtzeiten der Mitarbeiter arbeiten kann/darf.

Qualifikationen:

Hier werden vorhandene Qualifikationen dem Mitarbeiter zugeordnet. Die Qualifikation kann bezeichnet, ein Startdatum eingetragen und eine Gültigkeit erfasst werden. Desweiteren kann eine Soll- bzw. eine Istbewertung für die Qualifikation optional eingestellt werden.
Eine weitere Qualifikation kann allgemein im Hauptmenü unter dem gleichnamigen Punkt angelegt werden. Dort wird die Qualifikation aber keinem Mitarbeiter zugewiesen, sondern kann einem Arbeitsbereich zugeordnet werden, welcher dann nur Mitarbeiter zulässt, die diese Qualifikation aufweisen. Eine Qualifikation kann in einem Bewertungssystem entweder als Qualifiziert, Schulnotensystem oder Sprachkenntnis eingestuft werden.

Regeln:

Arbeitsbereiche können hier von Ihnen als Administrator dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dieser wird dann auch nur in diesen Arbeitsbereichen als verfügbar angezeigt. Dies gilt aber auch nur bei aktivierter Regel. Ist diese Regel deaktiviert, kann der Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen des Unternehmens eingesetzt werden.

Berechtigungen:

Weisen Sie den Mitarbeiter einer speziellen Benutzergruppe zu oder stellen Sie ihm spezifisch einstellbare Berechtigungen zur Verfügung. Diese speziellen Berechtigungen sind unterteilt in Kategorien und können darunter natürlich auch noch einzeln vergeben werden. TIMEOS bietet Ihnen hier eine außergewöhnlich tiefe Flexibilität, die seines gleichen sucht.

Benutzerfelder:

Ein weiterer flexibler Pluspunkt von TIMEOS. Erstellen Sie Ihre eigene Struktur, fügen Sie Felder die Sie benötigen hinzu und bilden somit Ihre eigenen Anforderungen mit der Software maßgeschneidert ab. Diese optionalen Felder können beispielsweise Felder sein wie, Berufsdaten (wie z. B. Probezeit, erlernter Beruf), Kontaktdaten, Personaldaten, Gehaltsdaten, Krankenkassenzugehörigkeit, etc…
Die Benutzerfelder, die Sie einmalig anlegen, aber bei Bedarf jederzeit wieder ändern können, sind für jeden Ihrer Mitarbeiter gleich!
Auch hier gilt: ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Zum Thema Datenschutz verweisen wir an dieser Stelle noch einmal auf unseren Blogeintrag hierzu: Datenschutz

Dokumente:

Schaffen Sie Ihre eigene Struktur. Ein Ordnermanagement auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Strukturieren Sie Ihre Dokumentationen, laden Sie wichtige Informationen hoch und verwalten diese nach Ihrem Gusto. Ordner, Unterordner von – mit TIMEOS kein Problem.

Regelwerke:

Stellen Sie hier Ihre eigenen Regeln ein. Bilden Sie Ihre Unternehmensvorgaben eins zu eins mit TIMEOS ab. Ein Regelwerk betrifft die Abwesenheiten, in dem Sie eigenen Regeln erstellen können aber auch bereits vorhandene nutzen können. Regel können hier beispielsweise sein: Urlaubsperre, Mindestbesetzung, Qualifikationsregel, Benachrichtigungsregel, Genehmigungsregel, maximale Abwesenheiten, gegenseitiger Urlaubsausschluss, und vieles mehr.
Ein anderes Regelwerk betrifft die Zeiterfassung. Hier können automatische Buchungen, sowie automatische Pausen erfasst und konfiguriert werden. Einzelne Regelwerke sind darunter ebenfalls optional aktivierbar. So kann ein Regelwerk bei der Buchung Kommen, der Buchung Gehen und ein automatisches Ausbuchen nach einer zeitlichen Vorgabe erfolgen. Informationen darüber können ebenfalls an einzelne oder mehrere Mitarbeiter verschickt werden. Bei den automatischen Pausen kann natürlich die gesetzliche Vorgabe, die eine Pause nach 6 Stunden von mind. 30 Minuten oder nach 9 Stunden von mind. 45 Minuten vorsieht.

