Was ist neu in der Software durch das letzte Update hinzugekommen? TIMEOS gibt einen kurzen Einblick. Die wichtigste Option für viele sind dabei die Kostenstellen sowie die Bereitschaftsdienste/Ruhezeiten.
Die Neuerungen im Detail:
Bereitschaftsdienste / Ruhezeiten Staffeln Sie die Bewertung der Bereitschaft/Ruhezeiten zur Arbeitszeit in Diensten.
Kostenstellen neue Funktion in den Grundeinstellungen der Software. Fügen Sie erstellte Kostenstellen der Abteilung hinzu und knüpfen Sie Dienste an diese.
Rundungsregel – Zeiterfassung (Kommen/Gehen) Runden Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch auf ein voreingestelltes Maß. Auf- und Abrunden ab einem Wert von 5 Minuten möglich.
Erweitertes Regelwerk in Zuschlägen Knüpfen Sie Ihre Zuschläge an Sonderbedingungen. Zuschlag greift erst nachdem/wenn diese erfüllt wurden/sind.
Komplette Überarbeitung der Auswertungen Anpassung an Grundstruktur TIMEOS.
PDF-Druck der Live Ansicht (Arbeitsbereiche) mit Datumsauswahl Tagesansicht per Druck möglich.
Überarbeitetes Menü im Bereich Einstellungen (Vorgaben) Anpassung an Grundstruktur TIMEOS.
Wiederherstellung der Scroll-Position (Dienstplan/Arbeitsbereiche) nach eingetragenen Dienst ist man nun nicht wieder oben in der Menüansicht, sondern wird wieder an die vorige Position rück geführt um dort weiterarbeiten zu können.
Wir freuen uns Ihnen die neue native TIMEOS Stempeluhr-App für Android Geräte, in erster Linie Tablets, vorstellen zu können. Lassen Sie diese App auf ihren Tablets dauerhaft laufen um alle Stempelbuchungen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.
Sie benötigen zur voll umfassenden Nutzung der nativen TIMEOS Stempeluhr-App lediglich ein Android Tablet oder unter Umständen ein Android Smartphone. Dieses (Tablet) hängen Sie über einen Netzstecker an eine Steckdose. Platzieren Sie das Tablet an einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort, wie beispielsweise der Umkleide- oder Aufenthaltsraum. Auch im Eingangsbereich zum Unternehmen hat sich der Einsatzort solcher Tablets bereits bewährt.
In Ihrer dann öffentlichen Stempeluhr ist ein Terminal zu sehen, das alle Mitarbeiter einfach bedienen können. Bequem kann man sich mit seinem persönlichen Stempeluhr-Code am Terminal einwählen und somit für eine Buchung registrieren. Die TIMEOS Stempeluhr-App speichert alle Informationen und sendet diese an den administrativen Zugang Ihres Unternehmens. Sie erkennt immer welcher Mitarbeiter sich gerade mit seinem Stempelvorgang beschäftigt und hinterlegt alle Zeiten Minuten genau im System.
Wie gewohnt sind alle diese Funktionen auch für ein Android Smartphone verfügbar. Selbstverständlich haben wir auch für die Smartphone App erneut ein Update durchgeführt und würden uns sehr freuen wenn Sie dies, bei Gefallen, mit einer positiven Bewertung versehen würden. Vielen Dank!
Weitere Informationen rund um die neue native TIMEOS Stempeluhr-App erlangen Sie wie gewohnt, entweder telefonisch oder per E-Mail von unserem Support unter: 06026/977 94 22 oder support@timeos.de
Im neuesten Update wurden bei TIMEOS wieder zahlreiche Kundenwünsche und Neuerungen implementiert. Im Besonderen sind hier natürlich der Monatsabschluss, eine Statusanzeige, die Erweiterung der Zuschläge und ein Sortierungskriterium der Mitarbeiterstammdaten sowie das Format der Anzeige eines Mitarbeiter-Anzeigenemanes innerhalb der Software.
Monatsabschluss
Button Monatsabschluss
Im Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie nun die Möglichkeit einen Monatsabschluss für einzelne oder aber auch alle Mitarbeiter zu erwirken. Daten können mit einem Abschluss Revision sicher abgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl manuell oder auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf. Zusätzlich sehen Sie einen Verlauf über alle getätigten Aktionen. (Wer hat den Monat gesperrt, wer hat die Sperre aufgehoben, usw.)
Im neuen Menüpunkt Status, der sich ebenfalls in der Zeiterfassung befindet, können Sie nun immer Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung auf einen Blick sehen. Es gibt zwei Anzeigen die hier auftauchen, einmal die Fehlzeit ohne Grund (keine Planzeit eingetragen, keine Abwesenheit oder ähnliches, dafür aber zu leistende Soll-Stunden) oder die fehlende Stempelbuchung. Beide Anzeigen werden Ihnen im Menü angezeigt, einmal in textlicher Form mit Hinweis auf Mitarbeiter und Art sowie in kalendarischer Form mit Hinweis auf die Art und die betreffenden Tage durch farbliche Kennzeichnung. Klicken Sie einen Eintrag an, werden Sie sofort auf die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters geleitet. Sie haben so immer aktuell den Überblick auf alle Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung, jederzeit.
Statusanzeige KalendarischStatusanzeige TextlichStatusanzeige TextlichDirekte Weiterleitung an die betreffende Stelle in der Soll/Ist-Liste
Zuschläge erweitert und überarbeitet
Ein ganz wichtiger Punkt im neuen Update betrifft die Zuschläge innerhalb TIMEOS. Einstellen können Sie nun einzelne Tage, einen festen Wert als Summe (entweder auf Lohn oder Zeit), ein Konto sowie eine Nummer und eine Möglichkeit die Zuschläge einzelnen Mitarbeitern im Stammdatenmenü zuzuweisen.
