TIMEOS Blog

Dienstplan erstellen leicht gemacht

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Update 1.4.2

Im TIMEOS Update 1.4.2 wurden weitere neue Funktionen hinzugefügt.
Eines der wichtigsten Features in diesem Update ist die Zuweisung von weiteren Abteilungen in den Mitarbeiterstammdaten.

  • Arbeitszeitmodell für flexible Arbeitszeiten (Sollstunden=Planstunden)

    Dieses Arbeitszeitmodell wird genutzt bei Mitarbeitern die keine festen Arbeitstage haben (z.B. 6 Tagewoche mit 1 Tag frei). Ist diese Option aktiviert, werden die Sollzeiten aus den Zeiten im Dienstplan übernommen. Zur besseren Übersicht / Planung werden die Wochensollzeiten (z.B. 40 Std. Woche) angezeigt.
  • Wochenenden können nun im Dienstplan ausgeblendet werden
    Diese Option kann in den Dienstplan-Einstellungen entsprechend aktiviert werden
  • Anzeige Erstellungdatum bei Abwesenheiten
    Das Antragsdatum kann nun bei den Abwesenheiten eingesehen werden.
  • Anzeige Zeiten In der Diensteverwaltung
    Zur besseren Übersicht werden nun die Zeiten (Start-/Ende des Dienstes) in der Liste der Dienste ausgegeben.
  • Dienstfolgen Begrenzung
    Die Begrenzung von max. 9 Wochen für die Planung von Dienstfolgen wurde aufgehoben
  • Auswertung / Überstunden
    Die Überstunden aus der Dienstplanung werden nun korrekt in der Auswertung angezeigt. Einschließlich manuelle Überstundenbuchungen.
  • Kalenderdruck
    Im Dienstplan wurde eine neue Auswertung im Excel-Format hinzugefügt. Diese Option ist nur im Ansichtsmodus „Mitarbeiter“ vorhanden.
  • Mitarbeiterstammdaten / Abteilungen
    Es ist nun möglich Mitarbeitern neben der Hauptabteilung noch weitere Abteilungen hinzuzufügen.
    Diese Option finden Sie unter Arbeitszeiten / Abteilungen.
  • Dashboard / Anzahl Erinnerungen
    Innerhalb des Dashboards werden nun die Anzahl an Erinnerungen im Statusbereich angezeigt.
    Diese Info wird auch im „zugeklappten“ Modus angezeigt.

Update 1.4 #2

Update 1.4 #2
Neue Auswertung, Sortierung der Arbeitsbereiche

Folgende neuen Funktionen wurden im Update 1.4 #2 hinzugefügt.

Neue Auswertung „Dienstplan Typ 2 (wöchentlich)“
Die neue Auswertung im Dienstplan fasst die Dienste Tagesweise zusammen und kann als PDF und Excel-Ausgegeben werden.

Sortierung der Arbeitsbereiche
Die Arbeitsbereiche innerhalb der Abteilungen können nun beliebig sortiert werden.

Update 1.4 (jetzt mit Zeiterfassung)

Update 1.4
Zeiterfassung mit Stempeluhr, Dienstpläne sperren/freigeben, Dokumente, uvm.

Im Update 1.4 wurden viele neue Funktionen implementiert und bestehende Funktionen verbessert.
Insbesondere wurden folgende Anpassungen vorgenommen.

  • Zeiterfassung
  • Stempeluhr
  • Buchungsliste für die Zeiterfassung
  • Abwesenheiten
  • Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
  • Freigeben und Sperren von Dienstplänen
  • Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
  • Neue Auswertung Urlaub mit Listen
  • Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
  • Mitarbeiterstammdaten
  • Weitere Anpassungen

Zeiterfassung
Jedes Unternehmen egal ob Gastrobetrieb, Arzt, Kindertagesstätte oder Industriebetrieb benötigt heutzutage eine genauen Stundennachweis der Arbeitnehmer. Gerade in Bezug auf MiLoG ist dieses vom Gesetzgeber vorgeschrieben. In TIMEOS haben wir nun eine Zeiterfassung implementiert, die Ihnen hilft immer die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer im blick zu haben. Eine Liste der Zeiteinträge der Benutzer mit Datum und Dauer hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Die Einträge werden nach der Bestätigung in die „Soll-/Ist Liste“ übertragen. Diese Einträge werden entweder automatisch erstellt (Benutzereinstellung auf „Zeiterfassung per Dienstplan“ oder durch die Stempeluhr „Zeiterfassung per Stempeluhr„. Beide Optionen werden in den Stammdaten des Benutzers unter „Zeiterfassung“ eingestellt.

