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Dienstplan erstellen leicht gemacht

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TIMEOS Update 1.5.6 Fokus: Benutzerfelder

TIMEOS Update 1.5.6

Im Update, Version 1.5.6, haben wir ein oft gefragtes Feature implementiert, die „Benutzerfelder„. Zusätzlich wurden die Kollisionskontrolle, die Auswertungen und die Zeiterfassung angepasst.

  • Benutzerfelder

    Oft werden in den Stammdaten der Mitarbeiter weitere Datenfelder benötigt. Ab Version 1.5.6 steht hier nun eine neue Funktionalität zur Verfügung, die sogenannten „Benutzerfelder“. Mitarbeiterdatenfelder sind nun komplett flexibel erstellbar (in den Mitarbeiterstammdaten). Nur Mitarbeiter mit administrativen Rechten können die Struktur/Felder anpassen/bearbeiten. Es können Gruppierungen hinzugefügt werden und die Sortierung bestimmt werden.

    Folgende Menüpunkte sind bereits vorgegeben:

  • Kontaktdaten
  • Beruf
  • Personaldaten
  • Gehalt
  • Bankverbindung
  • KrankenkasseAlternativ können Sie durch einen Klick auf „Struktur bearbeiten„eigene „Benutzerfelder“ hinzufügen. Entweder bei einer vorgegeben Kategorie oder eine komplett neue durch den Button „Neue Kategorie erstellen„.
    Benutzerfelder Benutzerfelder
  • Krankheits- Urlaubseinträge im Dienst

    Krankheits- und Urlaubseinträge sind nun auch im Dienst möglich. Sie können auf den entsprechenden Dienst klicken und dort eine entsprechende Abwesenheitsmeldung eintragen.
    Benutzerfelder

  • Dienstkollisionsbenachrichtigung bei Abwesenheitsantrag (mehrere Genehmigungsstufen)

    Bei einem Genehmigungsverfahren innerhalb einer Abwesenheit (Urlaub/Krank) wird nun ein Feld ersichtlich, welches eine Aktion des Bearbeiters erfordert. Der Dienst muss jetzt freigegeben, gelöscht oder ignoriert werden.
    Benutzerfelder

  • Kollisionslösungsoption im Eintragsmenü bei Krankmeldung

    Werden Krankheitseinträge vorgenommen können Sie nun beim Erfassen dieser Abwesenheit schon eine Dienstplankollision lösen, in dem Sie beim Abwesenheitseintrag die Aktion durch Klick auf das Mitarbeitersymbol anklicken. Es werden Ihnen nun andere verfügbare Mitarbeiter angezeigt, die diesen Dienst übernehmen können.
    Benutzerfelder

  • Stellvertretung bei Abwesenheitsantrag

    Bei Beantragung einer Abwesenheit wird bei angelegter Stellvertretung eine Meldung ausgegeben.
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassungseinträge selbst ändern/bearbeiten

    Administratoren können einem Benutzer nun das Recht erteilen, seine eigenen Zeiterfassungseinträge selbst händisch abzuändern. Hierzu kann im Mitarbeiterbearbeitungsmenü unter Berechtigungen eine spezielle Berechtigung vergeben werden.
    BenutzerfelderDer Mitarbeiter kann nun in der „Zeiterfassung“ seine eigenen Ist-Zeiten unter der „Soll/Ist-Liste“ händisch bearbeiten/ändern. Hierzu muss er nur das entsprechende Feld der Ist-Zeit durch einen Klick auf selbiges öffnen.
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung – Pausen

    Pausen können in der „Zeiterfassung“ als bezahlt/unbezahlt eingetragen werden. Hierzu wählen Sie in der „Soll/Ist-Liste“ das Bearbeitungsfeld aus. Anschließend können Sie im geöffneten Fenster die Option aktivieren oder gegebenenfalls deaktivieren.
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung – unbestätigte Einträge

    Unbestätigte Zeiterfassungseinträge können nun für alle Mitarbeiter angezeigt werden (einschl. Seitenblättern). Treffen Sie hierzu die Mitarbeiterauswahl „Keine Auswahl„.
    Benutzerfelder
    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung – Berechnung Abwesenheit Krank

    Hier können sie nun wählen wie die Abwesenheit Krank berechnet werden soll. Entweder können Sie die Option „Soll (wenn > Plan)„, sprich es wird die Sollzeit genommen wenn Sie größer als die Planzeit ist, die Option „Plan„, sprich hier werden die Planzeiten verrechnet oder die Option „Soll„, sprich hier werden die Soll Zeiten verrechnet, auswählen.

    Benutzerfelder

  • Zeiterfassung: Ist die Option „Pause als gewählte Arbeitszeit werten“ aktiviert, wird die Zeit auch im Ist-Wert eingetragen. Bei deaktivierter Option, wird nur die Nettozeit im Plan und Ist eingetragen.
  • Auswertung – Sonderkonten

    Eine neue Auswertung wurde in die Software aufgenommen, die Auswertung der Option „Sonderkonten„. Sie haben nun die Möglichkeit hier die Sonderkonten gestaffelt zu sehen, können die Listen als Excel-Export herausziehen und könne den Zeitraum individuell begrenzen. Die Auswertung erscheint im Menü sobald Sie ein Sonderkonto angelegt haben.
    Benutzerfelder

  • Auswertung – Überstunden

    In der Menü Übersicht der Auswertung von „Überstunden“ haben Sie nun auch die Möglichkeit sich eine Liste anzeigen zu lassen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn bei folgender Option kein Haken gesetzt ist. Die Option ist unter „Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung“ zu finden.
    BenutzerfelderDer dann neu erscheinende Button „Listen“ ist grün hinterlegt. Optional können Sie sich verschiedene Jahre, Abteilungen und Mitarbeiter anzeigen lassen.
    Benutzerfelder

