TIMEOS Blog

Dienstplan erstellen leicht gemacht

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TIMEOS – Dienstplanung mit automatischen Warnsignal!

TIMEOS – Dienstplanung mit automatischen Warnsignal!

Die Krise in der größten deutschen Parteien spitzt sich zu. Nicht erst seit dem Warnsignal bei bei der Bundestagswahl ist klar dass sich in den Parteien etwas ändern muss. Die jüngsten Landtagswahlen in Bayern und Hessen haben es gezeigt. Der Wähler watscht die Politik die Ihm nicht gefällt ab.
Das dadurch Parteien mehr Gehör erreichen als manchen lieb ist, lässt sich auch darauf zurückführen, dass die vorgelebte Politik nicht dem Bild des Wählers entspricht.

Kanzlerin Merkel hat die Zeichen der Zeit erkannt und zieht sich sukzessive aus den Parteigeschäften zurück, die Partei wird alsbald auf sie als Vorsitzende verzichten müssen. Auch als Bundeskanzlerkandidatin wird die aktuelle Kanzlerin zur neuen Wahl nicht mehr zur Verfügung stehen.

TIMEOS hingegen wird sich nicht zurückziehen – im Gegenteil. TIMEOS entwickelt sich peu a peu weiter. Ausschlaggebender Grund ist hierfür das Gehör für das Volk, die Nutzer von TIMEOS. In gewohnter Manier greift TIMEOS immer wieder auf Kundenwünsche zurück und implementiert diese bestmöglich in der Anwendung.

Auch im letzten Update wurden wieder einige dieser Kundenwünsche implementiert.

Hierzu gehören unter anderem:

  • Mitarbeiterfarben für Dienste anzeigen
    Wenn aktiviert, werden im Dienstplan für Arbeitsbereiche und der Zeitleiste die im Mitarbeiter hinterlegten Farben dargestellt, anstatt der Dienst-Farbe.

  • Dienste mit mehr als 24 Std. erlauben
    Wenn aktiviert, kann im Dienst entschieden werden, dass der Dienst mehr als 24 Std. hat. Somit wird aus einem Dienst von 00:00 bis 00:15 mit aktivierter Option ein Dienst der bis 00:15 des Folgetages andauert.

  • Arbeitszeit-Zuschläge im Dienstplan berücksichtigen
    Wenn aktiviert, werden in der Dienstplanung kalkulatorischen Zuschläge für Arbeitszeiten berücksichtigt.

  • Überstunden-Einträge beeinflussen Ist-Zeiten
    Wenn Überstunden genehmigt werden, wird in der Zeiterfassung der Ist-Wert automatisch um die beantragten Überstunden modifiziert. Bei aktivierter Stempeluhr in den Stammdaten des Mitarbeiters werden Überstundeneinträge ignoriert.
    Weitere Modi:
    – Nur Überstunden (ohne Zuschläge)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben modifiziert (ohne Berücksichtigung von Zuschlägen)
    – Überstunden und abgefeierte Überstunden (ohne Zuschläge)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben und unten modifiziert (ohne Berücksichtigung von Zuschlägen)
    – Real-Zeit des Eintrags (mit Zuschlägen)
    Die Ist-Zeit wird um den beantragten Wert nach oben oder auch unten modifiziert. Dabei werden Kollisionen mit bestehenden Ist-Zeiten aus Diensten berücksichtigt, und ggf. angepasst.

  • Dokumentenanhang an internen Nachrichtenverkehr
    Fügen Sie Ihren Nachrichten Dokumente alle Formate als Anhang bei.

Stillstand ist und bleibt ein Rückschritt. TIMEOS entwickelt sich dynamisch weiter. Seien auch Sie ein Teil des Ganzen!

„Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.“
Johann Wolfgang von Goethe, 1749 – 1832, dt. Dichter

Mitarbeiterdruckfunktion – TIMEOS Update 1.6.0

Mitarbeiterdruckfunktion – TIMEOS Update 1.6.0

Im neuesten Update von TIMEOS wurden wieder einige Kundenwünsche umgesetzt und neue Features implementiert. Wichtigster Punkt hierbei ist die Mitarbeiterdruckfunktion, verbessert wurde aber auch der Dienstplan, der nun leichter und übersichtlicher zu bedienen ist. Ebenfalls wurde der wichtige Part Datenschutz erweitert.

Mitarbeiterdruckfunktion

Diese wichtige Option findet sich im TIMEOS natürlich im Stammdaten Menü Ihrer Mitarbeiter. Bisher konnten sie ihre Stammdaten nur elektronisch verwalten aber nicht für benötigte Unterlagen öffentlich machen. Diesem Punkt konnte TIMEOS nun Abhilfe schaffen. Es wurde eine Option geschaffen, die es Ihnen nun mit einem Klick ermöglicht Ihr gewünschtes Ergebnis zu erzielen. So können sie zum Beispiel entscheiden ob Sie sensible Daten drucken wollen oder nicht. Optional haben Sie die Möglichkeit genau dass zu drucken, was Sie benötigen.

  • Kontaktdaten (geschäftlich)
  • Kontaktdaten
  • Beruf
  • Personaldaten
  • Qualifikationen
  • sensible Daten
  • noch nicht ausgefüllte, leere Felder

Alles übersichtlich auf einen Blick – sortiert.

Auszug

Mitarbeiterdruckfunktion

 

Aufwertung des Dienstplans

Auch im Dienstplan hat sich für den Mitarbeiter einiges getan. Hier wurde die Funktionsvielfalt erweitert. Der Benutzer kann nun seine Dienste an Hand eines vereinfachten Drop Down Menüs gestalten und so leichter seine Auswahl treffen. Eine Favoritenliste wird von der Software anhand der getätigten Diensteingaben generiert, ebenso wie eine Suchfunktion und eine Auswahlsmöglichkeit aller Dienst-Vorlagen, die diesem Arbeitsbereich zugeordnet sind. Ebenso wurde die Drag & Drop Funktion erweitert. Hier kann nun entschieden werden, welche Aktion ausgeführt werden soll. 


vorhandener Dienst

 

neuer Dienst

 

Favoritenliste

Dienst-Vorlagen

 

Suchfunktion

 

 

 

 

 

 

 

 

Drag & Drop Funktion

Optional haben Benutzer jetzt aber noch die Möglichkeit auch den „alten“ Modus zu nutzen. Hierzu kann im Optionsmenü eine Option, „Immer Standard Aktion durchführen“ aktiviert werden.

Eine wichtige weitere Option wurde in den Einstellungen getroffen. Hier steht allen Benutzern nun die Funktion Datenschutz zur Verfügung, in der alle wichtigen Funktionen, den Datenschutz betreffend, aufgeführt sind.
Beispielsweise kann hier eine Option aktiviert werden, die es normalen Mitarbeitern verwährt, vergangene Einträge der Kollegen einzusehen. Hier kann auch eine Anzahl an Tagen vorgegeben werden, an denen es noch eingesehen werden kann.