Neue Ansicht ZuschlagerstellungZuschläge im Stammdatenmenü
Sortierungskriterium Mitarbeiterstammdaten
Hier haben Sie nun die Möglichkeit im Stammdatenmenü des Mitarbeiters einen Wert einzugeben (Nummer, etc…), welcher dann in der Sortierung angezeigt wird. Auswirkungen hat die Sortierung auf die Mitarbeiteransicht, den Dienstplan (Sortierung Mitarbeiteransicht und Dienste) und die Zeiterfassungsansicht (Soll/Ist-Übersicht, Status, etc…).
Sortierung im StammdatenmenüAnsicht DienstplanAnsicht Mitarbeiter
Format des Mitarbeiter-Anzeigenamens innerhalb der software
Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welches Format (Anzeigename) Sie nutzen wollen um die Mitarbeiter innerhalb der Software anzeigen zu lassen. Im Menüpunkt Einstellungen unter den Vorgaben lässt sich diese Option ganz leicht einstellen.
Optionen um den Mitarbeiter Anzeigenamen einzustellen
Darstellung der Überstunden für den Benutzer
Sie haben nun die Möglichkeit optional zu entscheiden ob sie für Ihre Mitarbeiter die tagesaktuelle Überstundenzahl (Saldo) im Dashboard/Urlaubskonto angezeigt bekommen möchten oder den prognostizierten Wert zum Ende des Monats hin. Je nach Einstellung ändert sich die Ansicht im Dashboard/Urlauubskonto des Mitarbeiters.
EinstellungsoptionenAnsicht Dashboard
Zeiterfassung invalidieren
Markiert alle Zeiterfassungseinträge des aktuellen Monats zur Neuberechnung. Diese Option kann hilfreich sein wenn grundlegende Einstellungen der Zeiterfassung geändert werden. Beispiel: Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, usw….
Abwesenheiten gesondert bewerten
Sie haben nun auch die Möglichkeit fixe Werte je Mitarbeiter für Abwesenheiten einzustellen. Abwesenheiten haben in der Regel eigene Werte die in die Zeiterfassung einfließen. Diese können nun beim Mitarbeiter separat überschrieben werden. Stellen Sie hierzu bei einem betreffenden Mitarbeiter den Wert ein, mit dem eine Abwesenheit bei diesem bewertet werden soll. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet 35 Std. in einer Woche, davon fallen von Mo.-Mi. jeweils 8 Arbeitstunden an, Do. werden 7 Std. geleistet und Freitag 4 Std. Im Normalfall würden jeweils diese Stunden als Abwesenheit je Tag gewertet werden. Nun soll aber jeder Tag gleich bewertet werden, egal wie viele Stunden der Mitarbeiter an betreffendem Tag leistet. Daher stellt man einen Wert, in diesem Fall 7 Stunden, beim Mitarbeiter ein und lässt jede Abwesenheit mit diesem bewerten. 5 Tage a 7 Stunden ergibt ebenfalls 35 Wochenstunden. In der Zeiterfassung wird, sobald beim Mitarbeiter diese Option aktiv ist, nur noch dieser Wert als Abwesenheit in der Zeiterfassung verrechnet.
Option im Stammdatenmenü des Mitarbeiters
Erweiterung Geschlecht Divers
Mitarbeiter können nun nicht nur als Herr oder Frau, sondern auch als Divers bezeichnet werden. Diese Auswahl gibt es natürlich auch in anderen Bereichen wie Demographie, Auswertungen, etc….
Auswahlmöglichkeit
Feiertagsabzug bei Soll Stunden (Planung)
Neue Option in den Einstellungen. Unter den Vorgaben kann im Reiter Dienstplan diese Option aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert werden in der Dienstplanung Feiertagsabzüge in den verfügbaren Soll-Stunden berücksichtigt.
Stempeluhrfunktion im Dashboard optional aktivierbar
Neu ist auch die Option in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorgaben. Sie haben dort im Reiter Zeiterfassung nun die Möglichkeit die Funktion der Stempeluhr im Dashboard global zu erlauben oder nicht. Bisher war diese Funktion immer gegeben, musste aber eingegrenzt werden, da Mitarbeiter doch ab und an so ihre Zeiten manipuliert hatten. Um dem vorzubeugen, wurde den Administratoren nun die Möglichkeit geschaffen diese Option zu aktivieren oder deaktiviert zu lassen. Von Haus aus ist diese Funktion nun erst einmal deaktiviert.
Stempeluhr Dashboard Benutzer
Im weiteren wurden noch einige andere Features optimiert, bzw. erweitert. So wurden im Bereich Images (Mitarbeiter), Dashboard und Dienstplan (Mitarbeiter) Geschwindigkeitsoptimierungen vollzogen. Die Druckoption Kalender Mitarbeiter wurde im Dienstplan Mitarbeiter als Berichtsart erweitert und optimiert. Auch für die Zukunft stehen noch viele interessante Neuerungen auf der Agenda. Freuen Sie sich mit uns gemeinsam auf eine stetige Weiterentwicklung von TIMEOS.
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Die Behandlung von Krebs könnte revolutioniert werden.
Ein Automatisches Warnsystem Dienstplan von TIMEOS ist hierfür allerdings nicht verantwortlich. Wissenschaftler der Stanford University und des Cleveland Clinic’s Taussig Cancer Institute stellten sicher, dass ein Bluttest effektiv 10 Arten von Krebs vor der Erkrankung erkennen kann. Auch eine Bezeichnung für den Test wurde schon gefunden, der flüssige Biopsie-Test ist geboren.
Ob und wie weit er in Zukunft die schlimme Diagnose Krebs für Menschen besänftigen kann, wird sich zeigen. Eins ist aber gewiss, es wird noch eine Weile dauern bis man hier aussagekräftige Gewissheiten präsentieren kann.
Anders verhält sich das bei TIMEOS. Hier haben Sie ein Warnsystem was sofort erkennt, wenn etwas in Ihrer Dienstplanung, Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung nicht stimmt und somit „krankt“.