  • Dienstplan – Zeitleiste

    Hinzugefügt zur Kalenderübersicht „Zeitleiste“ wurde eine Druckfunktion. Hierzu erscheint nun dieses Symbol in der Übersicht.
    Benutzerfelder

  • Neue Funktion – Wartungsmodus

    Im Menüpunkt „Einstellungen“ wurde unter den „Vorgaben“ und „Allgemeine Einstellungen“ ein „Wartungsmodus“ für Administratoren hinzugefügt. Ist dieser Modus aktiviert, können nur Administratoren auf TIMEOS zugreifen. Für normale Benutzer ist der Zugriff deaktiviert, solange der „Wartungsmodus“ aktiviert ist.
    Benutzerfelder

  • Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
  • Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
  • Fix: Versand von Emails. Anpassen des Restwertes und Urlaubstage.
  • Fix: Bei Beantragung von Überstunden wird nicht mehr gewarnt wenn Stellvertreter nicht verfügbar ist.

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Update 1.5.4/5 Fokus: Terminmanagement

Im Update 1.5.4/5 wurden wieder viele Funktionen implementiert, die die Bearbeitung im Dienstplan und der Zeiterfassung deutlich vereinfachen sowie das Terminmanagement aufwerten. 

Terminmanagement:

Ein sehr wichtiges neues Feature ist die Implementierung eines Terminmanagement. Sie können nun eigene Termine eintragen und dort unterscheiden zwischen einem privaten Termin und einem betrieblichen Termin. Private Termine werden nur der betreffenden Person angezeigt, betriebliche Termine kann jeder Mitarbeiter innerhalb seiner Abteilung sehen. Sichtbar im Dienstplan werden diese Termine nur in der Kalenderansicht „Mitarbeiter„.

Terminmanagement

Um geplante Dienste, die nicht mehr benötigt werden entfernen zu können, wurde das Menü erweitert. Es können jetzt die Dienste eines Mitarbeiters im Dienstplan ab dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Mitarbeiters mit dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Arbeitsbereichs und die Dienste des Arbeitsbereichs mit dem entsprechenden Dienst gelöscht werden.
Terminmanagement

Bei der neu implementierten Option der Mehrfachlöschung von Diensten bei Mitarbeitern (obig als Punkt 1 beschrieben) erscheint nun immer ein Fenster, dass den Bediener fragt ob der Dienst nur bereichsspezifisch und ob alle Einträge gelöscht werden sollen.
Terminmanagement
Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann man nun eine Kollision mit anderen Diensten vermeiden/deaktivieren indem man unter der Option Regeln entsprechenden Punkt aktiviert.
Terminmanagement
In den Arbeitsbereichen kann nun bei Erstellung oder Bearbeitung vorhandener, unter der Option Sonstiges, geregelt werden ob Abwesenheiten angezeigt werden sollen.
Terminmanagement

Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann nun neben der Kollision auch noch eine Regel definiert werden ob ein Eintrag in die Zeiterfassung einfließen soll oder nicht.
Terminmanagement
Der Menüpunkt Zeiterfassung kann nun auch komplett aktiviert oder deaktiviert werden. Soll die Zeiterfassung in der Software aktiv sein, kann man einfach unter Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung einen Haken setzen und den Menüpunkt somit anzeigen lassen. Voraussetzung ist die zugehörige Berechtigung.
Terminmanagement

Umbenannt und erweitert wurde der Menüpunkt Zusatztabellen, der unter den Einstellungen -> Vorgaben zu finden ist/war. Dieser Punkt heißt nun Urlaub, hat aber die Zusatztabellen beinhaltet.
Desweiteren kann ein Genehmiger optional auch bei Mehrfachgenehmigungen eine Genehmigung erzwingen, es kann eingestellt werden ob ein Mitarbeiter sein Urlaubskonto sieht und es können die Überstunden aktiviert werden.
Terminmanagement
Neu gefasst wurde auch der Menüpunkt Arbeitsbereich in den Auswertungen. Hier können nun die Soll/Ist-Listen alternativ angewählt und beispielsweise gedruckt werden. Gezeigt werden die Planstunden, optional können die Pausen abgezogen werden. Jeder Benutzer benötigt dafür eine spezielle Berechtigung, sollte dieser Menüpunkt freigeschaltet sein,
Terminmanagement
In den Einstellungen -> Vorgaben -> Dienstplan kann nun eingestellt werden in welchem zeitlichen Rahmen jene Tauschaktionen erlaubt sind.

Terminmanagement
Die Option der Dienst-Tausch Anträge wurde vereinfacht. Es wurde ein Datumsfeld implementiert, durch dass nun eine schnellere Terminanwahl möglich ist. Zudem werden auch nur die für den Tauschzeitraum vorher festgelegten Tage (obig beschrieben) angezeigt. Nicht mit einem Dienst besetzte Tage werden in der Kalenderansicht ausgegraut.
Terminmanagement

Genehmigte Abwesenheiten können von einem Benutzer nun selbst wieder storniert werden wenn sie in der Zukunft liegen und der Genehmigungsstatus für die Abwesenheit deaktiviert ist. (Bspw. Urlaub wird doch nicht benötigt, etc.)
Terminmanagement

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Fix: Bei den Dienstfolgen wurden keine Frei-Dienste mehr eingetragen
    Fix: Kalkulation von Zuschlägen von zusammenhängenden Diensten über Nacht funktionierte nicht richtig
    Fix: Feiertage mit halben Urlaubsabzug haben haben keinen Abzug generiert
    Fix: Sonderkonten wurden bei Frei-Tagen nicht automatisch kalkuliert
    Fix: Aufruf der Sondernkonten im Dashboard funktioniert bei Firefox nicht
    Fix: Pausen werden beim Eintrag von Diensten nicht übernommen.
    Fix: Erstellen von Diensten mit Serie, Einträge werden nicht erstellt. Datum wird nicht korrekt gesetzt.
    Fix: Korrektur Emailversand (externe Mitarbeiter) / Abteilungsleiter

Update Smartphone App (Stempeluhr)

Zusätzlich zum Update mit der Version 1.5.3 nun noch detaillierter, ein Einblick in die Zeiterfassung per Smartphone App via TIMEOS Stempeluhr.