  • Fix: diverse Bugfixes im Anzeigemenü

5 Dinge die einen guten Arbeitsplatz ausmachen

5 Dinge die einen guten Arbeitsplatz ausmachen

Vielen fällt das frühe Aufstehen schwer, gerade an einem Montag. Da ist es eine Qual das Bett zu verlassen, nachdem das Wochenende oft ausgiebig genossen wurde. Wieder rein ins Büro, in die Werkshallen, auf die Baustellen, in die Autos wo Meetings, Papierberge, Computer, Handwerkzeuge, Hitze, gestresste Menschen und Staus warten.
Häufiger Grund – Unzufriedenheit im Job! Zu wenig Verdienst für zu viel Stress. Zu viel Arbeit bei zu wenig Pausen. Die Liste der Gründe kann man noch viel weiter führen, doch was braucht es wirklich um an einem Montag gerne zu Arbeit zu gehen, einen guten Arbeitsplatz zu haben?

Hier nennen wir nachfolgend 5 Gründe, die auch Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Kollegen:

Leider sind diese manchen oft ein Dorn im Auge – es gibt sie aber auch in nett: die Kollegen!
Mit wem wir unsere Arbeit verrichten, mit wem wir gemeinsam im Büro sitzen, mit wem wir uns also die tägliche Zeit außerhalb der eigenen vier Wände teilen ist laut vielen verschiedenen Studien eminent wichtig und der Schlüssel zum Glück.
Ein lässiges Arbeitsklima,  Sympatie aber natürlich auch gegenseitiger Respekt und Anerkennung spielen eine große Rolle und sind wichtige Faktoren eines funktionierenden Miteinander. Natürlich kann man sich dies als Arbeitnehmer nicht aussuchen aber man kann zumindest mit seinem eigenen Wirken beginnen den richtigen Anfang zu machen. Daran sollten sich natürlich auch Vorgesetzte halten denn, Teamwork und Kollegen auf die man sich verlassen kann sind heutzutage Gold wert.

Spannung: 

Öfter mal was neues. Überforderung ist nervig, Unterforderung aber genauso ermüdend. Für spannende, neue Tätigkeiten, Aufgaben die den Arbeitnehmer herausfordern, an denen er wachsen kann, dafür stehen alle Arbeitnehmer gerne auf. Auch an einem Montag. Daher sollten Brainstormings, Weiterbildungen, neue Projekte, Einbindung in für den Arbeitnehmer wichtige Projekte stattfinden und auf der To-Do Liste landen. So entwickelt jeder Mitarbeiter eine neue Motivation und startet viel fröhlicher und gewillt in die neue Arbeitswoche. Wer immer das gleiche auf den Teller bekommt, verliert auch irgendwann die Lust am Essen.

Balance:

Morgens eine Runde Yoga im Büro, Mittags eine Pizza in der Küche des Office zubereiten und zum Feierabend ein paar Lieblingssongs auf dem Kopfhörer haben ist zwar ein guter Beginn aber längst noch nicht alles. Eine richtige, ausgewogene Work-Life Balance sollte jedem Arbeitgeber ein Anliegen sein. Die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern ist gar nicht so schwer. Angebote zur Stressbewältigung, kostenlose Mitgliedschaften in einem Fitnesscenter oder Betreuung für die Kids gewährleisten machen den Arbeitsplatz auch gleich wieder attraktiver. Sobald der Arbeitnehmer auch etwas Abstand zur Arbeit gewinnen kann, geht er auch wieder viel lieber hin. Eine typische Win Win Situation für beide.

Freiheit:

Die klassischen Jobs in denen ein striktes Arbeitsmuster abgefertigt werden muss, sind nicht mehr Zeitgemäß. Kein Mitarbeiter kann sich in dieser Zeit immer fokussiert und konzentriert zeigen. Schneller als einem lieb ist driftet man in Gedanken ab was heute zu Hause noch auf dem Plan steht, was man zu essen kocht oder wie das Fußballspiel heute Abend ausgeht. Viele steuern bei der Recherche ab, und zu den sozialen Medien oder starren bei zuviel Input einfach nur aus dem Fenster. Toilettengänge werden zelebriert und Zigarettenpausen enorm in die Länge gezogen.
Nicht jeder Arbeitnehmer arbeitet zu den definierten Arbeitszeiten gleich. Die Leistung variiert oft nach den Gepflogenheiten der Mitarbeiter, daher sollten Arbeitgeber auf die alltägliche Routine der Mitarbeiter achten und diese in das Berufsleben einfließen lassen. Eigene Gestaltungsmöglichkeiten, ab und an eine Runde Tischkicker, Plaudern, Karten spielen oder zeitlich nicht fixierte Kaffeepausen sollten da schon mal drin sein. Gerade im Bereich der Eltern unter den Mitarbeitern sollte auch Home Office machbar sein. Das macht einen guten Arbeitsplatz aus. Ein gemeinsames Miteinander von Chef und Angestelltem ermöglicht allen eine angenehmere Atmosphäre.

TIMEOS:

Der wichtigste Faktor in unserer Auflistung ist TIMEOS. Die Software spiegelt alles obig beschriebene wieder. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter planen, definieren Sie funktionierende Abteilungen, entwerfen Sie Arbeitspläne nach Ihrem Gusto, setzen Sie Termine für Fortbildungen fest und personalisieren Sie diese, vergeben Sie Ihren Mitarbeitern Qualifikationen, erstellen Sie Dienste oder Abwesenheiten für Meetings, etc.
Planen Sie Ihre Mitarbeiter anhand Ihrer Wünsche in verschiedenen Standorten oder Zeiten, vergeben Sie spezielle Berechtigungen, geben Sie Ihrem Arbeitnehmer seine Rolle im Betrieb, lassen Sie verschiedene Arbeitsstandorte Wirklichkeit werden und genießen Sie die frei gewordene Zeit für KollegenSpannungBalanceFreiheit! Das Lob für einen guten Arbeitsplatz wird unweigerlich folgen.
Ein kostenfreier, unverbindlicher Testzugang ist schnell, mit wenigen Klicks angelegt und auf der Website TIMEOS für 14 Tage verfügbar.

guten Arbeitsplatz

Strukturieren auch Sie Ihre Ressourcen besser und nutzen die frei gewordene Zeit. Infos
TIMEOS – ein Gewinn für jedes Unternehmen!

Personalmanagement – Der Anfang jeden Gipfels

Personalmanagement

Qualifizierte Mitarbeiter waren und sind in Deutschland immer noch recht knapp, welches auch durch den demografischen und strukturellen Wandel bedingt ist, da viele Arbeitnehmer, die dieses Kriterium erfüllen, in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Dabei sind qualifizierte Mitarbeiter der Meilenstein eines erfolgreichen Unternehmens. Hier fängt es schon bei einem strukturierten und funktionierenden, strategischen Personalmanagement an.

TIMEOS ist der erste Schritt in die richtige Richtung!

Was ist die Definition von Personalmanagement?

Personalmanagement ist, der komplette Tätigkeitsbereich der mit Personalverwaltung, Personalführung, Personalplanung und Personalentwicklung eines Unternehmens in Zusammenhang steht. Dies kann nicht von einem einzelnen Mitarbeiter gestemmt werden, hier bedarf es einer Bündelung aller Kräfte.
Aus diesem Grund sollten alle Führungsebenen, Geschäftsleitung, leitungsbefugte Mitarbeiter und Vorgesetzte mit einbezogen werden und entsprechende Abläufe innerhalb des Unternehmens gezielt implementiert werden.

Strukturierter Aufbau eines Firmensystems: Abteilungen, Standorte, Arbeitsbereiche, Mitarbeiterdetails, Qualifikationen, Regelwerke, Rollen, Berechtigungen, Talentsuche – wichtige Bausteine eines modernen Unternehmens. Alles zu finden und abzubilden in einer Software – TIMEOS!