Stempeluhr


Im Update 1.4.0.0 wurde für die Zeiterfassung eine Stempeluhr implementiert.
Die Benutzer können sich über den Browser an der Stempeluhr mit Ihren PinCode anmelden,
oder Sie können z.B. im Empfangsbereich ein PC/iPad nutzen auf dem die Stempeluhr aktiviert ist.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Benutzer die entsprechende Aktion (wie z.B. kommen, gehen, Pause, etc.) durchführen.


Hinweis: Die Stempeluhr kann in den Einstellungen/Vorgaben im Karteireiter „Allgemein“ aktiviert werden.

Buchungsliste für Zeiterfassung
Die Buchungsliste enthält für jeden Benutzer zum entsprechendem Datum eine Auflistung der Buchungen.
Diese Buchungen werden unterteilt in „Kommen“, „Gehen“, „Pause Beginn“, „Pause Ende“.

Das System erkennt automatisch ob eine Buchung für ein Datum korrekt abgeschlossen wurde.
Hat ein Benutzer als Beispiel vergessen seine „Gehen“ Buchung am Abend durchzuführen, so wird dies
im System automatisch erkannt und kann manuell korrigiert werden.

Abwesenheiten
Über diesen Menüpunkt können nun mit einem Klick
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krank eingetragen werden. Eine Eintragung über den Kalender/Dienstplan ist wie bisher ebenfalls möglich. Falls gewünscht lassen sich die Zeiten für die Soll-/Ist Kalkulation hier anpassen.

Soll-Ist Auswertung mit Lohnabrechnung (inkl. Zuschläge)
In TIMEOS haben wir die Auswertung für Soll-/Ist Stunden einschließlich Plan– und Abwesenheiten um weitere Funktionen erweitert.
Die Zahlen der Soll-Ist Auswertung werden hier anhand der Sollzeiten (Soll) des Mitarbeiters, der vorhandenen Dienste (Plan), der Zeiterfassungseinträge (Ist) und der Abwesenheiten entsprechend kalkuliert. Ein Ausgleich für z.B. Auszahlungen etc. ist ebenfalls möglich.

Es ist nun möglich für einen Mitarbeiter einen Start-Saldo festzulegen (z.B. aufgrund von vorhandenen Überstunden). Dieser Startwert wird dann bei der Kalkulation entsprechend berücksichtigt.

Freigeben und Sperren von Dienstplänen


Innerhalb des Dienstplanes können Plänen Monatsweise nun freigegeben oder gesperrt werden.
Mitarbeiter sehen im Dashboard und der mobile App nur Dienste aus freigegebenen Plänen.
Diese Option wird unter den Einstellungen (Einstellungen/Vorgaben/Allgemein) entsprechend aktiviert. So erhalten Ihre Mitarbeiter erst ein Übersicht wenn die Dienstplanung abgeschlossen ist. 

Hinweis: Vergangene Einträge werden im Dienstplan IMMER angezeigt. 

Überarbeitung Arbeitszeitmodelle
Für die Erstellung der Arbeitszeitpläne des Benutzers sind nun keine „Tagespläne“ mehr nötig.
Die Erstellung wurde komplett überarbeitet und ist nun deutlich einfacher. Definieren Sie einfach pro Tag die entsprechenden Sollzeiten. Diese können entweder per „Wochenstunden“ oder „Monatsstunden“ eingestellt werden. Das System kalkuliert aufgrund dieser Angaben die Sollzeiten für den Mitarbeiter. Bei der Planung haben Sie dann eine Übersicht über die noch zu leistenden Stunden.

Hinweis: Falls Sie den Monatssaldo auch in der Wochenansicht sehen möchten, können Sie dieses in den Dienstplan-Einstellungen aktivieren.