Rollen:

Rollen nehmen innerhalb TIMEOS einen Schwerpunkt ein. Definieren Sie jede Rolle Ihres Unternehmens in TIMEOS neu und vergeben Sie dazu die nötigen Berechtigungen. Jede von Ihnen generierte Rolle kann einer Abteilung, einem Standort zugeordet werden. Dort übernimmt der Mitarbeiter, der diese Rolle einnimmt, alle Funktionen und Berechtigungen die Sie ihm im Vorfeld ermächtigen. Auch im Nachgang können problemlos weitere Berechtigungen hinzugefügt werden.

Talentsuche:

Finden Sie für jede Aufgabe den richtigen Mitarbeiter. TIMEOS bietet Ihnen bei der Talentsuche alle Optionen. Stellen Sie ein für welche Abteilung/welchen Standort Sie einen passenden Mitarbeiter suchen. Geben Sie weitere Rahmenbedingungen an, wie beispielsweise Qualifikationen und lassen Sie sich den passenden Mitarbeiter finden. Leichter geht es nicht!

Arbeitsbereiche:

Staffeln Sie Ihr Unternehmen, lassen Sie sich einzelne oder alle Arbeitsbereiche anzeigen. Strukturieren Sie Arbeitsbereiche nach Abteilungen oder Standorten, hinterlegen Sie zu jedem Arbeitsbereich eine spezifische oder aber auch gleiche Dienstvorlage und sparen sich somit die Arbeit es immer wieder neu einpflegen zu müssen. Lassen Sie sich in den Arbeitsbereichen alle zugehörigen Mitarbeiter anzeigen und senden Sie diesen bei Bedarf direkt aus dem Arbeitsbereich, der Abteilung, dem Standort, Nachrichten über das TIMEOS Benachrichtigungssystem. Schauen Sie sich optional die Einsatzplanung in den Arbeitsbereichen wöchentlich oder monatlich an und finden sie immer den gewünschten Dienst.

Personalmanagement

„Der Gipfel des Ruhms ist, wenn man seinen Namen überall findet, nur nicht im Telefonbuch.“
(Henry Fonda (1905-82), amerik. Filmschauspieler, der am 16.05.1905, vor 113 Jahren, geboren wurde.)

Der Anfang Ihres Gipfels ist TIMEOS!

Zuschläge – oft unterschiedlich, doch durch TIMEOS geregelt

Mai 8, 2018 /

Zuschläge – oft unterschiedlich, doch durch TIMEOS geregelt

Zuschlagsarten gibt es viele. Fast jedes Unternehmen hat eigene, andere Zuschläge. Daher ist es schwierig alle unter einen Hut zu bekommen und jede Art von Zuschlag vorzudefinieren.
Zu den Zuschlägen kommen dann oft auch noch die Zulagen, welche aber nicht mit den Zuschlägen vergleichbar sind.
Zulagen sind immer Beitrags- und Steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nur die Zuschläge für Feiertags-, Sonntags- und Nachtarbeit sind in definierten Grenzen Steuer- und Beitragsfrei.

Unter Zulagen versteht man Zahlungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn oder Grundgehalt gezahlt werden. Ansprüche entstehen zumeist aus einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder eben dem persönlichen Arbeitsvertrag.

Zulagen können sein:

  • Erschwerniszulagen (Belastung durch Schmutz, Lärm, Gefahren, Hitze, Erschütterung, etc.) Diese werden ebenfalls wieder unterteilt in:
    – Arbeiten mit hohen körperlichen Belastungen
    – Arbeiten mit besonders starken Umwelteinflüssen
    – Arbeiten die gesundheitsschädlich oder gefährlich sind
  • Leistungszulagen
  • Funktionszulagen (z. B. Meister, Vorarbeiter, Ausbilder,…)
  • Sozialzulagen (Kinder-, Familien-, Haushalts- oder Ortszulagen)
  • persönliche Zulagen
  • Wechselschichtzulagen

Für Zulagen bestehen keine Regelungen die eine Ausnahme zur Stuer- und Beitragsfreiheit darstellen.

Desweiteren gibt es Regelungen zu den verschiedenen Einsatzzeiten der Arbeitnehmer, besonders in der Feiertags- und Sonntagsarbeit aber auch der Nachtarbeit.