Welche Aufgaben und Ziele hat das Personalmanagement?

Übergeordnetes Ziel eines funktionierenden Personalmanagement sollte die Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen, zu fördern oder beizubehalten sein. Diverse Studien haben es schon oft bewiesen – zufriedene Mitarbeiter sind loyaler ihrem Arbeitgeber gegenüber, seltener krank, arbeiten produktiver und kreativer. Dazu bedarf es nicht allein einer natürlichen Menschenfreundlichkeit, nein, ein funktionierendes Personalmanagement ist hier Grundvoraussetzung. Resultat sind hier nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, auch niedrigere Personalkosten die sich oft und gerne in einem ROI (Return on Investment) niederschlagen.
Wie eingangs beschrieben unterteilt sich das Personalmanagement in verschiedene Teilbereiche welche das Ziel haben, den richtigen Arbeitnehmer für verschiedene Fachbereiche des Unternehmens zu finden. So lässt sich eine strategische Entwicklung im Sinne des Unternehmens fördern und eine gelebte Unternehmenskultur unterstützt dies natürlich nachhaltig.

Teilbereiche gliedern sich in:

  • Personalplanung (gezielt sicherstellen das zu jeder Zeit geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Anforderungen werden nach kurz- mittel- oder Langfristigem Bedarf unterteilt)
  • Personalbeschaffung (möglichst vorausschauende Besetzung von vakanten Stellen die zumeist erst intern, sollte da keine geeignete Kraft zur Verfügung stehen, extern beschafft wird. Cleveres Personalmarketing wirkt hier unterstützend.Wesentliche Schritte sind hier: Stellenanzeigen nach festgelegtem Anforderungsprofil, Bewerbermanagement, gezielte Personalauswahl in Abstimmung mit Fachbabteilungen)
  • Personalverwaltung und Einsatz (Arbeitsbedingungen definieren die Inhalte der Tätigkeiten, die von Mitarbeitern zu erledigen sind und von Personalverwaltung vorgegeben und geprüft sind. Zu beachten sind auch die gesetzlichen Vorgaben: betriebliche Mitbestimmung, geeignete Arbeitsmittel, flexible Arbeitszeiten, Arbeitsplatzsicherheit)
  • Personalentwicklung (Koordination und Steuerung aller Maßnahmen die dem Anstieg der Mitarbeiterkompetenz dienen. Aus- und Weiterbildungsangebote, interne Umschulungen, Mentoren, fachspezifisches Training und Coaching)
  • Personalcontrolling (Hinter allen Daten, Fakten und Zahlen verbirgt sich immer noch ein Mitarbeiter. Personalwirtschaftliche Prozesse werden geplant, kontrolliert und gesteuert anhand vorher festgelegter KPIs – Key Performance Indicator oder Kennzahlen.
  • Entgeltmanagement (Natürlich ist es immer leichter neue Mitarbeiter mit hohem Gehalt oder Lohn ans Unternehmen zu binden. Eine geschickte Verknüpfung an die gewünschte, vom Arbeitnehmer zu erbringende Leistungen sind geeignete Instrumente und bis heute lebendige Elemente die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters zu fördern)

    Was bildet TIMEOS ab?

Abteilungen/Standorte:

Mit TIMEOS können Sie Ihre Unternehmensstruktur bis ins kleinste Detail abbilden. Unter der obersten Ebene, dem Unternehmen an sich, können Sie entweder Abteilungen, Standorte oder Ordner anlegen und diese einer übergeordneten Ebene als Unterordner anhängen. Diesen Typen können Sie im Anschluss Zugriffsberechtigte mit speziellen Rollen und ebenfalls darin enthaltenen speziellen Berechtigungen, Verantwortliche, spezifische Arbeitsbereiche und Notizen hinzufügen. Optional kann auch der iCal-Download je Abteilung/Standort eingerichtet werden. Die Bezeichnung der Abteilung oder des Standortes obliegt ganz bei Ihnen. Ebenso können sie jedem Typen eine separate Hintergrundfarbe zuordnen und können den Zugriffsberechtigten auch einen Zugriff auf weitere Unterabteilungen gewähren. So wird ein Unternehmen sehr schnell und bequem vernetzt. Eine Kostenstelle kann selbstverständlich auch jedem Typen, egal ob Abteilung, Standort oder Ordner zugefügt werden.

Mitarbeiterdetails:

Hier können Sie die Stammdaten Ihres Mitarbeiters, seine Arbeitszeiten, den Urlaub, seine Qualifikationen, Regeln, Berechtigungen, Benutzerfelder und Dokumente spezifisch einstellen., bzw. hochladen.

Stammdaten:

Hier können Sie dem Mitarbeiter eine eigene Anmeldung zu TIMEOS geben, ein Profilbild hochladen und seine Personaldaten verwalten. Zu diesen zählen: Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, ein eventueller Titel, seine primäre Abteilung, sein Eintrittsdatum, ein eventuelles Austrittsdatum, sein Geburtstag, eventuelle Stellvertreter, das Geschlecht, ein Kürzel, seine Position, der Familienstand, etwaige Kinder,ein eventueller Behinderungsgrad sowie wichtige Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer und E-Mailadresse. Desweiteren kann jedem Mitarbeiter eine eigene Hintergrundfarbe zugeordnet werden.
ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Arbeitszeiten:

Hier können die Arbeitszeiten des Mitarbeiters eingestellt werden. Wichtig ist hier zu wissen an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeitet, wie viele Wochen- oder Monatsstunden zur Verfügung stehen, wann die Gültigkeit für dieses Arbeitsmodell besteht und ob eventuell mehrere Arbeitszeitmodelle in Frage kommen.
Desweiteren kann hier definiert werden ob die Zeit per Dienstplan oder via Stempeluhr erfasst wird, welche Saldo-Berechnung gewählt werden soll, ob der Saldo mit in den nächsten Monat gezogen werden soll und auch die Bewertung der Krankheitseinträge kann man hier speziell auf den Mitarbeiter zuschneiden. Ebenso kann die Region des Mitarbeiters (gerade bei mehreren Standorten wichtig aufgrund der Feiertage), das Modell ob nach Wochen- oder Monatsstunden, bzw. die Verfügbarkeit an arbeitsfreien Tagen oder Feiertagen definiert werden. Ebenso kann hier, wieder optional, der Lohn oder das Gehalt eingestellt werden sowie ob die Pausen bezahlt werden sollen oder nicht.

Urlaub:

Hier haben Sie Einblick auf das persönliche Urlaubskontingent des Mitarbeiters, seine etwaigen Sonderkonten, können seine Urlaubseinträge verwalten und die Vorgaben definieren. Alle Werte können entweder nach Excel oder als PDF exportiert werden.

Einstellungen:

Mutterschutzgesetz und die Kalenderfreigabe für den iCal-Download sind hier wesentliche Bausteine. Eine Kalenderfreigabe hier, betrifft nur den Mitarbeiter an sich. Optional gibt es diese Funktion auch in den Abteilungen, welche dann Abteilungsbezogen ist und alle Mitarbeiter, die darin erfasst werden anzeigt. Ebenso kann hier eingestellt werden zu welchen Tages und Nachtzeiten der Mitarbeiter arbeiten kann/darf.