Oft sind es Einstellungs- oder Regelungsfehler, die von den Nutzern angelegt werden. Ein Problem ist das allerdings nicht denn das automatische Warnsystem erkennt alles was innerhalb der Software falsch läuft. Abhängig ist diese natürlich aber von der vorherigen Konfiguration des Nutzers.
Features dieses Systems sind z.B.:
Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat
Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)So haben Sie die Möglichkeit die Regelungen so einzustellen, wie es in Ihrem Unternehmen Vorschrift ist. Beachten sollte man allerdings unbedingt die gesetzlichen Vorgaben.
Regelungen automatisches Warnsystem Dienstplan
Haben Sie alle nötigen Einstellungen im Vorfeld getroffen, wird Sie das automatische Warnsystem bei jeder fehlerhaften Planung auf selbige hinweisen. Ihnen wird als Administrator im Dashboard aufgezeigt wo und welcher Fehler sich innerhalb Ihrer Planung befindet.
Ein Klick auf den obig gezeigten Button „Bearbeiten“ zeigt den Ort und die Fehlerquelle auf. Klicken Sie auf jene Quelle werden Sie sofort an diesen Ort weitergeleitet. Kein langes Suchen, kein Klicken durch verschiedene Menüs – TIMEOS führt Sie schnell zum Ort und Sie können den bestehenden Fehler ausbessern. Unser automatisches Warnsystem Dienstplan wird auch Sie begeistern. So einfach war Dienstplanung noch nie!
Ein weiteres Warnsystem bietet TIMEOS obendrein. Optional können Sie bei Nutzung der Stempeluhr ein automatisches Ausbuchen einstellen, welches Sie dann ebenfalls warnt, sollte ein Mitarbeiter vergessen haben die Stempeluhr zu betätigen. Regelwerk Zeiterfassung
„Wer das Ziel kennt, kann entscheiden. Wer entscheidet, der ist sicher. Wer sicher ist, kann überlegen. Wer überlegt, kann verbessern.“
Konfuzius (vermutlich von 551 v. Chr. bis 479 v. Chr.) war ein chinesischer Philosoph zur Zeit der Östlichen Zhou-Dynastie.
Dienstplanung im 21. Jahrhundert – Einfach besser durch TIMEOS!
Wichtigstes Feature im Update 1.5.8.-1075 ist ohne Frage das Regelwerk für die Zeiterfassung.
Desweiteren wurde eine englischsprachige Oberfläche, ein Ordnermanagement im Bereich Personal/Mitarbeiter, eine Kalkulation Resturlaub bei Eintritts- oder Austrittsdatum sowie eine neue Zuschlagsart für die Zuschläge (Samstag) implementiert.
Regelwerk Zeiterfassung:
Neue Regel für die Zeiterfassung. Automatisches Ausbuchen (Stempeluhr) und alternativ können nun Gleitzeiten für den Dienstbeginn und das Dienstende eingegeben werden, einschließlich Benachrichtigung.
Wählbar sind die Abteilung, eine generelle Aktivierung (Erweitert) und spezielle Mitarbeiter. Die Zeiten in Minuten können beliebig eingestellt werden. Der Wert 0 ergibt keine Gleitzeit vor oder nach Dienstbeginn/Dienstende. Ordnermanagement Menü Personal/Mitarbeiter:
Im Menü Personal/Mitarbeiter für Dokumente kann nun eine Verzeichnisstruktur angelegt werden. Diese Struktur können nur Administratoren anlegen, da die Struktur für alle Mitarbeiter gleich ist. Die Ordner können beliebig benannt werden.
Oberflächensprachoption:
Um die Internationalisierung von TIMEOS weiter voranzutreiben, ist es nun auch möglich seine Oberflächenversion auf Englisch zu stellen. Alles wird dann in der englischen Sprache dargestellt.
Kalkulation Resturlaub:
Der Resturlaub wird nun je nach Eintritts- oder Austrittsdatum kalkuliert. In unserem Beispiel wird ein Eintrittsdatum zum 21.03.2018 simuliert.
Zuschlag an Samstagen:
Auch für die Samstagsarbeit wurde eine Zuschlagsart implementiert. Diese kann nun problemlos aktiviert und nach eigenem Gusto gestaltet werden. Hierzu muss nur ein neuer Eintrag bei den Zuschlägen vorgenommen werden. (Einstellungen -> Vorgaben -> Zuschläge)
Suchfunktion Personal/Dienstplan:
Im Menü Personal/Mitarbeiter und Dienstplan/Mitarbeiter können nun in der Suche mehrere Begriffe eingegeben werden, z.B. „Bayer, Grimm, Uhlemann“, diese müssen mit „,“ getrennt sein.
Auswertung Sonderkonten:
In der Auswertung für Sonderkonten wird jetzt der Zeitraum gespeichert, die Auswahl wurde auch vereinfacht.
Fix: Kalkulation Krankheitseinträge / Stunden bei Modus Plan-Ist = Saldo
Fix: Auswertungen / Eintrag-Statistik: Die Einträge werden jetzt korrekt im gewählten Zeitraum kalkuliert
Fix: Bei der Genehmigung von Überstunden/Anwesenheiten wird jetzt keine Warnung für Dienst-Kollisionen angezeigt
Fix: Beim Entfernen eines Arbeitsbereiches aus dem Mitarbeiter werden bei ALLEN Mitarbeitern dieser Arbeitsbereich entfernt
Fix: Beim stornieren oder löschen eines Dienstes erscheint nun nicht meher die Meldung für Sonderkonten (Freie Tage)
Fix: Soll-/Ist Liste Drucken der Stundenliste stürzt ab
Fix: Meldung bei entfernen eines Dienstes fehlerhaft (Sonderkonto)
Fix: Bei vorhandensein einer Regel (Notifiyer) wird in der Zeiterfassung der Krankheitseintrag FALSCH berechnet
In Hollywood werden Oscars vergeben, unsere Kunden vergeben eine ähnliche Auszeichnung durch Ihre Zufriedenheit an uns. Besonders beliebt innerhalb unserer Softwarelösung TIMEOS ist die Stempeluhr per App, die sich herrlich durch eine GPS-Einstellung eingrenzen und so auch einstellen lässt. Stempelfunktion Smartphone ist ein, in der heutigen Zeit, unabdingbares Feature.