Im  §9 des ArbZG wird eigentlich klar festgelegt, dass ein Arbeitnehmer an gesetzlichen Feiertagen und Sonntagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden darf. §10 ArbZG lässt allerdings viele Ausnahmen zu.
Einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit, gibt es laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.01.2006 nicht.

§11 Abs. 3 ArbZG regelt folgendes:

  • Arbeitnehmer die an einem Sonntag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren ist.
  • Arbeitnehmer die an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von acht Wochen zu gewähren ist.

Hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit, bestehen dafür Regelungen zur Steuerfreiheit. Dieser Anspruch ergibt sich entweder aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem persönlichen Arbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung.

Speziell wird es an Feiertagen wie dem Ostersonntag oder Pfingstsonntag. Der Ostersonntag ist ausschließlich nur in Brandenburg ein offizieller Feiertag, was heißt, dass in den restlichen Bundesländern an diesem Tag kein Anspruch auf Feiertagszuschläge besteht, sofern gearbeitet wird. Gleiches gilt auch für den Pfingstsonntag.(BAG, Urteil vom 17.03.2010, Az. 5 AZR 317/09) Der Anspruch bezieht sich hierbei auf einen Anspruch resultierend aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Anders ist die Rechtslage nur, wenn ein Tarifvertrag dies ausdrücklich regelt, dass Zuschläge auch an diesen beiden Tagen zu zahlen sind.
Für die lohnsteuerliche Behandlung der Feiertagszuschläge ist das vorstehend erwähnte Urteil des Bundesarbeitsgerichts unbeachtlich. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien gehören zu den gesetzlichen Feiertagen (für die steuerfreie Zuschläge gezahlt werden können) auch der Ostersonntag und der Pfingstsonntag. Dies gilt unabhängig von den einzelnen Feiertagsgesetzen der Länder. Wenn der Arbeitgeber den Zuschlag für Arbeit an diesen Tagen zahlt, ist er steuerfrei.
Nach § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz hat der Arbeitgeber dem Nachtarbeitnehmer für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihm hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt zu gewähren. Das gilt nur soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen. Damit besteht nur für Nachtarbeit ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge. Für diese Zuschläge gibt es im Einkommensteuergesetz Regelungen zur Steuerfreiheit.

Zuschläge können sein:

  • Überstundenzuschläge
  • Mehrarbeitszuschläge
  • Nachtarbeitszuschläge
  • Sonntagszuschläge
  • Feiertagszuschläge
  • Schichtzuschläge

Unter Mehrarbeit (umgangssprachlich mit dem Begriff Überstünden gleichgesetzt) versteht man die Überschreitung der gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeit. Überstunden leisten Arbeitnehmer dann, wenn sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreiten. In der Regel sind Überstunden zu vergüten. Es kann aber auch ein Freizeitausgleich vereinbart werden.
Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, sind in folgender Höhe steuerfrei (§ 3b EStG):

  • Einkommensteuergesetz
  • Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr – 25% des Grundlohns
  • Für Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr erhöht sich der Zuschlagssatz, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wird – 40 % des Grundlohns
  • Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr am Montag, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde – 50 % des Grundlohns
  • Feiertagsarbeit (gesetzliche Feiertage) von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des auf den Feiertag folgenden Tages, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde – 125 % des Grundlohns
  • Für die Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember, am 31. Dezember sowie am 1. Mai – 150 % des Grundlohns

Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nicht kumulativ anzuwenden. Der Nachtarbeitszuschlag ist jedoch kumulativ anzuwenden. Ist der Sonntag also ein Feiertag, kann nur der jeweilige Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden. Der Nachtarbeitszuschlag in Höhe von 25 % oder 40 % kann zusätzlich zum Sonntags- oder Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden.

 

Mit TIMEOS haben Sie diese Zuschläge alle im Blick. Sie haben zudem die Möglichkeit, sich eigene Zuschläge, die evtl. nur in Ihrem Unternehmen auftreten, anzulegen. Ein eigens dafür eingerichteter Punkt innerhalb der Einstellungen lässt Sie hier alles verwalten.
Zuschläge
Mit der Option Neuer Eintrag lässt sich ganz leicht ein neuer Zuschlag anlegen.
Zuschläge

Genauer definieren kann man auch die Zuschlagsart:
Zuschläge

Seien Sie sich bewusst dass alle Zuschläge korrekt bezahlt und berechnet werden. Mit TIMEOS sind Sie generell auf der sicheren Seite.