Qualifikationen:

Hier werden vorhandene Qualifikationen dem Mitarbeiter zugeordnet. Die Qualifikation kann bezeichnet, ein Startdatum eingetragen und eine Gültigkeit erfasst werden. Desweiteren kann eine Soll- bzw. eine Istbewertung für die Qualifikation optional eingestellt werden.
Eine weitere Qualifikation kann allgemein im Hauptmenü unter dem gleichnamigen Punkt angelegt werden. Dort wird die Qualifikation aber keinem Mitarbeiter zugewiesen, sondern kann einem Arbeitsbereich zugeordnet werden, welcher dann nur Mitarbeiter zulässt, die diese Qualifikation aufweisen. Eine Qualifikation kann in einem Bewertungssystem entweder als Qualifiziert, Schulnotensystem oder Sprachkenntnis eingestuft werden.

Regeln:

Arbeitsbereiche können hier von Ihnen als Administrator dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dieser wird dann auch nur in diesen Arbeitsbereichen als verfügbar angezeigt. Dies gilt aber auch nur bei aktivierter Regel. Ist diese Regel deaktiviert, kann der Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen des Unternehmens eingesetzt werden.

Berechtigungen:

Weisen Sie den Mitarbeiter einer speziellen Benutzergruppe zu oder stellen Sie ihm spezifisch einstellbare Berechtigungen zur Verfügung. Diese speziellen Berechtigungen sind unterteilt in Kategorien und können darunter natürlich auch noch einzeln vergeben werden. TIMEOS bietet Ihnen hier eine außergewöhnlich tiefe Flexibilität, die seines gleichen sucht.

Benutzerfelder:

Ein weiterer flexibler Pluspunkt von TIMEOS. Erstellen Sie Ihre eigene Struktur, fügen Sie Felder die Sie benötigen hinzu und bilden somit Ihre eigenen Anforderungen mit der Software maßgeschneidert ab. Diese optionalen Felder können beispielsweise Felder sein wie, Berufsdaten (wie z. B. Probezeit, erlernter Beruf), Kontaktdaten, Personaldaten, Gehaltsdaten, Krankenkassenzugehörigkeit, etc…
Die Benutzerfelder, die Sie einmalig anlegen, aber bei Bedarf jederzeit wieder ändern können, sind für jeden Ihrer Mitarbeiter gleich!
Auch hier gilt: ALLE EINSTELLUNGEN SIND OPTIONAL UND NICHT ZWINGEND NÖTIG!!!

Zum Thema Datenschutz verweisen wir an dieser Stelle noch einmal auf unseren Blogeintrag hierzu: Datenschutz

Dokumente:

Schaffen Sie Ihre eigene Struktur. Ein Ordnermanagement auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Strukturieren Sie Ihre Dokumentationen, laden Sie wichtige Informationen hoch und verwalten diese nach Ihrem Gusto. Ordner, Unterordner von – mit TIMEOS kein Problem.

Regelwerke:

Stellen Sie hier Ihre eigenen Regeln ein. Bilden Sie Ihre Unternehmensvorgaben eins zu eins mit TIMEOS ab. Ein Regelwerk betrifft die Abwesenheiten, in dem Sie eigenen Regeln erstellen können aber auch bereits vorhandene nutzen können. Regel können hier beispielsweise sein: Urlaubsperre, Mindestbesetzung, Qualifikationsregel, Benachrichtigungsregel, Genehmigungsregel, maximale Abwesenheiten, gegenseitiger Urlaubsausschluss, und vieles mehr.
Ein anderes Regelwerk betrifft die Zeiterfassung. Hier können automatische Buchungen, sowie automatische Pausen erfasst und konfiguriert werden. Einzelne Regelwerke sind darunter ebenfalls optional aktivierbar. So kann ein Regelwerk bei der Buchung Kommen, der Buchung Gehen und ein automatisches Ausbuchen nach einer zeitlichen Vorgabe erfolgen. Informationen darüber können ebenfalls an einzelne oder mehrere Mitarbeiter verschickt werden. Bei den automatischen Pausen kann natürlich die gesetzliche Vorgabe, die eine Pause nach 6 Stunden von mind. 30 Minuten oder nach 9 Stunden von mind. 45 Minuten vorsieht.

Rollen:

Rollen nehmen innerhalb TIMEOS einen Schwerpunkt ein. Definieren Sie jede Rolle Ihres Unternehmens in TIMEOS neu und vergeben Sie dazu die nötigen Berechtigungen. Jede von Ihnen generierte Rolle kann einer Abteilung, einem Standort zugeordet werden. Dort übernimmt der Mitarbeiter, der diese Rolle einnimmt, alle Funktionen und Berechtigungen die Sie ihm im Vorfeld ermächtigen. Auch im Nachgang können problemlos weitere Berechtigungen hinzugefügt werden.

Talentsuche:

Finden Sie für jede Aufgabe den richtigen Mitarbeiter. TIMEOS bietet Ihnen bei der Talentsuche alle Optionen. Stellen Sie ein für welche Abteilung/welchen Standort Sie einen passenden Mitarbeiter suchen. Geben Sie weitere Rahmenbedingungen an, wie beispielsweise Qualifikationen und lassen Sie sich den passenden Mitarbeiter finden. Leichter geht es nicht!

Arbeitsbereiche:

Staffeln Sie Ihr Unternehmen, lassen Sie sich einzelne oder alle Arbeitsbereiche anzeigen. Strukturieren Sie Arbeitsbereiche nach Abteilungen oder Standorten, hinterlegen Sie zu jedem Arbeitsbereich eine spezifische oder aber auch gleiche Dienstvorlage und sparen sich somit die Arbeit es immer wieder neu einpflegen zu müssen. Lassen Sie sich in den Arbeitsbereichen alle zugehörigen Mitarbeiter anzeigen und senden Sie diesen bei Bedarf direkt aus dem Arbeitsbereich, der Abteilung, dem Standort, Nachrichten über das TIMEOS Benachrichtigungssystem. Schauen Sie sich optional die Einsatzplanung in den Arbeitsbereichen wöchentlich oder monatlich an und finden sie immer den gewünschten Dienst.

Personalmanagement

„Der Gipfel des Ruhms ist, wenn man seinen Namen überall findet, nur nicht im Telefonbuch.“
(Henry Fonda (1905-82), amerik. Filmschauspieler, der am 16.05.1905, vor 113 Jahren, geboren wurde.)

Der Anfang Ihres Gipfels ist TIMEOS!

TIMEOS Update 1.5.9 – Fokus Nachrichtensystem

TIMEOS Update 1.5.9

Alles neu macht der Mai. Auch bei uns gibt es im Mai eine Neuigkeit. Im neuesten TIMEOS Update 1.5.9, wurde ein tolles, viel gefragtes Feature implementiert. Die Nachrichten.