Zeiterfassung wird sowieso immer als sehr komplex angesehen. Viele Benutzer setzen daher die Prioritäten anders, die Software spezifisch ein, bzw. bilden verschiedene Einstellungen mit TIMEOS ab.
Obgleich Sie die Zeiterfassung als solche nutzen und Ihre erstellten Dienstpläne zeitlich erfassen lassen oder ob Sie den Mitarbeitern eine minütlich genaue Zeiterfassung via Stempeluhr ermöglichen, alles lässt dich innerhalb TIMEOS leicht einstellen und erfassen.
In unserem heutigen Einblick wollen wir Ihnen das Feature, die Stempeluhr per App, etwas näher vorstellen.
Stempelfunktion Smartphone:
Die Stempeluhr lässt sich innerhalb der Software leicht aktivieren. Sie brauchen hierfür nur in die Einstellungen gehen, diese finden Sie in der Menüleiste links, und können anschließend den Unterpunkt Vorgaben aufrufen. Folgend öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie den Reiter Zeiterfassung öffnen können. Hier kann nun die Zeiterfassung an sich sowie auch die Stempeluhr aktiviert werden. Hierzu müssen in den entsprechenden Kästchen die Haken gesetzt werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind optional. Die Stempeluhr benötigt zudem noch ein Passwort, mit der Sie sich in die Stempeluhr einloggen können. Dieses Passwort ist immer in der Einstellung sichtbar.
Sobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Sobald die Funktion Zeiterfassung per Stempeluhr eingestellt ist, verlangt die Software für diesen Mitarbeiter einen Pin. Sie können diesen natürlich selbstständig vergeben oder auch durch die Software generieren lassen. Für einen automatisierten Pin klicken Sie einfach auf den blauen Button neben dem Feld Pin (Stempeluhr). Der vergebene Pin ist jederzeit im Menü des Mitarbeiters einsehbar. Ganz wichtig ist natürlich wieder das Übernehmen der Änderungen durch den blauen Button „Speichern“ rechts.
Der entsprechende Mitarbeiter kann sich nun im Web oder auf einem in Ihrem Unternehmen installierten Portal/Tablet/PC einloggen und seine Zeiten per Stempeluhr erfassen.
Die Ansicht die der Mitarbeiter vorfindet, dokumentieren wir in den nachfolgenden Screenshots.
Sollen diese Möglichkeiten auch per Smartphone möglich sein, können sie dies natürlich auch leicht und schnell einstellen. Auch hier ist wieder der Menüpunkt Einstellungen und die Vorgaben anzuwählen.
Anschließend muss der Reiter Mobile App/API gewählt werden.
Hier kann man nun die Stempeluhr per App einrichten. Zudem können auch Einstellungen zum Smartphone vorgenommen werden.
Optional können Sie einstellen ob Sie einen Standort per GPS überwachen wollen. Hier ist es möglich so viele Standorte einzugeben, wie von Ihnen benötigt werden. Gerade für Außendienstmitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, die Zeiten genau zu erfassen. Ebenso können so mehrere Firmenstandorte abgebildet werden. Die jeweiligen Standorte lassen sich präzise einrichten und ein Radius, der verschieden groß definiert werden kann, grenzt den Raum ein in dem die Zeiten erfasst werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter außerhalb eines vorgegebenen Radius, kann keine Buchung erfolgen. So ist eine Sicherheit gegeben, dass der Mitarbeiter auch wirklich dort ist, wo die Zeiten erfasst werden können.
Entsprechende Beispiele wie eine Buchung per Smartphone aussieht, sowie das eine Meldung erscheint sofern sich der Mitarbeiter außerhalb der bestimmten Koordinaten befindet, sehen Sie hier: Smartphone-App
Die Anzahl der „Erlaubte Standorte“ lässt sich beliebig erhöhen. Auch können Standorte als aktiv oder inaktiv definiert werden.
Wir danken allen Kunden, Partnern und Freunden von TIMEOS, die dieses Feature nutzen und uns diese Wertschätzung entgegenbringen.
Vielleicht nutzen ja auch Sie bald TIMEOS – Ihre Zeit wird es Ihnen danken!
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Im Update, Version1.5.6, haben wir ein oft gefragtes Feature implementiert, die „Benutzerfelder„. Zusätzlich wurden die Kollisionskontrolle, die Auswertungen und die Zeiterfassung angepasst.
Benutzerfelder
Oft werden in den Stammdaten der Mitarbeiter weitere Datenfelder benötigt. Ab Version 1.5.6 steht hier nun eine neue Funktionalität zur Verfügung, die sogenannten „Benutzerfelder“. Mitarbeiterdatenfelder sind nun komplett flexibel erstellbar (in den Mitarbeiterstammdaten). Nur Mitarbeiter mit administrativen Rechten können die Struktur/Felder anpassen/bearbeiten. Es können Gruppierungen hinzugefügt werden und die Sortierung bestimmt werden.
Folgende Menüpunkte sind bereits vorgegeben:
Kontaktdaten
Beruf
Personaldaten
Gehalt
Bankverbindung
KrankenkasseAlternativ können Sie durch einen Klick auf „Struktur bearbeiten„eigene „Benutzerfelder“ hinzufügen. Entweder bei einer vorgegeben Kategorie oder eine komplett neue durch den Button „Neue Kategorie erstellen„.
Krankheits- Urlaubseinträge im Dienst
Krankheits- und Urlaubseinträge sind nun auch im Dienst möglich. Sie können auf den entsprechenden Dienst klicken und dort eine entsprechende Abwesenheitsmeldung eintragen.
