Kategorie: Dienstplanung (Seite 2 von 3)

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Januar 18, 2018 / Stephan Krüger

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Im Update 1.5.4/5 wurden wieder viele Funktionen implementiert, die die Bearbeitung im Dienstplan und der Zeiterfassung deutlich vereinfachen sowie das Terminmanagement aufwerten.

Terminmanagement:

Ein sehr wichtiges neues Feature ist die Implementierung eines Terminmanagement. Sie können nun eigene Termine eintragen und dort unterscheiden zwischen einem privaten Termin und einem betrieblichen Termin. Private Termine werden nur der betreffenden Person angezeigt, betriebliche Termine kann jeder Mitarbeiter innerhalb seiner Abteilung sehen. Sichtbar im Dienstplan werden diese Termine nur in der Kalenderansicht „Mitarbeiter„.

Um geplante Dienste, die nicht mehr benötigt werden entfernen zu können, wurde das Menü erweitert. Es können jetzt die Dienste eines Mitarbeiters im Dienstplan ab dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Mitarbeiters mit dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Arbeitsbereichs und die Dienste des Arbeitsbereichs mit dem entsprechenden Dienst gelöscht werden.

Bei der neu implementierten Option der Mehrfachlöschung von Diensten bei Mitarbeitern (obig als Punkt 1 beschrieben) erscheint nun immer ein Fenster, dass den Bediener fragt ob der Dienst nur bereichsspezifisch und ob alle Einträge gelöscht werden sollen.

Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann man nun eine Kollision mit anderen Diensten vermeiden/deaktivieren indem man unter der Option Regeln entsprechenden Punkt aktiviert.

In den Arbeitsbereichen kann nun bei Erstellung oder Bearbeitung vorhandener, unter der Option Sonstiges, geregelt werden ob Abwesenheiten angezeigt werden sollen.

Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann nun neben der Kollision auch noch eine Regel definiert werden ob ein Eintrag in die Zeiterfassung einfließen soll oder nicht.

Der Menüpunkt Zeiterfassung kann nun auch komplett aktiviert oder deaktiviert werden. Soll die Zeiterfassung in der Software aktiv sein, kann man einfach unter Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung einen Haken setzen und den Menüpunkt somit anzeigen lassen. Voraussetzung ist die zugehörige Berechtigung.

Umbenannt und erweitert wurde der Menüpunkt Zusatztabellen, der unter den Einstellungen -> Vorgaben zu finden ist/war. Dieser Punkt heißt nun Urlaub, hat aber die Zusatztabellen beinhaltet.
Desweiteren kann ein Genehmiger optional auch bei Mehrfachgenehmigungen eine Genehmigung erzwingen, es kann eingestellt werden ob ein Mitarbeiter sein Urlaubskonto sieht und es können die Überstunden aktiviert werden.

Neu gefasst wurde auch der Menüpunkt Arbeitsbereich in den Auswertungen. Hier können nun die Soll/Ist-Listen alternativ angewählt und beispielsweise gedruckt werden. Gezeigt werden die Planstunden, optional können die Pausen abgezogen werden. Jeder Benutzer benötigt dafür eine spezielle Berechtigung, sollte dieser Menüpunkt freigeschaltet sein,

In den Einstellungen -> Vorgaben -> Dienstplan kann nun eingestellt werden in welchem zeitlichen Rahmen jene Tauschaktionen erlaubt sind.

Die Option der Dienst-Tausch Anträge wurde vereinfacht. Es wurde ein Datumsfeld implementiert, durch dass nun eine schnellere Terminanwahl möglich ist. Zudem werden auch nur die für den Tauschzeitraum vorher festgelegten Tage (obig beschrieben) angezeigt. Nicht mit einem Dienst besetzte Tage werden in der Kalenderansicht ausgegraut.

Genehmigte Abwesenheiten können von einem Benutzer nun selbst wieder storniert werden wenn sie in der Zukunft liegen und der Genehmigungsstatus für die Abwesenheit deaktiviert ist. (Bspw. Urlaub wird doch nicht benötigt, etc.)

Weitere Anpassungen in diesem Release:

Fix: Bei den Dienstfolgen wurden keine Frei-Dienste mehr eingetragen
Fix: Kalkulation von Zuschlägen von zusammenhängenden Diensten über Nacht funktionierte nicht richtig
Fix: Feiertage mit halben Urlaubsabzug haben haben keinen Abzug generiert
Fix: Sonderkonten wurden bei Frei-Tagen nicht automatisch kalkuliert
Fix: Aufruf der Sondernkonten im Dashboard funktioniert bei Firefox nicht
Fix: Pausen werden beim Eintrag von Diensten nicht übernommen.
Fix: Erstellen von Diensten mit Serie, Einträge werden nicht erstellt. Datum wird nicht korrekt gesetzt.
Fix: Korrektur Emailversand (externe Mitarbeiter) / Abteilungsleiter

Update 1.5.3 maßgenaue Vorgaben

Dezember 3, 2017 / Stephan Krüger

Update 1.5.3 (Verfügbarkeiten, Zusatzkonten)

Das Dezember Release mit der Version 1.5.3 stellt wieder viele neue Funktionen für TIMEOS bereit. Wie oft bei gewissen Vorgaben wurden bei diesem Update wieder sehr viele Kundenwünsche realisiert.