Diese Funktion wurde neu im Dashboard platziert. Es ist dort ein Button verfügbar, der den Mitarbeiter ins Nachrichtenmenü gelangen lässt.
Dort können nun alle Mitarbeiter der gleichen Abteilung miteinander kommunizieren. Nachrichten können an einzelne Mitarbeiter oder an die entsprechende Abteilung gesendet werden. Jeder Mitarbeiter verfügt im Dashboard über sein eigenes Menü.
Dieses Menü beinhaltet

  • Posteingang
  • Postausgang
  • Neue Nachricht
  • Einträge löschen

Eine Refresh Möglichkeit ist ebenfalls Teil des Nachrichtenmenüs.
TIMEOS Update 1.5.9

Soll ein Mitarbeiter auch Nachrichten an andere Stellen versenden können (Standorte, Abteilungen, Mitarbeiter anderer Standorte oder Abteilungen, Leiter anderer Standorte oder Abteilungen, etc.) muss ihm diese Berechtigung in der jeweiligen Abteilung unter „Zugriff“ vergeben werden. Dies kann nur der Administrator.
TIMEOS Update 1.5.9

Im Dienstplan unter der Kalenderansicht „Mitarbeiter“ können Mitarbeiter nun auch direkt Nachrichten an ihre Kollegen verfassen. Ein Klick auf das kleine Briefsymbol öffnet den Nachrichtenmodus.
TIMEOS Update 1.5.9

Ein weiterer Fixpunkt in TIMEOS ist die neu implementierte Automatische Pausenregelung bei der Stempeluhr Funktion. Es kann jetzt im „Regelwerk“ eine neue Regel dafür eingerichtet werden.
TIMEOS Update 1.5.9
Diese Pausen können nun für jede Abteilung spezifisch oder für alle Abteilungen gleich vergeben werden.
Sie können entweder eine oder zwei Pausen fest definieren, die dann auch  bei jeder Buchung so erfasst werden. (Ausnahme – Pausenzeiten werden händisch gestempelt)
In der Regel gelten die gesetzlichen Vorgaben, nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mind. 30 Minuten, nach 9 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mind. 45 Minuten.

Desweiteren kann nun auch innerhalb der Dienste eine Pause fest definiert werden. Ebenfalls kann dies bis auf 2 Pausen pro Dienst fest eingerichtet werden. Hier muss im Dienst auf den Button „Pause“ geklickt werden.
TIMEOS Update 1.5.9

Als weiteres neues Feature wurde in der Menüansicht „Urlaubs- oder Jahreskalender“ die Wochenansicht implementiert, womit man nun auch dort sehen kann ob ein Krankheitseintrag mit oder ohne Krankmeldung erfolgt ist, sowie ob die Überstunden als geleistet oder vom Konto abgezogen eingetragen wurden.
TIMEOS Update 1.5.9

Ebenso ist es nach dem neuen Update möglich, innerhalb der Auswertungen bei der „Dienst-Statistik“ auch die Wochenenden und Feiertagsstatistik angezeigt zu bekommen. Einzustellen ist dies Funktion in den zugehörigen Optionen.
TIMEOS Update 1.5.9
Ansicht nach setzen des Hakens:
TIMEOS Update 1.5.9

Auch wird die Reihenfolge innerhalb der Dienste nun strukturiert. Die Dienste werden nun innerhalb der Auswahlsliste anhand des Kürzels in dieser Reihenfolge angezeigt.
TIMEOS Update 1.5.9

In der Menü Übersicht „Jahreskalender“ und „Urlaubskalender“ werden jetzt die Schulferien farblich hinterlegt angezeigt.
TIMEOS Update 1.5.9

Bei den Auswertungen innerhalb der „Soll/Ist-Übersicht“ wird nun auch die Personalnummer angezeigt.
TIMEOS Update 1.5.9

  • Fix: Nachträgliche Änderungen von Resturlaubsansprüchen von Vorjahren haben sich nicht auf Folgejahre ausgewirkt
  • Fix: Überstundendarstellung im Dashboard ist jetzt immer 0 wenn der Start-Saldo in der Zukunft liegt
  • Fix: Ordnersortierung für Unterordner funktioniert nun / Anzahl an hochgeladenen Dokumenten sind jetzt in den Ordnern sofort an einer Zahl hinter dem Namen sichtbar
  • Fix: Versendete E-Mails wurden nicht korrekt als versendet markiert. Mails wurden somit mehrfach verschickt
  • Fix: Die Arbeitsbereiche werden jetzt alphanumerisch sortiert in der Arbeitsbereichauswahl (Mitarbeiter/Arbeitszeiten/Arbeitsbereiche)
  • Fix: Aus Buchungen mit mehr als einer Pause wurde nicht automatisch ein Zeiterfassungseintrag erstellt
  • Fix: Bei der Schnellerfassung der Abteilungen in der Mitarbeiteransicht blieb der Bildschirm schwarz (beim Speichern)
  • Fix: Fehler im Drucken des Wochen-Dienstplans (PDF) beseitigt, wenn die Kalenderwoche 1 am Wochenende startet und Wochenenden im Druck ausgeblendet sind (1.April.2018)

Und welche Rolle spielst du? Rollenverteilung/Berechtigungen

Und welche Rolle spielst du?

Titel gibt es viele. Doch nicht jeder Mitarbeiter trägt einen. In vielen Unternehmen gibt es dennoch Positionen die mit einem Titel, einer Rolle besetzt sind. Sei es der Chef, Geschäftsführer, Personalleiter, Assistent, Disponent, Prokurist, Betriebsleiter, Meister, Gruppensprecher, Vorarbeiter, etc….

Mit TIMEOS können Sie allen Ihren Mitarbeitern Namen geben – egal wie Sie heißen. Das entscheiden SIE!
Die Struktur, die Sie sich bei TIMEOS aufbauen können, passt sich immer Ihrem Unternehmen an und wird von Ihnen nach Ihrem Gusto kreiert.
Sei es eine Abteilung, die Sie unterstrukturieren können, ein Standort oder Ordner. Alles findet in unserer Software seinen Platz.
Das Beste daran ist – jeder Mitarbeiter kann individuell mit seinen Berechtigungen eingestellt werden. Dies entscheidet der Administrator – je Rolle, je Position, je Aufgabengebiet. Einfacher geht es nicht!

Wichtig zu wissen ist ob man sein Unternehmen aufteilen muss, etwa durch Abteilungen, Werkshallen, Standorte oder einfachen Ordnern.
Abhängig von der Größe des Unternehmens können diese eingerichteten Abteilungen dann nochmals untergliedert werden.
Jeder Abteilung kann dann Zugriffsberechtigte, Verantwortliche, Arbeitsbereiche und somit auch Mitarbeiter zugeordnet werden.
Eine Abteilung lässt sich in TIMEOS bequem und leicht anlegen. Im Menü ist der Pfad über den Reiter „Personal“ zu finden.
Dort kann man dann mittels des grünen Buttons „Abteilung erstellen“ eine solche anlegen und definieren als was diese Abteilung geführt werden soll.

Schritt 1 ist also die Namensgebung (Bezeichnung).

Rolle

Schritt 2 ist dann die Typisierung der Abteilung. Wird sie als Ordner, Standort oder Abteilung geführt.

Rolle

Schritt 3 sollte dann die Zuordnung der Abteilung sein. Von welchem Medium soll die erstellte Abteilung ein Unterordner sein.

Rolle

Schritt 4 ist das Eintragen einer Kostenstelle und das Vergeben einer eigenen Hintergrundfarbe für die Abteilung um sie von anderen Abteilungen zu unterscheiden.

Rolle

Somit steht die Abteilung in Ihren Grundfesten und kann nun fein justiert werden. Dies geschieht mit den Punkten

  • Zugriff
  • Verantwortliche
  • Arbeitsbereiche
  • Notizen
  • Erweitert

RolleSpeichern Sie Ihre Eingaben mit dem blau hinterlegten Button „Speichern„.

Jetzt wird es spannend für die Positionen in Ihrem Unternehmen. Sie können nun, nachdem die Abteilung soweit eingerichtet ist, die Rollen bearbeiten die in Ihrem Unternehmen gängig sind.
Hierzu müssen wir den Menüpunkt „Personal“ verlassen und uns dem Menüpunkt „Einstellungen“ widmen. Hier befinden sich die „Rollen“ bei TIMEOS.
Sie können nun jede Rolle, die bei Ihnen eine Funktion hat hinterlegen in dem Sie den grünen Button „Rolle erstellen“ benutzen.