Automatische Pausenregelung

Mai 4, 2018 /

Gesetzliche Pausenregelung

In Deutschland sind viele Sachen geregelt, natürlich auch die Arbeitszeiten und die Pausenregelung.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt unter §4 die Ruhepausen (siehe auch).

§4 im Wortlaut:
„Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepausen beschäftigt werden. 

Doch damit nicht genug. Aktuell befasst sich die Bundesregierung auf Vorschlag von Gesundheitsexperten (Suchtexperten, Krankenkassen und die Drogenbeauftragte der Bundesregierung) dem Beispiel von Schottland zu folgen und auf Alkohol einen Mindestpreis einzuführen und damit diese Preise deutlich zu erhöhen. Schottland erhofft sich dadurch weniger Suchttote in diesem Bereich.
Ein Mindestpreis für Alkohol sei somit der wichtigste, erste Schritt um dies auch in Deutschland zu senken.
In Schottland wurde dieser Mindestpreis auf 50 Pence (57 Cent) erhöht, womit man sich im Schnitt pro Jahr, 58 Todesfälle weniger durch Alkoholkonsum errechnet.

Mit TIMEOS haben Sie die Möglichkeit der Automatischen Pausen. Hier können Sie für die Stempeluhrfunktion eine Regel einrichten, die Ihnen zu jedem Dienst eine automatische Pause einfügt. Diese muss dann nicht mehr händisch gestempelt werden.
TIMEOS Zeiterfassung mit automatische Pausenregelung

Diese Pausen können nun für jede Abteilung spezifisch oder für alle Abteilungen gleich vergeben werden.
Sie können entweder eine oder zwei Pausen fest definieren, die dann auch  bei jeder Buchung so erfasst werden.
TIMEOS Regelwerk für automatische Pausen

Desweiteren kann  auch innerhalb der Dienste eine Pause fest definiert werden. Ebenfalls kann dies bis auf 2 Pausen pro Dienst eingerichtet werden. Hier zeigt sich innerhalb der Dienst-Vorlage der Button Pause verantwortlich.
Definition der Ruhepausen
Diese Pausenzeiten werden anschließend automatisch in der Zeiterfassung eingetragen.
So haben Sie stets einen Nachweis der eingehaltenen gesetzlichen Pausenregelung.

Genießen Sie Ihre Mittagspause, gerne auch mit einer Flasche Bier (sofern erlaubt) und kümmern sich nicht um Ihre Pausenzeiten. Diese Arbeit übernimmt unsere Software automatisch für Sie.

Ein Prost auf TIMEOS!

 

Und welche Rolle spielst du? Rollenverteilung/Berechtigungen

April 24, 2018 /

Und welche Rolle spielst du?

Titel gibt es viele. Doch nicht jeder Mitarbeiter trägt einen. In vielen Unternehmen gibt es dennoch Positionen die mit einem Titel, einer Rolle besetzt sind. Sei es der Chef, Geschäftsführer, Personalleiter, Assistent, Disponent, Prokurist, Betriebsleiter, Meister, Gruppensprecher, Vorarbeiter, etc….

Mit TIMEOS können Sie allen Ihren Mitarbeitern Namen geben – egal wie Sie heißen. Das entscheiden SIE!
Die Struktur, die Sie sich bei TIMEOS aufbauen können, passt sich immer Ihrem Unternehmen an und wird von Ihnen nach Ihrem Gusto kreiert.
Sei es eine Abteilung, die Sie unterstrukturieren können, ein Standort oder Ordner. Alles findet in unserer Software seinen Platz.
Das Beste daran ist – jeder Mitarbeiter kann individuell mit seinen Berechtigungen eingestellt werden. Dies entscheidet der Administrator – je Rolle, je Position, je Aufgabengebiet. Einfacher geht es nicht!