Eintragungsoption (Vorgaben):

Oft ist es nötig, dass eine Tauschanfrage oder eine Freigabe eines Dienstes erst durch eine höhere Instanz, wie z.B. einen Abteilungsleiter freigegeben werden muss. So ist sichergestellt, dass keine Person einen Dienst übernimmt für den er nicht qualifiziert ist, bzw. der Tausch wird autorisiert. Um dies zu realisieren wurde eine Genehmigungsebene für Dienst Tauschen und Dienst Freigaben implementiert. Diese Option kann unter „Einstellungen/Vorgaben/Dienstplan“ aktiviert oder deaktiviert werden.

Abteilungsleiter können nun unter „Anträge und Einträge“ die Tauschanfragen / Freigaben ihrer Mitarbeiter verwalten und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung/Ablehnung werden die entsprechenden Mitarbeiter über den Status informiert.

Verfügbarkeitsanzeige:

Um eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter pro Tag im Dienstplan zu haben, wurde eine „Verfügbarkeitsanzeige/Personalstärke“ im Dienstplan implementiert. Diese Verfügbarkeitsanzeige berücksichtigt bei der Anzeige der Mitarbeiter auch ob diese aufgrund von Abwesenheiten (Krank, Urlaub, Dienstreise etc.) abwesend sind, oder ob diese überhaupt für die vorhandenen Dienst qualifiziert sind. So ist auf einem Blick direkt erkennbar wie viele Ressourcen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.

Sonderkonten:

Zusätzlich zu den Urlaubskonten haben wir im neuen Release die sogenannten „Sonderkonten für Dienste“ implementiert. Durch diese Funktion kann ein Mitarbeiter z.B. wenn er an einem lt. seinem Arbeitsplan freien Tag, arbeitet einen extra Tag gut geschrieben werden. Diese „Gutschriften“ stehen dann zur freien Verfügung und können ähnlich wie Urlaub wieder genommen werden. Diese Funktionalität wird unter „Einstellungen / Vorgaben“ Sonderkonten eingerichtet.

Innerhalb der Abwesenheiten können nun spezielle Arten der Abwesenheiten definiert werden, wie z.B. Ausgleichstag etc. Wird so eine Abwesenheit beantragt, wird dadurch automatisch das „Sonderkonto“ angepasst. Hierzu muss lediglich bei der Abwesenheit das Sonderkonto definiert werden.

Terminleisten:

Im Dienstplan können nun globale Terminleisten eingeblendet werden. Die Option finden Sie unter „Einstellungen/Terminleisten„. Hier kann eine oder auch mehrere Terminleiste(n) erstellt werden. Dieser Leiste können dann weitere Einträge hinzugefügt werden, welche dann auch im Dashboard, Dienstplan, Urlaubskalender, Arbeitsbereich und Zeitleistenkalender sichtbar sind.

Anonymisieren der Abwesenheiten:

Die Option des Anonymisierens der Abwesenheiten ist beim Ausdruck nun verfügbar. Das Anonymisieren verhindert die Anzeige von Daten, die verschlüsselt sein sollten. Für Abwesenheiten wie Urlaub, Krank etc. wird dann im Ausdruck nur „Abwesend“ angezeigt. Hierzu muss ein Haken im Bereich „Dienstplan/Dienstplan herunterladen und drucken“ bei den Optionen gesetzt werden.

Darstellung von Arbeitszeiten:

Die Zeiten im Dienstplan können eine neue Darstellung erlangen. Diese Möglichkeit ist Ihnen unter „Einstellungen/Vorgaben/Grundeinstellungen/Dienstplan“ gegeben. Der „Umrechnungsfaktor“ ist ebenfalls variabel einstellbar.

Erweiterung der Dienstfolgen:

Erweitert wurde der Menüpunkt der Dienstfolgen. Hier besteht nun die Möglichkeit Dienste einzufügen, zu tauschen oder zu löschen. Die Option ist unter „Planung/Dienstfolgen/Dienstfolge bearbeiten“ zu finden. Um einen Dienst einzufügen, muss der Haken im zugehörigen Kästchen gesetzt sein.

Zudem wurde die Kopierfunktion hinzugefügt. (grüner Button)

Stempeluhr per App:

Neu in der Software eingebunden ist die Option der „Stempeluhr per App„. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Zeiten per App erfassen zu lassen. Die Konfiguration erreichen Sie unter „Einstellungen/Vorgaben/Mobile App/Api/Stempeluhr per App„. Dort können Sie nach Bedarf Optionen schalten. bei der Konfiguration sollten Sie die Koordinaten Ihres Unternehmensstandortes eingeben. Zudem können Sie vergeben, in welchem Radius Mitarbeiter dann via App stempeln können. Dies können Sie natürlich auch Standort bezogen erlauben.

Weitere Anpassungen in diesem Release:

Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
Neu: Umrechnungsfaktor für Arbeitszeiten in Tage (z.B. 8 Stunden = 1 Arbeitstag)
Neu: Mitarbeiter werden im Kalender ausgeblendet, wenn das Austrittsdatum vor dem Anzeigebereich liegt
Neu: Neue Zuschlagsart (Zuschlag ab n-Std. Arbeitszeit)
Neu: Autoassigner berücksichtigt jetzt Prioritätspunkte und zeigt diese in der Mitarbeitervorschlagsliste an (Pfeil hoch/runter)
Neu: Pausen können in der Lohnkalkulation jetzt nicht bewertet werden
Neu: Überstunden können jetzt direkt IST-Zeiten modifizieren. Neue Option in den Grundeinstellungen / Zeiterfassung (Überstunden beeinflussen Ist-Zeiten)
Neu: Serien-Funktion für Termine optimiert (Ausnahmen möglich, Löschung und Bearbeitung einzelner Einträge ist nun möglich)
Neu: Neue Warnung bei Überschreitung von Tagesarbeitszeiten für Mitarbeiter (Vorgaben) (z.B. ab 10 Stunden geplanter Arbeitszeit warnen)
Neu: In den Mitarbeiterstammdaten können nun die Urlaubseinträge eingesehen werden, oder Urlaubsanträge gestellt werden
Anpassung: Einstellungen für Interaktivität des Dienstplanes für Mitarbeiter sind jetzt in den Vorgaben zu finden (ebenfalls Regelungen)
Anpassung: Die Wochenenden werden im Dienstplan jetzt auch in der Monatsansicht ausgeblendet
Anpassung: Grafische Hervorhebung von Wochenenden in der Arbeitsbereich-Ansicht
Anpassung: Cookie für die Stempeluhr erhöht / Automatisches Refresh der Seite bei Verbindungsproblemen
Anpassung: Beim Veröffentlichen eines Plans werden automatisch die aktuellen Vorlagen in Dienste umgewandelt
Anpassung: Im Kalenderdruck / Dienstplan kann jetzt der Samstag und/oder der Sonntag ausgeblendet werden
Anpassung: Eine Dienstmeldung im Dashboard ist jetzt auch für Dienste möglich, wenn andere Dienste an diesem Tag eingetragen sind (nur bei NICHT-Überschneidung)
Anpassung: Vorlagen werden jetzt in Dienste „umgewandelt“ sobald sie zeitlich mindestens 1 Minute „berührt“ werden
Anpassung: Zuschläge und Lohn werden jetzt als Prognose „vorkalkuliert“ / Ausnahme: Kalkulationsmodus ohne „Ist-Prognose“
Anpassung: Dienst-Serien-Löschung gestrichen / Dafür kann im Einzeleintrag des Dienstes jetzt der Lösch-Vorgang für alle Dienste ab dem gewählten Eintrag gelöscht werden (Löschen ab hier)
Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) ist es jetzt möglich den tagesaktuellen Urlaub mit auszugeben
Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) können jetzt für Mitarbeiter mit Monatsarbeitskonto die Stunden ausgeblendet werden
Fix: Auto-Assigner für einzelne Einträge funktionierte nicht (ResourceId)
Fix: Durch Buchungen erstellte Zeiterfassungseinträge wurden nicht automatisch bestätigt
Fix: Dienstplan: Admin-Einstellungen werden auch von Standarduser überschrieben

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Oktober 18, 2017 / Sebastian Uhlemann

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.1 beinhaltet eine neue Zeitleiste, die in die Dienstpläne implementiert wurde. Ebenso wurden bereits erste Einstellungen für die externe API hinzugefügt.

Die Zeitleiste…

…ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die wöchentlich geplanten Dienste. So sehen Sie auf einen Blick welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit in welchem Arbeitsbereich eingesetzt ist und haben somit den Überblick über alle Arbeitsbereiche der gewählten Abteilung.

Sie können in der Dienstplanübersicht nun zwischen den Kategorien Arbeitsbereiche, Mitarbeiter und Zeitleiste wählen.

Der Menüpunkt Arbeitsbereiche zeigt Ihnen wie gewohnt die Mitarbeiter und die geplanten Dienste incl. Besetzung der ausgewählten Woche an.

In der Übersicht Mitarbeiter zeigt sich wie gewohnt der Einsatzort und die Dienste der jeweiligen Mitarbeiter

Die neue Zeitleiste ermöglicht einen sofortigen Blick auf die zeitlichen Einsatzgebiete der jeweiligen Mitarbeiter. Sie sehen also sofort, wer zu welcher Zeit an welchem Ort arbeitet.

Zunächst müssen Sie die Zeitleiste einrichten. Die Konfiguration ist unter dem Reiter Planung und dem Unterpunkt Dienstplan zu finden.

Sie können nun für jede Abteilung eine Zeitleiste konfigurieren. Hierzu müssen Sie in der wöchentlichen Übersicht des Dienstplans auf den Button Zeitleiste konfigurieren klicken.

Anschließend öffnet sich ein Fenster indem Sie ihre Zeiten angeben können, zu denen Sie sehen wollen, welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung arbeitet. Hierzu müssen Sie nur auf das kleine, grün hinterlegte Plus klicken.

Haben Sie alle Zeiten definiert und die Aktion gespeichert, erscheint die Auswahl in der Zeitleistenübersicht. Diese Ansicht können Sie aber auch noch variieren. Durch einen Klick auf das kleine Zahnrad in der Planmenüleiste öffnen Sie die Einstellungen.

Hier klicken Sie unter dem Menüpunkt Layout auf den Unterpunkt Zeitleiste.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Plus-Symbol für neuen Eintrag ausblenden (Durch setzen dieses Hakens entfernen Sie die Möglichkeit innerhalb der Zeitleiste einen neuen Dienst hinzuzufügen)
Arbeitsbereich-Vorlagen anzeigen (Mit diesem Punkt wird Ihnen die Vorlage des Arbeitsbereiches eingeblendet)
3 Spalten pro Tag (Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen der Ansicht zu wählen. Das Aktivieren dieses Menüpunkts ermöglicht es Ihnen eine komprimierte Übersicht zu erlangen, in der 3 Spalten nebeneinander zu sehen sind. Die Sicht wird etwas kleiner aber dadurch übersichtlicher)
Alternativ-Ansicht von Diensten (Arbeitsbereich-Farbe) (Durch Aktivierung wird die vergebene Farbe des Arbeitsbereichs angezeigt)
Arbeitsbereiche zusammenhalten (Wenn ein Mitarbeiter an zwei verschiedenen Bereichen in einer Schicht arbeitet werden beide Arbeitsbereiche in einem Dienst zusammengefasst)