Damit sich die die einzelnen Personen mit der TIMEOS Stempeluhr per App zurecht finden und handeln können, erklären wir nun Schritt für Schritt die richtige Handhabung.

Wie Sie die Stempeluhr per App konfigurieren können haben wir bereits im obig genannten Update beschrieben. Einblick hierzu erhalten Sie hier: Stempeluhr per App

Nachdem Sie den oder mehrere Standorte eingerichtet haben, können sich die Mitarbeiter immer an den verfügbaren Standorten via TIMEOS Smartphone App einloggen. Voraussetzung ist natürlich eine Freischaltung im System für die entsprechenden Mitarbeiter zur Nutzung der Smartphone App.

Der Mitarbeiter findet ein übersichtliches Menü vor, in dem er die Stempeluhr leicht bedienen kann. (In unserem Beispiel über ein Android Handy und mit administrativen Zugriffsrechten. VORSICHT!! Nicht jeder Mitarbeiter hat diese Ansicht!! In vielen Ansichten sind Funktionen von administrativer Seite der Firmenleitung beschränkt.)

Stempeluhr

Durch einen Klick auf den Menüpunkt Stempeluhr, öffnet sich das Menü jedes einzelnen Mitarbeiters (immer nur das eigene). Der Mitarbeiter erhält einen Überblick über seine Zeiten. Ihm wird der Resturlaub, die Überstunden, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit, sein aktueller Status und seine Arbeitszeit angezeigt. Zudem ist auch immer der aktuelle Tag und die aktuelle mitlaufende Uhrzeit zu sehen. Der Mitarbeiter kann nun  eine Buchung durchführen. In der Regel ist dies die Kommen Buchung. Durch einen Klick auf den Button Andere Buchung können weitere Buchungsoptionen eingesehen werden.

Stempeluhr

 

Vor jeder Buchung wird der Mitarbeiter gefragt ob er die Buchung auch wirklich durchführen möchte.

Stempeluhr

Der aktuelle Status ändert sich für den Mitarbeiter ersichtlich nach jeder Buchung. So sieht er vor jeder neuen Buchung, was die letzte Buchung war. Diese Option wird ihm auch immer sichtbar vorgeschlagen.

Stempeluhr
Alle getätigten Buchungen werden dem Mitarbeiter übersichtlich unter dem Menüpunkt Buchungen innerhalb der Stempeluhr angezeigt. Dazu muss der Mitarbeiter nur zwischen den Menüpunkten Uhr und Buchungen switchen.

Stempeluhr
Befindet sich der Mitarbeiter außerhalb des von administrativer Seite eingegebenen Radius, ist keine Buchung möglich. Die Software warnt sichtlich innerhalb der App und berechnet den Abstand hin zur gültigen Buchungsdistanz.

Stempeluhr
Mit der TIMEOS Stempeluhr können Sie hervorragend Außendienst- oder Montagemitarbeiter stempeln lassen und erfassen Ihre Zeiten wie im eigenen Unternehmen. Jede Buchung erscheint sofort nach Durchführung auch im administrativen Bereich. Es ist also sofort ersichtlich welcher Mitarbeiter, welche Buchung wo durchgeführt hat.

Update 1.5.3 maßgenaue Vorgaben

Update 1.5.3 (Verfügbarkeiten, Zusatzkonten)

Das Dezember Release mit der Version 1.5.3 stellt wieder viele neue Funktionen für TIMEOS bereit. Wie oft bei gewissen Vorgaben wurden bei diesem Update wieder sehr viele Kundenwünsche realisiert.

Eintragungsoption (Vorgaben):

Oft ist es nötig, dass eine Tauschanfrage oder eine Freigabe eines Dienstes erst durch eine höhere Instanz, wie z.B. einen Abteilungsleiter freigegeben werden muss. So ist sichergestellt, dass keine Person einen Dienst übernimmt für den er nicht qualifiziert ist, bzw. der Tausch wird autorisiert. Um dies zu realisieren wurde eine Genehmigungsebene für Dienst Tauschen und Dienst Freigaben implementiert. Diese Option kann unter „Einstellungen/Vorgaben/Dienstplan“ aktiviert oder deaktiviert werden.

Vorgaben

Abteilungsleiter können nun unter „Anträge und Einträge“ die Tauschanfragen / Freigaben ihrer Mitarbeiter verwalten und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung/Ablehnung werden die entsprechenden Mitarbeiter über den Status informiert.

Verfügbarkeitsanzeige:

Um eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter pro Tag im Dienstplan zu haben, wurde eine „Verfügbarkeitsanzeige/Personalstärke“ im Dienstplan implementiert. Diese Verfügbarkeitsanzeige berücksichtigt bei der Anzeige der Mitarbeiter auch ob diese aufgrund von Abwesenheiten (Krank, Urlaub, Dienstreise etc.) abwesend sind, oder ob diese überhaupt für die vorhandenen Dienst qualifiziert sind. So ist auf einem Blick direkt erkennbar wie viele Ressourcen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.