1. Schritt ist hier dann die Bezeichnung der Rolle. im Feld Notizen kann eine Bemerkung eingetragen werden, die dann im Rollen Menü als Info für die Rolle zu sehen ist.

Rolle

2. Schritt ist das Vergeben von speziellen Berechtigungen für die angegebene Rolle.

RolleVergeben Sie die Rechte für die spezifischen Punkte, die Ihre neue Rolle beinhalten muss durch Setzen eines Hakens in betreffendem Kästchen. Abschließend Speichern Sie Ihre Eingaben mittels des blauen Buttons „Speichern„.

Ihr Rollen Menü könnte dann folgendermaßen aussehen: (Beispiel)
Rolle

 

Nächster Schritt ist nun die Rückkehr zum Menüpunkt „Personal“ und dort in die „Abteilungen„.
Bearbeiten Sie die von Ihnen zuvor erstellte Abteilung mittels des blauen Bearbeitungsbuttons am Ende Ihrer Abteilung.
Rolle
In den Fokus rücken nun die bereits angesprochenen Punkte Zugriff, Verantwortliche, Arbeitsbereiche, Notizen und Erweitert.
Wichtigster Punkt hierbei ist der Zugriff. Hier wird festgelegt welche Mitarbeiter Zugriff auf diese Abteilung haben sollen. Klicken Sie hierzu auf den blauen Button „Neuer Eintrag„.
Im geöffneten Bearbeitungsfenster können Sie die Abteilung und den Mitarbeiter bestimmen. Sobald Ihre Auswahl getroffen ist, klicken Sie auf den Button „Übernehmen„. Es öffnet sich ein anderes Fenster in welchem Sie nun die Rolle des ausgewählten Mitarbeiters bestimmen können.
RolleEbenso können Sie die Berechtigungen noch einmal erweitern. Bereits getroffene Berechtigungseinstellungen unter dem Menüpunkt „Rollen“ sind voreingestellt und können an dieser Stelle nicht mehr verändert werden. (Änderungen im Menüpunkt Rollen jederzeit möglich)
RolleIn jedem Bearbeitungsfeld dieses Fensters können auch Vererbungen für eine etwaige Unterabteilung gewährt werden. Soll dies geschehen muss das zugehörige Kästchen angehakt sein. Abschließend klicken Sie bitte auf den blauen Button „Übernehmen“ und der Zugriffsberechtigte wurde der Abteilung als dieser eingetragen.
RolleAls weiterer Punkt können Verantwortliche für die Abteilung angelegt werden. Auch hier wird wieder der blaue Button „Neuer Eintrag“ gedrückt um einen Verantwortlichen Mitarbeiter zu bestimmen. Im geöffneten Fenster können Sie dann wieder die Abteilung wählen und den Mitarbeiter bestimmen, der dieser Abteilung in verantwortlicher Position zugeordnet werden soll. Dies kann im Nachgang auch mehrfach geschehen, falls es mehrere Verantwortliche geben soll.
Die Verantwortlichen können dann in einer Reihenfolge, die die Position vorgibt, angeordnet werden.
Rolle
Im nächsten Schritt können die Arbeitsbereiche angeordnet werden, die dieser Abteilung zugehörig sind. Auch hier muss wieder ein blauer Button gedrückt werden, diesmal heißt der allerdings „Arbeitsbereich hinzufügen„. Fügen Sie die entsprechenden Arbeitsbereiche hinzu und positionieren Sie diese anhand Ihrer Vorgaben.
Rolle
Die weiteren Punkte Notizen und Erweitert sind eigentlich selbsterklärend. Unter dem Reiter Notizen kann man solche hinterlegen. Der Reiter Erweitert umfasst die Option der Kalender Freigabe.
Es kann hier der Kalender für den iCal-Download freigegeben werden. Das heißt, alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen sind, können dadurch in ihrem persönlichen Smartphonekalender die Dienste aller Mitarbeiter sehen die dieser Abteilung angehören.
Rolle

Und welche Rolle übernimmst du?

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Benachrichtigungen – breit aufgestellt mit TIMEOS

Die Zeiten in denen Brieftauben die Nachrichten überbracht haben, mussten irgendwann der ersten Postkutsche und anschließend den mobilen Postzustellern weichen. Mittlerweile finden viele sogar diese Art der Nachrichtenzustellung altmodisch, da sich vieles deutlich weiterentwickelt hat. So kann man heutzutage E-Mails versenden, Kurznachrichten oder Texte innerhalb eines Messengers schreiben und versenden, ja sogar Nachrichten sprechen, aufzeichnen und versenden geht heute problemlos mit dem Smartphone. Benachrichtigungen sind mittlerweile aus der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken.

Das Thema Benachrichtigungen bildet auch in TIMEOS ein großes Spektrum.  So können Sie jedem Mitarbeiter auf sein Smartphone Push-Benachrichtigungen senden, die eingetragenen Dienste im Smartphone-Kalender anzeigen lassen, per Knopfdruck Dienstpläne verschicken, E-Mail Benachrichtigungen versenden, Nachrichten speziell Diensten zuweisen, und entscheiden ob das Benachrichtigungssystem aktiv sein soll oder nicht.

Einen großen Mehrwert stellt beispielsweise das Benachrichtigungssystem an sich dar. Mitarbeiter müssen nicht mehr an einen Aushang gehen um dort die Dienste der kommenden Wochen oder Monate einzusehen, nein, sie bekommen alles bequem auf Ihr Handy und können so jederzeit Einblick in ihren täglichen Ablauf nehmen.
Das Benachrichtigungssystem lässt sich in TIMEOS ganz leicht einstellen. Das Feld erreichen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen und den dazu gehörenden Vorgaben. Dort wird ein eigener Reiter Benachrichtigungen angezeigt unter dem das besagte Benachrichtigungssystem entweder zu aktivieren oder deaktivierbar ist.
Benachrichtigungen
Sobald dieses Benachrichtigungssystem aktiviert ist, kann der Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, wenn der Administrator diese per Knopfdruck verschickt. Beispielsweise kann dies im Menübereich der Planung geschehen, genauer im Dienstplan selbst. Hier kann der Administrator nun seine geplanten Dienste, zugewiesenen Dienste oder geänderten Dienste separat an jeden einzelnen Mitarbeiter senden. Hierzu kann man ein Symbol einblenden lassen, welches man ebenfalls aber wieder unter den Vorgaben optional einblenden oder ausblenden kann.
Benachrichtigungen
Diese aktivierte Option zeigt sich dann im Dienstplan als Nachrichtensymbol in der Toolbar.
Benachrichtigungen
Blinkt das Briefsymbol im Wechsel zwischen schwarzem und weißen Brief, heißt das für den Administrator dass er noch Benachrichtigungen zu versenden hat. Wird das Briefsymbol einzig in weiß angezeigt, hat der Administrator alle nötigen Benachrichtigungen durchgeführt. Bei blinkendem Brief wird dem Administrator durch Klick auf selbigen sofort angezeigt, welche Benachrichtigungen er noch durchzuführen hat.
BenachrichtigungenJetzt kann der Administrator mit einem Klick auf Jetzt benachrichtigen alle Mitarbeiter in einem Rutsch benachrichtigen. Der Mitarbeiter bekommt eine Push-Nachricht auf sein Smartphone innerhalb der TIMEOS App, deren Installierung im Vorfeld natürlich zwingend ist. Natürlich muss auch die Option unter den Vorgaben, Mobile App/API aktiviert sein.
Benachrichtigungen
Sollte Sich jetzt an einem Dienst eines Mitarbeiters noch nach Versenden der Benachrichtigung etwas ändern, wird das Briefsymbol dem Administrator wieder blinkend angezeigt. Er bekommt dann allerdings nur noch einmal aufgezeigt, dass er betreffenden Mitarbeiter noch einmal neu benachrichtigen muss. Der Rest, der davon unbetroffen war, bleibt von der Änderungsbenachrichtigung unbelastet.