Sind die beiden Optionen Alternative Ansicht von Diensten und Arbeitsbereiche zusammenhalten aktiviert, wird die Anzeige gesplittet. Das Feld des entsprechenden Mitarbeiters teilt sich in beide Arbeitsbereiche auf. Die Bezeichnung der Arbeitsbereiche, der Name des Mitarbeiters und die Arbeitszeiten sind auf dem Symbolfeld zu erkennen. Durch die Anzeige der jeweiligen Farbe des Arbeitsbereiches ist mit einem Blick zu sehen wo der Mitarbeiter eingesetzt wird.

zusammen mit der Option 3 Spalten pro Tag sieht das Symbolfeld folgendermaßen aus

Selbstverständlich können auch die Zeitleisten als PDF exportiert werden und ausgedruckt werden. In Gänze sehen die Pläne folgendermaßen aus (Auszüge)

Abhängig ist die Auflösung der Zeitleiste auch von ihrem Webbrowser. Es gibt durchaus Unterschiede bei der Ansicht.

Erweiterung API

Durch setzen dieser Option wir die externe Schnittstelle aktiv.

Hierzu klicken sie im Menü auf den Reiter Einstellungen und anschließend auf Vorlagen.

Nun klicken Sie in das Feld Mobile App / API.

Hier können Sie durch klicken des Buttons Neuen API-Key erzeugen einen solchen Key automatisch erzeugen. Geben Sie noch eine Bezeichnung ein (Beispiel in der Abbildung sichtbar) und bestimmen Sie den Zugriffsmodus. Hier können die Optionen Inaktiv, Lesen sowie Lesen, Schreiben ausgewählt werden.

Hinweis: Technische Dokumentationen erhalten sie bei Ihrem TIMEOS Support.

Weitere Anpassungen in diesem Release:

Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
Neu: Druck der Kalenderwoche im Dienstplan Typ 1 (Wöchentlich)
Neu: Jahresauswahl in Monats-Selektor (Kalender) implementiert
Neu: Kalender-Einstellungen Layout-Änderung (Kapselung der Tabs)
Anpassung: Zeiterfassungseinträge werden jetzt schneller gespeichert (Optimierung der Speicher-Routine)
Anpassung: Dienstplan/Arbeitsbereiche – neue Option Aktivieren/Deaktivieren zur graphischen Darstellung möglicher Zuweisungen
Anpassung: kein Urlaubsabzug an Tagen die im Wochenarbeitsplan „Soll-Stunden“ auf 0 stehen (Auch wenn als Arbeitsplan deklariert)
Anpassung: Im Urlaubskalender werden nur noch Abwesenheiten dargestellt
Anpassung: Sortierungskriterium im Kalender geändert nach Uhrzeit, Gesetzter Mitarbeiter, dann Mitarbeitername (Sekundär)
Anpassung: Im Dienstplan kann jetzt mit gehaltener Strg-Taste (Drag and Drop) ein Mitarbeiter auf einen anderen Eintrag kopiert werden
Anpassung: Report: Dienst-Statistik zeigt nun nur noch der Abteilung zugewiesene Dienste an (Bei keiner Zuordnung alle
Fix: Bei Umstellung der Zeiterfassung werden künftig Dienst- Zeiterfassungseinträge automatisch gelöscht -> keine Doppelbuchungen mehr
Fix: Zeiterfassung: Soll/Ist Stundenliste wurde die Spaltenbreite zur besseren Übersicht erweitert
Fix: Übernahme eines freigegebenen Dienstes funktionierte nicht
Fix: Bug in Free-Version: Bearbeiten von Diensten war nicht möglich (Validator)
Fix: Timeout in Stechuhr
Fix: Beim Erstellen von Arbeitszeitmodellen in den Benutzerstammdaten wird nur 1 Arbeitszeitmodell gespeichert
Fix: Mitarbeiter Dienstplan-Druck Typ II (Arbeitsbereiche über mehrere Seiten wurden nicht gedruckt)
Fix: Internet Explorer 10 Dienstplan wurde nicht angezeigt
Fix: Der Übertrag von Zeiterfassungseinträgen wurde nicht korrekt berechnet, wenn im Vormonat Zeiterfassungsdaten geändert wurden
Fix: Auswahl der Dienste im Dienstplan/Mitarbeiteransicht

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

September 11, 2017 / Stephan Krüger

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.0 beinhaltet wieder viele neue Funktionen, sowie Erweiterung bestehender Funktionen.Als besonders nützlich hat sich die Funktionalität der Vorlagen herausgestellt, falls Sie öfter wiederkehrende Dienste haben (wie. Z.B. jeden Montag Frühdienst von … bis …) können Sie die sogenannten Vorlagen nutzen. Einmal definiert erscheinen diese automatisch im Dienstplan und es müssen nur noch die Mitarbeiter für den Dienst bestimmt werden.

Die Erfassung der Vorlagen wird nun direkt im Arbeitsbereich durchgeführt, ebenso können hier nun die Mindestbelegung und die Qualifikationen erfasst werden. Die Vorlagen werden im Dienstplan wie folgt angezeigt:

Dienste können jederzeit aus der Vorlage entfernt werden, so kann es vorkommen, dass z.B. an einem bestimmten Tag ein Dienst nicht besetzt werden soll und die Planung angepasst werden muss.
Dazu muss lediglich der entsprechende Tag ausgewählt werden und der Dienst kann direkt angepasst oder auch entfernt werden.