Sonderkonten:

Zusätzlich zu den Urlaubskonten haben wir im neuen Release die sogenannten „Sonderkonten für Dienste“ implementiert. Durch diese Funktion kann ein Mitarbeiter z.B. wenn er an einem lt. seinem Arbeitsplan freien Tag, arbeitet einen extra Tag gut geschrieben werden. Diese „Gutschriften“ stehen dann zur freien Verfügung und können ähnlich wie Urlaub wieder genommen werden. Diese Funktionalität wird unter „Einstellungen / Vorgaben“ Sonderkonten eingerichtet.

Innerhalb der Abwesenheiten können nun spezielle Arten der Abwesenheiten definiert werden, wie z.B. Ausgleichstag etc. Wird so eine Abwesenheit beantragt, wird dadurch automatisch das „Sonderkonto“ angepasst. Hierzu muss lediglich bei der Abwesenheit das Sonderkonto definiert werden.

Terminleisten:

Im Dienstplan können nun globale Terminleisten eingeblendet werden. Die Option finden Sie unter „Einstellungen/Terminleisten„. Hier kann eine oder auch mehrere Terminleiste(n) erstellt werden. Dieser Leiste können dann weitere Einträge hinzugefügt werden, welche dann auch im Dashboard, Dienstplan, Urlaubskalender, Arbeitsbereich und Zeitleistenkalender sichtbar sind.

Anonymisieren der Abwesenheiten:

Die Option des Anonymisierens der Abwesenheiten ist beim Ausdruck nun verfügbar. Das Anonymisieren verhindert die Anzeige von Daten, die verschlüsselt sein sollten. Für Abwesenheiten wie Urlaub, Krank etc. wird dann im Ausdruck nur „Abwesend“ angezeigt. Hierzu muss ein Haken im Bereich „Dienstplan/Dienstplan herunterladen und drucken“ bei den Optionen gesetzt werden.

Darstellung von Arbeitszeiten:

Die Zeiten im Dienstplan können eine neue Darstellung erlangen. Diese Möglichkeit ist Ihnen unter „Einstellungen/Vorgaben/Grundeinstellungen/Dienstplan“ gegeben. Der „Umrechnungsfaktor“ ist ebenfalls variabel einstellbar.

Erweiterung der Dienstfolgen:

Erweitert wurde der Menüpunkt der Dienstfolgen. Hier besteht nun die Möglichkeit Dienste einzufügen, zu tauschen oder zu löschen. Die Option ist unter „Planung/Dienstfolgen/Dienstfolge bearbeiten“ zu finden. Um einen Dienst einzufügen, muss der Haken im zugehörigen Kästchen gesetzt sein.

Zudem wurde die Kopierfunktion hinzugefügt. (grüner Button)

Stempeluhr per App:

Neu in der Software eingebunden ist die Option der „Stempeluhr per App„. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Zeiten per App erfassen zu lassen. Die Konfiguration erreichen Sie unter „Einstellungen/Vorgaben/Mobile App/Api/Stempeluhr per App„. Dort können Sie nach Bedarf Optionen schalten. bei der Konfiguration sollten Sie die Koordinaten Ihres Unternehmensstandortes eingeben. Zudem können Sie vergeben, in welchem Radius Mitarbeiter dann via App stempeln können. Dies können Sie natürlich auch Standort bezogen erlauben.

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Umrechnungsfaktor für Arbeitszeiten in Tage (z.B. 8 Stunden = 1 Arbeitstag)
    Neu: Mitarbeiter werden im Kalender ausgeblendet, wenn das Austrittsdatum vor dem Anzeigebereich liegt
    Neu: Neue Zuschlagsart (Zuschlag ab n-Std. Arbeitszeit)
    Neu: Autoassigner berücksichtigt jetzt Prioritätspunkte und zeigt diese in der Mitarbeitervorschlagsliste an (Pfeil hoch/runter)
    Neu: Pausen können in der Lohnkalkulation jetzt nicht bewertet werden
    Neu: Überstunden können jetzt direkt IST-Zeiten modifizieren. Neue Option in den Grundeinstellungen / Zeiterfassung (Überstunden beeinflussen Ist-Zeiten)
    Neu: Serien-Funktion für Termine optimiert (Ausnahmen möglich, Löschung und Bearbeitung einzelner Einträge ist nun möglich)
    Neu: Neue Warnung bei Überschreitung von Tagesarbeitszeiten für Mitarbeiter (Vorgaben) (z.B. ab 10 Stunden geplanter Arbeitszeit warnen)
    Neu: In den Mitarbeiterstammdaten können nun die Urlaubseinträge eingesehen werden, oder Urlaubsanträge gestellt werden
  • Anpassung: Einstellungen für Interaktivität des Dienstplanes für Mitarbeiter sind jetzt in den Vorgaben zu finden (ebenfalls Regelungen)
    Anpassung: Die Wochenenden werden im Dienstplan jetzt auch in der Monatsansicht ausgeblendet
    Anpassung: Grafische Hervorhebung von Wochenenden in der Arbeitsbereich-Ansicht
    Anpassung: Cookie für die Stempeluhr erhöht / Automatisches Refresh der Seite bei Verbindungsproblemen
    Anpassung: Beim Veröffentlichen eines Plans werden automatisch die aktuellen Vorlagen in Dienste umgewandelt
    Anpassung: Im Kalenderdruck / Dienstplan kann jetzt der Samstag und/oder der Sonntag ausgeblendet werden
    Anpassung: Eine Dienstmeldung im Dashboard ist jetzt auch für Dienste möglich, wenn andere Dienste an diesem Tag eingetragen sind (nur bei NICHT-Überschneidung)
    Anpassung: Vorlagen werden jetzt in Dienste „umgewandelt“ sobald sie zeitlich mindestens 1 Minute „berührt“ werden
    Anpassung: Zuschläge und Lohn werden jetzt als Prognose „vorkalkuliert“ / Ausnahme: Kalkulationsmodus ohne „Ist-Prognose“
    Anpassung: Dienst-Serien-Löschung gestrichen / Dafür kann im Einzeleintrag des Dienstes jetzt der Lösch-Vorgang für alle Dienste ab dem gewählten Eintrag gelöscht werden (Löschen ab hier)
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) ist es jetzt möglich den tagesaktuellen Urlaub mit auszugeben
    Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) können jetzt für Mitarbeiter mit Monatsarbeitskonto die Stunden ausgeblendet werden
  • Fix: Auto-Assigner für einzelne Einträge funktionierte nicht (ResourceId)
    Fix: Durch Buchungen erstellte Zeiterfassungseinträge wurden nicht automatisch bestätigt
    Fix: Dienstplan: Admin-Einstellungen werden auch von Standarduser überschrieben