Neue Auswertung Urlaub mit Listen
Was wäre eine Dienst-/Urlaubsplanung ohne eine entsprechende Auswertung?
Damit Sie stets den Überblick haben, wann welche Mitarbeiter im Urlaub sind, bzw. welche Personen einen Urlaubsantrag gestellt haben. Haben wir in TIMEOS neue Urlaubsauswertungen implementiert.
Die Urlaubsauswertung kann als Kuchengrafik, Liniengrafik oder als Liste mit Einträgen dargestellt werden.

Ebenso ist es möglich einen Verlauf des Resturlaubes pro Mitarbeiter anzuzeigen. Die Auswertung für Urlaub wird nun in „Statistik“ und „Listen“ unterteilt.

Dokumente für Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten
Im diesem Release ist es nun möglich in TIMEOS Dokumente hinzuzufügen.Die Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten wurden erweitert.Für viele Unternehmen ist es wichtig bestimmte Dokumente in den Stammdaten der Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies können z.B. Qualifikationsdokumente wie Führerschein oder Schulungen sein. Weiterhin können Dokumente nun auch bei Abwesenheiten hinterlegt werden. Als Beispiel könnte zu jedem Urlaubsantrag das entsprechende PDF hinterlegt werden, oder bei einer Dienstreise die entsprechenden Kopien der Abrechnungen etc.


Mitarbeiterstammdaten

Das Fenster für die Bearbeitung der Mitarbeiterstammdaten wurde deutlich vereinfacht. Die entsprechenden Bereiche für Dienstplan / Zeiterfassung wurde zusammengefasst und die verschiedenen Bereiche wurden um neue „Karteireiter“ wie Arbeitszeiten, Qualifikationen, Einstellungen, Berechtigungen, Dokumente erweitert. Dadurch wird insbesondere die Bearbeitung der Stammdaten über ein Tablet vereinfacht.

Soll-Stunden von Mitarbeitern können nun in den nächsten Monat übertragen werden.
Durch diese Option werden Über- oder Unter-Stunden in den nächsten Monat vorgetragen.

Bestimmen Sie in den Stammdaten wie für den Mitarbeiter die Zeiterfassungseinträge erstellt werden.
Entweder „per Dienstplan„, d.h. bei Erstellung eines Dienstes wird für diesen Zeitraum automatisch ein Zeiterfassungseintrag generiert, oder „per Stempeluhr“, hier werden die Einträge in der Zeiterfassung über die Stempeluhrdaten generiert.

Für die Anmeldung des Mitarbeiters an der Stempeluhr, können Sie für jeden Mitarbeiter einen Pincode hinterlegen. Auch diese Option wird in den Stammdaten unter „Arbeitszeiten“ eingestellt werden.

Weitere Anpassungen

  • Quickbuttons für einen schnelleren Aufruf der „Mitarbeiterliste„, „Dienstplan“ und „Zeiterfassung“ implementiert. Diese befinden sich im oberen Fensterbereich neben dem TIMEOS-Logo.
  • Anpassung Menüstruktur
    Die Menüpunkte für „Wochenzeitpläne“ und „Tagespläne“ wurden entfernt. Die Soll-Zeiten werden nun direkt bei den Stammdaten der Mitarbeiter erfasst.
    Der Menüpunkt „Dienstplan“ wurde entfernt und die Optionen für Dienstplan, Dienste, Vorlagen, Dienstfolgen stehen nun unter „Kalender“ zur VerfügungSystem“ wurde in „Einstellungen“ unbenannt. Menüpunkt „Allgemein“ wurde in „Vorgaben“ unbenannt.
  • In den Tooltipps im Kalender wird nun bei „+“ das Tagesdatum angezeigt.
  • Auswertung Dienst-Statistik, hier kann nun auch der nächste Monat, nächstes Quartal ausgewertet werden.
  • Sortierungsmöglichkeit der Mitarbeiter. In den Stammdaten des Mitarbeiters kann nun eine Sortierung gesetzt werden.
  • Neue Auswertung für Soll-Ist. Zusammengefasste Auswertung (mit Saldo) und Download für alle Mitarbeiter als .ZIP implementiert.
  • Kalenderdruck Text für Korrekturspalte hinzugefügt.
  • Kalenderdruck, druck der Legende optimiert.
  • Dienste / Optionen „Warnung bei Eintragung an freien Tagen“ und „Ist-Stunden kalkulieren wurde nicht korrekt gespeichert.
  • Überstundenbegrenzung von 100 wurde aufgehoben.