Bei der Erstellung von Vorlagen kann nun definiert werden ob diese immer gültig sind, nur an geraden Wochen oder nur an ungeraden Wochen, so lassen sich auch komplexe Dienstreihenfolgen wie sie z.B. in der Industrie existieren abbilden. Ebenso kann definiert werden dass diese für jedes Jahr gültig sind, der Zeitraum muss somit nicht mehr angepasst werden in den folge Jahren.

Ein weiteres nützliches Features ist die Bestimmung innerhalb der Vorlagen ob ein Dienst immer gültig ist, oder nur an geraden/ungeraden Wochen. Dieses kann in der Vorlage eingestellt werden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern im Dienstplan ist nun noch einfacher. Ziehen Sie aus der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter in einen entsprechenden Dienst, fertig. Zur Unterstützung zeigt Ihnen TIMEOS ob ein Mitarbeiter einen bestimmten Dienst ausführen kann. Das System prüft dabei automatisch die Verfügbarkeiten des Mitarbeiters (z.B. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank etc.), die Qualifikationen und die Arbeitsstunden werden ebenfalls berücksichtigt. Durch diese Funktion ist es für den Planer noch einfacher eine Übersicht zu erhalten für welche Dienste ein Mitarbeiter eingeplant werden kann.
Die grünen Einträge zeigen an, dass der Mitarbeiter diesen Dienst ausführen kann, rot markierte Dienste können vom Mitarbeiter nicht durchgeführt werden.

Damit die Planung der Arbeitsstunden im Dienstplan noch effektiver ist, werden im neuen Release die Überstunden oder Unterstunden aus dem Vormonat in der Planung direkt angezeigt. Diese Option kann in den Einstellungen/Vorgaben aktiviert/deaktiviert werden.

Im Planungsmodus des Dienstplanes kann in der Ansicht „Arbeitsbereiche“ nun ein Mitarbeiter angeklickt werden. Durch auswählen eines Schichteintrags wird dieser mit 1-Klick direkt der Schicht zugewiesen.

Serieneinträge können in der Erfassung im Dienstplan nun direkt erstellt werden. Wählen Sie einfach dazu das „+“ aus und erfassen die entsprechende Dienstreihenfolge, so wird mit wenigen Klicks ein Plan für einen Mitarbeiter für einen Zeitraum definiert.

Neue Dienstarten können nun sofort innerhalb der Dienstplanung erstellt werden. Über die Schaltfläche „neu“ wird eine neue Dienstart definiert.

Bei der Diensterstellung ist es nun möglich einen Eintrag mehrere Arbeitsbereiche zu zuweisen.
Der Dienst wird im Plan dann für jeden Arbeitsbereiche separat angezeigt. Die Arbeitszeiten werden dabei berücksichtigt und nicht für jeden Bereich kalkuliert. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. ein Restaurant und eine Person arbeitet sowohl an der Bar wie auch im Service.

Die Übersicht der Anträge wurde im Dashboard erweitert. Hier können nun Einstellungen bzgl. der Anträge (wie Stufenweise Einträge anzeigen, eigene Anträge nicht anzeigen) etc. vorgenommen.

Weiterer Anpassungen in diesem Release:
Der Menüpunkt „Kalender“ wurde unbenannt in „Planung“.
Der Menüpunkt „Abteilungskalender“ wurde unbenannt in „Urlaubskalender‘.
Der Menüpunkt „Dienste“ wurde unbenannt in ‚Dienst-Vorlagen“
Der Menüpunkt „Vorlagen“ wurde unter Planung und im Dienstplan entfernt. Die Vorlagen werden nun im Arbeitsbereich definiert.
Die Zuschläge in der Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ werden nun wieder korrekt angezeigt.
Die Anzeige der Überstunden wurde korrigiert.
Tooltips im Dienstplan werden nur angezeigt wenn ein Benutzer den Dienstplan bearbeiten darf.

Update 1.4.4 – Verfügbarkeiten

August 16, 2017 / Stephan Krüger

Im TIMEOS Update 1.4.4 wurden wieder ein sehr wichtiges neues Feature implementiert.
Die sogenannten „Verfügbarkeiten“ der Mitarbeiter.

Um die Dienstplanung noch einfacher zu machen und die Wünsche der Mitarbeiter bzgl. der Dienstplanung
noch besser zu berücksichtigen, haben wir im neuen Update die sogenannten Verfügbarkeiten implementiert. Ihre Mitarbeiter können nun im Dashboard mit einem Klick bestimmen an welchen Tagen sie Abwesend oder Anwesend sind. Hier kann definiert werden ob es sich um einen ganzen Tag handelt oder ob es zeitliche Ausnahmen gibt.

Diese Verfügbarkeiten werden in der Dienstplanung direkt angezeigt. Wählen Sie dazu einfach eine entsprechende Schicht aus. In der Liste der Mitarbeiter werden die Mitarbeiter die sich als „Verfügbar“ gemeldet haben grafisch entsprechend dargestellt. Mitarbeiter die sich als „Nicht verfügbar“ gemeldet haben ebenso.

Durch diese Möglichkeit hat der Planer eine bessere Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar/nicht verfügbar sind und kann entsprechend seine Mitarbeiter einplanen.