Dienstkollisionsbenachrichtigung bei Abwesenheitsantrag (mehrere Genehmigungsstufen)
Bei einem Genehmigungsverfahren innerhalb einer Abwesenheit (Urlaub/Krank) wird nun ein Feld ersichtlich, welches eine Aktion des Bearbeiters erfordert. Der Dienst muss jetzt freigegeben, gelöscht oder ignoriert werden.
Kollisionslösungsoption im Eintragsmenü bei Krankmeldung
Werden Krankheitseinträge vorgenommen können Sie nun beim Erfassen dieser Abwesenheit schon eine Dienstplankollision lösen, in dem Sie beim Abwesenheitseintrag die Aktion durch Klick auf das Mitarbeitersymbol anklicken. Es werden Ihnen nun andere verfügbare Mitarbeiter angezeigt, die diesen Dienst übernehmen können.
Stellvertretung bei Abwesenheitsantrag
Bei Beantragung einer Abwesenheit wird bei angelegter Stellvertretung eine Meldung ausgegeben.
Zeiterfassungseinträge selbst ändern/bearbeiten
Administratoren können einem Benutzer nun das Recht erteilen, seine eigenen Zeiterfassungseinträge selbst händisch abzuändern. Hierzu kann im Mitarbeiterbearbeitungsmenü unter Berechtigungen eine spezielle Berechtigung vergeben werden. Der Mitarbeiter kann nun in der „Zeiterfassung“ seine eigenen Ist-Zeiten unter der „Soll/Ist-Liste“ händisch bearbeiten/ändern. Hierzu muss er nur das entsprechende Feld der Ist-Zeit durch einen Klick auf selbiges öffnen.
Zeiterfassung – Pausen
Pausen können in der „Zeiterfassung“ als bezahlt/unbezahlt eingetragen werden. Hierzu wählen Sie in der „Soll/Ist-Liste“ das Bearbeitungsfeld aus. Anschließend können Sie im geöffneten Fenster die Option aktivieren oder gegebenenfalls deaktivieren.
Zeiterfassung – unbestätigte Einträge
Unbestätigte Zeiterfassungseinträge können nun für alle Mitarbeiter angezeigt werden (einschl. Seitenblättern). Treffen Sie hierzu die Mitarbeiterauswahl „Keine Auswahl„.
Zeiterfassung – Berechnung Abwesenheit Krank
Hier können sie nun wählen wie die Abwesenheit Krank berechnet werden soll. Entweder können Sie die Option „Soll (wenn > Plan)„, sprich es wird die Sollzeit genommen wenn Sie größer als die Planzeit ist, die Option „Plan„, sprich hier werden die Planzeiten verrechnet oder die Option „Soll„, sprich hier werden die Soll Zeiten verrechnet, auswählen.
Zeiterfassung: Ist die Option „Pause als gewählte Arbeitszeit werten“ aktiviert, wird die Zeit auch im Ist-Wert eingetragen. Bei deaktivierter Option, wird nur die Nettozeit im Plan und Ist eingetragen.
Auswertung –Sonderkonten
Eine neue Auswertung wurde in die Software aufgenommen, die Auswertung der Option „Sonderkonten„. Sie haben nun die Möglichkeit hier die Sonderkonten gestaffelt zu sehen, können die Listen als Excel-Export herausziehen und könne den Zeitraum individuell begrenzen. Die Auswertung erscheint im Menü sobald Sie ein Sonderkonto angelegt haben.
Auswertung – Überstunden
In der Menü Übersicht der Auswertung von „Überstunden“ haben Sie nun auch die Möglichkeit sich eine Liste anzeigen zu lassen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn bei folgender Option kein Haken gesetzt ist. Die Option ist unter „Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung“ zu finden. Der dann neu erscheinende Button „Listen“ ist grün hinterlegt. Optional können Sie sich verschiedene Jahre, Abteilungen und Mitarbeiter anzeigen lassen.
Dienstplan – Zeitleiste
Hinzugefügt zur Kalenderübersicht „Zeitleiste“ wurde eine Druckfunktion. Hierzu erscheint nun dieses Symbol in der Übersicht.
Neue Funktion – Wartungsmodus
Im Menüpunkt „Einstellungen“ wurde unter den „Vorgaben“ und „Allgemeine Einstellungen“ ein „Wartungsmodus“ für Administratoren hinzugefügt. Ist dieser Modus aktiviert, können nur Administratoren auf TIMEOS zugreifen. Für normale Benutzer ist der Zugriff deaktiviert, solange der „Wartungsmodus“ aktiviert ist.
Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
Fix: Korrektur der Kalkulation der Sonderkonten, bei Erstellung von Urlaubseinträgen wurden die Sonderkonten nicht kalkuliert.
Fix: Versand von Emails. Anpassen des Restwertes und Urlaubstage.
Fix: Bei Beantragung von Überstunden wird nicht mehr gewarnt wenn Stellvertreter nicht verfügbar ist.
Im Update 1.5.4/5 wurden wieder viele Funktionen implementiert, die die Bearbeitung im Dienstplan und der Zeiterfassung deutlich vereinfachen sowie das Terminmanagement aufwerten.
Terminmanagement:
Ein sehr wichtiges neues Feature ist die Implementierung eines Terminmanagement. Sie können nun eigene Termine eintragen und dort unterscheiden zwischen einem privaten Termin und einem betrieblichen Termin. Private Termine werden nur der betreffenden Person angezeigt, betriebliche Termine kann jeder Mitarbeiter innerhalb seiner Abteilung sehen. Sichtbar im Dienstplan werden diese Termine nur in der Kalenderansicht „Mitarbeiter„.
Um geplante Dienste, die nicht mehr benötigt werden entfernen zu können, wurde das Menü erweitert. Es können jetzt die Dienste eines Mitarbeiters im Dienstplan ab dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Mitarbeiters mit dem ausgewählten Dienst, die Dienste des Arbeitsbereichs und die Dienste des Arbeitsbereichs mit dem entsprechenden Dienst gelöscht werden.