Pushnachrichten für Android und iOS

Neue Features: Pushnachrichten

Für die mobile Version von Timeos sind nun für iOS und auch für Android Pushnachrichten aktiviert worden.
Mitarbeiter werden nun direkt über Tauschanfragen, Dienstübernahmen oder auch Urlaubsanträge per Pushnachricht auf dem Handy informiert.

März Update 2017 #2

Neue Features:

  • iCal Kalenderdaten
    1. Abteilungskalender kann im iCal Format freigegeben werden
      Durch diese Option können Sie Ihren Mitarbeitern den Abteilungskalender z.B. für andere Anwendungen zur Verfügung stellen (Google, Handy etc.)
    2. Mitarbeiterkalender kann im iCal Format freigegeben werden
      Mit Hilfe dieser Option können Sie den eigenen Kalender im iCal Format für anderen Anwendungen nutzen.
  • Abteilungskalender
    • Anpassung der Anzeige der Überstunden im Kalender. Geleistete Überstunden wird ein „+“ vorausgestellt, bei genommenen Überstunden ein „-„.
  • Dienstplan
    1. Urlaubseinträge können nun direkt im Dienstplan (Ansicht Arbeitsbereiche) angezeigt werden.
    2. Verlauf über Änderungen der Dienste im Eintrag (wer hat welchen Dienst wann geändert).
    3. Starttag der Dienstplanwoche kann geändert werden (z.B. Start immer Sonntags).
      Diese Option finden Sie unter „System / Einstellungen / Grundeinstellungen / Allgemein“.
    4. Mitarbeiteransicht, Mitarbeiter können nun nach Arbeitsbereichen gefiltert werden.
  • Benachrichtigungen

    1. Benachrichtigungen per Mail über Dienstplanänderungen kann direkt aus dem Dienstplan erfolgen (Briefsymbol). Das System erkennt automatisch wenn sich Daten des Dienstes geändert haben und die Benutzer noch nicht informiert wurden.
  • System / Einstellungen

    • Dienste
      • Optionen
        1. Benachrichtigung im Dienstplan ermöglichen (Briefsymbol)
          Diese Option bestimmt ob eine manuelle Benachrichtigung aus dem Dienstplan heraus erfolgen kann.
      • Melden und Freigeben
        1. Bei Dienstfreigaben ganze Abteilung benachrichtigen
        2. Bei Dienstmeldungen verantwortliche Mitarbeiter der Abteilung benachrichtigen
        3. Bei Dienstübernahme verantwortliche Mitarbeiter der Abteilung benachrichtigen
      • Tauschanfragen
        1. Bei Tauschanfragen betreffende Mitarbeiter benachrichtigen
        2. Bei durchgeführtem Diensttausch verantwortliche Mitarbeiter der Abteilung benachrichtigen
    • App
      • Optionen
        1. Anmeldung per App/API erlauben
        2. Benachrichtigen per App aktiviert (Push-Nachrichten)

Neues März-Update 2017

Neue Features:

  • Die App ist ab jetzt verfügbar für Android und iOS:
     
  • Schnellauswahl bei Dienst-Erstellung (Klick auf „Plus-Symbol“ im Dienstplan)
  • Neue Auswertung „Dienst-Statistik
  • Neue Auswertung „Eintrag-Statistik
  • Berechtigungsmodell überarbeitet (inkl. Layout)
  • Neue Optionen (Regeln) im Dienst-Eintrag
    1. Warnung bei Eintragung an freien Tagen
      Mit Hilfe dieser Option können Sie festlegen, ob eine Warnung in der Dienstplanung erscheint, wenn der Eintrag an dienstfreien Tagen (z.B. Feiertag / Sonntag) eingetragen wird (z.B. bei Bereitschaften).
    2. Ist-Stunden kalkulieren
      Mit Hilfe dieser Option können Sie informative Dienst-Einträge erstellen, die keinerlei Auswirkung auf die Ist-Stunden-Kalkulation haben
  • Bild-Bearbeitung in der Benutzerverwaltung (Zum Zuschneiden und Drehen der Profil-Grafik)
  • Neues Filter-System (immer im oberen, rechten Bereich des aktuellen Fensters)

Dienstpläne heute und gestern

 

Ein Zettel, ein Stift und eventuell noch ein Lineal, so denken Menschen wenn es um die Erstellung eines Dienstplans geht.