Desweiteren kann der Administrator auch entscheiden welche Benachrichtigungen er im Bereich der Dienste noch versenden möchte. Auch hierzu kann er wieder in den Einstellungen unter den Vorgaben optionale Einstellungen treffen.
Benachrichtigungen
Eine weitere Option die der Administrator einstellen kann, ist die des E-Mail Versands. Diesen kann man unter dem Reiter E-Mail, der ebenfalls unter den Benachrichtigungen zu finden ist, einstellen.
Benachrichtigungen
Sobald der Haken gesetzt ist, kann der Administrator die E-Mail Benachrichtigung voreinstellen. Hierzu gehört der Modus, entweder über einen eigenen Mailserver oder Intern.
Benachrichtigungen
Eine Benachrichtigungsvorlage via E-Mail ist durch den Administrator auch voreinstellbar.
Benachrichtigungen
Zu guter Letzt kann der Administrator auch noch eine Wartung einstellen. Hier wird eine eigen definierbare Zeit eingestellt, nach der die Nachrichten automatisch vom System gelöscht werden.
Benachrichtigungen
Einen durchaus großen, wie wichtigen Platz, nimmt auch das Thema Benachrichtigung bei Anträgen ein. Auch hier stehen dem Administrator einige Optionen zur Auswahl.

Optional kann auch entschieden werden wer bei Antragsstellung informiert werden soll. Hier greift die Software dann auf den Genehmigungsprozess der Anträge zurück, sofern die Option Stufenweise Benachrichtigung eingestellt ist.
Benachrichtigungen
Als weitere Option kann der Administrator nun noch einstellen wie die Benachrichtigung innerhalb einer Abteilung vollzogen werden soll.
Benachrichtigungen

Dienste können aber auch noch anderweitig via Benachrichtigung verfügbar gemacht werden. Hier bedarf es einer Einstellung, die entweder je Mitarbeiter oder je Abteilung optional eingestellt werden kann.
Der iCal-Download.
Sobald Sie diese Funktion aktivieren, bekommt der Mitarbeiter seine Dienste in seinem eigenen Smartphone Kalender angezeigt und wird dadurch über seine Dienstzeiten informiert. Wenn Sie diese Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters, das Sie unter Personal finden, in den Einstellungen aktivieren, bekommt er nur seine eigenen Dienste angezeigt.

Benachrichtigungen

Manchmal ist es aber auch wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Ihre eigenen Dienste, sondern auch die Dienste der Kollegen aus der gleichen Abteilung einsehen können. Für diesen Zweck hat der Administrator auch die Möglichkeit den iCal-Download für die komplette Abteilung freizugeben. So haben alle sich darin befindenden Mitarbeiter Einsicht in alle Dienste Ihrer Abteilung im persönlichen Smartphone Kalender. (Eigene Dienste + Dienste der Kollegen)
Um Dies einzustellen müssen Sie unter Personal auf die Abteilung klicken und dort den Reiter Erweitert auswählen. Sie können dabei sogar noch definieren ob etwaige Einträge aus Unterordnern ebenfalls synchronisiert werden sollen.

Benachrichtigungen

Eine weitere Möglichkeit mit TIMEOS Mitarbeiter zu benachrichtigen haben Sie mittels Diensten an sich. Zu jedem in Ihrem Unternehmen vorhandenen Dienst können Sie sich eine Nachricht für den Mitarbeiter anzeigen lassen. Hierzu müssen Sie sich ein Datenfeld anlegen. Diese Option finden Sie unter den Einstellungen und dann entsprechendem Menüpunkt Datenfelder.
Klicken Sie hierzu auf Datenfeld erstellen und geben Sie Ihrem neuen Feld die Bezeichnung die Sie ausgewählt haben. (Nachricht, Message, etc.) Wichtig ist auch noch der Feldtyp. Der Sollte natürlich für ein Benachrichtigungsfeld auf Textfeld stehen.
Dieses Datenfeld weisen Sie dann entsprechenden Diensten oder auch nur einem speziellen Dienst zu. Hierzu müssen Sie den gewünschten Dienst anklicken und unter dem Reiter Datenfelder Ihr neu erstelltes Datenfeld zuweisen.
Klicken Sie auf Neuer Eintrag und fügen Ihr gewünschtes Datenfeld dem Dienst zu. Beachten müssen Sie hier zwei Dinge, die nach dem hinzufügen auf den Plan treten. Das erste Merkmal ist ein Auge welches unter Optionen innerhalb der Datenfelder angezeigt wird. Dieses Symbol besagt, dass dieses Datenfeld in Ihrem Dienst sichtbar ist. Dazu muss es grün hinterlegt sein, welches mittels Klick auf das Symbol variiert werden kann. Gleich verhält es sich bei zweitem Merkmal dieser Option, der Glocke. Direkt neben dem Augensymbol ist auch ein Glockensymbol zu sehen. Die Glocke steht für Pflichtfeld bei Dienstvergabe. Das heißt, ist Ihre Glocke grün hinterlegt, MUSS bei einem Diensteintrag dieses Dienstes etwas in das Feld, dass Sie unter Datenfelder angelegt haben, eingetragen werden. Ist das Symbol weiß hinterlegt, ist eine solche Eintragung optional aber nicht zwingend nötig. Durch den Speichervorgang wurde Ihr Datenfeld dem Dienst zugewiesen und Sie können nun bei Ihrer Dienstplanung jedem Dienst, den Sie unter dieser Dienstvorlage eintragen, eine Nachricht hinzufügen.
Benachrichtigungen

Sobald der Dienst gespeichert ist, erscheint die Nachricht im Diensteintrag des Mitarbeiters und er wird sofort informiert, was er innerhalb seiner Dienstzeit zu tun hat.

Ansicht Dienstplan:

Benachrichtigungen

Ansicht Diensteintrag Mitarbeiter:

Benachrichtigungen

Eine weitere Art der Kommunikationsmöglichkeiten in TIMEOS ist die Kommentarfunktion innerhalb der Stempeluhr. Hier kann jeder Mitarbeiter einen Kommentar hinterlassen, egal welche Buchung er tätigt. Zu jeder Buchung ist ein Kommentar möglich, beispielsweise also 4 Kommentare pro Tag. (Kommen Buchung, Pausen Anfang Buchung, Pause Ende Buchung, Gehen Buchung)
Dieser Kommentar wird dem Administrator bei der Buchung angezeigt.

Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind ein großer Vorteil von TIMEOS. Egal ob per Web oder per App. Sie sind in jedem Fall perfekt vernetzt und bekommen Ihre Nachrichten bequem und einfach entweder direkt auf das Smartphone oder auf den PC, bzw. in Ihr E-Mail Postfach.