Wichtig zu wissen ist ob man sein Unternehmen aufteilen muss, etwa durch Abteilungen, Werkshallen, Standorte oder einfachen Ordnern.
Abhängig von der Größe des Unternehmens können diese eingerichteten Abteilungen dann nochmals untergliedert werden.
Jeder Abteilung kann dann Zugriffsberechtigte, Verantwortliche, Arbeitsbereiche und somit auch Mitarbeiter zugeordnet werden.
Eine Abteilung lässt sich in TIMEOS bequem und leicht anlegen. Im Menü ist der Pfad über den Reiter „Personal“ zu finden.
Dort kann man dann mittels des grünen Buttons „Abteilung erstellen“ eine solche anlegen und definieren als was diese Abteilung geführt werden soll.

Schritt 1 ist also die Namensgebung (Bezeichnung).

Rolle

Schritt 2 ist dann die Typisierung der Abteilung. Wird sie als Ordner, Standort oder Abteilung geführt.

Rolle

Schritt 3 sollte dann die Zuordnung der Abteilung sein. Von welchem Medium soll die erstellte Abteilung ein Unterordner sein.

Rolle

Schritt 4 ist das Eintragen einer Kostenstelle und das Vergeben einer eigenen Hintergrundfarbe für die Abteilung um sie von anderen Abteilungen zu unterscheiden.

Rolle

Somit steht die Abteilung in Ihren Grundfesten und kann nun fein justiert werden. Dies geschieht mit den Punkten

  • Zugriff
  • Verantwortliche
  • Arbeitsbereiche
  • Notizen
  • Erweitert

RolleSpeichern Sie Ihre Eingaben mit dem blau hinterlegten Button „Speichern„.

Jetzt wird es spannend für die Positionen in Ihrem Unternehmen. Sie können nun, nachdem die Abteilung soweit eingerichtet ist, die Rollen bearbeiten die in Ihrem Unternehmen gängig sind.
Hierzu müssen wir den Menüpunkt „Personal“ verlassen und uns dem Menüpunkt „Einstellungen“ widmen. Hier befinden sich die „Rollen“ bei TIMEOS.
Sie können nun jede Rolle, die bei Ihnen eine Funktion hat hinterlegen in dem Sie den grünen Button „Rolle erstellen“ benutzen.

1. Schritt ist hier dann die Bezeichnung der Rolle. im Feld Notizen kann eine Bemerkung eingetragen werden, die dann im Rollen Menü als Info für die Rolle zu sehen ist.

Rolle

2. Schritt ist das Vergeben von speziellen Berechtigungen für die angegebene Rolle.

RolleVergeben Sie die Rechte für die spezifischen Punkte, die Ihre neue Rolle beinhalten muss durch Setzen eines Hakens in betreffendem Kästchen. Abschließend Speichern Sie Ihre Eingaben mittels des blauen Buttons „Speichern„.

Ihr Rollen Menü könnte dann folgendermaßen aussehen: (Beispiel)
Rolle

 