Aber es war nicht immer so…

Um 1970 herum, gab es das noch nicht. Damals wurde der Dienstplan mit Hilfe eines Kastens und Buttuns erstellt.

Aber nun sind wir im 21. Jahrhundert angekommen und es verändert sich wieder alles!!

Heutzutage ist Zettel und Stift out. Es gibt extra Software zum Erstellen eines Dienstplans. Das Werbeversprechen sagt: „Ein paar Klicks und ihr monatlicher Dienstplan ist fertig.“ Und es stimmt!!

Dank Vorlagen und gespeicherten Schichten muss man nur noch die passenden Mitarbeiter in die Richtige Spalte ziehen.  Und das ist noch lange nicht alles.

Man kann auch den Urlaub der Mitarbeiter eintragen und über Statistiken überprüfen, ob alles so läuft wie man es sich vorstellt.

Ja die Technik macht vieles einfacher.

Keine Pause? Ist das Rechtens?

Ruhezeiten während der Arbeit:

Laut §4 ArbZG wird Arbeitnehmern die unter sechs Stunden am Tag arbeiten keine Pause gewährt.  Ab sechs Stunden muss der Arbeitnehmer 30 Minuten Pause machen und ab neun Stunden 45 Minuten. 

Die Gesamtzeit der Pause kann in 15-Minuten Abschnitte unterteilt werden. Sie darf allerdings nicht an den Anfang oder an das Ende der Arbeitszeit verschoben werden.

Einen Anspruch auf bezahlte Pausen gibt es nicht, da die Pausenzeit nicht als Arbeitszeit gewährtet wird. Aber der Vorteil ist, dass man während der Pause die Arbeitsstelle verlassen kann. Bereitschaft darf nicht angerodet werden.

Ruhezeiten nach der Arbeit:

Na, ist der schwere Tag endlich zu Ende?

Dann kommt jetzt der verdiente mindestens 11-stündige Feierabend. Dieser ist in §5 ArbZG geregelt.

Während der Ruhezeit darf der Arbeitgeber Rufbereitschaft anordnen, diese ist nicht gleichzusetzen mit Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst. Bis zur Hälfte der Ruhezeit kann der Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden, vorausgesetzt er erhält dafür Ausgleich.

Falls der Anspruch mehr als die Hälfte der Ruhezeit in Beschlag nimmt, ist dem Arbeitnehmer direkt im Anschluss eine komplette (min. 10 Stunden) Ruhepause zu gewähren.

Klein aber Fein – Der gratis Dienstplan

Ein kleiner Betrieb mit nur zehn Mitarbeitern und ein 08/15 Dienstplan? Da lohnt es sich doch nicht ein teures Programm zu kaufen, indem man eh nur die Hälfte an Features benötigt.

Deshalb gibt es eine Version in der man nur die grundlegenden Funktionen zur Erstellung eines Dienstplan verwenden kann. KEINE Statistiken, KEINE automatische Planerstellung, aber alles nötige in einem Programm und dafür auch kostenlos!

 

Urlaubsrecht: Erteilt ist erteilt!

Hat Ihr Arbeitgeber den Urlaub eines Arbeitnehmers einmal ausdrücklich genehmigt, kann er ihn nicht ohne sein Einverständnis widerrufen.

Zudem muss Ihr Arbeitgeber den Urlaub zusammenhängend gewähren (eine abweichende Vereinbarung ist möglich). Eine Teilung ist nur bei dringenden betrieblichen oder in der Person des Kollegen liegenden Gründen zulässig. Ein Urlaubsteil sollte aber zumindest 12 aufeinanderfolgende Werktage umfassen.

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