 

Zeiterfassung: Interaktiv in Web und App

Zeiterfassung mit TIMEOS

Ein ganz wichtiger Punkt der TIMEOS Software ist der, der Zeiterfassung. Ein wenig komplex klingend aber doch recht einfach. Wenn man sich etwas näher mit dem Punkt Zeiterfassung beschäftigt, wird man sehen, dass TIMEOS nicht nur auf Dienst- und Urlaubsverwaltung ausgelegt ist.

Die Zeit kann in TIMEOS auf zwei verschiedene Arten erfasst werden.
Variante 1 ist die Zeiterfassung per Dienstplan, Variante 2 die Zeiterfassung via Stempeluhr.

Die Erfassung per Dienstplanung ist bei TIMEOS voreingestellt. Die Stempeluhr muss erst in den Einstellungen aktiviert werden. Hierzu lohnt auch ein Blick in unser Hilfecenter, welches diesen Schritt einfach und klar erklärt. TIMEOS Hilfecenter

Eine kurze Einführung in die Zeiterfassung per Stempeluhr:

Die Stempeluhr ist eine Variante der Zeiterfassung, in der die Zeit von den Mitarbeitern via persönlicher An- und Abmeldung erfasst wird. Dies geschieht in der Regel über ein externes Medium wie beispielsweise ein Tablet, Laptop, Terminal, etc.
Der Mitarbeiter meldet am Morgen sein Kommen im Programm an, indem er sein persönliches Kennwort eingibt und auf Kommen stellt. Angezeigt wird dem Mitarbeiter seinen Resturlaub, seine Überstunden, die Ist- sowie die Soll-Zeit, die letzte Buchung und die Arbeitszeit. Es kann bei jeder neuen Anmeldung zwischen verschiedenen Buchungsarten wählen. Beispielsweise kann nach der Kommen Buchung bei erneutem Einloggen eine Pause oder eine Geht Buchung ausgeführt werden. Zudem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Entsprechendes Kommentarfeld wird ebenfalls angezeigt.

Anmeldung/Codeeingabe
Zeiterfassung

Anmeldung/Buchung

Zeiterfassung

Buchung/Optionen

Zeiterfassung

 

Alle getätigten Buchungen werden selbstverständlich in der Zeiterfassung von TIMEOS gespeichert. Administratoren haben dort Zugriff und können Buchungen bestätigen, abändern, löschen, etc.

Ob sie die Zeiten der Mitarbeiter über die Stempeluhr oder per Dienstplan erfassen, können Sie individuell für jeden Mitarbeiter einstellen. So können Sie beispielsweise Abteilungen, Standorte oder einzelne Arbeitsbereiche differenziert erfassen.
Die Auswahl hierzu finden sie im Mitarbeitermenü unter Arbeitszeiten -> Zeiterfassung. Hier lassen sich auch weitere Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel Saldo in den nächsten Monat übertragen, etc.

In dem Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie die Optionen Zeiterfassung, Abwesenheiten, Soll/Ist und Buchungen

Sie können Sich alle Arbeitsbereiche oder auch nur einzelne Arbeitsbereiche anzeigen lassen. Den entsprechenden Mitarbeiter können Sie auch variieren. Zwischen den Monaten kann ebenfalls gewechselt werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit die Ansicht ihrem Gusto nach zu gestalten. Sie können verschiedene Optionen entweder anzeigen lassen oder verbergen. Wählbar sind: Plan anzeigen, Pausen anzeigen, Zuschläge anzeigen, Status anzeigen, Start Saldo anzeigen und Löhne anzeigen. Natürlich lässt sich jede Zeiterfassungsdokumentation drucken oder als Excel-Datei exportieren.

Alternativ können Sie auch entscheiden wie ihr Saldo berechnet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Ist-Soll=Saldo („geleistete Zeit“ – „zu leistende Zeit“ = „Ertragszeit“)
Ist-Soll=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig zu leistenden Zeiten noch nicht mitberechnet)
Ist-Plan=Saldo („geleistete Zeit“ – „geplante Zeit“ = „Ertragszeit“)
Ist-Plan=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig geplanten Zeiten noch nicht mitberechnet)
Nur Verrechnet (Ausgleich) (Diese Option wird im nächsten Update entfernt!)

Es lässt sich pro Mitarbeiter ein Stundenlohn eintragen und die Krankheitseinträge können entweder als Soll-Stunden oder Plan-Stunden bewertet werden. Optional können Sie auch vergangene Soll-Stunden neu berechnen lassen.

Zeiterfassung mit TIMEOS – so einfach war Komplex noch nie.

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Update 1.5.1 (Dienstplan-Zeitleiste)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.1 beinhaltet eine neue Zeitleiste, die in die Dienstpläne implementiert wurde. Ebenso wurden bereits erste Einstellungen für die externe API hinzugefügt.

Die Zeitleiste…

…ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die wöchentlich geplanten Dienste. So sehen Sie auf einen Blick welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit in welchem Arbeitsbereich eingesetzt ist und haben somit den Überblick über alle Arbeitsbereiche der gewählten Abteilung.