Bei der neu implementierten Option der Mehrfachlöschung von Diensten bei Mitarbeitern (obig als Punkt 1 beschrieben) erscheint nun immer ein Fenster, dass den Bediener fragt ob der Dienst nur bereichsspezifisch und ob alle Einträge gelöscht werden sollen.
Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann man nun eine Kollision mit anderen Diensten vermeiden/deaktivieren indem man unter der Option Regeln entsprechenden Punkt aktiviert.
In den Arbeitsbereichen kann nun bei Erstellung oder Bearbeitung vorhandener, unter der Option Sonstiges, geregelt werden ob Abwesenheiten angezeigt werden sollen.
Bei der Erstellung einer Dienst-Vorlage, sprich eines Dienstes, kann nun neben der Kollision auch noch eine Regel definiert werden ob ein Eintrag in die Zeiterfassung einfließen soll oder nicht.
Der Menüpunkt Zeiterfassung kann nun auch komplett aktiviert oder deaktiviert werden. Soll die Zeiterfassung in der Software aktiv sein, kann man einfach unter Einstellungen -> Vorgaben -> Zeiterfassung einen Haken setzen und den Menüpunkt somit anzeigen lassen. Voraussetzung ist die zugehörige Berechtigung.
Umbenannt und erweitert wurde der Menüpunkt Zusatztabellen, der unter den Einstellungen -> Vorgaben zu finden ist/war. Dieser Punkt heißt nun Urlaub, hat aber die Zusatztabellen beinhaltet.
Desweiteren kann ein Genehmiger optional auch bei Mehrfachgenehmigungen eine Genehmigung erzwingen, es kann eingestellt werden ob ein Mitarbeiter sein Urlaubskonto sieht und es können die Überstunden aktiviert werden.
Neu gefasst wurde auch der Menüpunkt Arbeitsbereich in den Auswertungen. Hier können nun die Soll/Ist-Listen alternativ angewählt und beispielsweise gedruckt werden. Gezeigt werden die Planstunden, optional können die Pausen abgezogen werden. Jeder Benutzer benötigt dafür eine spezielle Berechtigung, sollte dieser Menüpunkt freigeschaltet sein,
In den Einstellungen -> Vorgaben -> Dienstplan kann nun eingestellt werden in welchem zeitlichen Rahmen jene Tauschaktionen erlaubt sind.
Die Option der Dienst-Tausch Anträge wurde vereinfacht. Es wurde ein Datumsfeld implementiert, durch dass nun eine schnellere Terminanwahl möglich ist. Zudem werden auch nur die für den Tauschzeitraum vorher festgelegten Tage (obig beschrieben) angezeigt. Nicht mit einem Dienst besetzte Tage werden in der Kalenderansicht ausgegraut.
Genehmigte Abwesenheiten können von einem Benutzer nun selbst wieder storniert werden wenn sie in der Zukunft liegen und der Genehmigungsstatus für die Abwesenheit deaktiviert ist. (Bspw. Urlaub wird doch nicht benötigt, etc.)
Weitere Anpassungen in diesem Release:
Fix: Bei den Dienstfolgen wurden keine Frei-Dienste mehr eingetragen Fix: Kalkulation von Zuschlägen von zusammenhängenden Diensten über Nacht funktionierte nicht richtig Fix: Feiertage mit halben Urlaubsabzug haben haben keinen Abzug generiert Fix: Sonderkonten wurden bei Frei-Tagen nicht automatisch kalkuliert Fix: Aufruf der Sondernkonten im Dashboard funktioniert bei Firefox nicht Fix: Pausen werden beim Eintrag von Diensten nicht übernommen. Fix: Erstellen von Diensten mit Serie, Einträge werden nicht erstellt. Datum wird nicht korrekt gesetzt. Fix: Korrektur Emailversand (externe Mitarbeiter) / Abteilungsleiter
Das Dezember Release mit der Version 1.5.3 stellt wieder viele neue Funktionen für TIMEOS bereit. Wie oft bei gewissen Vorgaben wurden bei diesem Update wieder sehr viele Kundenwünsche realisiert.
Eintragungsoption (Vorgaben):
Oft ist es nötig, dass eine Tauschanfrage oder eine Freigabe eines Dienstes erst durch eine höhere Instanz, wie z.B. einen Abteilungsleiter freigegeben werden muss. So ist sichergestellt, dass keine Person einen Dienst übernimmt für den er nicht qualifiziert ist, bzw. der Tausch wird autorisiert. Um dies zu realisieren wurde eine Genehmigungsebene für Dienst Tauschen und Dienst Freigaben implementiert. Diese Option kann unter „Einstellungen/Vorgaben/Dienstplan“ aktiviert oder deaktiviert werden.
Abteilungsleiter können nun unter „Anträge und Einträge“ die Tauschanfragen / Freigaben ihrer Mitarbeiter verwalten und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung/Ablehnung werden die entsprechenden Mitarbeiter über den Status informiert.
Verfügbarkeitsanzeige:
Um eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter pro Tag im Dienstplan zu haben, wurde eine „Verfügbarkeitsanzeige/Personalstärke“ im Dienstplan implementiert. Diese Verfügbarkeitsanzeige berücksichtigt bei der Anzeige der Mitarbeiter auch ob diese aufgrund von Abwesenheiten (Krank, Urlaub, Dienstreise etc.) abwesend sind, oder ob diese überhaupt für die vorhandenen Dienst qualifiziert sind. So ist auf einem Blick direkt erkennbar wie viele Ressourcen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.
Sonderkonten:
Zusätzlich zu den Urlaubskonten haben wir im neuen Release die sogenannten „Sonderkonten für Dienste“ implementiert. Durch diese Funktion kann ein Mitarbeiter z.B. wenn er an einem lt. seinem Arbeitsplan freien Tag, arbeitet einen extra Tag gut geschrieben werden. Diese „Gutschriften“ stehen dann zur freien Verfügung und können ähnlich wie Urlaub wieder genommen werden. Diese Funktionalität wird unter „Einstellungen / Vorgaben“ Sonderkonten eingerichtet.