Die automatische Planung berücksichtigt bei der Vergabe der Dienste ebenfalls die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Die Verfügbarkeiten können Sie in den Einstellungen unter „Vorgaben/Allgemein“ aktivieren.

Weitere Änderungen im Release 1.4.4.

Neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“.
Um eine bessere Übersicht über die Soll-/Ist Zeiten der Mitarbeiter zu haben, haben wir eine neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ implementiert. Hier werden die monatlichen Zeiten der Mitarbeiter entsprechend aufgelistet einschließlich Zuschläge und Lohndaten (optional).

Ausblenden der Mitarbeiterliste im Dienstplan.
In den Einstellungen des Dienstplanes haben wir nun eine Option zum Ausblenden der Mitarbeiterliste hinzugefügt. Dies ist insbesondere dann sehr nützlich, falls sehr viele Mitarbeiter in einer Abteilung vorhanden sind und Sie die Drag and Drop Funktionalität nicht nutzen möchten.

Mitarbeiter ändern von Diensten
In den Eintragsdetails eines Dienstes steht nun eine neue Funktion „Mitarbeiter ändern“ zur Verfügung.
Mit Hilfe dieser Option können Sie schnell den Dienst einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Dabei werden automatisch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters geprüft, dies macht die Dienstplanung noch einfacher.
Zusätzlich steht Ihnen eine neue Hilfsfunktion in der Dienstbearbeitung zur Verfügung. Klicken Sie hier einfach auf „Mitarbeiter“ und wählen die entsprechende Person aus. Auch hier werden automatisch nur die verfügbaren Personen angezeigt.

Erweiterung des Kollisions- / Warnsystems
Bei der Warnung an arbeitsfreien Tages des Mitarbeiters kann diese nun generell im Kalender
deaktiviert werden.

Hinweis:
Bei Klick auf einen einzelnen Dienst wird Ihnen diese Warnung weiterhin angezeigt, hier können sie die Option auch wieder entsprechend zurücksetzen.

Update Mobile App (Android)

August 8, 2017 / Stephan Krüger

Die mobile App für Android wurde aktualisiert. Folgende neue Funktionen / Verbesserungen wurden vorgenommen.

Änderung des Passwortes ist nun möglich, wenn angefordert
Der Mitarbeitername bei Anträgen wird nun angezeigt
Abteilungsnamen bei Arbeitsbereichen werden jetzt dargestellt
Termine werden dargestellt
Einstellungsfenster mit Informationen
Bewertungsmöglichkeit der App
Es können jetzt kurze Nachrichten an Kollegen gesendet werden
Fix: Push-Benachrichtigungen funktionieren wieder

Update 1.4.3

Juli 25, 2017 / Stephan Krüger

Im TIMEOS Update 1.4.3 wurde die Funktionalität der Dienste erweitert.

Dienste für Abteilungen
Es können nun Dienste pro Abteilung definiert werden.
Innerhalb der Dienstplanung werden statt aller vorhandenen Dienste nun die angezeigt die für die entsprechende Abteilung gültig sind, dies macht die Dienstplanung noch übersichtlicher und einfacher.
Zeiterfassung / Einträge löschen
Innerhalb der Zeiterfassung können Einträge für Dienste, Zeiterfassung, Urlaub etc. nun direkt gelöscht werden ohne in den Dienstplan zu wechseln. Wählen Sie dazu einfach das rote „X“.

Update 1.4.2

Juli 20, 2017 / Stephan Krüger

Im TIMEOS Update 1.4.2 wurden weitere neue Funktionen hinzugefügt.
Eines der wichtigsten Features in diesem Update ist die Zuweisung von weiteren Abteilungen in den Mitarbeiterstammdaten.

Arbeitszeitmodell für flexible Arbeitszeiten (Sollstunden=Planstunden)

Dieses Arbeitszeitmodell wird genutzt bei Mitarbeitern die keine festen Arbeitstage haben (z.B. 6 Tagewoche mit 1 Tag frei). Ist diese Option aktiviert, werden die Sollzeiten aus den Zeiten im Dienstplan übernommen. Zur besseren Übersicht / Planung werden die Wochensollzeiten (z.B. 40 Std. Woche) angezeigt.
Wochenenden können nun im Dienstplan ausgeblendet werden
Diese Option kann in den Dienstplan-Einstellungen entsprechend aktiviert werden
Anzeige Erstellungdatum bei Abwesenheiten
Das Antragsdatum kann nun bei den Abwesenheiten eingesehen werden.
Anzeige Zeiten In der Diensteverwaltung
Zur besseren Übersicht werden nun die Zeiten (Start-/Ende des Dienstes) in der Liste der Dienste ausgegeben.
Dienstfolgen Begrenzung
Die Begrenzung von max. 9 Wochen für die Planung von Dienstfolgen wurde aufgehoben
Auswertung / Überstunden
Die Überstunden aus der Dienstplanung werden nun korrekt in der Auswertung angezeigt. Einschließlich manuelle Überstundenbuchungen.
Kalenderdruck
Im Dienstplan wurde eine neue Auswertung im Excel-Format hinzugefügt. Diese Option ist nur im Ansichtsmodus „Mitarbeiter“ vorhanden.
Mitarbeiterstammdaten / Abteilungen
Es ist nun möglich Mitarbeitern neben der Hauptabteilung noch weitere Abteilungen hinzuzufügen.
Diese Option finden Sie unter Arbeitszeiten / Abteilungen.
Dashboard / Anzahl Erinnerungen
Innerhalb des Dashboards werden nun die Anzahl an Erinnerungen im Statusbereich angezeigt.
Diese Info wird auch im „zugeklappten“ Modus angezeigt.