Nächster Schritt ist nun die Rückkehr zum Menüpunkt „Personal“ und dort in die „Abteilungen„.
Bearbeiten Sie die von Ihnen zuvor erstellte Abteilung mittels des blauen Bearbeitungsbuttons am Ende Ihrer Abteilung.
Rolle
In den Fokus rücken nun die bereits angesprochenen Punkte Zugriff, Verantwortliche, Arbeitsbereiche, Notizen und Erweitert.
Wichtigster Punkt hierbei ist der Zugriff. Hier wird festgelegt welche Mitarbeiter Zugriff auf diese Abteilung haben sollen. Klicken Sie hierzu auf den blauen Button „Neuer Eintrag„.
Im geöffneten Bearbeitungsfenster können Sie die Abteilung und den Mitarbeiter bestimmen. Sobald Ihre Auswahl getroffen ist, klicken Sie auf den Button „Übernehmen„. Es öffnet sich ein anderes Fenster in welchem Sie nun die Rolle des ausgewählten Mitarbeiters bestimmen können.
RolleEbenso können Sie die Berechtigungen noch einmal erweitern. Bereits getroffene Berechtigungseinstellungen unter dem Menüpunkt „Rollen“ sind voreingestellt und können an dieser Stelle nicht mehr verändert werden. (Änderungen im Menüpunkt Rollen jederzeit möglich)
RolleIn jedem Bearbeitungsfeld dieses Fensters können auch Vererbungen für eine etwaige Unterabteilung gewährt werden. Soll dies geschehen muss das zugehörige Kästchen angehakt sein. Abschließend klicken Sie bitte auf den blauen Button „Übernehmen“ und der Zugriffsberechtigte wurde der Abteilung als dieser eingetragen.
RolleAls weiterer Punkt können Verantwortliche für die Abteilung angelegt werden. Auch hier wird wieder der blaue Button „Neuer Eintrag“ gedrückt um einen Verantwortlichen Mitarbeiter zu bestimmen. Im geöffneten Fenster können Sie dann wieder die Abteilung wählen und den Mitarbeiter bestimmen, der dieser Abteilung in verantwortlicher Position zugeordnet werden soll. Dies kann im Nachgang auch mehrfach geschehen, falls es mehrere Verantwortliche geben soll.
Die Verantwortlichen können dann in einer Reihenfolge, die die Position vorgibt, angeordnet werden.
Rolle
Im nächsten Schritt können die Arbeitsbereiche angeordnet werden, die dieser Abteilung zugehörig sind. Auch hier muss wieder ein blauer Button gedrückt werden, diesmal heißt der allerdings „Arbeitsbereich hinzufügen„. Fügen Sie die entsprechenden Arbeitsbereiche hinzu und positionieren Sie diese anhand Ihrer Vorgaben.
Rolle
Die weiteren Punkte Notizen und Erweitert sind eigentlich selbsterklärend. Unter dem Reiter Notizen kann man solche hinterlegen. Der Reiter Erweitert umfasst die Option der Kalender Freigabe.
Es kann hier der Kalender für den iCal-Download freigegeben werden. Das heißt, alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen sind, können dadurch in ihrem persönlichen Smartphonekalender die Dienste aller Mitarbeiter sehen die dieser Abteilung angehören.
Rolle

Und welche Rolle übernimmst du?

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

April 18, 2018 /

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Die Zeiten in denen Brieftauben die Nachrichten überbracht haben, mussten irgendwann der ersten Postkutsche und anschließend den mobilen Postzustellern weichen. Mittlerweile finden viele sogar diese Art der Nachrichtenzustellung altmodisch, da sich vieles deutlich weiterentwickelt hat. So kann man heutzutage E-Mails versenden, Kurznachrichten oder Texte innerhalb eines Messengers schreiben und versenden, ja sogar Nachrichten sprechen, aufzeichnen und versenden geht heute problemlos mit dem Smartphone. Benachrichtigungen sind mittlerweile aus der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken.

Das Thema Benachrichtigungen bildet auch in TIMEOS ein großes Spektrum.  So können Sie jedem Mitarbeiter auf sein Smartphone Push-Benachrichtigungen senden, die eingetragenen Dienste im Smartphone-Kalender anzeigen lassen, per Knopfdruck Dienstpläne verschicken, E-Mail Benachrichtigungen versenden, Nachrichten speziell Diensten zuweisen, und entscheiden ob das Benachrichtigungssystem aktiv sein soll oder nicht.