Innerhalb der Abwesenheiten können nun spezielle Arten der Abwesenheiten definiert werden, wie z.B. Ausgleichstag etc. Wird so eine Abwesenheit beantragt, wird dadurch automatisch das „Sonderkonto“ angepasst. Hierzu muss lediglich bei der Abwesenheit das Sonderkonto definiert werden.
Terminleisten:
Im Dienstplan können nun globale Terminleisten eingeblendet werden. Die Option finden Sie unter „Einstellungen/Terminleisten„. Hier kann eine oder auch mehrere Terminleiste(n) erstellt werden. Dieser Leiste können dann weitere Einträge hinzugefügt werden, welche dann auch im Dashboard, Dienstplan, Urlaubskalender, Arbeitsbereich und Zeitleistenkalender sichtbar sind.
Anonymisieren der Abwesenheiten:
Die Option des Anonymisierens der Abwesenheiten ist beim Ausdruck nun verfügbar. Das Anonymisieren verhindert die Anzeige von Daten, die verschlüsselt sein sollten. Für Abwesenheiten wie Urlaub, Krank etc. wird dann im Ausdruck nur „Abwesend“ angezeigt. Hierzu muss ein Haken im Bereich „Dienstplan/Dienstplan herunterladen und drucken“ bei den Optionen gesetzt werden.
Darstellung von Arbeitszeiten:
Die Zeiten im Dienstplan können eine neue Darstellung erlangen. Diese Möglichkeit ist Ihnen unter „Einstellungen/Vorgaben/Grundeinstellungen/Dienstplan“ gegeben. Der „Umrechnungsfaktor“ ist ebenfalls variabel einstellbar.
Erweiterung der Dienstfolgen:
Erweitert wurde der Menüpunkt der Dienstfolgen. Hier besteht nun die Möglichkeit Dienste einzufügen, zu tauschen oder zu löschen. Die Option ist unter „Planung/Dienstfolgen/Dienstfolge bearbeiten“ zu finden. Um einen Dienst einzufügen, muss der Haken im zugehörigen Kästchen gesetzt sein.
Zudem wurde die Kopierfunktion hinzugefügt. (grüner Button)
Stempeluhr per App:
Neu in der Software eingebunden ist die Option der „Stempeluhr per App„. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Zeiten per App erfassen zu lassen. Die Konfiguration erreichen Sie unter „Einstellungen/Vorgaben/Mobile App/Api/Stempeluhr per App„. Dort können Sie nach Bedarf Optionen schalten. bei der Konfiguration sollten Sie die Koordinaten Ihres Unternehmensstandortes eingeben. Zudem können Sie vergeben, in welchem Radius Mitarbeiter dann via App stempeln können. Dies können Sie natürlich auch Standort bezogen erlauben.
Weitere Anpassungen in diesem Release:
Neu: Seitenanzahl für Mitarbeiter und Arbeitsbereiche in der Dienstplanung Neu: Umrechnungsfaktor für Arbeitszeiten in Tage (z.B. 8 Stunden = 1 Arbeitstag) Neu: Mitarbeiter werden im Kalender ausgeblendet, wenn das Austrittsdatum vor dem Anzeigebereich liegt Neu: Neue Zuschlagsart (Zuschlag ab n-Std. Arbeitszeit) Neu: Autoassigner berücksichtigt jetzt Prioritätspunkte und zeigt diese in der Mitarbeitervorschlagsliste an (Pfeil hoch/runter) Neu: Pausen können in der Lohnkalkulation jetzt nicht bewertet werden Neu: Überstunden können jetzt direkt IST-Zeiten modifizieren. Neue Option in den Grundeinstellungen / Zeiterfassung (Überstunden beeinflussen Ist-Zeiten) Neu: Serien-Funktion für Termine optimiert (Ausnahmen möglich, Löschung und Bearbeitung einzelner Einträge ist nun möglich) Neu: Neue Warnung bei Überschreitung von Tagesarbeitszeiten für Mitarbeiter (Vorgaben) (z.B. ab 10 Stunden geplanter Arbeitszeit warnen) Neu: In den Mitarbeiterstammdaten können nun die Urlaubseinträge eingesehen werden, oder Urlaubsanträge gestellt werden
Anpassung: Einstellungen für Interaktivität des Dienstplanes für Mitarbeiter sind jetzt in den Vorgaben zu finden (ebenfalls Regelungen) Anpassung: Die Wochenenden werden im Dienstplan jetzt auch in der Monatsansicht ausgeblendet Anpassung: Grafische Hervorhebung von Wochenenden in der Arbeitsbereich-Ansicht Anpassung: Cookie für die Stempeluhr erhöht / Automatisches Refresh der Seite bei Verbindungsproblemen Anpassung: Beim Veröffentlichen eines Plans werden automatisch die aktuellen Vorlagen in Dienste umgewandelt Anpassung: Im Kalenderdruck / Dienstplan kann jetzt der Samstag und/oder der Sonntag ausgeblendet werden Anpassung: Eine Dienstmeldung im Dashboard ist jetzt auch für Dienste möglich, wenn andere Dienste an diesem Tag eingetragen sind (nur bei NICHT-Überschneidung) Anpassung: Vorlagen werden jetzt in Dienste „umgewandelt“ sobald sie zeitlich mindestens 1 Minute „berührt“ werden Anpassung: Zuschläge und Lohn werden jetzt als Prognose „vorkalkuliert“ / Ausnahme: Kalkulationsmodus ohne „Ist-Prognose“ Anpassung: Dienst-Serien-Löschung gestrichen / Dafür kann im Einzeleintrag des Dienstes jetzt der Lösch-Vorgang für alle Dienste ab dem gewählten Eintrag gelöscht werden (Löschen ab hier) Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) ist es jetzt möglich den tagesaktuellen Urlaub mit auszugeben Anpassung: In der Stundenliste (Zeiterfassung) können jetzt für Mitarbeiter mit Monatsarbeitskonto die Stunden ausgeblendet werden
Fix: Auto-Assigner für einzelne Einträge funktionierte nicht (ResourceId) Fix: Durch Buchungen erstellte Zeiterfassungseinträge wurden nicht automatisch bestätigt Fix: Dienstplan: Admin-Einstellungen werden auch von Standarduser überschrieben
Ein ganz wichtiger Punkt der TIMEOS Software ist der, der Zeiterfassung. Ein wenig komplex klingend aber doch recht einfach. Wenn man sich etwas näher mit dem Punkt Zeiterfassung beschäftigt, wird man sehen, dass TIMEOS nicht nur auf Dienst- und Urlaubsverwaltung ausgelegt ist.