Sie können in der Dienstplanübersicht nun zwischen den Kategorien Arbeitsbereiche, Mitarbeiter und Zeitleiste wählen.

Zeitleiste

Der Menüpunkt Arbeitsbereiche zeigt Ihnen wie gewohnt die Mitarbeiter und die geplanten Dienste incl. Besetzung der ausgewählten Woche an.

In der Übersicht Mitarbeiter zeigt sich wie gewohnt der Einsatzort und die Dienste der jeweiligen Mitarbeiter

Die neue Zeitleiste ermöglicht einen sofortigen Blick auf die zeitlichen Einsatzgebiete der jeweiligen Mitarbeiter. Sie sehen also sofort, wer zu welcher Zeit an welchem Ort arbeitet.

Zunächst müssen Sie die Zeitleiste einrichten. Die Konfiguration ist unter dem Reiter Planung und dem Unterpunkt Dienstplan zu finden.

Zeitleiste

Sie können nun für jede Abteilung eine Zeitleiste konfigurieren. Hierzu müssen Sie in der wöchentlichen Übersicht des Dienstplans auf den Button Zeitleiste konfigurieren klicken.

Zeitleiste

Anschließend öffnet sich ein Fenster indem Sie ihre Zeiten angeben können, zu denen Sie sehen wollen, welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung arbeitet. Hierzu müssen Sie nur auf das kleine, grün hinterlegte Plus klicken.

Zeitleiste

Haben Sie alle Zeiten definiert und die Aktion gespeichert, erscheint die Auswahl in der Zeitleistenübersicht. Diese Ansicht können Sie aber auch noch variieren. Durch einen Klick auf das kleine Zahnrad in der Planmenüleiste öffnen Sie die Einstellungen. 

Hier klicken Sie unter dem Menüpunkt Layout auf den Unterpunkt Zeitleiste.

Zeitleiste

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Plus-Symbol für neuen Eintrag ausblenden (Durch setzen dieses Hakens entfernen Sie die Möglichkeit innerhalb der Zeitleiste einen neuen Dienst hinzuzufügen)
  • Arbeitsbereich-Vorlagen anzeigen (Mit diesem Punkt wird Ihnen die Vorlage des Arbeitsbereiches eingeblendet)
  • 3 Spalten pro Tag (Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen der Ansicht zu wählen. Das Aktivieren dieses Menüpunkts ermöglicht es Ihnen eine komprimierte Übersicht zu erlangen, in der 3 Spalten nebeneinander zu sehen sind. Die Sicht wird etwas kleiner aber dadurch übersichtlicher)
  • Alternativ-Ansicht von Diensten (Arbeitsbereich-Farbe) (Durch Aktivierung wird die vergebene Farbe des Arbeitsbereichs angezeigt)
  • Arbeitsbereiche zusammenhalten (Wenn ein Mitarbeiter an zwei verschiedenen Bereichen in einer Schicht arbeitet werden beide Arbeitsbereiche in einem Dienst zusammengefasst)

 

Sind die beiden Optionen Alternative Ansicht von Diensten und Arbeitsbereiche zusammenhalten aktiviert, wird die Anzeige gesplittet. Das Feld des entsprechenden Mitarbeiters teilt sich in beide Arbeitsbereiche auf. Die Bezeichnung der Arbeitsbereiche, der Name des Mitarbeiters und die Arbeitszeiten sind auf dem Symbolfeld zu erkennen. Durch die Anzeige der jeweiligen Farbe des Arbeitsbereiches ist mit einem Blick zu sehen wo der Mitarbeiter eingesetzt wird.

Zeitleiste

zusammen mit der Option 3 Spalten pro Tag sieht das Symbolfeld folgendermaßen aus

Zeitleiste

Selbstverständlich können auch die Zeitleisten als PDF exportiert werden und ausgedruckt werden.  In Gänze sehen die Pläne folgendermaßen aus (Auszüge)

Zeitleiste

Zeitleiste

Abhängig ist die Auflösung der Zeitleiste auch von ihrem Webbrowser. Es gibt durchaus Unterschiede bei der Ansicht.

 

Erweiterung API

Durch setzen dieser Option wir die externe Schnittstelle aktiv.

Hierzu klicken sie im Menü auf den Reiter Einstellungen und anschließend auf Vorlagen.

Zeitleiste

Nun klicken Sie in das Feld Mobile App / API.

Zeitleiste

Hier können Sie durch klicken des Buttons Neuen API-Key erzeugen einen solchen Key automatisch erzeugen.  Geben Sie noch eine Bezeichnung ein (Beispiel in der Abbildung sichtbar) und bestimmen Sie den Zugriffsmodus. Hier können die Optionen Inaktiv, Lesen sowie Lesen, Schreiben ausgewählt werden.

Zeitleiste

Hinweis: Technische Dokumentationen erhalten sie bei Ihrem TIMEOS Support.

 

Weitere Anpassungen in diesem Release:

  • Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung
    Neu: Druck der Kalenderwoche im Dienstplan Typ 1 (Wöchentlich)
    Neu: Jahresauswahl in Monats-Selektor (Kalender) implementiert
    Neu: Kalender-Einstellungen Layout-Änderung (Kapselung der Tabs)
  • Anpassung: Zeiterfassungseinträge werden jetzt schneller gespeichert (Optimierung der Speicher-Routine)
    Anpassung: Dienstplan/Arbeitsbereiche – neue Option Aktivieren/Deaktivieren zur graphischen Darstellung möglicher Zuweisungen
    Anpassung: kein Urlaubsabzug an Tagen die im Wochenarbeitsplan „Soll-Stunden“ auf 0 stehen (Auch wenn als Arbeitsplan deklariert)
    Anpassung: Im Urlaubskalender werden nur noch Abwesenheiten dargestellt
    Anpassung: Sortierungskriterium im Kalender geändert nach Uhrzeit, Gesetzter Mitarbeiter, dann Mitarbeitername (Sekundär)
    Anpassung: Im Dienstplan kann jetzt mit gehaltener Strg-Taste (Drag and Drop) ein Mitarbeiter auf einen anderen Eintrag kopiert werden
    Anpassung: Report: Dienst-Statistik zeigt nun nur noch der Abteilung zugewiesene Dienste an (Bei keiner Zuordnung alle
  • Fix: Bei Umstellung der Zeiterfassung werden künftig Dienst- Zeiterfassungseinträge automatisch gelöscht -> keine Doppelbuchungen mehr
    Fix: Zeiterfassung: Soll/Ist Stundenliste wurde die Spaltenbreite zur besseren Übersicht erweitert
    Fix: Übernahme eines freigegebenen Dienstes funktionierte nicht
    Fix: Bug in Free-Version: Bearbeiten von Diensten war nicht möglich (Validator)
    Fix: Timeout in Stechuhr
    Fix: Beim Erstellen von Arbeitszeitmodellen in den Benutzerstammdaten wird nur 1 Arbeitszeitmodell gespeichert
    Fix: Mitarbeiter Dienstplan-Druck Typ II (Arbeitsbereiche über mehrere Seiten wurden nicht gedruckt)
    Fix: Internet Explorer 10 Dienstplan wurde nicht angezeigt
    Fix: Der Übertrag von Zeiterfassungseinträgen wurde nicht korrekt berechnet, wenn im Vormonat Zeiterfassungsdaten geändert wurden
    Fix: Auswahl der Dienste im Dienstplan/Mitarbeiteransicht

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Update 1.5.0 (Vorlagen, Serieneinträge etc.)

Das aktuelle Release mit der Version 1.5.0 beinhaltet wieder viele neue Funktionen, sowie Erweiterung bestehender Funktionen.Als besonders nützlich hat sich die Funktionalität der Vorlagen herausgestellt, falls Sie öfter wiederkehrende Dienste haben (wie. Z.B. jeden Montag Frühdienst von … bis …) können Sie die sogenannten Vorlagen nutzen. Einmal definiert erscheinen diese automatisch im Dienstplan und es müssen nur noch die Mitarbeiter für den Dienst bestimmt werden.

Die Erfassung der Vorlagen wird nun direkt im Arbeitsbereich durchgeführt, ebenso können hier nun die Mindestbelegung und die Qualifikationen erfasst werden. Die Vorlagen werden im Dienstplan wie folgt angezeigt:

VorlagenDienste können jederzeit aus der Vorlage entfernt werden, so kann es vorkommen, dass z.B. an einem bestimmten Tag ein Dienst nicht besetzt werden soll und die Planung angepasst werden muss.
Dazu muss lediglich der entsprechende Tag ausgewählt werden und der Dienst kann direkt angepasst oder auch entfernt werden.

Bei der Erstellung von Vorlagen kann nun definiert werden ob diese immer gültig sind, nur an geraden Wochen oder nur an ungeraden Wochen, so lassen sich auch komplexe Dienstreihenfolgen wie sie z.B. in der Industrie existieren abbilden. Ebenso kann definiert werden dass diese für jedes Jahr gültig sind, der Zeitraum muss somit nicht mehr angepasst werden in den folge Jahren.

Ein weiteres nützliches Features ist die Bestimmung innerhalb der Vorlagen ob ein Dienst immer gültig ist, oder nur an geraden/ungeraden Wochen. Dieses kann in der Vorlage eingestellt werden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern im Dienstplan ist nun noch einfacher. Ziehen Sie aus der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter in einen entsprechenden Dienst, fertig. Zur Unterstützung zeigt Ihnen TIMEOS ob ein Mitarbeiter einen bestimmten Dienst ausführen kann. Das System prüft dabei automatisch die Verfügbarkeiten des Mitarbeiters (z.B. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank etc.), die Qualifikationen und die Arbeitsstunden werden ebenfalls berücksichtigt. Durch diese Funktion ist es für den Planer noch einfacher eine Übersicht zu erhalten für welche Dienste ein Mitarbeiter eingeplant werden kann.
Die grünen Einträge zeigen an, dass der Mitarbeiter diesen Dienst ausführen kann, rot markierte Dienste  können vom Mitarbeiter nicht durchgeführt werden.

Vorlagen

Damit die Planung der Arbeitsstunden im Dienstplan noch effektiver ist, werden im neuen Release die Überstunden oder Unterstunden aus dem Vormonat in der Planung direkt angezeigt. Diese Option kann in den Einstellungen/Vorgaben aktiviert/deaktiviert werden.

Im Planungsmodus des Dienstplanes kann in der Ansicht „Arbeitsbereiche“ nun ein Mitarbeiter angeklickt werden. Durch auswählen eines Schichteintrags wird dieser mit 1-Klick direkt der Schicht zugewiesen.

Vorlagen

Serieneinträge können in der Erfassung im Dienstplan nun direkt erstellt werden. Wählen Sie einfach dazu das „+“ aus und erfassen die entsprechende Dienstreihenfolge, so wird mit wenigen Klicks ein Plan für einen Mitarbeiter für einen Zeitraum definiert.

Neue Dienstarten können nun sofort innerhalb der Dienstplanung erstellt werden. Über die Schaltfläche „neu“ wird eine neue Dienstart definiert.

Bei der Diensterstellung ist es nun möglich einen Eintrag mehrere Arbeitsbereiche zu zuweisen.
Der Dienst wird im Plan dann für jeden Arbeitsbereiche separat angezeigt. Die Arbeitszeiten werden dabei berücksichtigt und nicht für jeden Bereich kalkuliert. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. ein Restaurant und eine Person arbeitet sowohl an der Bar wie auch im Service.