Einen großen Mehrwert stellt beispielsweise das Benachrichtigungssystem an sich dar. Mitarbeiter müssen nicht mehr an einen Aushang gehen um dort die Dienste der kommenden Wochen oder Monate einzusehen, nein, sie bekommen alles bequem auf Ihr Handy und können so jederzeit Einblick in ihren täglichen Ablauf nehmen.
Das Benachrichtigungssystem lässt sich in TIMEOS ganz leicht einstellen. Das Feld erreichen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen und den dazu gehörenden Vorgaben. Dort wird ein eigener Reiter Benachrichtigungen angezeigt unter dem das besagte Benachrichtigungssystem entweder zu aktivieren oder deaktivierbar ist.
Benachrichtigungen
Sobald dieses Benachrichtigungssystem aktiviert ist, kann der Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, wenn der Administrator diese per Knopfdruck verschickt. Beispielsweise kann dies im Menübereich der Planung geschehen, genauer im Dienstplan selbst. Hier kann der Administrator nun seine geplanten Dienste, zugewiesenen Dienste oder geänderten Dienste separat an jeden einzelnen Mitarbeiter senden. Hierzu kann man ein Symbol einblenden lassen, welches man ebenfalls aber wieder unter den Vorgaben optional einblenden oder ausblenden kann.
Benachrichtigungen
Diese aktivierte Option zeigt sich dann im Dienstplan als Nachrichtensymbol in der Toolbar.
Benachrichtigungen
Blinkt das Briefsymbol im Wechsel zwischen schwarzem und weißen Brief, heißt das für den Administrator dass er noch Benachrichtigungen zu versenden hat. Wird das Briefsymbol einzig in weiß angezeigt, hat der Administrator alle nötigen Benachrichtigungen durchgeführt. Bei blinkendem Brief wird dem Administrator durch Klick auf selbigen sofort angezeigt, welche Benachrichtigungen er noch durchzuführen hat.
BenachrichtigungenJetzt kann der Administrator mit einem Klick auf Jetzt benachrichtigen alle Mitarbeiter in einem Rutsch benachrichtigen. Der Mitarbeiter bekommt eine Push-Nachricht auf sein Smartphone innerhalb der TIMEOS App, deren Installierung im Vorfeld natürlich zwingend ist. Natürlich muss auch die Option unter den Vorgaben, Mobile App/API aktiviert sein.
Benachrichtigungen
Sollte Sich jetzt an einem Dienst eines Mitarbeiters noch nach Versenden der Benachrichtigung etwas ändern, wird das Briefsymbol dem Administrator wieder blinkend angezeigt. Er bekommt dann allerdings nur noch einmal aufgezeigt, dass er betreffenden Mitarbeiter noch einmal neu benachrichtigen muss. Der Rest, der davon unbetroffen war, bleibt von der Änderungsbenachrichtigung unbelastet.

Desweiteren kann der Administrator auch entscheiden welche Benachrichtigungen er im Bereich der Dienste noch versenden möchte. Auch hierzu kann er wieder in den Einstellungen unter den Vorgaben optionale Einstellungen treffen.
Benachrichtigungen
Eine weitere Option die der Administrator einstellen kann, ist die des E-Mail Versands. Diesen kann man unter dem Reiter E-Mail, der ebenfalls unter den Benachrichtigungen zu finden ist, einstellen.
Benachrichtigungen
Sobald der Haken gesetzt ist, kann der Administrator die E-Mail Benachrichtigung voreinstellen. Hierzu gehört der Modus, entweder über einen eigenen Mailserver oder Intern.
Benachrichtigungen
Eine Benachrichtigungsvorlage via E-Mail ist durch den Administrator auch voreinstellbar.
Benachrichtigungen
Zu guter Letzt kann der Administrator auch noch eine Wartung einstellen. Hier wird eine eigen definierbare Zeit eingestellt, nach der die Nachrichten automatisch vom System gelöscht werden.
Benachrichtigungen
Einen durchaus großen, wie wichtigen Platz, nimmt auch das Thema Benachrichtigung bei Anträgen ein. Auch hier stehen dem Administrator einige Optionen zur Auswahl.

Optional kann auch entschieden werden wer bei Antragsstellung informiert werden soll. Hier greift die Software dann auf den Genehmigungsprozess der Anträge zurück, sofern die Option Stufenweise Benachrichtigung eingestellt ist.
Benachrichtigungen
Als weitere Option kann der Administrator nun noch einstellen wie die Benachrichtigung innerhalb einer Abteilung vollzogen werden soll.
Benachrichtigungen

Dienste können aber auch noch anderweitig via Benachrichtigung verfügbar gemacht werden. Hier bedarf es einer Einstellung, die entweder je Mitarbeiter oder je Abteilung optional eingestellt werden kann.
Der iCal-Download.
Sobald Sie diese Funktion aktivieren, bekommt der Mitarbeiter seine Dienste in seinem eigenen Smartphone Kalender angezeigt und wird dadurch über seine Dienstzeiten informiert. Wenn Sie diese Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters, das Sie unter Personal finden, in den Einstellungen aktivieren, bekommt er nur seine eigenen Dienste angezeigt.