Die Zeit kann in TIMEOS auf zwei verschiedene Arten erfasst werden.
Variante 1 ist die Zeiterfassung per Dienstplan, Variante 2 die Zeiterfassung via Stempeluhr.
Die Erfassung per Dienstplanung ist bei TIMEOS voreingestellt. Die Stempeluhr muss erst in den Einstellungen aktiviert werden. Hierzu lohnt auch ein Blick in unser Hilfecenter, welches diesen Schritt einfach und klar erklärt. TIMEOS Hilfecenter
Eine kurze Einführung in die Zeiterfassung per Stempeluhr:
Die Stempeluhr ist eine Variante der Zeiterfassung, in der die Zeit von den Mitarbeitern via persönlicher An- und Abmeldung erfasst wird. Dies geschieht in der Regel über ein externes Medium wie beispielsweise ein Tablet, Laptop, Terminal, etc.
Der Mitarbeiter meldet am Morgen sein Kommen im Programm an, indem er sein persönliches Kennwort eingibt und auf Kommen stellt. Angezeigt wird dem Mitarbeiter seinen Resturlaub, seine Überstunden, die Ist- sowie die Soll-Zeit, die letzte Buchung und die Arbeitszeit. Es kann bei jeder neuen Anmeldung zwischen verschiedenen Buchungsarten wählen. Beispielsweise kann nach der Kommen Buchung bei erneutem Einloggen eine Pause oder eine Geht Buchung ausgeführt werden. Zudem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Entsprechendes Kommentarfeld wird ebenfalls angezeigt.
Anmeldung/Codeeingabe
Anmeldung/Buchung
Buchung/Optionen
Alle getätigten Buchungen werden selbstverständlich in der Zeiterfassung von TIMEOS gespeichert. Administratoren haben dort Zugriff und können Buchungen bestätigen, abändern, löschen, etc.
Ob sie die Zeiten der Mitarbeiter über die Stempeluhr oder per Dienstplan erfassen, können Sie individuell für jeden Mitarbeiter einstellen. So können Sie beispielsweise Abteilungen, Standorte oder einzelne Arbeitsbereiche differenziert erfassen.
Die Auswahl hierzu finden sie im Mitarbeitermenü unter Arbeitszeiten -> Zeiterfassung. Hier lassen sich auch weitere Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel Saldo in den nächsten Monat übertragen, etc.
In dem Menüpunkt Zeiterfassung haben Sie die Optionen Zeiterfassung, Abwesenheiten, Soll/Ist und Buchungen.
Sie können Sich alle Arbeitsbereiche oder auch nur einzelne Arbeitsbereiche anzeigen lassen. Den entsprechenden Mitarbeiter können Sie auch variieren. Zwischen den Monaten kann ebenfalls gewechselt werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit die Ansicht ihrem Gusto nach zu gestalten. Sie können verschiedene Optionen entweder anzeigen lassen oder verbergen. Wählbar sind: Plan anzeigen, Pausen anzeigen, Zuschläge anzeigen, Status anzeigen, Start Saldo anzeigen und Löhne anzeigen. Natürlich lässt sich jede Zeiterfassungsdokumentation drucken oder als Excel-Datei exportieren.
Alternativ können Sie auch entscheiden wie ihr Saldo berechnet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Ist-Soll=Saldo („geleistete Zeit“ – „zu leistende Zeit“ = „Ertragszeit“) Ist-Soll=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig zu leistenden Zeiten noch nicht mitberechnet) Ist-Plan=Saldo („geleistete Zeit“ – „geplante Zeit“ = „Ertragszeit“) Ist-Plan=Saldo (ohne Ist-Prognose) (Hier werden die zukünftig geplanten Zeiten noch nicht mitberechnet) Nur Verrechnet (Ausgleich) (Diese Option wird im nächsten Update entfernt!)
Es lässt sich pro Mitarbeiter ein Stundenlohn eintragen und die Krankheitseinträge können entweder als Soll-Stunden oder Plan-Stunden bewertet werden. Optional können Sie auch vergangene Soll-Stunden neu berechnen lassen.
Zeiterfassung mit TIMEOS – so einfach war Komplex noch nie.
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Funktional
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Marketing
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Auswertung Sonderkonten:
Sobald die Stempeluhr aktiviert ist, wichtig ist den blauen Button ganz rechts „Speichern“ zu klicken, wird es von der Software bestätigt und ist als Zeiterfassungsoption aktiv. Auch wenn die Stempeluhr aktiv ist, kann die Zeit dennoch auch via Dienstplan erfasst werden. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter spezifisch die Zeiterfassung einzustellen, so werden die Ist-Zeiten entweder per Dienstplan oder per Stempeluhr erfasst. Einfach in das Bearbeitungsfeld eines Mitarbeiters klicken und dort unter dem Reiter „Arbeitszeiten“ die Funktion einstellen.
Der Mitarbeiter kann nun in der „Zeiterfassung“ seine eigenen Ist-Zeiten unter der „Soll/Ist-Liste“ händisch bearbeiten/ändern. Hierzu muss er nur das entsprechende Feld der Ist-Zeit durch einen Klick auf selbiges öffnen.
Der dann neu erscheinende Button „Listen“ ist grün hinterlegt. Optional können Sie sich verschiedene Jahre, Abteilungen und Mitarbeiter anzeigen lassen.