Update 1.4 #2

Juli 13, 2017 / Stephan Krüger

Update 1.4 #2
Neue Auswertung, Sortierung der Arbeitsbereiche

Folgende neuen Funktionen wurden im Update 1.4 #2 hinzugefügt.

Neue Auswertung „Dienstplan Typ 2 (wöchentlich)“
Die neue Auswertung im Dienstplan fasst die Dienste Tagesweise zusammen und kann als PDF und Excel-Ausgegeben werden.

Sortierung der Arbeitsbereiche
Die Arbeitsbereiche innerhalb der Abteilungen können nun beliebig sortiert werden.

Update 1.4 (jetzt mit Zeiterfassung)

Juni 7, 2017 / Stephan Krüger

Update 1.4
Zeiterfassung mit Stempeluhr, Dienstpläne sperren/freigeben, Dokumente, uvm.

Im Update 1.4 wurden viele neue Funktionen implementiert und bestehende Funktionen verbessert.
Insbesondere wurden folgende Anpassungen vorgenommen.

Zeiterfassung
Stempeluhr
Buchungsliste für die Zeiterfassung
Abwesenheiten
Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
Freigeben und Sperren von Dienstplänen
Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
Neue Auswertung Urlaub mit Listen
Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
Mitarbeiterstammdaten
Weitere Anpassungen

Zeiterfassung
Jedes Unternehmen egal ob Gastrobetrieb, Arzt, Kindertagesstätte oder Industriebetrieb benötigt heutzutage eine genauen Stundennachweis der Arbeitnehmer. Gerade in Bezug auf MiLoG ist dieses vom Gesetzgeber vorgeschrieben. In TIMEOS haben wir nun eine Zeiterfassung implementiert, die Ihnen hilft immer die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer im blick zu haben. Eine Liste der Zeiteinträge der Benutzer mit Datum und Dauer hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Die Einträge werden nach der Bestätigung in die „Soll-/Ist Liste“ übertragen. Diese Einträge werden entweder automatisch erstellt (Benutzereinstellung auf „Zeiterfassung per Dienstplan“ oder durch die Stempeluhr „Zeiterfassung per Stempeluhr„. Beide Optionen werden in den Stammdaten des Benutzers unter „Zeiterfassung“ eingestellt.

Stempeluhr

Im Update 1.4.0.0 wurde für die Zeiterfassung eine Stempeluhr implementiert.
Die Benutzer können sich über den Browser an der Stempeluhr mit Ihren PinCode anmelden,
oder Sie können z.B. im Empfangsbereich ein PC/iPad nutzen auf dem die Stempeluhr aktiviert ist.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Benutzer die entsprechende Aktion (wie z.B. kommen, gehen, Pause, etc.) durchführen.

Hinweis: Die Stempeluhr kann in den Einstellungen/Vorgaben im Karteireiter „Allgemein“ aktiviert werden.

Buchungsliste für Zeiterfassung
Die Buchungsliste enthält für jeden Benutzer zum entsprechendem Datum eine Auflistung der Buchungen.
Diese Buchungen werden unterteilt in „Kommen“, „Gehen“, „Pause Beginn“, „Pause Ende“.

Das System erkennt automatisch ob eine Buchung für ein Datum korrekt abgeschlossen wurde.
Hat ein Benutzer als Beispiel vergessen seine „Gehen“ Buchung am Abend durchzuführen, so wird dies
im System automatisch erkannt und kann manuell korrigiert werden.

Abwesenheiten
Über diesen Menüpunkt können nun mit einem Klick Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank eingetragen werden. Eine Eintragung über den Kalender/Dienstplan ist wie bisher ebenfalls möglich. Falls gewünscht lassen sich die Zeiten für die Soll-/Ist Kalkulation hier anpassen.

Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
In TIMEOS haben wir die Auswertung für Soll-/Ist Stunden einschließlich Plan– und Abwesenheiten um weitere Funktionen erweitert.
Die Zahlen der Soll-Ist Auswertung werden hier anhand der Sollzeiten (Soll) des Mitarbeiters, der vorhandenen Dienste (Plan), der Zeiterfassungseinträge (Ist) und der Abwesenheiten entsprechend kalkuliert. Ein Ausgleich für z.B. Auszahlungen etc. ist ebenfalls möglich.

Es ist nun möglich für einen Mitarbeiter einen Start-Saldo festzulegen (z.B. aufgrund von vorhandenen Überstunden). Dieser Startwert wird dann bei der Kalkulation entsprechend berücksichtigt.

Freigeben und Sperren von Dienstplänen

Innerhalb des Dienstplanes können Plänen Monatsweise nun freigegeben oder gesperrt werden.
Mitarbeiter sehen im Dashboard und der mobile App nur Dienste aus freigegebenen Plänen.
Diese Option wird unter den Einstellungen (Einstellungen/Vorgaben/Allgemein) entsprechend aktiviert. So erhalten Ihre Mitarbeiter erst ein Übersicht wenn die Dienstplanung abgeschlossen ist.

Hinweis: Vergangene Einträge werden im Dienstplan IMMER angezeigt.

Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
Für die Erstellung der Arbeitszeitpläne des Benutzers sind nun keine „Tagespläne“ mehr nötig.
Die Erstellung wurde komplett überarbeitet und ist nun deutlich einfacher. Definieren Sie einfach pro Tag die entsprechenden Sollzeiten. Diese können entweder per „Wochenstunden“ oder „Monatsstunden“ eingestellt werden. Das System kalkuliert aufgrund dieser Angaben die Sollzeiten für den Mitarbeiter. Bei der Planung haben Sie dann eine Übersicht über die noch zu leistenden Stunden.