Vorlagen

Die Übersicht der Anträge wurde im Dashboard erweitert. Hier können nun Einstellungen bzgl. der Anträge (wie Stufenweise Einträge anzeigen, eigene Anträge nicht anzeigen) etc. vorgenommen.

Weiterer Anpassungen in diesem Release:
Der Menüpunkt „Kalender“ wurde unbenannt in „Planung“.
Der Menüpunkt „Abteilungskalender“ wurde unbenannt in „Urlaubskalender‘.
Der Menüpunkt „Dienste“ wurde unbenannt in ‚Dienst-Vorlagen“
Der Menüpunkt „Vorlagen“ wurde unter Planung und im Dienstplan entfernt. Die Vorlagen werden nun im Arbeitsbereich definiert.

Die Zuschläge in der Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ werden nun wieder korrekt angezeigt.
Die Anzeige der Überstunden wurde korrigiert.
Tooltips im Dienstplan werden nur angezeigt wenn ein Benutzer den Dienstplan bearbeiten darf.

 

 

Update 1.4.4 – Verfügbarkeiten

Im TIMEOS Update 1.4.4 wurden wieder ein sehr wichtiges neues Feature implementiert.
Die sogenannten „Verfügbarkeiten“ der Mitarbeiter.

Um die Dienstplanung noch einfacher zu machen und die Wünsche der Mitarbeiter bzgl. der Dienstplanung
noch besser zu berücksichtigen, haben wir im neuen Update die sogenannten Verfügbarkeiten implementiert. Ihre Mitarbeiter können nun im Dashboard mit einem Klick bestimmen an welchen Tagen sie Abwesend oder Anwesend sind. Hier kann definiert werden ob es sich um einen ganzen Tag handelt oder ob es zeitliche Ausnahmen gibt.

Diese Verfügbarkeiten werden in der Dienstplanung direkt angezeigt. Wählen Sie dazu einfach eine entsprechende Schicht aus. In der Liste der Mitarbeiter werden die Mitarbeiter die sich als „Verfügbar“ gemeldet haben grafisch entsprechend dargestellt. Mitarbeiter die sich als „Nicht verfügbar“ gemeldet haben ebenso.

Durch diese Möglichkeit hat der Planer eine bessere Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar/nicht verfügbar sind und kann entsprechend seine Mitarbeiter einplanen.

Die automatische Planung berücksichtigt bei der Vergabe der Dienste ebenfalls die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Die Verfügbarkeiten können Sie in den Einstellungen unter „Vorgaben/Allgemein“ aktivieren.

Weitere Änderungen im Release 1.4.4.

Neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“.
Um eine bessere Übersicht über die Soll-/Ist Zeiten der Mitarbeiter zu haben, haben wir eine neue Auswertung „Soll-/Ist Übersicht“ implementiert. Hier werden die monatlichen Zeiten der Mitarbeiter entsprechend aufgelistet einschließlich Zuschläge und Lohndaten (optional).

Ausblenden der Mitarbeiterliste im Dienstplan.
In den Einstellungen des Dienstplanes haben wir nun eine Option zum Ausblenden der Mitarbeiterliste hinzugefügt. Dies ist insbesondere dann sehr nützlich, falls sehr viele Mitarbeiter in einer Abteilung vorhanden sind und Sie die Drag and Drop Funktionalität nicht nutzen möchten.

Mitarbeiter ändern von Diensten
In den Eintragsdetails eines Dienstes steht nun eine neue Funktion „Mitarbeiter ändern“ zur Verfügung.
Mit Hilfe dieser Option können Sie schnell den Dienst einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Dabei werden automatisch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters geprüft, dies macht die Dienstplanung noch einfacher.
Zusätzlich steht Ihnen eine neue Hilfsfunktion in der Dienstbearbeitung zur Verfügung. Klicken Sie hier einfach auf „Mitarbeiter“ und wählen die entsprechende Person aus. Auch hier werden automatisch nur die verfügbaren Personen angezeigt.

Erweiterung des Kollisions- / Warnsystems
Bei der Warnung an arbeitsfreien Tages des Mitarbeiters kann diese nun generell im Kalender
deaktiviert werden.


Hinweis:
Bei Klick auf einen einzelnen Dienst wird Ihnen diese Warnung weiterhin angezeigt, hier können sie die Option auch wieder entsprechend zurücksetzen.

Update Mobile App (Android)

Die mobile App für Android wurde aktualisiert. Folgende neue Funktionen / Verbesserungen wurden vorgenommen.

  • Änderung des Passwortes ist nun möglich, wenn angefordert
  • Der Mitarbeitername bei Anträgen wird nun angezeigt
  • Abteilungsnamen bei Arbeitsbereichen werden jetzt dargestellt
  • Termine werden dargestellt
  • Einstellungsfenster mit Informationen
  • Bewertungsmöglichkeit der App
  • Es können jetzt kurze Nachrichten an Kollegen gesendet werden
  • Fix: Push-Benachrichtigungen funktionieren wieder

Update 1.4.3

Im TIMEOS Update 1.4.3 wurde die Funktionalität der Dienste erweitert.

  • Dienste für Abteilungen
    Es können nun Dienste pro Abteilung definiert werden.
    Innerhalb der Dienstplanung werden statt aller vorhandenen Dienste nun die angezeigt die für die entsprechende Abteilung gültig sind, dies macht die Dienstplanung noch übersichtlicher und einfacher.
  • Zeiterfassung / Einträge löschen
    Innerhalb der Zeiterfassung können Einträge für Dienste, Zeiterfassung, Urlaub etc. nun direkt gelöscht werden ohne in den Dienstplan zu wechseln. Wählen Sie dazu einfach das rote „X“.
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