TIMEOS Update 1.5.8 – Fokus: Regelwerk (Zeiterfassung)

TIMEOS Update 1.5.8 – Fokus: Regelwerk (Zeiterfassung)

Wichtigstes Feature im Update 1.5.8.-1075 ist ohne Frage das Regelwerk für die Zeiterfassung.

Desweiteren wurde eine englischsprachige Oberfläche, ein Ordnermanagement im Bereich Personal/Mitarbeiter, eine Kalkulation Resturlaub bei Eintritts- oder Austrittsdatum sowie eine neue Zuschlagsart für die Zuschläge (Samstag) implementiert.

Regelwerk Zeiterfassung:

Neue Regel für die Zeiterfassung. Automatisches Ausbuchen (Stempeluhr) und alternativ können nun Gleitzeiten für den Dienstbeginn und das Dienstende eingegeben werden, einschließlich Benachrichtigung.

Wählbar sind die Abteilung, eine generelle Aktivierung (Erweitert) und spezielle Mitarbeiter. Die Zeiten in Minuten können beliebig eingestellt werden. Der Wert 0 ergibt keine Gleitzeit vor oder nach Dienstbeginn/Dienstende.
Regelwerk
Ordnermanagement Menü Personal/Mitarbeiter:

Im Menü Personal/Mitarbeiter für Dokumente kann nun eine Verzeichnisstruktur angelegt werden. Diese Struktur können nur Administratoren anlegen, da die Struktur für alle Mitarbeiter gleich ist. Die Ordner können beliebig benannt werden.
Regelwerk

Oberflächensprachoption:

Um die Internationalisierung von TIMEOS weiter voranzutreiben, ist es nun auch möglich seine Oberflächenversion auf Englisch zu stellen. Alles wird dann in der englischen Sprache dargestellt.

Regelwerk

Kalkulation Resturlaub:

Der Resturlaub wird nun je nach Eintritts- oder Austrittsdatum kalkuliert. In unserem Beispiel wird ein Eintrittsdatum zum 21.03.2018 simuliert.
Regelwerk

Zuschlag an Samstagen:

Auch für die Samstagsarbeit wurde eine Zuschlagsart implementiert. Diese kann nun problemlos aktiviert  und nach eigenem Gusto gestaltet werden. Hierzu muss nur ein neuer Eintrag bei den Zuschlägen vorgenommen werden. (Einstellungen -> Vorgaben -> Zuschläge)

Regelwerk
Suchfunktion Personal/Dienstplan:

Im Menü Personal/Mitarbeiter und Dienstplan/Mitarbeiter können nun in der Suche  mehrere Begriffe eingegeben werden, z.B. „Bayer, Grimm, Uhlemann“, diese müssen mit „,“ getrennt sein.

Regelwerk
RegelwerkAuswertung Sonderkonten:

In der Auswertung für Sonderkonten wird jetzt der Zeitraum gespeichert, die Auswahl wurde auch vereinfacht.

Regelwerk

  • Fix: Kalkulation Krankheitseinträge / Stunden bei Modus Plan-Ist = Saldo
  • Fix: Auswertungen / Eintrag-Statistik: Die Einträge werden jetzt korrekt im gewählten Zeitraum kalkuliert
  • Fix: Bei der Genehmigung von Überstunden/Anwesenheiten wird jetzt keine Warnung für Dienst-Kollisionen angezeigt
  • Fix: Beim Entfernen eines Arbeitsbereiches aus dem Mitarbeiter werden bei ALLEN Mitarbeitern dieser Arbeitsbereich entfernt
  • Fix: Beim stornieren oder löschen eines Dienstes erscheint nun nicht meher die Meldung für Sonderkonten (Freie Tage)
  • Fix: Soll-/Ist Liste Drucken der Stundenliste stürzt ab
  • Fix: Meldung bei entfernen eines Dienstes fehlerhaft (Sonderkonto)
  • Fix: Bei vorhandensein einer Regel (Notifiyer) wird in der Zeiterfassung der Krankheitseintrag FALSCH berechnet

Urlaubsplanung – nicht nur zu Ostern

Urlaubsplanung Ostern

Zu Ostern 2018 können Sie in diesem Jahr durch geschickten Einsatz der TIMEOS Urlaubsplanung satten Urlaub genießen und müssen dafür nur wenig investieren.
Bei einem Einsatz von 8 Urlaubstagen erhalten Sie 16 freie Tage!! Idealerweise vom 24.03.-08.04.2018.
Zu dieser Jahreszeit sind sicherlich  Ägypten, die Kapverden, Kuba, die Vereinigten Arabischen Emirate oder Japan beliebte Reiseziele. Wer kann dazu schon Nein sagen? Doch wie werden diese Reiseziele Realität? Es kann tatsächlich so einfach sein, wie ein kleiner Einblick in die Software TIMEOS zeigt.

Mit dem Urlaubsplaner von TIMEOS setzen Sie Ihren Urlaub immer richtig ein. Schnell, problemlos, übersichtlich und geordnet.
Urlaubsplanung beginnt nicht erst mit einem bestimmten Datum. Weit im Vorfeld eines Urlaubs muss bei Unternehmen strukturell geplant und gedacht werden. TIMEOS übernimmt die Planung – Sie genießen Ihren verdienten Urlaub!

Urlaubskalender:

Optional einstellbar von Woche, 2 Wochen über einen Monat bis hin zur Jahresansicht. Alle Abwesenheiten können eingesehen werden. (Urlaub, Schulungen, Seminare, Gleitzeit, Elternzeit, Termine, etc.) Jederzeit als PDF exportierbar.

Urlaubsplanung
Urlaubskonten:

Übersichtlich erhalten Sie auf einen Blick alle Stände Ihrer Mitarbeiter, von A-Z, von 1-?. Optional kann zwischen den Kalenderjahren, den Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitern gewechselt werden. Selbstverständlich kann alles nach Excel oder als PDF exportiert werden.

Urlaubsplanung

Auswertungen Urlaub:

Auch hier stehen Ihnen mehrere Auswertungen zur Verfügung. Optional können Sie wählen ob Sie ein Kuchendiagramm, ein Liniendiagramm oder eine Tabellenansicht wünschen. Alternativ können Sie die Summen und die Entwicklung pro Quartal oder pro Jahr definieren. Das Jahr und die Abteilung lassen sich ebenso variabel anzeigen, wie die Mitarbeiter als Statistik oder als Liste. Selbstverständlich ist es auch hier möglich einen Export nach Excel oder als PDF zu vollziehen.

UrlaubsplanungUrlaubsplanungUrlaubsplanung

Haben Sie sich auf Ihr Reiseziel festgelegt und im besten Falle schon fest gebucht? Dann steht einer grandiosen Reise nichts mehr im Wege. Genießen Sie Ihren Urlaub – den Rest erledigt TIMEOS!

And the Award goes to….Stempelfunktion Smartphone

Stempelfunktion Smartphone von TIMEOS!

In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature. 

Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.

In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.

Stempelfunktion Smartphone:

Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.

Stempelfunktion SmartphoneSobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Stempelfunktion Smartphone
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.

Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.

Button Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Anmeldung Stempeluhr
Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Login Mitarbeiter

Stempelfunktion Smartphone
Ansicht Mitarbeiter persönliches Menü
Stempelfunktion Smartphone

Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Stempelfunktion Smartphone
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.

Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier:
Smartphone-App

Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Stempelfunktion Smartphone
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!

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