Benachrichtigungen

Manchmal ist es aber auch wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Ihre eigenen Dienste, sondern auch die Dienste der Kollegen aus der gleichen Abteilung einsehen können. Für diesen Zweck hat der Administrator auch die Möglichkeit den iCal-Download für die komplette Abteilung freizugeben. So haben alle sich darin befindenden Mitarbeiter Einsicht in alle Dienste Ihrer Abteilung im persönlichen Smartphone Kalender. (Eigene Dienste + Dienste der Kollegen)
Um Dies einzustellen müssen Sie unter Personal auf die Abteilung klicken und dort den Reiter Erweitert auswählen. Sie können dabei sogar noch definieren ob etwaige Einträge aus Unterordnern ebenfalls synchronisiert werden sollen.

Benachrichtigungen

Eine weitere Möglichkeit mit TIMEOS Mitarbeiter zu benachrichtigen haben Sie mittels Diensten an sich. Zu jedem in Ihrem Unternehmen vorhandenen Dienst können Sie sich eine Nachricht für den Mitarbeiter anzeigen lassen. Hierzu müssen Sie sich ein Datenfeld anlegen. Diese Option finden Sie unter den Einstellungen und dann entsprechendem Menüpunkt Datenfelder.
Klicken Sie hierzu auf Datenfeld erstellen und geben Sie Ihrem neuen Feld die Bezeichnung die Sie ausgewählt haben. (Nachricht, Message, etc.) Wichtig ist auch noch der Feldtyp. Der Sollte natürlich für ein Benachrichtigungsfeld auf Textfeld stehen.
Dieses Datenfeld weisen Sie dann entsprechenden Diensten oder auch nur einem speziellen Dienst zu. Hierzu müssen Sie den gewünschten Dienst anklicken und unter dem Reiter Datenfelder Ihr neu erstelltes Datenfeld zuweisen.
Klicken Sie auf Neuer Eintrag und fügen Ihr gewünschtes Datenfeld dem Dienst zu. Beachten müssen Sie hier zwei Dinge, die nach dem hinzufügen auf den Plan treten. Das erste Merkmal ist ein Auge welches unter Optionen innerhalb der Datenfelder angezeigt wird. Dieses Symbol besagt, dass dieses Datenfeld in Ihrem Dienst sichtbar ist. Dazu muss es grün hinterlegt sein, welches mittels Klick auf das Symbol variiert werden kann. Gleich verhält es sich bei zweitem Merkmal dieser Option, der Glocke. Direkt neben dem Augensymbol ist auch ein Glockensymbol zu sehen. Die Glocke steht für Pflichtfeld bei Dienstvergabe. Das heißt, ist Ihre Glocke grün hinterlegt, MUSS bei einem Diensteintrag dieses Dienstes etwas in das Feld, dass Sie unter Datenfelder angelegt haben, eingetragen werden. Ist das Symbol weiß hinterlegt, ist eine solche Eintragung optional aber nicht zwingend nötig. Durch den Speichervorgang wurde Ihr Datenfeld dem Dienst zugewiesen und Sie können nun bei Ihrer Dienstplanung jedem Dienst, den Sie unter dieser Dienstvorlage eintragen, eine Nachricht hinzufügen.
Benachrichtigungen

Sobald der Dienst gespeichert ist, erscheint die Nachricht im Diensteintrag des Mitarbeiters und er wird sofort informiert, was er innerhalb seiner Dienstzeit zu tun hat.

Ansicht Dienstplan:

Benachrichtigungen

Ansicht Diensteintrag Mitarbeiter:

Benachrichtigungen

Eine weitere Art der Kommunikationsmöglichkeiten in TIMEOS ist die Kommentarfunktion innerhalb der Stempeluhr. Hier kann jeder Mitarbeiter einen Kommentar hinterlassen, egal welche Buchung er tätigt. Zu jeder Buchung ist ein Kommentar möglich, beispielsweise also 4 Kommentare pro Tag. (Kommen Buchung, Pausen Anfang Buchung, Pause Ende Buchung, Gehen Buchung)
Dieser Kommentar wird dem Administrator bei der Buchung angezeigt.

Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind ein großer Vorteil von TIMEOS. Egal ob per Web oder per App. Sie sind in jedem Fall perfekt vernetzt und bekommen Ihre Nachrichten bequem und einfach entweder direkt auf das Smartphone oder auf den PC, bzw. in Ihr E-Mail Postfach.

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