Hinweis: Falls Sie den Monatssaldo auch in der Wochenansicht sehen möchten, können Sie dieses in den Dienstplan-Einstellungen aktivieren.

Neue Auswertung Urlaub mit Listen
Was wäre eine Dienst-/Urlaubsplanung ohne eine entsprechende Auswertung?
Damit Sie stets den Überblick haben, wann welche Mitarbeiter im Urlaub sind, bzw. welche Personen einen Urlaubsantrag gestellt haben. Haben wir in TIMEOS neue Urlaubsauswertungen implementiert.
Die Urlaubsauswertung kann als Kuchengrafik, Liniengrafik oder als Liste mit Einträgen dargestellt werden.

Ebenso ist es möglich einen Verlauf des Resturlaubes pro Mitarbeiter anzuzeigen. Die Auswertung für Urlaub wird nun in „Statistik“ und „Listen“ unterteilt.

Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
Im diesem Release ist es nun möglich in TIMEOS Dokumente hinzuzufügen.Die Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten wurden erweitert.Für viele Unternehmen ist es wichtig bestimmte Dokumente in den Stammdaten der Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies können z.B. Qualifikationsdokumente wie Führerschein oder Schulungen sein. Weiterhin können Dokumente nun auch bei Abwesenheiten hinterlegt werden. Als Beispiel könnte zu jedem Urlaubsantrag das entsprechende PDF hinterlegt werden, oder bei einer Dienstreise die entsprechenden Kopien der Abrechnungen etc.

Mitarbeiterstammdaten

Das Fenster für die Bearbeitung der Mitarbeiterstammdaten wurde deutlich vereinfacht. Die entsprechenden Bereiche für Dienstplan / Zeiterfassung wurde zusammengefasst und die verschiedenen Bereiche wurden um neue „Karteireiter“ wie Arbeitszeiten, Qualifikationen, Einstellungen, Berechtigungen, Dokumente erweitert. Dadurch wird insbesondere die Bearbeitung der Stammdaten über ein Tablet vereinfacht.

Soll-Stunden von Mitarbeitern können nun in den nächsten Monat übertragen werden.
Durch diese Option werden Über- oder Unter-Stunden in den nächsten Monat vorgetragen.

Bestimmen Sie in den Stammdaten wie für den Mitarbeiter die Zeiterfassungseinträge erstellt werden.
Entweder „per Dienstplan„, d.h. bei Erstellung eines Dienstes wird für diesen Zeitraum automatisch ein Zeiterfassungseintrag generiert, oder „per Stempeluhr“, hier werden die Einträge in der Zeiterfassung über die Stempeluhrdaten generiert.

Für die Anmeldung des Mitarbeiters an der Stempeluhr, können Sie für jeden Mitarbeiter einen Pincode hinterlegen. Auch diese Option wird in den Stammdaten unter „Arbeitszeiten“ eingestellt werden.

Weitere Anpassungen

Quickbuttons für einen schnelleren Aufruf der „Mitarbeiterliste„, „Dienstplan“ und „Zeiterfassung“ implementiert. Diese befinden sich im oberen Fensterbereich neben dem TIMEOS-Logo.
Anpassung Menüstruktur
Die Menüpunkte für „Wochenzeitpläne“ und „Tagespläne“ wurden entfernt. Die Soll-Zeiten werden nun direkt bei den Stammdaten der Mitarbeiter erfasst.
Der Menüpunkt „Dienstplan“ wurde entfernt und die Optionen für Dienstplan, Dienste, Vorlagen, Dienstfolgen stehen nun unter „Kalender“ zur Verfügung. „System“ wurde in „Einstellungen“ unbenannt. Menüpunkt „Allgemein“ wurde in „Vorgaben“ unbenannt.
In den Tooltipps im Kalender wird nun bei „+“ das Tagesdatum angezeigt.
Auswertung Dienst-Statistik, hier kann nun auch der nächste Monat, nächstes Quartal ausgewertet werden.
Sortierungsmöglichkeit der Mitarbeiter. In den Stammdaten des Mitarbeiters kann nun eine Sortierung gesetzt werden.
Neue Auswertung für Soll-Ist. Zusammengefasste Auswertung (mit Saldo) und Download für alle Mitarbeiter als .ZIP implementiert.
Kalenderdruck Text für Korrekturspalte hinzugefügt.
Kalenderdruck, druck der Legende optimiert.
Dienste / Optionen „Warnung bei Eintragung an freien Tagen“ und „Ist-Stunden kalkulieren wurde nicht korrekt gespeichert.
Überstundenbegrenzung von 100 wurde aufgehoben.

Kategorie: Dienstplanung (Seite 2 von 3)

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Terminmanagement:

Update 1.5.3 maßgenaue Vorgaben

Update 1.5.3 (Verfügbarkeiten, Zusatzkonten)

Eintragungsoption (Vorgaben):

Verfügbarkeitsanzeige:

Sonderkonten:

Terminleisten:

Anonymisieren der Abwesenheiten:

Darstellung von Arbeitszeiten:

Erweiterung der Dienstfolgen:

Stempeluhr per App:

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Die Zeitleiste…

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Update 1.4.4 – Verfügbarkeiten

Update Mobile App (Android)

Update 1.4.3

Update 1.4.2

Update 1.4 #2

Update 1.4 (jetzt mit Zeiterfassung)

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